Bài giảng Xây dựng văn hóa tổ chức – vai trò của người quản lý

Xây dựng văn hóa tổ chức – vai trò của người quản lýPGS.TS Ngô Minh TuấnNội dungKhái niệm chung về văn hóa tổ chứcĐặc trưng cơ bản và mô hình của văn hóa tổ chứcVai trò của văn hóa tổ chứcXây dựng văn hóa tổ chức và vai trò người lãnh đạo trong xây dựng văn hóa tổ chứcTiến trình thay đổi văn hóa tổ chứcI. Khái niệm chung về văn hóa tổ chứcI. Khái niệm về văn hóa tổ chức - Thuật ngữ VH tổ chức xuất hiện lần đầu tiên trên báo chí Mĩ vào khoảng thập niên 1960 - Một số quan niệm về VH tổ chức: + Cách TD và hành động hàng ngày của các thành viên + Một hình thể duy nhất với các tiêu chuẩn, giá trị, tín ngưỡng, cách đối xử...thể hiện qua việc các thành viên liên kết với nhau để làm việc + Tập hợp những quan niệm chung của nhóm người + Gồm 3 lớp với 3 thành phần của 1 thể thống nhất (Schein): Lớp ngoài cùng; lớp thứ 2; lớp thứ 3I. Khái niệm về văn hóa tổ chứcVH tổ chức được biểu hiện: + Sự tự quản của các thành viên (Trách nhiệm, tính độc lập, cách ứng xử, phong cách làm việc...) + Cơ chế của tổ chức (Quy tắc, quy chế, điều lệ...) + Sự hỗ trợ của các nhà QL với nhân viên (Chia xẻ kinh nghiệm, quan tâm kết quả...) + Tinh thần đoàn kết + Xem xét khen thưởng, cách khen thưởng, cơ sở khen thưởng... + Xung đột, sức chịu đựng, cách giải quyết xung đột + Các rủi ro có thể và sự chịu đựng những rủi ro có thể có VH tổ chức là tập hợp các giá trị và quy tắc được các cá nhân và các nhóm trong tổ chức chia xẻ với nhau. Các giá trị và quy tắc đó quy định cách ứng xử của mọi người với nhau và giữa những người trong tổ chức với các bên có liên quan ngoài tổ chứcII. Đặc trưng cơ bản và mô hình của văn hóa tổ chứcII. Đặc trưng cơ bản và mô hình của văn hóa tổ chứcĐặc trưng cơ bản của văn hóa tổ chức - Tính tổng thể - Tính lịch sử - Tính nghi thức - Tính xã hội - Tính bảo thủ Hofstede: VH tổ chức là lập trình tập thể, một đầu óc có tính khu biệt các thành viên của tổ chức này với tổ chức khác Peters, Waterman: Mỗi tổ chức cần phải XD một mô hình VH mạnh để có thể định vị sâu trong thị trườngII. Đặc trưng cơ bản và mô hình của văn hóa tổ chức2. Một số mô hình văn hóa tổ chức Dựa trên vai trò của người QL - VH quyền lực: Người đứng đầu tổ chức nắm quyền lực hầu như tuyệt đối - VH gương mẫu: Người LĐ luôn làm gương cho cấp dưới noi theo - Văn hóa nhiệm vụ: Chức vụ trong tổ chức dựa trên nhiệm vụ được giao hơn là trên hệ thống phân bố quyền lực - VH chấp nhận rủi ro: Người LĐ khuyến khích nhân viên làm việc trong tinh thần sáng tạo, dám nhận trách nhiệm, dám mạnh dạn xử lý vấn đề... - VH đề cao vai trò cá nhân: Vai trò từng cá nhân có tính tự trị tương đối cao - VH đề cao vai trò tập thể: Vai trò người LĐ được hòa tan và chia xẻ cho nhóm người... Nghiên cứu của trường Đại học K.U Leuven: VH hỗ trợ thông cảm; VH đổi mới; VH quy tắc luật lệ; VH hướng đến mục tiêuIII. Vai trò của văn hóa tổ chứcIII. Vai trò của văn hóa tổ chức 1. VH tổ chức là tài sản không thể thay thế + Thành công của tổ chức có bền vững hay không là nhờ VH tổ chức rất đặc trưng của nó. Cùng với vốn, chiến lược kinh doanh, VH tổ chức bám sâu vào trong tâm trí từng thành viên, làm nên sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh + VH tổ chức mang lại lợi thế cạnh tranh vô cùng quan trọng + P. D rucker: LĐ cần phải thấy tổ chức là tài sản đặc trưng làm nên sự khác biệt với đối thủ cạnh tranhIII. Vai trò của văn hóa tổ chức 2. Tuyển dụng nhân viên theo VH tổ chức + Nên tuyển chọn các nhân viên mới có phẩm chất có thể hòa nhập với VH của tổ chức để mọi người làm việc ăn ý + Lời khuyên của các chuyên gia: Tuyển chọn những người có chí tiến thủ, biết chia xẻ, thái độ thân thiện, nhiệt thành, có khiếu hài hước + Kinh nghiệm của Southwest: Tuyển dụng nhân sự ở mọi cấp tập trung vào: Thái độ chia xẻ, nhiệt tình, khả năng ra QĐ, tinh thần đồng đội, khả năng giao tiếp, tự tin, các KN tự hành độngIII. Vai trò của văn hóa tổ chức 3. VH tổ chức trong quản lý con người H. Kelleher đưa ra 11 yếu tố: - Tuyển dụng những người có thái độ tốt hơn là những người có thái độ xấu - Đào tạo mọi người theo 2 lĩnh vực: KN lao động, phục vụ khách hàng - Có một đại diện khách hàng ở vị trí quan chức cấp cao nhất trong tổ chức - Để mọi người được là chính mình trong công việc - Luôn chào đón những thành quả mà nhân viên đạt được - Phác họa rõ những gì tổ chức dự định sẽ làm và lý do đưa mọi người tham gia vào việc đó - Giải quyết từng vấn đề của nhân viên riêng rẽ, kịp thời, cụ thể - Thông qua các hình thức nêu gương, các buổi lễ chúc mừng...thể hiện sự coi trọng, tự hào, luôn nghĩ tới người khác - Các vị trí chức danh đều không quan trọng, chất lượng QL mới có ý nghĩa - Giao tiếp bằng tình cảm quan trọng hơn nhiều so với giao tiếp bằng lý trí - Người LĐ nhiệt thành với công việc, đồng sự IV. Xây dựng văn hóa tổ chức, vai trò người LĐ trong xây dựng văn hóa tổ chứcIV. Xây dựng văn hóa tổ chức, vai trò người LĐ trong xây dựng văn hóa tổ chứcBiện pháp - XD một hệ thống định chế của tổ chức - XD các kênh thông tin, các thể chế, thiết chế tập trung dân chủ 2. Vai trò người LĐ - Định hướng tổ chức bằng tầm nhìn và những mục tiêu cụ thể - Dẫn dắt tổ chức vượt qua mọi khó khăn,, thách thức - Trao cho cấp dưới những chức năng, nhiệm vụ rõ ràng dưới hình thức những đầu việc có tính mục tiêu - Tạo môi trường tin cậy, hợp tácIV. Xây dựng văn hóa tổ chức, vai trò người LĐ trong xây dựng văn hóa tổ chức * Lời khuyên của H, Kelleher;Chú trọng hơn vào thế giới của đối thủ cạnh tranh, khách hàng, thay đổi mang tính XH thay vì tập trung vào văn phòngGiảm số lượng cáccấp QLGiảm thiểu tối đa các ủy ban thường trực trong tổ chứcĐừng lãng phí quá nhiều thời gian vào phân tích, nghiên cứu...Yêu cầu các nhà QL, cá nhân có trách nhiệm dành thời gian làm việc thực sựCoi tất cả các văn bản đơn giản là những trang giấy trắng với vài vết mực đen trên đóNên tránh những luật lệ cứng nhắc, cẩm nang chỉ dẫn nặng nềHãy là một trí thức thực sựHãy giao cho những người QL giải quyết một số vấn đề thuộc các lĩnh vực khác nhau...Tập trung vào bản chất của vấn đề thay vì những điều tất yếuCó kế hoạch chiến lược tổng thể thay vì những kế hoạch, phương hướng chung chung, dài hạnChuẩn bị tinh thần bỏ qua một số cơ hội sinh lời, rời bỏ những phân đoạn thị trường không quan trọngKhiêm tốn, dễ gần, có đạo đứcLuôn ghi nhớ sứ mạng của caccs tập đoàn cung cấp là phục vụ mọi người ở tuyến sau chứ không phải ở phía sauIV. Xây dựng văn hóa tổ chức, vai trò người LĐ trong xây dựng văn hóa tổ chức3. Đo lường văn hóa tổ chức (Mô hình) - Bầu không khí hỗ trợ thông cảm: Hướng về con người, tin cậy, giúp đỡ, hợp tác, khoan dung... - Sự đổi mới: Hướng về kĩ thuật với các chuyên viên có vai trò nổi bật - Quy tắc luật lệ: Ưu tiên trong tổ chức là thủ tục. Cơ cấu, nghi thức, chuẩn hóa là những tính chất thiết yếu - Hướng đến mục tiêu: Đặc trưng ở tính chuyên quyền và những người chuyên nghiệp IV. Xây dựng văn hóa tổ chức, vai trò người LĐ trong xây dựng văn hóa tổ chứcBảng: Đo lường văn hóa tổ chức (Mô hình) V. tiến trình thay đổi văn hóa tổ chức 1. Thay đổi văn hóa – một việc phức tạp - Khi nét VH thực tế khác với loại hình VH mong muốn, người LĐ cần có hành động để biến VH theo chiều mình cần. Đó là một tiến trình lâu dài - Đổi mới VH chỉ có thể xảy ra từ từ, qua nhiều giai đoạn khác nhau - Hình thức thay đổi: + Thay đổi tận gốc: Có tính cách mạng thường xảy ra đột ngột, cùng một lúc, gây cảm giác đau xót, nhiều chống đối + Thay đổi tiến hóa: Xảy ra từng bước một, đòi hỏi thời gian, ít có chống đốiV. tiến trình thay đổi văn hóa tổ chức 2. Một số chiến lược để thay đổi văn hóa - Chiến lược gián tiếp: Những gì mà LĐ làm và hành xử sẽ được nhân viên quan sát và ảnh hưởng đến thái độ của họ - Chiến lược trực tiếp: Thông qua quản lý các biểu tượng (Tổ chức được coi là một hệ thống trong đó có những dạng thức hành xử mang tính biểu tượng). Mục đích thay đổi: Làm thay đổi trong nhận thức, hành xử của nhân viên - Sáng tạo tiêu chuẩn văn hóa mới: XD những tiêu chuẩn văn hóa buộc mọi người khi làm việc cho tổ chức phải tuân theo