Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phẩn thương mại và xuất nhập khẩu mực in Việt Nam

Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phẩn thương mại và xuất nhập khẩu mực in VIỆT NAM CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM 1.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM 1.1.1 Danh mục hàng bán và dịch vụ tại công ty Cổ phần thương mại và xuất nhập khẩu mực in Việt Nam Do lĩnh vực kinh doanh của công ty chủ yếu là sản xuất, mua bán, xuất nhập khẩu các loại máy in, máy tính, máy fax, máy photocopy, các loại cartridge, linh kiện máy in, máy fax, máy photocopy, linh kiện hộp mực ... (Theo quyết định kinh doanh số 0103016684 do phòng KHĐT - Sở KHĐT cấp) nên danh mục hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ của công ty cũng mang những đặc thù riêng của ngành in. - Danh mục hàng hoá kinh doanh tại công ty: + Về mặt hàng Máy in: Các mặt hàng máy in của công ty kinh doanh với những thương hiệu nổi tiếng như Canon, HP, Brother, Samsung, xeroc .... Với mẫu mã và chủng loại đa dạng, chất lượng tốt, giá thành phải chăng, bảo hành chớnh hãng ... công ty luôn đáp ứng được yêu cầu của từng đối tượng khách hàng. Bảng 1.1 Danh mục máy in kinh doanh chủ yếu tại công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam STT Mặt hàng ĐVT 1 Máy in Laser Canon 3370 (Đảo giấy, in mạng) Chiếc 2 Máy in Laser Canon 3310 (Tự động đảo giấy) Chiếc 3 Máy in Canon Laser LBP 3000 Chiếc 4 Máy in Canon Laser LBP 3500 (Khổ A3) Chiếc 5 Máy in Canon LBP 3050 Chiếc 6 Máy in Canon LBP 2900 Chiếc 7 Máy in laser màu Canon LBP 5050 Chiếc 8 Máy in phun màu Canon IP 3600 Chiếc 9 Máy in phun màu Canon IP 4760 Chiếc 10 Máy in phun màu Canon IP 1900 Chiếc 11 Máy in phun màu Canon Pixma Pro 9000 (8 màu mực) Chiếc 12 Máy in Phun màu đa năng Canon MX 558 Chiếc 13 Máy in Phun màu đa năng Canon Mp 988 (in, scan, copy) Chiếc 14 Máy in Canon đa năng MX 338 (máy in không dây) Chiếc 15 Máy in Laser đa năng Canon MF 4350D Chiếc 16 Máy in Laser HP P1006 Chiếc 17 Máy in Laser HP 2035N Chiếc 18 Máy in Laser HP 2055 DN (đảo giấy, in mạng) Chiếc 19 Máy in HP Laser P3005 Chiếc 20 Máy in HP Laser 5200L (Khổ giấy A3) Chiếc 21 Máy in HP 1320D Chiếc 22 Máy in HP 2015N Chiếc 23 Máy in HP 1160 Chiếc 24 Máy in phun màu đa năng HP 6500 Chiếc 25 Máy in phun màu đa chức năng HP3680(scan, phụto, in A4, fax) Chiếc 26 Máy in phun đa chức năng HP 2410 (scan, photo, in A4) Chiếc 27 Máy in Laser Samsung ML 1915 Chiếc 28 Máy in Laser Samsung ML 3471ND Chiếc 29 Máy in Laser Samsung ML3470 Chiếc 30 Máy in đa năng Samsung SF 650P Chiếc 31 Máy in Laser Samsung ML 1915 Chiếc 32 Máy in Epson T40 Chiếc 33 Máy in Epson T50 Chiếc 34 Máy in phun màu Epson R285 Chiếc 35 Máy in phun mầu A3 Epson R1900 (8 màu mực) Chiếc 36 Máy in phun màu Brother DCP 6690CW Chiếc 37 Máy in Laser màu Brother HL 3070 (in mạng) Chiếc 38 Máy in phun màu Brother Hl 4050 CDN Chiếc 39 .......................... Chiếc (Nguồn: Phòng Tài chính kế toán) + Danh mục Hộp mực : Bảng 1.2 Danh mục hộp mực ( Cartridge ) kinh doanh tại công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam STT Tên hộp mực ĐVT 1 Cartridge C5949 Hộp 2 Cartridge C2612 Hộp 3 Cartridge C2613 Hộp 4 Cartridge CB435A Hộp 5 Cartridge CB436A Hộp 6 Cartridge C2624 Hộp 7 Cartridge C4092 Hộp 8 Cartridge C4192 Hộp 9 Cartridge C7115 Hộp 10 Cartridge C7551 Hộp ........ .... (Nguồn: Phòng Tài chính kế toán) + Danh mục Film fax: Bảng 1.3 Danh mục Film Fax kinh doanh tại công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam STT Film fax ĐVT 1 Film fax Panasonic 55E ( 1 hộp – 1 cuộn ) hộp 2 Film fax Panasonic 55E ( 1 hộp – 2 cuộn ) hộp 3 Film fax Panasonic 54E ( 1 hộp – 1 cuộn) hộp 4 Film fax Panasonic 54E/57E ( 1 hộp – 2 cuộn) hộp 5 Film fax Panasonic 57E ( 1 hộp – 1 cuộn) hộp 6 Film fax Panasonic 83E ( 1 hộp – 1 cuộn) hộp 7 Film fax Panasonic 85E ( 1 hộp – 1 cuộn) hộp 8 Film fax Panasonic 136A ( 1 hộp – 2 cuộn) hộp 9 Film fax PC 92RF hộp 10 Film fax PC 102RF hộp 11 Film fax PC 202 RF hộp ... (Nguồn: Phòng Tài chính kế toán) Và các linh kiện mực in, máy in, máy tính, máy fax, máy photocopy khác (như trống các loại, cao su, gạt to, gạt nhỏ các loại, trục bánh tỳ, dây cáp đầu kim, hộp quét, Main Formater, Cáp in LBP, Film sấy ...) - Dịch vụ tái sinh mực tại công ty: Bảng 1.3: Danh mục dịch vụ tái sinh mực tại công ty: STT Dịch vụ Tái sinh mực ĐVT 1 Tái sinh mực 1010/1020/1022/3030/3050... Hộp 2 Tái sinh mực 2035/2055 Hộp 3 Tái sinh mực P3005 Hộp 4 Tái sinh mực P1006(35A)/36A(1505) Hộp 5 Tái sinh mực FX-9/FX-3 Hộp 6 Tái sinh mực 20552014/2015/1160/1320/3300 Hộp 7 Tái sinh mực 1200/1210/5L/6L .... Hộp 8 Tái sinh mực in phun màu C6625/C6615/C6657... Hộp 9 Tái sinh mực in phun màu C4936/C4937/C4938.. Hộp ... ... ... (Nguồn: Phòng Tài chớnh kế toán) 1.1.2 Thị trường của Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Mực in Việt Nam Thị trường cung cấp mực in, máy in, máy fax, linh kiện máy in, máy fax, tái sinh mực được coi là rộng và có nhiều tiềm năng. Từ các Ngân hàng, các Tổng công ty, các công ty, đến các trường học, các hộ gia đình ... Bất cứ ở đâu có nhu cầu về in ấn, về fax tín hiệu, về in màu .. ở đó có thị trường của Công ty. Công ty CP TM & XNK Mực in VIệt Nam do mới thành lập, đang trong quá trình nỗ lực phấn đấu và phát triển nên thị trường chính của công ty là thị trường khu vực Hà Nội và một số tỉnh lân cận. Mục tiêu trong tương lai của công ty là có thể mở thờm cỏc chi nhánh của công ty ở các tỉnh và địa phương trong cả nước để phục vụ và đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của người tiêu dùng ở các tỉnh và địa phương. Thị trường của công ty là các Ngân hàng, các chi nhánh như Chi nhánh Ngõn hàng đầu tư và phát triển Thăng Long; Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, chi nhánh Mỹ Đình, CN Hoàn Kiếm, CN Ba Đình...; Ngõn hàng TM CP XNK Việt Nam, CN Mỹ Đình, CN Đống Đa, CN Long Biên....; NH TM CP Đông Nam Á, CN Thanh Xuân, CN Ba Đình ...; NH TM CP Đông Á và một số ngân hàng khác. Tất cả các ngân hàng đều phải sử dụng máy in, máy fax, máy photo cho công việc của ngân hàng, hơn nữa, khối lượng công việc lại rất lớn, yêu cầu chất lượng trang in phải đẹp, số lượng trang in sau khi tái sinh mực phải đạt đủ số trang theo tiêu chuẩn ... Vì vậy, rất nhiều các ngân hàng đó tỡm đến công ty VNQP và gắn bó với VNQP trong suốt những năm qua và còn cả trong những năm tiếp theo. Nhu cầu in ấn của các Tổng công ty, các Công ty là in ấn các tài liệu cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý của từng bộ phận trong công ty, nhu cầu về việc in ấn các tài liệu, các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm ... Vì vậy, đối với việc thay hộp mực mới là không tiết kiệm chi phí, rất nhiều các công ty này đã chọn VNQP làm dịch vụ tái sinh mực cho mình. Như vậy vừa tiết kiệm được chi phí lại vừa đảm bảo trang in đẹp, số lượng trang in đủ theo tiêu chuẩn chất lượng lại an toàn với môi trường. Một số các trường học, các tạp chí như Tạp chí Giao thông vận tải, Báo tin học và đời sống, Trường ĐH KTQD, Trường ĐH Thương mại ... nhu cầu về in ấn phục vụ cho công việc là rất lớn. Đây cũng là thị trường tiềm năng của công ty. 1.1.3 Phương thức bán hàng của công ty Cổ phần Thương mại và xuất nhập khẩu Mực in Việt Nam Công tác bán hàng tiêu thụ sản phẩm trong công ty được tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn (làm dịch vụ thương mại cho doanh nghiệp khác), bán lẻ, công nợ thu tiền ngay, công nợ thu tiền cuối tháng... Mỗi phương thức bán hàng lại được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như giao hàng trực tiếp, chuyển hàng thu tiền ngay, chuyển hàng thu công nợ sau ... Cụ thể về phương thức bán hàng của công ty VNQP được thực hiện như sau: a, Đối với bán buôn (hoặc làm dịch vụ thương mại): Công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam sử dụng phương thức bán buôn (hoặc làm dịch vụ thương mại) cho một số các doanh nghiệp thương mại khác để các doanh nghiệp này tiếp tục chuyển bán hàng hoá hoặc chuyển dịch vụ của công ty sang một công ty thứ ba khác. Nếu đối với những công ty thương mại khỏc thỡ số lượng hàng hoá, dịch vụ thường không phong phú, song, đối với VNQP thì dịch vụ thương mại này lại cũng rất đa dạng và phong phú. Cụ thể, bên cạnh hình thức bán buôn các sản phẩm các sản phẩm, hàng hoá của công ty như máy in, cartridge, film sấy, film fax ... công ty cũn thực hiện dịch vụ thương mại như dịch vụ tái sinh mực: Tái sinh mực 1010/1020/1022, Tái sinh mực 1160/1320/3300, Tái sinh mực 2035/2055 ... cho một số công ty thương mại như: Công ty CPTM Châu Long, Cty CPTM Bách Khoa, Công ty TNHH DV KT TM Hưng Thịnh ... - Đối với bán buôn các sản phẩm hàng hoá: Theo hình thức này, công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng, NV bán hàng cầm HĐ GTGT (liên 2) và phiếu xuất kho (do phòng kế toán lập) sau khi kiểm nhận đủ hàng tại kho, NV bán hàng giao hàng cho khách hàng. - Đối với dịch vụ thương mại: Khi phát sinh các giao dịch, nhân viên kỹ thuật nhận mực hoặc linh kiện hộp mực tại kho của công ty (theo phiếu xuất kho), sau đó dưới sự sắp xếp, điều động của phòng tổ chức điều động nhân sự, NV kỹ thuật đến khách hàng và thực hiện dịch vụ thương mại được giao. Chứng từ sử dụng trong Kế toán bán buôn là Hợp đồng cung cấp sản phẩm, dịch vụ giữa công ty và khách hàng, đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, HĐ GTGT,bảng kê chi tiết công nợ khách hàng, phiếu thu, giấy báo Có ... HĐ GTGT do phòng kế toán lập gồm 3 liờn: Liờn 1 (màu tím) là liên gốc, lưu tại quyển hoá đơn gốc; Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh) dùng để thanh toán. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thỡ liờn thứ 3 trong HĐ GTGT được dùng làm căn cứ thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và thủ quỹ dựa vào đó nhận đủ tiền hàng của khách. Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo HĐ GTGT do NV bán hàng thu tiền về, kế toán thanh toán và thủ quỹ ký tên vào phiếu thu. Nếu khách hàng yêu cầu cho 2 liên phiếu thu thì tuỳ vào yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 3 liên phiếu thu. 1 liên lưu ở quyển phiếu thu gốc, 1 liên gửi cho khách hàng (có đóng dấu của công ty, thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất), 1 liên kẹp vào HĐ GTGT (liên 3) lưu tại công ty. Việc thanh toán có thể bằng tiền gửi ngân hàng (chuyển khoản) hoặc bằng tiền mặt. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán vốn bằng tiền phải in giấy báo Có của Ngân hàng và ghép sổ phụ ngân hàng cho từng tháng, từng năm. b, Đối với phương thức bán lẻ: - Đối với phương thức bán lẻ lớn, thường xuyên: Phương thức bán lẻ lớn cũng tương tự như phương thức bán buôn (đã được đề cập ở trên); nhưng đối với phương thức bán lẻ lớn thì số lượng hàng hoá, dịch vụ ít hơn so với bán buôn; song khách hàng lại lấy hàng hoá thường xuyên như bán buôn. Công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam cũng sử dụng hình thức bán hàng qua kho. Trên cơ sở báo giá gửi cho khách hàng, hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ, đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán lập HĐ GTGT; HĐ GTGT do phòng kế toán lập gồm 3 liờn: Liờn 1 (màu tím) là liên gốc, lưu tại quyển hoá đơn gốc; Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh) dùng để thanh toán với khách hàng. Dựa vào HĐ GTGT, kế toán thanh toán viết phiếu thu và làm căn cứ kế toán cho thủ quỹ thu tiền. Khi nhận đủ tiền theo HĐ, thủ quỹ sẽ ký vào phiếu thu. Đối với chuyển khoản, kế toán sẽ in Giấy báo Có của ngân hàng và ghép sổ phụ ngân hàng theo từng tháng, từng năm. Thông thường các khách hàng thường xuyên này sẽ tập hợp công nợ, lập bảng kê chi tiết công nợ khách hàng và thu công nợ vào cuối tháng. - Đối với hình thức bán lẻ không thường xuyên: Đối với các khách hàng mua lẻ, không thường xuyên lấy HĐ GTGT thì khi nào phát sinh giao dịch, kế toán sẽ tiến hành lập HĐ GTGT và thu tiền ngay mà không tập hợp công nợ vào cuối tháng. HĐ GTGT làm cơ sở kế toán thanh toán lập phiếu thu và thủ quỹ thu tiền. Đối với các khách hàng mua lẻ không lấy HĐ GTGT như các cá nhân, các hộ gia đình, cỏc phũng ban ... thì kế toán thanh toán sẽ phát hành Hoá đơn bán lẻ để thu tiền ngay. HĐ bán lẻ là căn cứ để kế toán vào phiếu thu, thủ quỹ nhập quỹ tiền mặt tại công ty. 1.2 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM Tổ chức hoạt động quản lý bán hàng của công ty được phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng cá nhân rất rõ ràng và hợp lý. Tổng giám đốc và giám đốc có nhiệm vụ xem xét, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn, vạch ra các kế hoạch chiến lược cho công ty trong thời gian tiếp theo. Mặt khác, tổng giám đốc và giám đốc còn trực tiếp tham gia tiếp cận thị trường, ký kết các Hợp đồng kinh tế lớn cho công ty. Phòng kinh doanh tiếp thị có nhiệm vụ trực tiếp là tiếp thị, ký kết các hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, thanh toán, bảo hành sản phẩm, chiết khấu thương mại .... Cụ thể: Phòng tiếp thị có 4 người, mỗi người được giao quản lý 1 khu vực riêng. Anh Trần Văn Thanh làm quản lý, tiếp thị khu vực quận Thanh Xuân, quận Hà Đông, huyện Từ Liêm, quận Cầu Giấy ... Anh Nguyễn Trung Hiếu làm quản lý, tiếp thị khu vực quận Hoàn Kiếm, quận Hai Bà Trưng, Quận Ba Đình ... Anh Nguyễn Minh Quang làm quản lý, tiếp thị khu vực quận Đống Đa, quận Hoàng Mai, quận Long Biên ... Chị Nguyễn Lan Hương làm quản lý, tiếp thị khu vực quận Thanh Xuân, quận Đống Đa, quận Cầu Giấy .... Thông thường các hợp đồng ký kết có thời hạn 90 ngày, sau thời hạn này, tuỳ vào tình hình kinh tế và các yếu tố kinh tế khác, 2 bên tiến hành trao đổi và ký kết lại hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng ký kết giữa 2 bên, căn cứ vào báo giá trong hợp đồng, khi phát sinh giao dịch, kế toán căn cứ vào báo giá này để lập phiếu giao hàng, HĐ GTGT. Trong hợp đồng ký kết giữa công ty và khách hàng thường ghi rõ thời hạn thanh toán công nợ, đối với các công ty lớn thường xuyên phát sinh giao dịch với công ty thì công nợ thường được thu vào cuối thỏng, cỏc khách hàng nhỏ lẻ thường thu tiền ngay (có thể có HĐ GTGT hoặc HĐ bán lẻ tuỳ vào từng khách hàng). CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM 2.1 CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM Kế toán ghi nhận doanh thu của công ty được áp dụng theo chuẩn mực số 10, chuẩn mực số 14, chuẩn mực số 16 - Doanh thu và thu nhập khác ( Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính). 2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán a, Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ: Chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu tại công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam như: + Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng cung cấp hàng hoá, dịch vụ, Đơn đặt hàng của khách hàng ... + Phiếu giao hàng (Biểu 2.1) + Hoá đơn GTGT (Biểu 2.3) + Hoá đơn bán lẻ (Biểu 2.4) + Bảng kê chi tiết công nợ khách hàng (Biểu 2.5) + Phiếu thu (Biểu 2.6) + Giấy báo Có .... - Phiếu giao hàng (Biểu 2.1): Khi phát sinh giao dịch, nhân viên giao hàng nhận hàng hoá tại kho theo phiếu xuất kho (do phòng kinh doanh lập chuyển xuống), sau khi nhận đủ hàng, nhân viên giao hàng đem phiếu xuất này xuống phòng kế toán, kế toán thanh toán nhập số liệu vào máy tính, in phiếu giao hàng giao cho khách hàng. Trong trường hợp làm dịch vụ tái sinh, khi xuất mực và các linh kiện mực, linh kiện máy in, linh kiện máy fax... phục vụ cho dịch vụ tái sinh mực, dịch vụ sửa chữa máy in, máy fax tại công ty, sau khi xuất kho linh kiện; các hàng hoá này được mang lên phòng sản xuất để nhân viên kỹ thuật tiến hành tái sinh mực, sửa chữa... Sau khi tái sinh mực hoặc sửa chữa được kiểm tra xong, nhân viên kỹ thuật mang xuống phòng kế toán, kế toán in phiếu giao hàng và chuyển xuống phòng điều động, phòng tổ chức điều động nhân sự có trách nhiệm điều động nhân viên giao hàng đến giao hàng cho khách. - Hoá đơn GTGT ( Biểu 2.3): Căn cứ vào phiếu giao hàng, kế toán lập hoá đơn GTGT. HĐ GTGT được lập cho các khách hàng lớn thường xuyên phát sinh giao dịch với công ty hoặc các khách hàng nhỏ lẻ có lấy HĐ GTGT. Các sản phẩm khuyến mại, các khoản chiết khấu thương mại được phản ánh ngay trên HĐ GTGT. HĐ GTGT được lập thành 3 liờn, Liờn 1(màu tím) được lưu tại quyển hoá đơn gốc, Liên 2 (màu đỏ) được giao cho Khách hàng, liên 3 (màu xanh) dùng làm chứng từ thanh toán. - Hoá đơn bán lẻ (Biểu 2.4): Căn cứ vào phiếu giao hàng, kế toán lập hoá đơn bán lẻ. HĐ bán lẻ sử dụng cho cỏc cỏ nhõn,cỏc hộ gia đình, cỏc phũng ban, hoặc các công ty phát sinh giao dịch không thường xuyên và có giá trị nhỏ hơn 100.000đ. - Bảng kê chi tiết công nợ khách hàng (Biểu 2.5): Đối với các khách hàng lớn, thường xuyên phát sinh giao dịch với công ty, công nợ được lập vào cuối tháng, trước khi phát hành hoá đơn GTGT, kế toán lập bảng kê chi tiết công nợ khách hàng và gửi cho khách hàng làm đề nghị thanh toán. - Phiếu thu (Biểu 2.6): Phiếu thu là chứng từ do kế toán ghi để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi vào sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có phiếu thu. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Trình tự luõn chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng quy định. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Tất cả các chứng từ kế toán đều được kiểm tra chặt chẽ về nội dung, về tớnh trung thực, rừ ràng, đầy đủ, về tớnh pháp lý, tớnh chớnh xác của số liệu ghi chép phản ánh trên chứng từ như: chữ ký, con dấu, ngày tháng, nội dung, số tiền ... trước khi chuyển đi hoặc ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ đó, kế toán tiến hành ghi sổ. Sau đó các chứng từ được phân loại, sắp xếp và lưu trữ, bảo quản tại phòng kế toán của công ty theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán của Bộ tài chính. Cụ thể, trình tự luõn chuyển chứng từ được thực hiện theo các bước sau: - Bước 1: Tiếp nhận lập, xử lý chứng từ kế toán. - Bước 2:Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc ký duyệt. - B - Bước 3: Phõn loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và nhập vào phần mềm kế toán. - Bước 4: Cuối tháng in sổ kế toán, kiểm tra và đối chiếu. - Bước 5: Lưu trữ, bảo quản chứng từ. b, Tài khoản sử dụng: - TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này được sử dụng để phản ánh Tổng số Doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu. TK 511 được mở chi tiết: TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá (chi tiết cho từng mã hàng hoá) TK 5112 - Doanh thu bán sản phẩm (chi tiết cho từng mã sản phẩm) TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ (chi tiết cho từng mã dịch vụ tái sinh) - TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ TK 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ - TK 111 - Tiền mặt - TK 112 - Tiền gửi ngân hàng - TK 131 - Phải thu của khách hàng - TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước - TK 155 - Thành phẩm (mở chi tiết cho từng mã hàng hoá) - TK 156 - Hàng hoá (mở chi tiết cho từng mã hàng hoá) ...... c, Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã ký giữa công ty với khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn giá xuất bán ... sau đó chuyển xuống bộ phận kho để nhận hàng. Sau khi nhận đủ hàng, thủ kho cùng với người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển phiếu xuất kho xuống phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho nhập thông tin vào máy tính và in phiếu giao hàng chuyển xuống phòng điều động để phòng điều động phõn công công việc cho từng nhân viên và giao hàng đến tận tay khách hàng. Căn cứ vào phiếu giao hàng này, kế toán viết HĐ GTGT, ghi vào sổ để theo dõi doanh thu bán hàng như sau: Nợ TK 111, 112, 131 (Tổng số tiền thanh toán) Có TK 511 (Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT) Có Tk 333 (3331