Các kỹ năng quản lý nhóm

Các kỹ năng quản lý nhóm Bạn mới nhận được nhận một công việc với vai trò là một người quản lý hay cố vấn. Xin chúc mừng! Hoặc có thể bạn mới được đề bạt làm nhóm trưởng của một nhóm mới thành lập. Đây quả là một thử thách. Các kỹ năng cần thiết để quản lý nhóm Bạn mới nhận được nhận một công việc với vai trò là một người quản lý hay cố vấn. Xin chúc mừng! Hoặc có thể bạn mới được đề bạt làm nhóm trưởng của một nhóm mới thành lập. Đây quả là một thử thách. Nói cách khác, nhóm của bạn có thể đã có sẵn hoặc có thể bạn sẽ là người tạo ra nó, bạn sẽ làm gì tiếp theo? Bài báo này sẽ chỉ ra cho bạn một số bí quyết mà những người nhóm trưởng cần để giúp cho nhóm của mình ngày càng lớn mạnh và đạt được thành công. Đó là tất cả các việc từ lựa chọn ai đảm nhận công việc nào và làm gì, để kết nối, phát triển và khích lệ họ. Bên cạnh đó thì cũng có một số sai lầm cần tránh. Điều đầu tiên Trước khi đề cập đến những sai lầm cần tránh thì cũng có một số định nghĩa hữu ích về quản lý. Chính xác thì quản lý có nghĩa là gì? Và nó có nghĩa khác với từ lãnh đạo như thế nào? Warren G Bennis chỉ ra rằng: “Nhà lãnh đạo là người đưa ra những hoạch định, phương hướng đúng đắn và người quản lý thực thi những điều đó.” Người lãnh đạo tạo ra tầm nhìn tương lai, truyền đạt nó, làm cho mọi người hiểu, tin tưởng và cam kết thực hiện. Mặt khác người quản lý có trách nhiệm đảm bảo tầm nhìn đó được thực hiện hiệu quả và thành công. Tất nhiên, hai vai trò này đan xen lẫn nhau – và để đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần phải thực hiện đầy đủ cả hai vai trò. Tuy nhiên, trọng tâm của bài này là các kỹ năng cụ thể, trách nhiệm của nhà quản lý và các công cụ sẵn có cho họ. Sau cùng, không có tiêu chuẩn tuyệt đối cho nhà quản lí mà chỉ là những định hướng trước mắt khi bạn thực hiện. Tầm quan trọng của sự ủy nhiệm Ưu tiên hàng đầu cho các nhà quản lý đó là sự ủy nhiệm. Cho dù là bạn có kỹ năng như thế nào, bạn chỉ đạt được một trong nhiều kết quả khi làm việc một mình. Với một nhóm gắn kết bạn sẽ nâng cao được thành tích: đó là lý do cho việc bạn giao phó công việc có hiệu quả lại quan trọng đến vậy! Sự ủy nhiệm thành công bắt đầu bằng việc kết hợp nhân viên với công việc, vì vậy bạn cần phải hiểu đầy đủ vai trò và mục tiêu của nhóm là gì. Cách tốt nhất là chỉ rõ mục tiêu của nhóm và thực hiện nó như thế nào. Điều này không chỉ giúp nhóm của bạn có một khởi đầu tuyệt vời, mà nó còn có ích trong việc tìm ra cho nhóm một hướng đi nếu trong quá trình thực hiện có sự thay đổi. Sau đó bạn sẽ đứng ở vị trí phân tích các kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực trong nhóm của bạn, và bắt đầu kết hợp mọi người với nhiệm vụ được giao. Đọc bài “phân công nhiệm vụ” bạn sẽ hiểu chi tiết hơn về việc làm thế nào để thực hiện được điều đó, tìm cách đối phó với những thách thức trong thực tế, chẳng hạn như việc xử lý những khoảng cách về kỹ năng của các thành viên trong nhóm. Khích lệ nhóm Nói cách khác, trách nhiệm của một nhà quản lý là khích lệ các thành viên trong nhóm của mình. Bài viết của chúng tôi về Lý thuyết X và lý thuyết Y giải thích hai cách tiếp cận rất khác nhau về động cơ thúc đẩy, phụ thuộc vào các giả định cơ bản mà bạn và đồng nghiệp đang thực hiện. Nếu bạn tin rằng bản chất của họ là lười biếng, bạn tin vào lý thuyết X, trong khi nếu tin rằng hầu hết họ vui vẻ làm việc, bạn sẽ có xu hướng tin vào Lý thuyết Y. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu bài viết này - về cơ bản nó sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của bạn trong việc khích lệ mọi người. Bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn về sự khích lệ qua các bài kiểm tra “Các kỹ năng khích lệ của bạn tốt như thế nào?” của chúng tôi. Bất cứ sự tiếp cận nào mà bạn muốn thông qua, hãy nhớ rằng mỗi người đều có những nhu cầu khác nhau khi nói đến sự khích lệ. Một số cá nhân được đánh giá cao vì sự năng động của họ, trong khi những người khác lại làm việc kém hiệu quả nếu không có sự quản lý đầu vào. Hãy đọc bài viết của chúng tôi trên Pygmalion Motivation để hiểu rõ hơn làm thế nào để quản lý các nhóm người khác nhau. Phát triển nhóm Các nhóm được hình thành bởi các cá nhân có triển vọng, khả năng khác nhau và ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp của họ. Một số người có thể thấy rằng những công việc bạn giao cho họ là thử thách, và họ có thể cần hỗ trợ. Những người khác có thể đây là công việc “dễ như trở bàn tay” và họ tận dụng cơ hội để phát huy hết khả năng của mình. Dù bằng cách nào, trách nhiệm của bạn khi là người quản lý là giúp đồng nghiệp có cơ hội phát triển tốt. Các kỹ năng về khía cạnh quản lý sẽ xác định sự thành công lâu dài của bạn với vai trò là một người quản lý. Nếu bạn có thể giúp các thành viên trong nhóm làm việc tốt hơn, bạn sẽ được biết đến như một nhà quản lý thực thụ mà ai cũng muốn làm việc cùng, nghĩa là bạn đã thành công. Cách hiệu quả nhất trong việc phát triển nguồn nhân lực là đảm bảo rằng bạn cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên cho các thành viên trong nhóm về công việc của họ. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy lo lắng khi đưa ra phản hồi, đặc biệt khi nó là phản hồi tiêu cực. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên trao đổi phản hồi, tất cả mọi người sẽ được hưởng lợi từ việc cải thiện hiệu suất làm việc. Ngoài ra bài viết “Hiểu biết về nhu cầu phát triển” của chúng tôi sẽ giúp bạn phát triển từng thành viên trong nhóm, để họ có thể phát huy tối đa khả năng của mình. Chú ý: Nếu bạn có thể thu hút một số lượng đáng kể của những người mới vào nhóm, hãy đọc bài forming, norming, storming and performing để tìm hiểu về các giai đoạn mà bạn mong đợi nhóm của mình vượt qua. Bạn có thể hỗ trợ và giúp đỡ các thành viên hiệu quả thông qua quá trình này! Giao tiếp và làm việc với nhóm của bạn - và với những người khác Các kỹ năng giao tiếp là rất cần thiết cho sự thành công trong bất cứ vai trò nào, nhưng có những kỹ năng cụ thể và kỹ thuật bạn sẽ sử dụng nhiều trong vai trò là một người quản lý hơn là một nhân viên thông thường. Những điều này sẽ được xem xét trong hai vấn đề: giao tiếp với các thành viên trong nhóm, và giao tiếp với người bên ngoài nhóm. Chúng ta sẽ tìm hiểu từng phần: Giao tiếp với người trong nhóm Là một người quản lý, bạn giống như đang làm chủ tọa trong các phiên họp thường kì. Cuộc họp tổng kết và những cuộc họp thường niên sẽ rất lãng phí thời gian của mọi người nếu bạn không thành thạo các kỹ năng điều hành cuộc họp một cách hiệu quả. Nhiều cuộc họp khiến bạn phải đau đầu, với vai trò là người quản lý, bạn hãy đơn giản hóa mọi việc vì thế bạn cần thoải mái để giải quyết vấn đề đó. Bạn sẽ học hỏi được nhiều hơn hoăc đơn giản là những ý tưởng sáng tạo thường đến với bạn trong thời điểm này. Hãy thường xuyên đọc bài viết của chúng tôi để giúp bạn có những quyết định đúng đắn. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu họ sai ở điểm nào, và những gì bạn có thể làm là tránh được điều này. Lắng nghe tích cực là một kỹ năng quan trọng khác cho các nhà quản lý - và những người khác - để có thể tự làm chủ. Khi bạn đang là người đứng đầu, bạn thông thường sẽ nghĩ rằng bạn biết những gì người khác nói, hoặc nghe là kĩ năng ít quan trọng vì bạn đã tự mình nghĩ ra một giải pháp nào đó. Bạn đừng để bị rơi vào cái bẫy này. Hầu hết các nhà quản lí giỏi là những người lắng nghe tích cực: nó giúp họ sớm phát hiện các vấn đề (lúc mà việc giải quyết chúng còn khá dễ dàng), tránh những tổn thất và xây dựng lòng tin trong nhóm. Giao tiếp với người bên ngoài nhóm của bạn Ông chủ của bạn có lẽ là người quan trọng nhất bạn cần giao tiếp. Hãy dành thời gian để hiểu đầy đủ những gì ông chủ của bạn muốn từ bạn và nhóm của bạn - nếu bạn biết chính xác những gì ông ấy thích và làm thế nào để được tin tưởng – hãy đáp ứng những yêu cầu được đặt ra bằng chính năng lực của mình. Đừng ngại hỏi sếp của bạn về việc quản lý hoặc hướng dẫn bạn: bạn có thể học được rất nhiều từ ông ấy, nhưng có thể ông ta không chủ động đề nghị vấn đề đó với bạn. Nếu bạn đang tiếp cận ông chủ của bạn để được tư vấn, hãy chắc chắn rằng bạn đã suy nghĩ kỹ những gì bạn sẽ hỏi. Hãy đưa ra một bản tóm tắt suy nghĩ của bạn về những gì mà mình cần giúp đỡ. Ngoài ra, là một nhà quản lý, một phần công việc của bạn là quan tâm tới nhóm của mình để tránh cho nhân viên tránh khỏi áp lực không hợp lý. Hãy học các kỹ năng như sự quyết đoán, đàm phán để giải quyết công việc hoặc cân nhắc các nguồn lực bổ sung một cách nhanh và hiệu quả nhất. Mặt khác, hãy để nhóm của bạn tương tác với các nhóm khác. Sử dụng phân tích các bên liên quan để xác định các nhóm mà bạn cần giao lưu. Sau đó nói chuyện với những người này để tìm hiểu những gì họ muốn từ bạn và những gì họ có thể làm để giúp bạn. Quản lý kỷ luật Bạn hy vọng bạn sẽ không bao giờ phải kỷ luật một ai đó, nhưng khi mà bạn đã đưa ra rất nhiều thông tin phản hồi, nhưng gần như không có tác dụng thì đã đến lúc bạn phải kỷ luật nhân viên của mình. Kỷ luật tế nhị khác với việc đưa ra thông tin phản hồi cơ bản bởi vì nó không thực sự liên quan đặc biệt tới công việc của nhân viên. Bạn có thể đưa ra ý kiến phản hồi bằng cách liên lạc điện thoại với họ, ví dụ, xử lý các vấn đề liên quan tới chấm công tuy nhiên xử lí các vấn đề cá nhân thì cần một cách tiếp cận khác. Rõ ràng vi phạm pháp luật hoặc chính sách của công ty dễ dàng xác định và giải quyết. Nhưng với những tình huống khác thì sao? Một mặt bạn không muốn cảm thấy nhỏ nhặt. Mặt khác, bạn không thể để mọi việc diễn ra mà không được xử lý. Sử dụng các quy tắc ngón tay cái để giúp bạn quyết định xem bạn có cần phải hành động không. Nếu câu trả lời cho một vấn đề bất kỳ là có, thì sau đó bạn cần phải sắp xếp thời gian để nói chuyện riêng với nhân viên của mình. 1. Có vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ của nhân viên đối với khách hàng (nội bộ hoặc bên ngoài) không? Một nhà thiết kế đồ họa thường xuyên đi làm việc muộn, mặc dù anh ta đã ở lại muộn để bù cho điều cho khoảng thời gian đó. Tuy nhiên đôi lúc khách hàng cảm thấy thất vọng bởi không thể gặp được anh ấy vào thời gian bắt đầu làm việc trong ngày, đặc biệt khi anh ta đang làm việc trong thời gian cao điểm. 2. Có vấn đề bất lợi tác động đến sự gắn kết của nhóm không? Nhà thiết kế cá nhân có xu hướng làm việc trên các dự án riêng của họ, chỉ cần một vài cuộc họp giữa các thành viên trong nhóm thiết kế, như vậy sự gắn kết sẽ không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên mọi người nhận thấy ý thức về làm việc đúng giờ của anh ta, và việc chấm công của người khác đang bắt đầu đi xuống. 3. Có vấn đề không cần thiết làm suy yếu lợi ích của các cá nhân khác trong nhóm không? Nhà thiết kế ngồi bên cạnh người đến trễ không hài lòng rằng cô ta có nhiệm vụ nhận điện từ khách hàng trước khi ông ấy đến văn phòng, và không được phép để cho khách hàng hỏi "Khi nào ông ấy sẽ đến?" 4. Quản lý nhóm thiết kế quyết định nói chuyện với nhân viên đến trễ vì điều đó ảnh hưởng đến người đồng nghiệp của mình. Họ đồng ý rằng đi làm muộn không phải là một vấn đề (đi làm xa, hoặc tắc đường), nhưng ông sẽ cam kết sẽ bắt đầu ngày làm việc vào 09:30 mỗi ngày để giảm số lượng các cuộc gọi mà đồng nghiệp của ông ấy phải làm, và cũng cung cấp cho cô ấy một thời gian cố định để trả lời khách hàng. Ông sẽ làm việc muộn để khớp thời gian, và sẽ đảm nhận một công việc cô ấy không muốn thực hiện để xử lý thêm các cuộc điện thoại. Khi bạn đang phải đối mặt với một vấn đề về kỷ luật tiềm năng, hãy dành thời gian cần thiết để thu thập thông tin về tình hình, sau đó quyết định những gì bạn phải làm và hành động. Các vấn đề kỷ luật hiếm khi đi cùng hiệp ước riêng của họ, và họ thường trở nên xấu hơn, thường tạo ra những điều không hề dễ chịu và sự bất mãn giữa các thành viên khác. Những cái bẫy cần tránh Một số sai lầm phổ biến mà các nhà quản lý mới có xu hướng mắc phải. Hãy cẩn thận để tránh chúng. Đó là: • Việc nghĩ rằng bạn có thể tin vào kiến thức công việc hiện tại và năng lực kỹ thuật để thành công như một nhà quản lý. Bạn cần dành thời gian để phát triển tốt khả năng quản lý cũng như chính con người của mình- chúng quan trọng hơn các năng lực kỹ thuật của bạn! • Bạn sẽ thất bại nếu thường xuyên hỏi ý kiến ông chủ chỉ nhằm chứng tỏ rằng bạn có thể đương đầu một mình. • Tham khảo ý kiến ông chủ mà không nghĩ kỹ vấn đề và cách giải quyết vấn đề. • Ngượng ngùng khi gặp ông chủ của bạn, hoặc đem đến cho họ một bất ngờ “khó chịu”. Thực hiện theo quy tắc "bất ngờ". • Tìm mọi cách để yêu cầu ông chủ bảo vệ bạn trước những người khác. Điều này có thể làm ông chủ của bạn "mất mặt" với đồng nghiệp và cấp trên của mình, và nó làm cho ông ta trông tệ hại bởi "cái sảy nó nảy cái ung." • Thất bại trong giao tiếp với khách hàng của bạn (cho dù nội bộ hoặc bên ngoài) về những gì họ muốn từ bạn và nhóm của bạn. • Sử dụng quyền hạn không thích hợp – hãy chắc chắn rằng những gì bạn yêu cầu mọi người làm là vì lợi ích của tổ chức. Nhiều vấn đề trong những quan điểm này không rõ ràng, tuy nhiên vào lúc cao điểm của công việc quản lý đó là những điều rất dễ mắc phải. Những điểm chính: Khi bạn chuyển từ một nhân viên sang làm quản lý trực tiếp, bạn cần phải phát triển một phần kỹ năng, và học cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật mới. Những điều này sẽ giúp bạn làm quen với phương pháp quản lý nhờ đó động viên, phát triển và giao tiếp với nhóm của mình. Trên tất cả, hãy học cách làm thế nào để ủy thác có hiệu quả. Tuy nhiên, cũng cần tìm hiểu làm thế nào để thúc đẩy mọi người, phát triển các thành viên trong nhóm, giao tiếp hiệu quả với những người bên trong và bên ngoài nhóm của bạn, đồng thời quản lý kỷ luật có hiệu quả. Và chắc chắn rằng bạn tránh được những sai lầm mà rất nhiều nhà quản lý mới thường mắc phải!