Cẩm nang cho người mới đi làm - Minh Khải Hoàng

CẨM NANG CHO NGƯỜI MỚI ĐI LÀM Kỹ năng bỏ túi cho sinh viên Minh Khải Hoàng Sƣu tầm & Biên tập ©2014Minh Khải Hoàng/ minhkhaihoang@gmail.com Cẩm nang cho ngƣời mới đi làm | 1 LỜI DẪN NHẬP Các bạn sinh viên thân mến ! Sự khác xa giữa môi trƣờng làm việc thực tế và môi trƣờng học tập đại học ở Việt Nam hiện nay đang là vấn đề khá nhức nhối của xã hội. Hàng năm có hàng ngàn sinh viên ra trƣờng và cũng có hàng ngàn cử nhân thất nghiệp hoặc làm công việc không đúng với chuyên ngành đƣợc đào tạo. Có rất nhiều nguyên nhân khiến sinh viên không tìm đƣợc việc làm phù hợp, nhƣng một trong những nguyên nhân nổi cộm nhất là: sinh viên quá thừa kiến thức lý thuyết nhƣng lại quá yếu về những kỹ năng trong thực tế công việc, nền giáo dục đại học đang đào tạo ra những ngƣời “học giỏi” chứ không phải những “ ngƣời giỏi” mà các ngành nghề/ doanh nghiệp đang cần. Cái mà các bạn đang thiếu là những kỹ năng mềm cần thiết cho công việc nhƣ: giao tiếp, viết mail, soạn thảo văn bản, thuyết trình, đàm phán, thƣơng lƣợng, . Và hầu hết các kỹ năng này đêu không đƣợc nghiên cứu và đào tạo bài bản ở trƣờng đại học. Để trau dồi những kỹ năng này sinh viên thƣờng tự nghiên cứu, mày mò trên internet hoặc tham gia các khóa học ngắn hạn của các trung tâm tƣ vấn đào tạo. Có thể nói cho đến này chƣa có một tài liệu nào tổng hợp đầy đủ những kỹ năng cần thiết cho sinh viên mới đi làm. Cũng vì lí do đó mà tài liệu này đƣợc giới thiệu đến các bạn. Lần đầu biên soạn, tổng hợp không sao tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận đƣợc ý kiến góp ý của tất cả các bạn. Minh Khải Hoàng Sƣu tầm & Biên tập ©2014Minh Khải Hoàng/ minhkhaihoang@gmail.com Cẩm nang cho ngƣời mới đi làm | Các nội dung chính đƣợc trình bày 2 Các nội dung chính đƣợc trình bày 1. Quản lý sự nghiệp của bạn 2. Kỹ năng xác định mục tiêu 3. Kỹ năng giao tiếp ứng xử 4. Kỹ năng viết hồ sơ xin việc 5. Kỹ năng làm việc nhóm 6. Kỹ năng soạn thảo văn bản 7. Kỹ năng viết email bằng tiếng anh 8. Kỹ năng thuyết trình 9. Kỹ năng đàm phán 10. Kỹ năng lãnh đạo và quản tri 11. Kỹ năng làm việc sáng tạo 12. Kỹ năng hòa nhập vào môi trƣờng làm việc mới 13. Bảng giải quyết vấn đề 14. Kỹ năng lập kế hoạch 15. Tài liệu tham khảo: Danh mục kỹ năng cần thiết Sƣu tầm & Biên tập ©2014Minh Khải Hoàng/ minhkhaihoang@gmail.com Cẩm nang cho ngƣời mới đi làm | 3 MỤC LỤC LỜI DẪN NHẬP .................................................................................................................................... 1 Các nội dung chính đƣợc trình bày ......................................................................................................... 2 1. QUẢN LÝ SỰ NGHIỆP CỦA BẠN ........................................................................................ 16 1.1 Những lời khuyên để thành công trong sự nghiệp .................................................................... 17 1.1.1 Linh hoạt thích ứng với môi trƣờng công việc.......................................................................... 17 1.1.2 Chuẩn bị cho sự học tập suốt đời .............................................................................................. 17 1.1.3 Phát triển theo hƣớng đa kỹ năng.............................................................................................. 18 1.1.4 Xây dựng một mạng lƣới quan hệ có giá trị ............................................................................. 18 1.1.5 Chấp nhận thử thách ................................................................................................................. 18 1.1.6 Tự làm mới bản thân ................................................................................................................. 19 1.1.7 Tìm cho mình một ngƣời cố vấn thực thụ ................................................................................. 20 1.1.8 Học kỹ năng làm việc cùng ngƣời khác ( làm việc nhóm)........................................................ 20 1.1.9 Nhìn nhận và tự đánh giá bản thân............................................................................................ 20 1.2 Chuẩn bị hành trang đi làm ....................................................................................................... 21 1.2.1 Phát triển các kỹ năng cần thiết cho công việc cho công việc .................................................. 21 1.2.2 Tham gia hoạt động bên ngoài giảng đƣờng ............................................................................. 23 1.2.3 Tham gia vào các hoạt động tình nguyện.................................................................................. 23 1.2.4 Làm thêm (Làm việc bán thời gian) .......................................................................................... 25 1.2.5 Lựa chọn đúng công việc sau khi ra trƣờng .............................................................................. 26 1.2.5.1 Chọn đúng công việc bạn sẽ đƣợc gì?....................................................................................... 26 1.2.5.2 Vậy làm thế nào để chọn đúng công việc? ................................................................................ 26 2. KỸ NĂNG XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU ........................................................................................ 28 2.1 Phƣơng pháp xác định mục tiêu ................................................................................................ 28 2.1.1 Mục tiêu cốt lõi ......................................................................................................................... 28 2.1.2 Theo đuổi mục tiêu đã đặt ra ..................................................................................................... 29 2.1.3 Phƣơng pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả .................................................................................. 29 2.2 Bảy câu hỏi để xác định mục tiêu – Brian Tracy ...................................................................... 31 2.2.1 Câu hỏi thứ nhất: “Năm giá trị quan trọng nhất của bạn trong cuộc sống là gì?” ..................... 31 2.2.2 Câu hỏi thứ hai: “Ngay trong lúc này, ba mục tiêu quan trọng nhất trong cuộc đời bạn là gì?31 2.2.3 Câu hỏi thứ ba: “ Nếu hôm nay bạn biết đƣợc rằng bạn chỉ còn sống đƣợc 6 tháng, bạn sẽ làm gì, bạn sẽ giành thời gian nhƣ thế nào?” ............................................................................................... 31 2.2.4 Câu hỏi thứ tƣ: “ Bạn sẽ làm gì nếu ngày mai bạn trúng số 1 triệu đô la tiền mặt, miễn thuế?32 2.2.5 Câu hỏi thứ năm: “ Điều gì bạn luôn muốn làm, nhƣng sợ phải cố gắng?” .............................. 32 Sƣu tầm & Biên tập ©2014Minh Khải Hoàng/ minhkhaihoang@gmail.com Cẩm nang cho ngƣời mới đi làm | 4 2.2.6 Câu hỏi thứ sáu: “ Bạn thích làm gì nhất? Cái gì mang lại cho bạn cảm giác tự hào và hài lòng với bản thân nhất?” ............................................................................................................................... 32 2.2.7 Câu hỏi thứ bảy, và có lẽ là quan trọng nhất: “ Nếu bạn biết bạn sẽ không bị thất bại, điều lớn nhất mà bạn dám mơ là gì?” ................................................................................................................. 32 BẢNG MỤC TIÊU SMART ................................................................................................................ 33 3. KỸ NĂNG GIAO TIẾP ỨNG XỬ ........................................................................................... 35 3.1 Tổng quan về giao tiếp .............................................................................................................. 35 3.1.1 Khái niệm giao tiếp ................................................................................................................... 35 3.1.2 Bản chất của giao tiếp ............................................................................................................... 36 3.1.3 Quá trình giao tiếp .................................................................................................................... 36 3.1.4 Mục tiêu giao tiếp và các yếu tố cấu thành quá trình giao tiếp ................................................. 37 3.1.5 Kênh giao tiếp ........................................................................................................................... 38 3.1.5.1 Kênh chính thức là những thông điệp đƣợc truyền: .................................................................. 38 3.1.5.2 Kênh giao tiếp không chính thức: ............................................................................................. 38 3.1.5.3 Các hình thức giao tiếp phổ biến: ............................................................................................. 38 3.2 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả ....................................................................................................... 38 3.2.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp ..................................................................................................... 38 3.2.2 Các yếu tố bảo đảm giao tiếp có hiệu quả ................................................................................. 40 3.2.3 Các nguyên tắc giao tiếp ........................................................................................................... 41 3.2.3.1 Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp ......................................... 41 3.2.3.2 Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp......................................................................... 42 3.2.3.3 Nguyên tắc hƣớng tới giải pháp tối ƣu ...................................................................................... 42 3.2.3.4 Tôn trọng các giá trị văn hóa .................................................................................................... 43 3.2.4 Một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản trong cơ quan, đơn vị ....................................................... 44 3.2.4.1 Gây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp: ...................................................................... 44 3.2.4.2 Hợp tác ăn ý với đồng nghiệp ................................................................................................... 45 3.2.4.3 Đƣợc đồng nghiệp yêu mến: ..................................................................................................... 46 3.3 Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu ngƣời khác ............................................................................. 48 3.3.1 Khái niệm lắng nghe ................................................................................................................. 48 3.3.2 Tầm quan trọng của lắng nghe .................................................................................................. 48 3.3.3 Nguyên nhân nghe không hiệu quả ........................................................................................... 49 3.3.4 Chu trình lắng nghe ................................................................................................................... 50 3.3.5 Kỹ năng lắng nghe hiệu quả ...................................................................................................... 52 3.3.6 Lắng nghe để giải quyết xung đột ............................................................................................. 54 3.3.7 Lắng nghe đồng cảm ................................................................................................................. 55 Sƣu tầm & Biên tập ©2014Minh Khải Hoàng/ minhkhaihoang@gmail.com Cẩm nang cho ngƣời mới đi làm | 5 3.4 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ ................................................................................................ 56 3.4.1 Khái niệm, tầm quan trọng và đặc điểm phi ngôn ngữ ............................................................. 57 3.4.1.1 Khái niệm và tầm quan trọng của phi ngôn ngữ ....................................................................... 57 3.4.1.2 Đặc điểm phi ngôn ngữ ............................................................................................................. 58 3.4.2 Chức năng của phi ngôn ngữ .................................................................................................... 59 3.4.3 Một số kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ..................................................................................... 59 3.4.3.1 Giọng nói .................................................................................................................................. 59 3.4.3.2 Dáng điệu và cử chỉ .................................................................................................................. 61 3.4.3.3 Trang phục ................................................................................................................................ 62 3.4.3.4 Nét mặt ...................................................................................................................................... 63 3.4.3.5 Mắt ............................................................................................................................................ 64 3.4.3.6 Tay ............................................................................................................................................ 65 3.4.3.7 Động chạm ................................................................................................................................ 67 3.4.3.8 Di chuyển .................................................................................................................................. 67 3.4.3.9 Mùi ............................................................................................................................................ 68 3.4.3.10Khoảng cách ............................................................................................................................. 69 3.5 Bí quyết thành công trong giao tiếp .......................................................................................... 70 4. KỸ NĂNG VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC ....................................................................................... 73 4.1 Kỹ năng viết hồ sơ xin việc....................................................................................................... 73 4.1.1 Đầu tiên là mục Thông tin cá nhân ........................................................................................... 74 4.1.2 Thứ hai là Mục tiêu nghề nghiệp .............................................................................................. 74 4.1.3 Thứ ba là Học vấn. .................................................................................................................... 74 4.1.4 Kế tiếp là mục quan trọng vào bậc nhất: Kinh nghiệm làm việc. ............................................. 74 4.1.5 Cuối cùng, chúng ta đến mục cũng rất quan trọng là Điểm mạnh. ........................................... 75 4.2 Kỹ năng viết thƣ xin việc .......................................................................................................... 76 4.2.1 Thƣ xin việc là gì? .................................................................................................................... 76 4.2.2 Đề cập lý do ứng tuyển ............................................................................................................. 76 4.2.3 Bắt đầu và kết thúc thƣ xin việc ................................................................................................ 77 4.3 Những điểm nhấn trong hồ sơ xin việc ..................................................................................... 78 4.3.1 Tạo sự khác biệt với những thành tích ...................................................................................... 78 4.3.2 Sức mạnh của ngôn ngữ ............................................................................................................ 79 4.3.2.1 Những từ ngữ tiếp thị tốt bản thân ............................................................................................ 79 4.3.2.2 Những từ ngữ thể hiện năng lực................................................................................................ 80 4.3.2.3 Những từ ngữ chuyên ngành ..................................................................................................... 80 Sƣu tầm & Biên tập ©2014Minh Khải Hoàng/ minhkhaihoang@gmail.com Cẩm nang cho ngƣời mới đi làm | 6 4.3.3 Công cụ tiếp thị bản thân .......................................................................................................... 81 4.3.3.1 Thể hiện mục tiêu trong sự nghiệp ............................................................................................ 81 4.3.3.2 Tính cách và phẩm chất ............................................................................................................ 82 4.3.4 NTD đánh giá cao ứng viên trên tiêu chí nào? .......................................................................... 82 4.3.5 NTD “kỵ” điều gì nhất ở ứng viên? .......................................................................................... 84 4.3.5.1 “Nhắc khéo” NTD về sự quen biết với một nhân viên cấp cao trong công ty ............................... 84 4.3.5.2 Liên tục hỏi về vấn đề lƣơng bổng ............................................................................................ 84 4.3.5.3 Quá “rộng rãi” trong việc ban tặng lời khen ............................................................................. 84 4.3.5.4 Phục trang không chuyên nghiệp .............................................................................................. 85 4.3.5.5 Đến phỏng vấn trễ ..................................................................................................................... 85 4.3.5.6 Không nhìn vào mắt ngƣời phỏng vấn ...................................................................................... 85 4.3.5.7 Ứng viên “quá xúc động”.......................................................................................................... 85 4.3.6 NTD suy nghĩ nhƣ thế nào về ngƣời hay nhảy việc? ................................................................ 86 4.3.6.1 Bất lợi của ứng viên hay nhảy việc ........................................................................................... 86 4.3.6.2 Bạn có nên che giấu những khoảng trống thời gian trong hồ sơ tìm việc? ....................................... 86 4.3.7 Những lời nói dối phổ biến nhất trong hồ sơ xin việc .............................................................. 87 4.3.8 Sáu vấn đề “đáng ngờ” trong CV .............................................................................................. 88 4.3.8.1 Bạn làm nhiều công việc trong một thời gian ngắn .................................................................. 89 4.3.8.2 Bạn bỏ công việc trƣớc ............................................................................................................. 89 4.3.8.3 Bạn bị sa thải ............................................................................................................................. 89 4.3.8.4 Bạn đã thất nghiệp trong một thời gian dài ............................................................................... 89 4.3.8.5 Bạn không ghi tên ngƣời quản lý trong hồ sơ ........................................................................... 89 4.3.9 Sáu chiêu giúp bạn có đƣợc bộ hồ sơ lý tƣởng ......................................................................... 90 4.3.9.1 Thái độ đúng đắn ...................................................................................................................... 90 4.3.9.2 Tập trung nhấn mạnh kỹ năng.........................................................