Bài giảng Văn phòng và công tác hành chính văn phòng - Nguyễn Thị Ly

VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG GV. Nguyễn Thị Ly Trường ĐHKHXH&NV TP Hồ Chí Minh 1. Khái niệm về văn phòng 2. Vị trí, vai trò của văn phòng 3. Các loại văn phòng 4. Tiêu chuẩn của các nhà quản trị VP Bố cục bài giảng 1. KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 1.1. Theo Khoa học hành chính thế giới 1.2. Theo khoa học hành chính Việt Nam a) Văn phòng theo nghĩa rộng (VP toàn bộ) - Toàn bộ bộ máy hoạt động của một CQ là một VP, VP này có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội và đối ngoại để thực hiện mục tiêu của mình. 1.1. THEO KHOA HỌC HÀNH CHÍNH THẾ GIỚI, HIỂU VĂN PHÒNG VỚI 2 NGHĨA b) Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): chỉ bao gồm một bộ máy trợ giúp nhà quả trị trong ột số chức nă được giao (tham mưu, tổng hợp, dịch vụ) là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức và chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng). VP chức năng khô g phải là một pháp nhân độc lập trong quan hệ đối ngoại 1. 2. THEO KHOA HỌC HÀNH CHÍNH VIỆT NAM, VĂN PHÒNG ĐƯỢC HIỂU THEO 4 NGHĨA: - Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành. - Văn phòng là trụ sở của cơ quan, nơi diễn ra công việc đối nội và đối ngoại hàng ngày. - Văn phòng là nơi làm việc của lãnh đạo (Văn phòng giám đốc, văn phòng luật sư, vv) - Văn phòng là công việc thuộc sự vụ, giấy tờ, quản lý văn bản đến, văn bản đi Vị trí của văn phòng 2.1 Vai trò của văn phòng 2.2 2. Vị trí, vai trò của văn phòng 2.1.VỊ TRÍ CỦA VĂN PHÒNG - Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động. Có 3 vị trí - ột bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan (thủ trưởng) - Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động. - Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan (thủ trưởng) - Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong cơ quan, tổ chức. Vị trí của văn phòng 2.1 1) Là trung tâm thực hiện quá trình thực hiện quản lý điều hành của cơ quan đơn vị. 2) Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại. 3) Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, quản lý. 4) Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. 5) Là người cung cấp các dịch vụ phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. 6) Là cầu nối giữa chủ thể lãnh đạo, quản lý với các đối tượng trong và ngoài cơ quan Vai trò của văn phòng 2.2. KẾT LUẬN Với vị trí, vai trò trình bày như trên đây, các nhà quản trị, quản lý điều hành đang ngày càng quan tâm đến việc xây dựng, củng cố văn phòng theo hướng hiện đại hóa. CONTENTS 3.1. Văn phòng của các cơ quan HCNN 3.2. Văn phòng của các tổ chức chính trị-xã hội 3.3. Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp, tổ chức dịch vụ công 3.4. Văn phòng đại diện 3.5. Văn phòng doanh nghiệp 3. Các loại văn phòng 3.1. VĂN PHÒNG CỦA CÁC CƠ QUAN HCNN a) Bộ máy làm việc của văn phòng được tổ chức khá đầy đủ phục vụ cho việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo, quản lý của các cơ quan nhà nước. b) Nhân sự: có chuyên môn nghiệp vụ cao, được tuyển dụng theo chức danh (chuyên viên, văn thư, lưu trữ, kế toán, thư ký) c) Mối quan hệ trong hoạt động của văn phòng rất rộng rãi, có tên gọi gắn địa vị pháp lý của tổ chức. Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Bộ, UBND, Sở. 3.2. VĂN PHÒNG CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Chức năng chủ yếu của văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của Ban chấp hành, Ban Thường vụ thể hiện trong từng nhiệm vụ của văn phòng. 3.3. VĂN PHÒNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP, TỔ CHỨC DỊCH VỤ CÔNG a) Xuất phát từ đặc điểm của các đơn vị này có tính chuyên môn sâu, địa bàn không rộng đối tượng quản lý tập trung, nên văn phòng chỉ làm chức năng tổng hợp và cung ứng dịch vụ (hậu cần). b) Bộ máy làm việc gọn nhẹ 4. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN a) Văn phòng này được thành lập do yêu cầu của cơ quan, tổ chức thường trú trên địa bàn khác để thực các hoạt động giao dịch, quảng bá hoạt động, nên gọi là văn phòng đại diện. b) Loại này được ủy nhiệm của cấp quản trị có thẩm quyền vừa làm chức năng văn phòng vừa làm chức năng đại diện 5. VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP a) Doanh nghiệp là tổ chức sản xuất – kinh doanh, dịch vụ theo yêu cầu của xã hội, theo quy luật của thị trường nên tính chất hoạt động của nó không giống các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp. Tôn chỉ mục đích hoạt động của các tổ chức này là lợi nhuận, nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm được đề cao. Nhà quản trị luôn tính toán làm sao cho hiệu quả cao. Hoạt động thông tin trong doanh nghiệp cũng mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác cũng được tiến hành theo tính chất thị trường. b) Từ những đặc tính tổ chức doanh nghiệp mà văn phòng doanh nghiệp cũng được tổ chức khác với văn phòng của các tổ chức khác. Văn phòng doanh nghiệp thường được tổ chức lồng ghép với nhiều bộ phận khác nhau như nhân sự, marketing hay chỉ đảm nhận một phần chức năng tổng hợp, dịch vụ. Tên gọi của văn phòng doanh nghiệp thường gọi là phòng hành chính – tổ chức, phòng hành chính – quản trị. 5. TIÊU CHUẨN CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG - Phải được đào tạo kiến thức tổng quát về quản trị và đào tạo HCVP. (1) - Có khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao. (2) - Có khả năng hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên thuộc quyền. (3) Gồm 9 tiêu chuẩn sau: - Có khả năng nghiên cứu khoa học quản trị HCVP. (4) - Gần gũi hòa đồng với nhân viên nhằm nắm thông tin hai chiều, tạo ra được không khí thân thiện trong CQ, đơn vị. (5) - Có óc khôi hài làm dịu tình huống căng thẳng. (6) - Phong cách làm việc lịch sự, khéo ngoại giao. (7) - Tự tin trong mọi tình huống (8) - Kiềm chế xúc động (9) 5. TIÊU CHUẨN CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Gồm 9 tiêu chuẩn sau: - Có khả năng nghiên cứu khoa học quản trị HCVP. (4) - Gần gũi hòa đồng với nhân viên nhằm nắm thông tin hai chiều, tạo ra được không khí thân thiện trong CQ, đơn vị. (5) - Có óc khôi hài làm dịu tình huống căng thẳng. (6) 5. TIÊU CHUẨN CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Gồm 9 tiêu chuẩn sau: - Phong cách làm việc lịch sự, khéo ngoại giao. (7) - Tự tin trong mọi tình huống (8) - Kiềm chế xúc động (9) 5. TIÊU CHUẨN CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Gồm 9 tiêu chuẩn sau: Tự tin trong công tác xử lý thông tin phục vụ. (10) Có óc phán đoán – thu thập dữ liệu cần thiết, phân tích, tổng hợp hỗ trợ cho các bộ phận khác. (11) Có khả năng thuyết phục cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp. (12)