Bài giảng Quản trị học - Chương 1: Quản trị trong thời kỳ bất ổn - Trần Đăng Khoa

Chương 1 Quản trị trong thời kỳ bất ổn TS. Trần Đăng Khoa Khoa Quản trị Trường Đại học Kinh tế TP.HCM Lịch sử văn minh loài người Lịch sử văn minh loài người Làn sóng thứ 2 Làn sóng thứ 3 Làn sóng thứ 1 Nông nghiệp Cơ khí hoá Bùng nổ thông tin Nội dung 1. Bạn đã sẵn sàng để trở thành nhà quản trị? 2. Tại sao đổi mới là một vấn đề quan trọng? 3. Định nghĩa về quản trị 4. Các chức năng của quản trị 5. Thực hiện hoạt động của tổ chức 6. Các kỹ năng quản trị 7. Phân loại nhà quản trị 8. Những đặc trưng của nhà quản trị 9. Quản trị trong các doanh nghiệp nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận 10.Năng lực quản trị hiện đại 1. Bạn đã sẵn sàng để trở thành nhà quản trị? 1. Sử dụng từ 50% thời gian trở lên cho việc chăm sóc và bồi dưỡng người khác Ưu tiên cao Ưu tiên thấp 2. Đảm bảo rằng mọi người phải hiểu rằng bạn đang kiểm soát bộ phận mà mình phụ trách Ưu tiên cao Ưu tiên thấp 3. Sử dụng cơ hội từ những buổi ăn trưa để gặp gỡ và xây dựng hệ thống mạng lưới tương tác với những người đồng cấp ở các bộ phận khác. Ưu tiên cao Ưu tiên thấp 4. Triển khai những thay đối mà bạn tin rằng nó sẽ cải thiện kết quả thực hiện công việc của bộ phận mà mình phụ trách. Ưu tiên cao Ưu tiên thấp 5. Sử dụng nhiều thời gian trong phạm vi có thể để trò chuyện và lắng nghe cấp dưới. Ưu tiên cao Ưu tiên thấp 6. Đảm bảo rằng các công việc sẽ hoàn thành đúng thời gian. Ưu tiên cao Ưu tiên thấp 7. Gặp mặt cấp trên để thảo luận về những kỳ vọng của ông hay bà ấy với bạn và bộ phận của bạn. Ưu tiên cao Ưu tiên thấp 8. Đảm bảo rằng bạn thiết lập các mong đợi và các chính sách rõ ràng cho bộ phận của bạn. Ưu tiên cao Ưu tiên thấp 2. Tại sao đổi mới là một vấn đề quan trọng? Môi trường thay đổi liên tục: Các ngành công nghiệp, công nghệ, kinh tế, nhà nước, và xã hội => nhà quản trị có trách nhiệm giúp cho tổ chức của họ tìm ra đường đi đúng trong bối cảnh không dự đoán trước thông qua sự linh hoạt và đổi mới 3. Định nghĩa về quản trị Quản trị bao gồm toàn bộ các hoạt động hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức theo cách có hiệu quả và hiệu suất cao thông qua hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức 4. Các chức năng của quản trị 5. Thực hiện hoạt động của tổ chức Tổ chức là một thực thể xã hội (social entity) được định hướng theo mục tiêu và được cấu trúc có chủ định trước. Thực thể xã hội Định hướng theo mục tiêu Cấu trúc có chủ định trước 1. Một thực thể xã hội được hợp thành bởi hai thành viên trở lên. 2. Định hướng theo mục tiêu (goal directed) thể hiện qua việc tổ chức được thiết kế để đạt được một số kết quả nhất định chẳng hạn như lợi nhuận (Wal-Mart), tạo một sự gia tăng về thu nhập cho các thành viên (AFL-CIO), đáp ứng các nhu cầu về tinh thần (nhà thờ của Giáo hội Giáo lý hợp nhất), hay đáp ứng sự thỏa mãn về mặt xã hội (trường đại học). 5. Thực hiện hoạt động của tổ chức 3. Cấu trúc có chủ định trước (deliberately structured) đề cập đến việc phân chia các công việc, và trách nhiệm thực hiện các công việc được phân cho các thành viên của tổ chức. 5. Thực hiện hoạt động của tổ chức Hiệu quả của tổ chức (organizational effectiveness) thể hiện mức độ đạt được mục tiêu đã tuyên bố của tổ chức hay mức độ thành công trong việc hoàn thành những gì mà tổ chức nỗ lực thực hiện. Hiệu suất của tổ chức (organizational efficiency) thể hiện mức độ nguồn lực đã sử dụng để đạt được mục tiêu của tổ chức. 5. Thực hiện hoạt động của tổ chức 6. Các kỹ năng quản trị Quản trị cấp trung Quản trị cấp cao Quản trị cấp cơ sở Nhận thức Quan hệ với con người Chuyên môn Mười nguyên nhân gây ra sự thất bại của nhà quản trị 1. Kỹ năng thực tiễn và truyền thông kém: 81% 2. Mối quan hệ làm việc/tương tác cá nhân kém: 78% 3. Sự không tương thích giữa con người và công việc: 69% 4. Thất bại trong việc định rõ phương hướng hay kỳ vọng kết quả: 64% 5. Thất bại trong việc điều chỉnh và xóa bỏ các thói quen cũ: 57% Mười nguyên nhân gây ra sự thất bại của nhà quản trị 6. Thất bại trong việc ủy quyền và giao quyền: 56% 7. Thiếu sự liêm chính cá nhân và sự đáng tin cậy: 52% 8. Không có khả năng phát triển sự hợp tác và làm việc theo đội: 50% 9. Không có khả năng lãnh đạo hay động viên người khác: 47% 10.Thực tiễn hoạch định kém/hành vi thụ động: 45% Các nhà quản trị cần làm gì? 7. Phân loại nhà quản trị Phân theo chiều ngang Các nhà quản trị chức năng (functional managers) và Nhà quản trị điều hành (General manager) Các nhà quản trị tham mưu (staff manager) và Các nhà quản trị theo tuyến (Line manager) 8. Những đặc trưng của nhà quản trị Nhà quản trị thích hoạt động như lãnh đạo người khác, thiết lập hệ thống mạng tương tác, và lãnh đạo sự đổi mới. Nhà quản trị ít thích nhất kiểm soát nhân viên, xử lý các công việc giấy tờ (hành chính), quản trị các áp lực về thời gian Chuyển đổi sự nhận dạng Các hoạt động của nhà quản trị Sự phiêu lưu khi thực hiện đa nhiệm vụ: thời gian trung bình để nhà quản trị sử dụng để thực hiện bất kỳ một hoạt động thường nhỏ hơn 9 phút; một số nhà quản trị cấp cơ sở chỉ sử dụng trung bình khoảng 48 giây để thực hiện bất kỳ một công việc. Cuộc sống theo vòng xoáy của tốc độ: Phần lớn các nhà quản trị cao cấp phải làm việc tối thiểu 12 giờ mỗi ngày và sử dụng 50% hoặc hơn cho việc đi lại. Lịch làm việc thường được xác định trước hàng tháng, nhưng những sự xáo trộn không mong đợi xuất hiện hàng ngày. Nhà quản trị kiếm thời gian ở đâu? To- Do List, nguyên tắc ABC, tóm lược công việc hàng ngày và dự đoán trước, chỉ làm một việc tại mỗi thời điểm. Vai trò của nhà quản trị Tầm quan trọng của vai trò người lãnh đạo và người liên kết 9. Quản trị trong các doanh nghiệp nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận Các nhà quản trị trong các doanh nghiệp nhỏ thường chú trọng vai trò người phát ngôn: bởi vì họ cần thúc đẩy các công ty nhỏ, đang tăng trưởng của họ ra bên ngoài công chúng. Vai trò người khởi xướng kinh doanh: vì các nhà quản trị phải luôn thực hiện hoạt động cải tiến hay đổi mới và hỗ trợ cho tổ chức của họ phát triển các ý tưởng mới để duy trì lợi thế cạnh tranh. Các tổ chức phi lợi nhuận Đa số giống như tổ chức lợi nhuận Khác biệt => các nhà quản trị trong tổ chức phi lợi nhuận hướng các nỗ lực của họ để tạo ra các tác động xã hội => thách thức đặc thù cho các nhà quản trị. Các tổ chức phi lợi nhuận Nguồn lực tài chính cho các tổ chức phi lợi nhuận đến từ các khoản ngân quỹ dành riêng của nhà nước, các khoản tài trợ, các khoản quyên góp Các dịch vụ được cung cấp miễn phí cho đối tượng sử dụng => làm sao đảm bảo dòng ngân quỹ ổn định để tiếp tục các hoạt động của mình Cam kết phục vụ khách hàng của mình trong điều kiện nguồn lực hạn chế, cần tập trung vào việc kiềm giữ chi phí hoạt động của tổ chức trong mức thấp nhất có thể được Các tổ chức phi lợi nhuận Các nhà tài trợ luôn mong muốn đồng tiền đầu tư của họ được đưa trực tiếp đến những đối tượng mà họ muốn tài trợ chứ không muốn chi tiêu quá nhiều vào các chi phí quản lý và vận hành của tổ chức phi lợi nhuận => Nếu các nhà quản trị trong các tổ chức phi lợi nhuận không thể hiện được hiệu suất sử dụng nguồn lực cao, họ sẽ rất khó khăn trong việc tìm kiếm thêm các nguồn tài trợ từ sự quyên góp hay từ ngân quỹ của chính phủ Khó đo lường thành quả Các tổ chức phi lợi nhuận Nhà quản trị trong các tổ chức phi lợi nhuận cần nhấn mạnh hơn vai trò: người phát ngôn (để có thể “bán” tổ chức của mình cho các nhà tài trợ và công chúng), người lãnh đạo (để xây dựng một cộng đồng của nhân viên và các tình nguyện viên định hướng theo sứ mệnh), và người phân bổ nguồn lực (để phân bổ các nguồn lực của chính phủ và các quỹ tài trợ mà chúng thường được phân chia từ trên xuống) 10. Năng lực quản trị hiện đại Nội dung 1. Bạn đã sẵn sàng để trở thành nhà quản trị? 2. Tại sao đổi mới là một vấn đề quan trọng? 3. Định nghĩa về quản trị 4. Các chức năng của quản trị 5. Thực hiện hoạt động của tổ chức 6. Các kỹ năng quản trị 7. Phân loại nhà quản trị 8. Những đặc trưng của nhà quản trị 9. Quản trị trong các doanh nghiệp nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận 10.Năng lực quản trị hiện đại TS. Trần Đăng Khoa