Chuyên đề Tổ chức và điều hành doanh nghiệp - Trần Văn Hùng

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Chuyên đề TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa) Biên soạn: TS. Trần Văn Hùng HÀ NỘI - 2012 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 1 TỔ CHỨC SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP ........................... 3 1.1. Khái quát về tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp ......................................... 3 1.1.1. Khái niệm .............................................................................................................. 3 1.1.2. Ý nghĩa và mục đích của tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp ............................ 3 1.1.3. Nội dung của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp ............................................ 4 1.1.4. Một số nguyên tắc tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp ...................................... 5 1.2. Nội dung của tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp ......................................... 7 1.2.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp ........................................................... 7 1.2.2. Bố trí sản xuất trong doanh nghiệp ..................................................................... 10 CHƢƠNG 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP ........ 15 2.1. Đối tƣợng, nội dung nghiên cứu của tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp ............................................................................................................................ 15 2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp ................................ 17 2.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp ................................ 19 2.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến ......................................................... 20 2.3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chức năng ......................................................... 20 2.3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến - chức năng ..................................... 22 2.3.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ma trận ............................................................. 23 2.4. Chế độ một cấp trƣởng trong quản trị doanh nghiệp .................................... 25 2.5. Mối quan hệ giữa các chức danh thủ trƣởng trong doanh nghiệp ............... 26 2.6. Những nhân tố cản trở tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp ........................ 27 CHƢƠNG 3 ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP ................ 31 3.1. Thực chất và những nội dung của điều hành tác nghiệp trong doanh nghiệp ... 31 3.2. Những nhân tố ảnh hƣởng đến điều hành tác nghiệp trong doanh nghiệp . 32 3.3. Lập lịch trình sản xuất theo lô ......................................................................... 34 3.4. Sắp xếp thứ tự thực hiện các hợp đồng kinh tế .............................................. 37 3.5. Những phƣơng pháp chủ yếu sử dụng trong điều hành tác nghiệp trong doanh nghiệp ...................................................................................................... 41 3.5.1. Phương pháp kinh tế ............................................................................................ 42 3.5.2. Phương pháp tổ chức, hành chính ....................................................................... 43 3.5.3. Phương pháp giáo dục, động viên ..................................................................... 43 3.5.4. Phương pháp tâm lý - xã hội ............................................................................... 44 3.5.5. Các phương pháp khác ........................................................................................ 44 1 CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP ......................................................................................... 47 4.1. Thực chất và nội dung của tổ chức, quản lý cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ........................................................................................... 47 4.2. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ............................. 48 4.2.1. Nhiệm vụ và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ...................................................................................................... 48 4.2.2. Trình tự hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ...................... 49 4.3. Tổ chức đảm bảo nguyên vật liệu cho doanh nghiệp ..................................... 57 4.3.1. Lựa chọn phương thức cung ứng......................................................................... 57 4.3.2. Lựa chọn nhà cung ứng ....................................................................................... 60 4.3.3. Tổ chức điều chuyển và tiếp nhận nguyên vật liệu ............................................. 62 CHƢƠNG 5 QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP ................ 66 5.1. Hàng hóa dự trữ và các chi phí có liên quan đến quản trị hàng dự trữ ...... 66 5.1.1. Hàng dự trữ và vai trò của hàng dự trữ đối với doanh nghiệp ............................ 66 5.1.2. Những chi phí có liên quan đến hàng dự trữ ................................................... 67 5.2. Kỹ thuật phân tích ABC trong quản trị hàng dự trữ .................................... 68 5.3. Mô hình lƣợng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ).............................................. 71 5.3.1. Xác định lượng đặt hàng tối ưu ........................................................................... 73 5.3.2. Xác định điểm đặt hàng lại ROP (Reorder Point) ............................................... 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 78 2 3 CHƢƠNG 1 TỔ CHỨC SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP Một doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả và thuận lợi trong điều hành cần phải xã định rõ cơ cấu sản xuất và tổ chức tốt hệ thống sản xuất của nó. Trong chương này sẽ tập trung giới thiệu các kiểu cơ cấu sản xuất và tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp. 1.1. Khái quát về tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm Có nhiều khái niệm khác nhau về tổ chức sản xuất. Có khái niệm cho rằng: “Tổ chức sản xuất là bố trí người làm, người theo dõi, chỉ huy, bố trí nguyên vật liệu, công cụ, mặt bằng để sản xuất một mặt hàng náo đó.” Theo khái niệm này, tổ chức sản xuất hướng đến việc sắp xếp, bố trí các yếu tố: lao động, nguyên vật liệu, công cụ lao động và mặt bằng sản xuất để tạo ra một loại sản phẩm hàng hoá. Có khái niệm cho rằng: “Tổ chức sản xuất là tổng hợp các biện pháp chỉ đạo hướng tới một tổng hợp hợp lý của quá trình lao động với các yếu tố vật lý của sản xuất trong không gian và thời gian cho mục đích nâng cao hiệu quả.” Theo cách định nghĩa này, tổ chức sản xuất là hành động của chủ thể quản lý nhằm mục tiêu sử dụng tối ưu các nguồn lực nhờ các hoạt động bố trí hợp lý các nguồn lực trong một không gian và thời gian nhất định. Các khái niệm trên đều có chung một nội dung, đó là: “Tổ chức sản xuất là sự phối hợp, kết hợp chặt chẽ giữa sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất, quy mô sản xuất và công nghệ sản xuất đã xác định nhằm sản xuất ra sản phẩm có chất lượng đáp ứng nhu cầu của thị trường.” 1.1.2. Ý nghĩa và mục đích của tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp Việc tổ chức sản xuất hợp lý sẽ đem lại hiệu quả cao về các mặt sau đây:  Cho phép hoặc góp phần quan trọng vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực như nguyên nhiên liệu, vật liệu, lao động, máy móc thiết bị trong doanh nghiệp.  Góp phần quan trọng vào việc tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện mục tiêu kinh tế tổng hợp của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi để tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng.  Tổ chức sản xuất khoa học sẽ có tác dụng tích cực trong việc bảo vệ môi trường như giảm thiểu ô nhiễm môi trường, giảm thiểu độc hại cho môi trường sống của doanh nghiệp và vùng lân cận.  Tổ chức sản xuất khoa học, hợp lý là căn cứ và cơ sở quan trọng cho tổ chức quản lý doanh nghiệp một cách khoa học. 4 1.1.3. Nội dung của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp 1.1.3.1. Quan niệm về quá trình sản xuất Để tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp được hợp lý và hiệu quả, việc đầu tiên cần nắm vững là hiểu đầy đủ về quá trình sản xuất của doanh nghiệp - đối tượng của tổ chức sản xuất. Có nhiều quan niệm khác nhau về quá trình sản xuất. Mỗi cách quan niệm đứng trên một góc độ khác nhau. Sau đây là các cách tiếp cận quá trình sản xuất của doanh nghiệp:  Theo nghiã rộng: quá trình sản xuất bắt đầu từ khi xác định phương án sản phẩm, chuẩn bị các điều kiện cho sản xuất để sản xuất ra sản phẩm và đem sản phẩm đó tiêu thụ trên thị trường.  Theo nghĩa hẹp: quá trình sản xuất là quá trình khai thác hoặc chế biến một loại sản phẩm nào đó nhờ kết hợp một cách chặt chẽ ba yếu tố của quá trình sản xuất.  Theo nghĩa tổng quát: quá trình sản xuất trong doanh nghiệp là tổng hợp của hai mặt vật chất - kỹ thuật của sản xuất và mặt kinh tế - xã hội của sản xuất. o Mặt vật chất - kỹ thuật của sản xuất bao gồm sự tác động của sức lao động lên đối tượng lao động bằng các công cụ lao động cần thiết để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. o Mặt kinh tế - xã hội của sản xuất cho thấy, quá trình sản xuất trong doanh nghiệp còn là quá trình củng cố mối quan hệ sản xuất giữa người với người, đó là quá trình lao động sáng tạo và hiệp tác giữa những người lao động với nhau. 1.1.3.2. Nội dung của quá trình sản xuất Với quan niệm trên về quá trình sản xuất, nội dung chủ yếu của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp bao gồm quá trình công nghệ, quá trình kiểm tra và quá trình điều chuyển, trong đó quá trình công nghệ có vai trò quan trọng hơn cả. Tuỳ theo phương pháp chế biến hay gia công được áp dụng trong doanh nghiệp mà quá trình công nghệ được chia thành nhiều hay ít giai đoạn công nghệ khác nhau và mỗi giai đoạn công nghệ lại được chia ra thành nhiều bước công việc (còn được gọi là nguyên công) khác nhau. Bước công việc được gọi là đơn vị cơ bản của quá trình sản xuất. Đó là một phần của quá trình sản xuất, được thực hiện trên một nơi làm việc, do một công nhân hoặc một nhóm công nhân cùng tiến hành trên một đối tượng lao động nhất định. Khi xem xét bước công việc phải căn cứ vào 3 nhân tố : (1) nơi làm việc, (2) công nhân, (3) đối tượng lao động. Nếu một trong ba nhân tố trên thay đổi thì bước công việc cũng thay đổi. 5 Việc phân chia bước công việc càng nhỏ, càng có ý nghĩa to lớn đối với việc nâng cao trình độ chuyên môn hoá công nhân, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm và sử dụng hợp lý công suất của thiết bị, máy móc. Tuy nhiên, nhược điểm của việc chia nhỏ các bước công việc sẽ làm cho thời gian gián đoạn trong sản xuất lại tăng lên trong một mức độ nhất định, vì phải dừng lại ở nhiều khâu, nhiều nơi làm việc khác nhau và phải chuyển nhiều lầm từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác. Nói chung, việc phân chia thành nhiều bứoc công việc nhỏ chỉ để phù hợp với trình độ sản xuất thủ công, cũng như ở giai đoạn đầu của sản xuất cơ khí hoá. Cùng với sự phát triển của các loại máy móc, công nghệ sản xuất tiến tiến hơn, hiện đại hơn, một xu hướng chung là gộp các bước công việc nhỏ thành những bước công việc lớn hơn. 1.1.4. Một số nguyên tắc tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp Khi tổ chức quá trình sản xuất trong doanh nghiệp, cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây: Nguyên tắc thứ nhất: Tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp phải đảm bảo kết hợp giữa phát triển chuyên môn hoá với phát triển kinh doanh tổng hợp. Chuyên môn hoá là hình thức phân công lao động xã hội nhằm làm cho doanh nghiệp nói chung, các bộ phận sản xuất và các nơi làm việc nói riêng có nhiệm vụ chỉ chế tạo một (hoặc một số ít) loại sản phẩm, chi tiết của sản phẩm hoặc chỉ tiến hành một (hoặc một số ít) bước công việc. Sản xuất chuyên môn hoá được coi là nhân tố quyết định ảnh hướng lớn đến việc phát triển các loại hình sản xuất, tạo điều kiện cho công tác tiêu chuẩn hoá, thống nhất hoá, ứng dụng kỹ thuật tiên tiến hiện đại, tổ chức mua sắm vật tư, tổ chức lao động khoa học. Kinh doanh tổng hợp là những hoạt động kinh tế mang tính chất bao trùm nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất công nghiệp đến sản xuất phi công nghiệp, từ sản xuất đến lưu thông, phân phối và dịch vụ. Chuyên môn hoá và kinh doanh tổng hợp là 2 vấn đề khác nhau, có mối liên hệ qua lại lẫn nhau. Nếu doanh nghiệp mở rộng kinh doanh tổng hợp, thì chuyên môn hoá của doanh nghiệp bị thu hẹp lại, do đó vấn đề đặt ra là phải khéo léo kết hợp hai vấn đề trên. Trên góc độ toàn bộ doanh nghiệp xem xét thì thấy: tuy mức độ chuyên môn hoá có giảm, song vẫn cần phải nâng cao trình độ chuyên môn hoá của từng bộ phận sản xuất và từng nơi làm việc. Chính như vậy mới phù hợp với xu thế phát triển hiện nay của doanh nghiệp là vừa thực hiện chuyên môn hoá, vừa thực hiện đa dạng hoá sản phẩm và kinh doanh tổng hợp trên cơ sở lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo. 6 Nguyên tắc thứ hai: tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp phải thường xuyên duy trì và bảo đảm cân đối giữa các khâu, các bộ phận trong quá trình sản xuất. Sản xuất cân đối được thể hiện qua mối quan hệ giữa các đơn vị sản xuất: các đơn vị sản xuất chính, các đơn vị sản xuất phụ trợ, các đơn vị sản xuất phụ, các đơn vị phục vụ sản xuất trong doanh nghiệp. Mục đích cơ bản của việc này là nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ với hiệu quả cao và đây chính là một trong những chỉ tiêu của tổ chức sản xuất hợp lý. Ngày nay, nhờ tiến bộ của khoa học hiện đại, người ta càng ngày càng tạo ra công nghệ mới, thiết bị mới, máy móc mới. Kết quả của sự thay đổi này đã tạo điều kiện thuận lợi để xác lập và duy trì sản xuất cân đối trong doanh nghiệp. Nguyên tắc thứ ba: Tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp phải bảo đảm tính nhịp nhàng. Sản xuất nhịp nhàng có nghĩa là số lượng sản phẩm sản xuất ra trong từng thời gian quy định (giờ, ca, ngày) phải bằng hoặc xấp xỉ nhau. Sự nhịp nhàng của sản xuất chịu sự tác động của nhiều nhân tố như: công tác chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất, kế hoạch sản xuất, kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị máy móc, kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật, việc bố trí ca làm việc, trình độ thao tác của công nhân, Nếu mỗi doanh nghiệp có biện pháp thích hợp để thực hiện phối hợp chặt chẽ giữa các nhân tố này, bảo đảm sản xuất nhịp nhàng nó sẽ đem lại ý nghĩa to lớn, như: o Thực hiện có hiệu quả các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo việc cung ứng sản phẩm cho thị trường đúng như yêu cầu của thị trường. o Đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ và mối quan hệ hợp tác, liên kết giữa các đơn vị trong doanh nghiệp. o Khắc phục được tình trạng sản xuất theo kiểu « lúc thì thong thả, cầm chừng, khi thì vội vã, khẩn trương » gây nên những lãng phí về sức khoẻ của người lao động. Nguyên tắc thứ tư: Tổ chức sản xuất phải đảm bảo tiến hành sản xuất liên tục, không bị gián đoạn do những nguyên nhân chủ quan gây ra. Điển hình là những hiện tượng: sản xuất không cân đối, thiếu nguyên vật liệu, thiếu việc làm, thiết bị máy móc hỏng đột xuất. Bảo đảm sản xuất liên tục có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp trên các mặt sau đây: + Tiết kiệm thời gian lao động trong quá trình sản xuất; + Sử dụng hợp lý công suất thiết bị máy móc; + Góp phần đảm bảo sản xuất cân dối, nhịp nhàng; + Bảo đảm hoàn thành kế hoạch sản xuất với hiệu quả cao; 7 Nguyên tắc thứ năm: tổ chức sản xuất phải tạo điều kiện gắn trực tiếp hoạt động quản trị với hoạt động sản xuất. Sản xuất là cơ sở hạ tầng, quản trị kinh doanh thuộc nhân tố thượng tầng nên việc tổ chức sản xuất phải phải đảm bảo sự phù hợp giữa hệ thống quản trị và hệ thống sản xuất. Để làm được điều đó, ngay trong quá trình thiết kế hệ thống sản xuất kinh doanh cần phải tính toán bố trí sản xuất phù hợp với công nghệ chế tạo, chế biến trong khoảng không gian đã định trước của doanh nghiệp. Khi bố trí mỗi bộ phận phải chú ý tạo điều kiện cho hoạt động quản trị diễn ra thuận lợi nhất, đồng thời đảm bảo sự quan sát, kiểm tra trực tiếp và thường xuyên hoạt động của dây chuyền sản xuất. Trên đây là 5 nguyên tắc cần quán triệt trong quá trình tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp. Năm nguyên tắc trên có mối liên hệ mật thiết với nhau, nguyên tắc sau là kết quả của việc thực hiên nguyên tắc trước. 1.2. Nội dung của tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp 1.2.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp 1.2.1.1. Khái niệm cơ cấu sản xuất Cơ cấu sản xuất trong doanh nghiệp phản ánh bố cục về chất và cân đối về lượng của quá trình sản xuất. Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp được tạo lập bởi các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất của doanh nghiệp với những hình thức tổ chức xây dựng, sự phân bố về không gian và mối liên hệ giữa các bộ phận đó với nhau. 1.2.1.2. Các bộ phận cấu thành của cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp Quá trình sản xuất của doanh nghiệp có thể được xây dựng bởi các cấu thành chính sau đây:  Bộ phận sản xuất chính: là bộ phận trực tiếp chế tạo ra sản phẩm chính (cắt, may, đóng gói trong nhà máy dệt). Đặc điểm của bộ phận này là: Nguyên vật liệu mà nó chế biến phải trở thành sản phẩm chính của doanh nghiệp.  Bộ phận sản xuất phụ trợ: là bộ phận mà hoạt động của nó có tác dụng trực tiếp cho sản xuất chính, đảm bảo cho sản xuất chính có thể tiến hành liên tục và đều đặn. Chẳng hạn, bộ phận sản xuất hồ của nhà máy dệt vải, bộ phận sản xuất bao bì của nhà máy sản xuất thức ăn gia súc.  Bộ phận sản xuất phụ: là bộ phận tận dụng phế liệu, phế phẩm của sản xuất chính để chế tạo ra những sản phẩm phụ, ngoài danh mục sản phẩm thiết kế của doanh nghiệp. Tuỳ theo từng doanh nghiệp, nếu xét thấy có hiệu quả thì tổ chức bộ phận sản xuất phụ. Nếu không có hiệu quả thì không cần tổ chức bộ phận sản xuất phụ mà tiến hành thu gom và bán phế liệu, phế phẩm ra ngoài.  Bộ phận phục vụ sản xuất: là bộ phận được tổ chức ra nhằm đảm bảo việc cung ứng, bảo quản, cấp phát, điều chuyển nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành 8 phẩm và dụng cụ lao động. Bộ phận này thường bao gồm: bộ phận quản lý kho tàng, điều chuyển nội bộ, điều chuyển từ bên ngoài về. Mỗi doanh nghiệp muốn sản xuất ra nhiều loại sản phẩm với chất lượng và hiệu quả cao, chủ yếu phải dựa vào các phân xưởng hay các ngành sản xuất chính. Để thực hiện được vấn đề này, biện pháp chủ yếu và quan trọng là phải bảo đảm tự cân đối giữa sản phẩm chính, sản phẩm phụ, phù trợ và phục vụ sản xuất. Tuy nhiên, khi giải quyết mối quan hệ này, cần chú ý đến một số vấn đề sau: + Xu hướng chung là tăng tỷ trọng của sản xuất chính về mặt năng lực sản xuất so với năng lực sản xuất của toàn doanh nghiệp. + Nâng cao trình độ cơ giới hoá của sản xuất phụ trợ và phục vụ sản xuất, nhờ đó mà tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sử dụng công suất, thiết bị máy móc và nâng cao chất lượng sản phẩm của sản xuất chính. + Đảm bảo sự cân đối giữa các bộ phận trong tình hình có sự thay đổi cơ cấu mặt hàng sản phẩm. Hết sức coi trọng việc cải tiến hoàn thiện các hình thức tổ chức sản xuất. 1.2.1.3. Các cấp sản xuất trong doanh nghiệp Các cấp sản xuất trong doanh nghiệp phản ánh kết quả của việc phân công lao động nội bộ doanh nghiệp, bao gồm: phân xưởng, ngành, và nôi làm việc.  Phân xƣởng: là đơn vị sản xuất cơ bản và chủ yếu của doanh nghiệp. Phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất một loại sản phẩm hoặc hoàn thành một giai đoạn công nghệ nhất định của quá trình sản xuất.  Ngành: là đơn vị tổ chức sản xuất nằm trong phân xưởng có quy mô lớn. Là tổng hợp trên cùng một khu vực nhiều nơi làm việc, có quan hệ mật thiết với nhau về công nghệ hoặc sản phẩm. Ở đây, công nhân cùng thực hiện