Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc - Trần Việt Hùng

v2.0014101210 1 BÀI 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Giảng viên hướng dẫn: Ts. Trần Việt Hùng v2.0014101210 2 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Thành Trung - được tuyển dụng vào vị trí kế toán của một Công ty, là người khá nhanh nhẹn và tốt bụng nên được nhiều người trong Công ty qúy mến. Ngoài vững về chuyên môn kế toán - tài chính, Trung còn rất thạo về máy tính. Do vậy, mỗi khi máy tính của ai trong Công ty bị hỏng hay trục trặc thì thường không gọi cho công ty dịch vụ sữa chữa bảo hành máy tính bên ngoài, mà trực tiếp nhờ luôn Trung. Lúc đầu Trung rất vui vẻ giúp đỡ mọi người. Nhưng sau đó, do có quá nhiều người nhờ nên Trung thường xuyên phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc (công việc chính của Trung là kế toán tổng hợp). Vì vậy, Trung sau đó bắt đầu có những biểu hiện khó chịu, bất mãn. Anh cảm thấy mình bị đối xử không công bằng vì phải làm thêm việc trong khi không được trả thêm lương. 1. Biểu hiện thái độ và phản ứng của nhân viên nói trên có thường xảy ra trong các doanh nghiệp hay tổ chức mà bạn biết hay không ? 2. Nếu là người phụ trách của phòng nhân sự, Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào? 3. Bản mô tả công việc cần được trình bày thế như thế nào là hợp lý? v2.0014101210 3 • Học viên hiểu được khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc - một công cụ cơ bản nhất của QTNNL; • Hiểu được quy trình các bước thực hiện phân tích công việc, những thông tin cần thiết và phương pháp thu thập thông tin để thực hiện phân tích công việc; • Hiểu được nội dung chính và sự cần thiết của việc xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc; • Hiểu được khái niệm, ý nghĩa của việc thiết kế công việc; • Hiểu được các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến thiết kế công việc; Các phương pháp thiết kế công việc. MỤC TIÊU v2.0014101210 4 • Học viên đọc tài liệu trong 2 giờ. • Học viên đóng vai một người lao động trong thực tế và trả lời những câu hỏi thường gặp: Người lao động có tác nghiệp gì? Khi nào công việc được hoàn tất? Công việc được thực hiện ở đâu? Như thế nào? Tại sao phải thực hiện công việc đó? Để thực hiện công việc đó cần hội đủ những tiêu chuẩn, trình độ nào? • Học viên tìm hiểu doanh nghiệp và nhà quản trị cần làm gì để cung cấp và xác định đúng đắn, phù hợp và lao động thực hiện công việc đó. CÁC KIẾN THỨC CẦN CÓ v2.0014101210 5 • Khái niệm và ý nghĩa phân tích công việc, thiết kế công việc; • Nội dung tiến trình phân tích công việc; • Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc; Bản mô tả và tiêu chuẩn công việc; • Các yếu tố ảnh hưởng và các phương pháp thiết kế công việc. CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI v2.0014101210 6 • Khái niệm phân tích công việc; • Mục đích của phân tích công việc; • Ý nghĩa của việc phân tích công việc; • Những thông tin cần thu thập. 1. TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC v2.0014101210 7 • Phân tích công việc là một tiến trình được xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức; • Phân tích công việc còn được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc; • Phân tích công việc là công cụ thiết yếu của mọi chương trình quản trị nguồn nhân lực như: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá thành tích, đãi ngộ. 1.1. KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC v2.0014101210 8 Mục đích của phân tích công việc tập trung vào trả lời những câu hỏi sau đây: • Người lao động phải thực hiện những tác nghiệp (tasks) gì? • Khi nào công việc được hoàn tất? • Công việc được thực hiện ở đâu? • Công nhân viên làm công việc đó như thế nào? • Tại sao phải thực hiện công việc đó? • Để thực hiện cần hội đủ những tiêu chuẩn, trình độ nào? 1.2. MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC v2.0014101210 9 • Cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc như:  Hành động nào cần thực hiện, mức độ ưu tiên ra sao, thực hiện như thế nào và tại sao;  Cần các loại máy móc trang bị dụng cụ nào;  Mối quan hệ giữa các cấp quản trị, quan hệ giữa nhà quản trị với nhân viên và quan hệ đồng nghiệp trong thực hiện công việc. • Phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc cần cải tổ, thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu suất của sản xuất kinh doanh. 1.3. Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC v2.0014101210 10 1.3. Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo) Phân tích công việc được thực hiện khi: • Tổ chức, doanh nghiệp được thành lập; • Doanh nghiệp cần một số công việc mới; • Công việc thay đổi do đổi mới công nghệ. Phân tích công việc giúp doanh nghiệp: • Bảo đảm thành công trong việc sắp xếp, điều động, thuyên chuyển và thăng thưởng; • Hạn chế sự thiếu công bằng về mức lương; • Tạo động lực, kích thích người lao động; • Tiết kiệm thời gian, sức lao động; • Giảm bớt số người cần thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ thấp; • Giúp cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau. v2.0014101210 11 Phân tích công việc Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn CV Tuyển dụng, lựa chọn lao động Đào tạo, huấn luyện Đánh giá năng lực thực hiện công việc Định giá công việc Trả công, khen thưởng 1.3. Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo) v2.0014101210 12 Cần xây dựng hai tài liệu cơ bản: • Bản mô tả công việc (Job Description): Là các tiêu chuẩn cần đạt được; • Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân của người lao động. Thu thập các loại thông tin sau đây: • Các yếu tố bên ngoài điều kiện làm việc. • Hoạt động thực tế của người lao động; • Những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có; • Các loại phương tiện, máy móc, thiết bị kỹ thuật cho thực hiện công việc; • Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên. 1.4. NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP v2.0014101210 13 Các bước tiến hành phân tích công việc: 2. NỘI DUNG TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC GĐ/Trưởng phòng Tài chính- Kế toán GĐ/ Trưởng phòng Nhân lực Xác định phạm vi phân tích công việc Chuẩn bị phân tích công việc Thu thập và phân tích dữ liệu Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc v2.0014101210 14 • Xác định mục đích của phân tích công việc; • Xác định công việc cần phân tích. 2.1. XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC v2.0014101210 15 • Xác định thông tin, dữ liệu cần thiết có liên quan; • Xác định nguồn thông tin, dữ liệu; • Lựa chọn phương pháp cụ thể nhằm thu thập thông tin để phân tích. 2.2. CHUẨN BỊ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC v2.0014101210 16 • Thu thập các thông tin, dữ liệu cơ bản có sẵn trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận; • Kiểm tra, xác minh độ tin cậy, tính chính xác của thông tin; • Phân tích thông tin, xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc; • Báo cáo kết quả sau quá trình. 2.3. THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU v2.0014101210 17 • Bản mô tả công việc bao gồm:  Mô tả, nhận diện, tóm tắt công việc;  Các hoạt động và mối quan hệ trong thực hiện công việc;  Điều kiện làm việc, thiết bị cho thực hiện công việc;  Quyền hành và tiêu chuẩn trong đánh giá người thực hiện công việc. • Những yếu tố chính trong bản tiêu chuẩn công việc là:  Trình độ, kinh nghiệm, các kỹ năng có liên quan đến thực hiện công việc;  Tuổi đời, giới tính, sức khỏe, điều kiện bản thân, các đặc điểm cá nhân. 2.4. XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC v2.0014101210 18 • Phương pháp phỏng vấn: Thực hiện trực tiếp từng cá nhân, từng nhóm người lao động.  Ưu điểm: Phát hiện nhiều thông tin;  Hạn chế: Tốn nhiều thời gian. • Phương pháp bản câu hỏi: Bản câu hỏi được đưa tới đối tượng để điền vào các câu trả lời.  Ưu điểm: Cung cấp thông tin nhanh, tiết kiệm thời gian, tiến hành đơn giản;  Hạn chế: Thông tin có thể thiếu chính xác. • Phương pháp quan sát tại chỗ: Quan sát tại nơi làm việc.  Ưu điểm: Có thể quan sát thấy, những công việc mang tính chất tình huống;  Hạn chế: Có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác. 3. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC v2.0014101210 19 • Tổng quan về thiết kế công việc; • Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân; • Phương pháp thiết kế công việc theo nhóm; • Thiết kế lao động hướng vào người lao động. 4. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC v2.0014101210 20 Khái niệm: Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao cho một cá nhân hay nhân viên thực hiện. Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc: • Tính thông lệ của công việc; • Dòng công việc; • Khả năng của người lao động; • Tính chất của môi trường. 4.1. TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC v2.0014101210 21 • Chuyên môn hóa công việc: Chia nhỏ công việc, giao cho mỗi cá nhân ít việc, khối lượng mỗi phần việc tăng lên. • Luân chuyển công việc: Người lao động thay đổi, chuyển chỗ làm việc theo một quy trình nhất định. • Mở rộng công việc: Mở rộng phạm vi thực hiện bằng cách tăng thêm việc và giảm khối lượng trong mỗi phần việc. • Làm phong phú hóa công việc: Là phương thức thiết kế công việc bằng cách mở rộng công việc theo chiều sâu. • Thiết kế công việc theo Modul: Các phần việc phân chia đồng nhất. Người lao động được lựa chọn phần việc theo khả năng sở trường của mình. 4.2. PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN v2.0014101210 22 • Nhóm lao động hội nhập: Được tổ chức bao gồm nhiều chuyên môn khác nhau có khả năng thực hiện một khối lượng công việc hoàn chỉnh nhất định. • Nhóm lao động tự quản: Các nhóm lao động hỗn hợp được giao mục tiêu phải thực hiện trong những khoảng thời gian nhất định với mức chi phí cho trước, nhóm có trách nhiệm tự xác định nhiệm vụ phải làm và tổ chức thực hiện nhiệm vụ đó. • Nhóm chất lượng: Đây là một hình thức nhóm tiên phong, thu hút những người tình nguyện, được huấn luyện kỹ để khắc phục các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn khi cần thiết. 4.3. PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC THEO NHÓM v2.0014101210 23 • Là kiểu thiết kế như một cầu nối giữa nhiệm vụ của doanh nghiệp với sự thỏa mãn nhu cầu của người lao động. • Người lao động được khuyến khích tham gia vào việc thiết kế lại công việc. • Thiết kế công việc hiệu quả là tìm ra sự hòa hợp giữa tính hiệu quả và nhân tố hành vi. 4.4. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC HƯỚNG VÀO NLĐ v2.0014101210 24 • Phân tích công việc được hiểu là chìa khóa, là nội dung có ý nghĩa sống còn của bất cứ hệ thống QTNNL hiện đại nào. • Thiết kế công việc nhằm xác định cơ cấu công việc, trách nhiệm, yêu cầu về trình độ của từng vị trí công việc trong các công sở. Từ đó quyết định một cách chính xác việc bố trí các nguồn nhân lực, các phương tiện cần thiết, cung cấp tài chính, đưa ra các quyết định điều hành thích hợp. Công việc được thiết kế khoa học thì quản lý sẽ thuận lợi. • Trong doanh nghiệp mỗi cá nhân sẽ hoàn thành tốt công việc khi:  Nắm vững công việc cần làm;  Có đủ những kỹ năng, phẩm chất cần thiết;  Có môi trường làm việc thuận lợi. TÓM LƯỢC BÀI