Đề tài Quản lý thiết bị trường học

Mục Lục Lời nói đầu 2 Phần 1: Mục tiêu và yêu cầu của đề tài 3 1. Bài toán đặt ra 3 1.1Ưu điểm của hệ thống cũ: 3 1.2Nhược điểm của hệ thống cũ: 3 2.Yêu cầu của đề tài 3 3.Xác lập dự án 3 Phần 2: Phân tích hệ thống 4 1.Mô tả về môi trường hoạt động: 4 2Khảo sát các nghiệp vụ có thể có 4 2.1.Mô tả nghiệp vụ: 4 2.2.Quy trình nghiệp vụ như sau: 5 Phần 3: Mô hình quản lý 12 1.Sơ Đồ Phân Rã Chức Năng 12 2.Sơ Đồ Mức Ngữ Cảnh 13 3.Sơ Đồ Mức Đỉnh 15 4.Xác định thực thể và các thuộc tính 22 4.1.Tài sản thiết bị 22 4.2 Nhập Thiết Bị 22 4.3 Giao Cho Bộ Môn 22 4.4 Chuyển Trả Khoa 23 4.5 Xuất Thiết Bị 23 4.6 Hồ Sơ Thiết Bị 23 4.7 Chuyển Giao Quản Lý 24 5. Bảng thực thể và các thuộc tính 24 Phần 4: Thiết kế 26 1.Mô hình quan hệ 26 2.Chuẩn hóa 26 3 Mô hình ER 27 Phần 5: Thiết kế giao diện : Giao diện người dùng 28 1Giao diện nhập thiết bị 28 2Giao diện xuất thiết bị 29 3Giao diện tìm kiếm 29 Phần 6: Kết Luận 30 Lời nói đầu           Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống và cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách trong các cơ quan , trường học trở nên rất tiện lợi. Khác với việc quản lí hồ sơ, sổ sách theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lí hồ sơ bởi máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếu kém của quản lí theo phương pháp truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lí, sự vòng vèo trong các quy trình xử lí, tốc độ việc cập nhật và lấy thông tin tăng lên rất nhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính toán bằng máy cũng giảm tối thiểu những sai sót.            Vì vậy ứng dụng tin học trong công tác quản lý thiết bị khoa công nghệ thông tin là mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý trong trường thuận lợi và dễ dàng hơn. Và đây là công việc của những người làm tin học chúng em.          Bài toán phân tích và thiét kế hệ thống quản lí thiết bị khoa công nghệ thông tin là đề tài của nhóm sinh viên chúng em, nhằm giúp sinh viên tiến hành khảo sát và thực hiện phân tích và thiết kế một hệ thống có thực, giúp sinh viên nắm vững môn học này cũng như bước đầu làm quen với công việc phân tích và thiết kế hệ thống tin học, có những hiểu biết cơ bản về công việc này.         Dựa trên những kiến thức về bộ môn này, nhóm chúng em chọn đề tài : Quản lí thiết bị khoa công nghệ thông tin trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hải Phòng. Nhóm chúng em hy vọng đề tài này tuy không phải là một giải pháp tối ưu nhưng sẽ giải quyết được những khâu chủ yếu của một trình quản lý được sử dụng phổ biến ở các trường học. Vì thời gian làm việc và kiến thức môn học còn sâu rộng nên đề tài của chúng em sẽ không tránh khỏi những nhược điểm và sai sót, nhóm chúng em hy vọng nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy về đề tài này. Xin cảm ơn thầy trong thời gian qua đã truyền dạy cho chúng em những kiến thức và kinh nghiệm làm nền tảng tri thức cho nhóm chúng em hoàn thành đề tài này. Phần 1: Mục tiêu và yêu cầu của đề tài 1. Bài toán đặt ra Quản lý trang thiết bị được giao tại các bộ môn của khoa CNTT với hệ thống quản lý cũ bằng văn bản giấy tờ: Quản lý sử dụng trên văn bản giấy tờ; dùng sổ để theo dõi tình trạng thiết bị của từng phòng; nhập các thiết bị thủ công, chỉ có sự tính toán của máy tính; tìm kiếm, tra cứu thủ công trên sổ sách 1.1Ưu điểm của hệ thống cũ: Hệ thống đã quen thuộc Giá thành thấp 1.2Nhược điểm của hệ thống cũ: Do quản lý bằng sổ sách giấy tờ nên tốn thời gian và nhân lực Dễ xảy ra sai sót Khó có thể quản lý một cách chính xác thiết bị Dữ liệu có thể bị mất mát Tìm kiếm, tra cứu mất rất nhiều thời gian Do vậy, yêu cầu đặt ra phải có một hệ thống mới, ứng dụng tin học vào quá trình quản lý nhằm loại bỏ tất cả những nhược điểm trên của hệ thống cũ , đồng thời có những tính năng vượt trội so với hệ thống cũ. 2.Yêu cầu của đề tài Hệ thống mới phải có những tính năng sau đây: Quản lý được giao nhận, nhập xuất của các thiết bị Quản lý được trang thiết bị của từng phòng ban bộ môn: có trang thiết bị gì, số lượng trang thiết bị, tình trạng ra sao, thêm mới và sửa chữa Quản lý chuyển quản lý thiết bị giữa các bộ môn, các phòng đặt Tìm kiếm và báo cáo theo nhiều chỉ mục khác nhau 3.Xác lập dự án Dự trù: nhóm 6 người hoàn thành trong thời gian 5 tuần Môi trường phát triển: Microsoft word 2003 – dùng để viết báo cáo Phần 2: Phân tích hệ thống 1.Mô tả về môi trường hoạt động: Hệ thống quản lý thiết bị khoa CNTT sẽ được cài đặt, hoạt động tại máy tính ở văn phòng khoa CNTT và được vận hành bởi nhân viên của khoa. Hệ thống cần có chức năng : Quản trị hệ thống: phân chia những cấp độ người dùng khác nhau, từng người sử dụng ở các chức vụ khác nhau sẽ có các tác vụ khác nhau, có thể quản lý được các thiết bị hiện tại đang có ở từng bộ môn, thiết bị ở trong kho( tình trạng, số lượng…) Nhập xuất thiết bị từ phòng hành chính tổ hợp về khoa và về các bộ và ngược lại Theo dõi được hồ sơ thiết bị, kiếm tra đánh giá được tình trạng thiết bị Có khả năng chuyển giao các thiết bị giữa các bộ môn trong khoa. 2Khảo sát các nghiệp vụ có thể có 2.1.Mô tả nghiệp vụ: Khoa Công nghệ thông tin trường Cao Đẳng Cộng Đồng là nơi chịu trách nhiệm cung cấp các thiết bị liên quan tới tin học để phục vụ công tác, phục vụ thí nghiệm, thực hành, thực tập của sinh viên khoa mình cũng như các đơn vị hay khoa khác theo các quy định, sắp xếp của nhà trường. Công nghệ thông tin với tính chất là một ngành phát triển rất nhanh với sự phát triển của khoa học công nghệ, chính vì lẽ đó mà để bắt kịp sự phát triển của công nghệ thì hàng năm khoa các thiết bị của khoa cũng luôn luôn được mua mới để đáp ứng nhu cầu thực hành, tìm tòi của sinh viên. Các thiết bị này sau có thời gian sử dụng lâu dài, có thể do mua hoặc do được cung cấp, tài trợ…Thiết bị nhập về được lưu ở kho của trường, sau đó được phòng hành chính tổng hợp chuyển giao về từng khoa. Các khoa dựa theo tình hình thực tế của mình sẽ phân các thiết bị này về các bộ môn tương ứng. Các thiết bị trong quá trình sử dụng có thể được chuyển đổi lẫn nhau giữa các bộ môn trong khoa. Thiết bị nếu hỏng hóc hay cần thanh lý sẽ được chuyển trả về phòng hành chính tổng hợp. Trong phạm vi của bài tập chỉ xét quá trình quản lý thiết bị cụ thể ở khoa CNTT sau khi thiết bị đã được giao về khoa, không xét đến quá trình nhập thiết bị về trường hay lưu kho của phòng hành chính tổng hợp. Sự phân cấp ở khoa như sau:
 2.2.Quy trình nghiệp vụ như sau: Thiết bị sau khi được phòng hành chính tổng hợp mua về sẽ được đưa vào kho của nhà trường. Để chuyển giao số thiết bị này cho khoa sẽ phải làm thủ tục nhập về kho, với phiếu xuất kho theo biểu mẫu sau: PHIẾU NHẬP KHO Số:....... Ngày... tháng... năm 20.... Họ tên người giao:............................................................. Số.... ngày... tháng... năm 20... Của................... .............................................................................................. Nhập tại kho:........................................................................ STT  Mã Thiết Bị  Tên Thiết Bị  Đơn Vị Tính  Số Lượng  Ghi Chú                               Tổng số tiền (viết bằng chữ):............................... Nhập ngày... tháng... năm 20... Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họtên)   Thiết bị sau đó sẽ được phòng hành chính tổng hợp bàn giao về khoa ( ở đây là khoa CNTT ) theo biểu mẫu sau: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự Do – Hạnh Phúc Số :………………../HCTH BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ, VẬT TƯ, DỤNG CỤ Đại diện phòng HCTH : Ông (bà) ……………………………………………………... Đại diện bên giao :Ông (bà)…………………………………………………………………..... Đại diện bên nhận : Ông (bà)…………………………………………………………………… Theo lệnh điều động số:……………./HCTH của Trường, các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị , dụng cụ và vật tư sau: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ĐẠI DIỆN P.HCTH ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN Tại đơn vị được phân bổ thiết bị ( khoa CNTT ), thiết bị sẽ được phân về bộ môn cụ thể và đồng thời bộ môn đó sẽ có 1 người được phân công quản lý thiết bị, chịu trách nhiệm cụ thể về thiết bị đó. Biên bản bàn giao có dạng : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự Do – Hạnh Phúc Số :………………../Khoa CNTT BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ Bàn giao thiết bị từ khoa CNTT Tới bộ môn ......... ............................................ ........................ ............................ ...................... Đại diện bên giao :Ông (bà)…………………………………………………………………..... Đại diện bên nhận : Ông (bà)…………………………………………………………………… Người chịu trách nhiệm quản lý : Ông (bà) …………………… ………………………… Theo lệnh điều động số:……………./HCTH của Khoa CNTT, các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị , dụng cụ và vật tư sau: ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Người được phân công quản lý thiết bị sẽ có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tình hình thiết bị và ghi vào sổ theo dõi với mẫu sau: SỔ THEO DÕI THIẾT BỊ TẠI NƠI SỬ DỤNG Số TT  Mã số  Tên thiết bị  Năm đưa vào SD  ĐVT  Số lượng  Phòng Đặt  Tình trạng thiết bị                                Trong quá trình sử dụng, vận hành nếu có gì bất thường phải báo ngay với người quản lý chịu trách nhiệm thiết bị đó. Mọi thay đổi, điều chuyển đều phải được theo dõi và ghi vào sổ theo dõi thiết bị. Người quản lý phải có trách nhiệm báo cáo tình trạng của thiết bị theo một khoảng thời gian quy định trước. Trong quá trình sử dụng, thường có yêu cầu di chuyển thiết bị từ bộ môn này sang bộ môn khác, từ phòng lắp đặt này sang phòng lắp đặt khác, từ người chịu trách nhiệm này sang người khác và thực hiện theo biểu mẫu : BIÊN BẢN BÀN GIAO THU HỒI, ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN Hôm nay, ngày……..tháng…..năm……tại………………………………………………. ……….……..……………………………………………………………………………… Đại diện bên giao: Ông (bà):………………………………………………………………. Đại diện bên nhận: Ông (bà):………………………………………………………………. Theo lệnh điều động số…………/…………của khoa , các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị, vật tư sau: ……….……..……………………………………………………………………………… ……….……..……………………………………………………………………………… ……….……..……………………………………………………………………………… ……….……..……………………………………………………………………………… ……….……..……………………………………………………………………………… ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)   Khi thiết bị hỏng hóc, có sự cố sẽ được chuyển trả về phòng hành chính tổng hợp. Hay khi thiết bị hết giá trị sử dụng cũng sẽ được báo cáo để chuyển trả. Khi đó thiết bị sẽ được chuyển vào kho theo biểu mẫu xuất kho: PHIẾU XUẤT KHO Số:....... Ngày... tháng... năm 20.... - Họ tên người nhận hàng:.............. Địa chỉ (bộ phận)......... - Lý do xuất kho:.................................................................. - Xuất tại kho:....................................................................... STT  Mã Thiết Bị  Tên Thiết Bị  Đơn Vị Tính  Số Lượng  Ghi Chú                               Nhập ngày... tháng... năm 20 .... Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)   Phần 3: Mô hình quản lý 1.Sơ Đồ Phân Rã Chức Năng Mô hình chức năng lá: Nhập thiết bị 1.2 Giao cho bộ môn 1.3 Giao trả khoa 1.4 Xuất thiết bị 2.1 Hồ sơ thiêt bị 2.2 Chuyển quản lý 3.1 Bộ môn 3.2 Phòng đặt 3.3 Người quản lý 3.4 Thiết bị 4.1 Bảng tính thống kê 4.2 Bảng thiết bị 4.3 Báo cáo tình hình thiết bị 5.1 Liệt kê thiết bị theo danh sách 5.2 Tìm kiếm theo tên thiết bị 5.3 Tìm kiếm theo mã thiết bị 2.Sơ Đồ Mức Ngữ Cảnh Sơ đồ mức ngữ cảnh Chú Thích 1.Thông tin danh mục, nhập xuất 2.Tìm kiếm , thống kê 3. Thông tin về hiện trạng thiết bị 4.Báo cáo thống kê Ma trận Các thực thể         a. Sổ tài sản thiết bị         b. Hồ sơ thiết bị         c. Dịch chuyển thiết bị         d. Kiểm kê thiết bị         e. Báo cáo         f. Sổ theo dõi TB cố định         Các c.năng nghiệp vụ  a  b  c  d  e  f   1. Quản lý giao nhận  U  C  C    R   2. Quản lý sử dụng  R   U    C   3. Q.lý danh mục dùng chung  R  R   C   R   4. Thống kê báo cáo  R  R  R  R  C  R   5. Tìm kiếm  R  R  R  R   R    3.Sơ Đồ Mức Đỉnh Chú Thích 1. Giao nhận thiết bị 2. Bàn giao thiết bị về khoa 3. Thông tin thiết bị 4. Báo cáo về khoa 5. Tổng hợp thông tin thiết bị 6. Liệt kê thiết bị, Lấy, trả thông tin thiết bị 7. Theo dõi tình hình thiết bị, Dịch chuyển thiết bị Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý giao nhận( Mức 1 ) Chú thích: 1, 4. Bàn giao thiết bị 2, 3. Tiếp nhận thiết bị 5. Giao trả thiết bị về khoa Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý sử dụng( Mức 1 ) Chú thích: Thông tin thiết bị Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý danh mục dùng chung ( Mức 1 ) Chú thích: 1. Theo dõi tình hình thiết bị 2, 3. Dịch chuyển thiết bị Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Thống kê báo cáo( Mức 1 ) Chú thích: 1,2. Tổng hợp thông tin thiết bị 3. Báo cáo về khoa Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Tìm kiếm( Mức 1 ) Chú thích: 1. Liệt kê thiết bị 2, 3. Lấy, trả thông tin thiết bị 4.Mô hình khái niệm dữ liệu 4.Xác định thực thể và các thuộc tính 4.1.Tài sản thiết bị Mục tiêu: Là chức năng tương ứng với nghiệp vụ quản lý tất cả tài sản thiết bị đã có và đang dược sử dụng Đầu vào: Các thông tin: Mã thiết bị Tháng năm đưa vào SD Số tháng bảo hành Đơn vị tính Thông số kỹ thuật Tên thiết bị Đầu ra: Lưu các thông tin đã nhập vào trong CSDL. Thiết bị lúc này sẽ trực thuộc chung tất cả các môn học 4.2 Nhập Thiết Bị Mục tiêu: Là chức năng tương ứng với nghiệp vụ bàn giao thiết bị từ phòng hành chính tổng hợp về kho của khoa Đầu vào: Căn cứ vào biểu mẫu biên bản chuyển giao thiết bị đưa từ phòng hành chính tổng hợp và biên bản nhập kho về kho của khoa, các thông tin được đưa vào bao gồm: Mã phiếu nhập Ngày nhập Mã thiết bị Tên thiết bị Số lượng Người quản lý Đầu ra: Làm thay đổi trong cơ sở dữ liệu, kho của khoa sẽ được thêm vào một số lượng thiết bị với chủng loại và số lượng tương ứng 4.3 Giao Cho Bộ Môn Mục Tiêu: Là chức năng tương ứng với nghiệp vụ bàn giao thiết bị từ kho của khoa về từng bộ môn và sẽ được phân công cho một người trực thuộc bộ môn đó quyền quản lý cũng như được đưa về một phòng xác định thuộc bộ môn. Đầu vào: Căn cứ vào biên bản bàn giao thiết bị từ khoa về bộ môn: Mã thiết bị Người quản lý Số lượng Bộ môn Phòng đặt Tên thiết bị Đầu ra: Lưu các thông tin đã nhập vào trong CSDL. Thiết bị lúc này sẽ trực thuộc 1 bộ môn, một người quản lý, một phòng cụ thể. 4.4 Chuyển Trả Khoa Mục tiêu: Tương ứng với nghiệp vụ đưa trả thiết bị từ bộ môn về kho của khoa Đầu vào: Biên bản điều chuyển thiết bị Người quản lý Tên thiết bị Số lượng Mã thiết bị Đầu ra: Làm tăng số lượng thiết bị chủng loại tương ứng của kho lên, đồng thời làm giảm số lượng thiết bị trực thuộc bộ môn tương ứng. 4.5 Xuất Thiết Bị Mục tiêu: Khi thiết bị cần thanh lý, sửa chữa… sẽ được chuyển từ kho của khoa trả về phòng hành chính tổng hợp Đầu vào: Mã phiếu xuất Ngày xuất Người quản lý Tên thiết bị Số lượng Mã thiết bị Đầu ra: Kho của khoa sẽ giảm đi một số lượng thiết bị tương ứng. 4.6 Hồ Sơ Thiết Bị Mục tiêu: Nắm bắt và cập nhật được thông tin về tình trạng thiết bị ( ở phòng nào, do ai quản lý, thuộc bộ môn nào, số lượng bao nhiêu, có hỏng hóc không) Đầu vào: Các thông tin TTDM liên quan đến thiết bị Mã thiết bị Tên thiết bị Tình trạng thiết bị Đầu ra: Kiểm tra, đánh giá, cập nhật được tình trạng hỏng hóc, mới, cũ… của các thiết bị khi biết thông tin đầu vào cụ thể. 4.7 Chuyển Giao Quản Lý Mục tiêu: Tương ứng với nghiệp vụ điều chuyển thiết bị từ bộ môn này sang bộ môn khác, từ người phụ trách này sang người phụ trách khác, từ phòng này sang phòng khác vốn rất cần thiết trong khoa CNTT Đầu vào: Mã thiết bị Tên thiết bị Số lượng Tình trạng thiết bị hiện tại Tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh Đầu ra: Thiết bị trong CSDL sẽ thuộc về một bộ môn, một người phụ trách hay một phòng đặt khác. 5. Bảng thực thể và các thuộc tính Phần 4: Thiết kế 1.Mô hình quan hệ Tài sản thiết bị ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Số tháng bảo hành, Tháng năm đưa vào SD, Đơn vị tính, Thông số kỹ thuật ) Nhập thiết bị ( Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Mã thiết bị, Tên thiết bị, Số lượng, Người quản lý ) Giao cho bộ môn ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Bộ môn, Phòng đặt, Mã thiết bị ) Chuyển trả khoa ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Mã thiết bị ) Xuất thiết bị ( Người quản lý, Mã thiết bị, Ngày xuất, Tên thiết bị, Số lượng, Mã phiếu xuất ) Hồ sơ thiết bị ( Tình trạng thiết bị, Mã thiết bị, Tên thiết bị, TTDM liên quan đến thiết bị ) Chuyển giao quản lý ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Tình trạng thiết bị hiện tại, tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh ) 2.Chuẩn hóa Tài sản thiết bị ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Số tháng bảo hành, Tháng năm đưa vào SD, Đơn vị tính, Thông số kỹ thuật ) Nhập thiết bị ( Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Mã thiết bị, Tên thiết bị, Số lượng, Người quản lý ) Giao cho bộ môn ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Bộ môn, Phòng đặt, Mã thiết bị ) Chuyển trả khoa ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Mã thiết bị ) Xuất thiết bị ( Người quản lý, Mã thiết bị, Ngày xuất, Tên thiết bị, Số lượng, Mã phiếu xuất ) Hồ sơ thiết bị ( Tình trạng thiết bị, Mã thiết bị, Tên thiết bị, TTDM liên quan đến thiết bị ) Chuyển giao quản lý ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Tình trạng thiết bị hiện tại, tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh ) 3 Mô hình ER Phần 5: Thiết kế giao diện : Giao diện người dùng 1Giao diện nhập thiết bị 2Giao diện xuất thiết bị 3Giao diện tìm kiếm Phần 6: Kết Luận Ưu điểm : - Thiết thực dễ dàng sử dụng và nâng cấp - Thiết kế cụ thể , chi tiết, nhiều chức năng . Khuyết điểm : Còn thiếu 1 số chức năng Hướng phát triển : Trao đổi thông tin trên mạng.