Đề tài Tầm quan trọng của công tác quản trị thông tin trong doanh nghiệp

PHẦN MỞ ĐẦU Lớ do chọn đề tài Ngày nay việc thành cụng trong một cụng ty doanh nghiệp kinh doanh phụ thuộc vào yếu tố, điều kiện nhưng trong thời gian hiện nay thụng tin cú vị trớ quan trọng hàng đầu. Trong bất kỳ hoạt động của cỏc cơ qua, tổ chức cần thiết, nú tạo tiền đề cho sự thành cụng của doanh nghiệp. Tuỳ theo nhu cầu, nhiệm vụ mà mỗi doanh nghiệp chọn cho mỡnh những nội dung cụ thể về việc tổ chức thu thập và xử lý thụng tin. Thụng tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với cỏc tổ chức hoạt động trong lĩnh vực cụng cộng, phần lớn ngõn sỏch hoạt động được dựng vào việc xử lý thụng tin. Trong những thập kỷ gần đõy, thụng tin được xem như là người cố vấn sỏng suốt và trung thực, đỏng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lónh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Sự phỏt triển của hệ thống thụng tin đó thu hẹp khoảng cỏch giữa cỏc quốc gia, cỏc vựng và làm cho mọi người cú hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mỡnh quan tõm. Như V.I.Lờnin đó khẳng định: "Khụng cú thụng tin thỡ khụng cú thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất". Song khụng phải thụng tin nào cũng cú giỏ trị cho cụng tỏc quản trị. Số lượng thụng tin là vụ cựng, trong khi đú khả năng thu thập, phõn tớch, xử lý, lưu trữ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định nguyờn tắc lựa chọn thụng tin là hết sức quan trọng. Vỡ thế nhúm thực hiện nghiờn cứu đề tài “Tầm quan trọng của cụng tỏc quản trị thụng tin trong doanh nghiệp”. Mục tiờu nghiờn cứu Vai trũ của thụng tin đối với cỏc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của cụng tỏc quản trị thụng tin trong doanh nghiệp từ đú đưa ra một số giải phỏp để cụng tỏc quản trị thụng tin trong doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn. Kết cấu Cơ sở lớ luận của cụng tỏc quản trị thụng tin trong doanh nghiệp. Thực trạng cụng tỏc quản trị thụng tin trong doanh nghiệp. Một số giải phỏp quản trị thụng tin trong doanh nghiệp. Giải quyết tỡnh huống trong cụng ty giày Thỏi Bỡnh. NỘI DUNG I. Cơ sở lớ luận của cụng tỏc quản trị thụng tin trong doanh nghiệp 1. Một số khỏi niệm a. Thụng tin Thụng tin là một đối tượng thường dựng nhất. Cú nhiều loại thụng tin khỏc nhau, mỗi loại thụng tin đều cú cỏch hiểu riờng về phạm vi, hiệu quả cũng như vai trũ tỏc dụng nhất định. Hiểu một cỏch đơn giản nhất thụng tin là sự trao đổi giữa con người với mụi trường để làm dễ dàng cho sự thớch nghi của con người. Từ cỏc quan điểm khỏc nhau, chỳng ta cú thể nờu ra một khỏi niệm mang tớnh khoa học hơn về thụng tin; "thụng tin là những dữ liệu cúý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giỳp cho đối tượng tiếp nhận thụng tin cú đựơc những quyết định nhằm đạt mục đớch mong muốn". b.Quản trị thụng tin Quản trị thụng tin là việc một tổ chức sử dụng cỏc phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soỏt, phổ biến và loại bỏ một cỏch hiệu quả cỏc thụng tin của tổ chức đú. Cỏc thụng tin này bao gồm cả cỏc bản ghi đó được cấu trỳc lẫn thụng tin chưa được cấu trỳc. 2. Phõn loại thụng tin. Hàng ngày tại văn phũng phải tiếp nhận và phõn phối rất nhiều loại thụng tin khỏc nhau. Thụng tin và quỏ trỡnh thụng tin trong cỏc doanh nghiệp là hết sức quan trọng, phức tạp, phong phỳ và đa dạng. Muốn thực hiện cụng việc một cỏch khoa học, trỏnh chồng chộo thỡ phõn loại luồng tin là nhiệm vụ hết sức quan trọng trong quỏ trỡnh quản trị. Cú nhiều cỏch phõn loại thụng tin, tựy theo mục đớch, yờu cầu của chủ thể quản lý thụng tin, tuỳ trường hợp, hoàn cảnh cụ thể. ự Theo nguồn thụng tin Thụng tin bờn ngoài: bao gồm những thụng tin về kinh tế, chớnh trị, xó hội, cỏc chớnh sỏch, định hướng nhà nước… Thụng tin nội bộ: những thụng tin về tổ chức nhõn sự, kế toỏn tài chớnh, sản xuất, dự trữ… ự Theo tớnh chất đặc điểm sử dụng Chia làm 2 loại: thụng tin tra cứu và thụng tin thụng bỏo. Thụng tin tra cứu: thụng tin tra cứu là thụng tin đưa đến cho người tiếp nhận những nội dung cú tớnh quy ước, những căn cứ kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành. Thụng tin thụng bỏo: là loại thụng tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự xỏc nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đú để họ chủ động để sản xuất cỏc biện phỏp ứng xử cú hiệu quả nhất. ự Theo kờnh tiếp nhận Theo cỏch này cú 2 loại: nguồn thụng tin cú hệ thống và nguồn thụng tin khụng cú hệ thống. Nguồn thụng tin cú hệ thống là nguồn thụng tin đem đến cho người nhận theo thời gian đó định trước và với những thụng số quy ước chung mang tớnh phổ cập (bản tin, cụng bỏo, bỏo cỏo thống kờđược duyệt, thụng tin tỡnh hỡnh kinh doanh hàng thỏng, hàng quý…). Nguồn thụng tin khụng cú hệ thống là nguồn thụng tin đưa đến cho người nhận khụng theo định kỳ, đột xuất nảy sinh trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trờn thị trường, mang tớnh chất ngẫu nhiờn, tạm thời, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin. ự Theo đặc điểm và nội dung chuyờn mụn, theo lĩnh vực hoạt động Thụng thường ở cỏc doanh nghiệp, căn cứ vào nội dung và đặc điểm người ta chia ra một số luồng thụng tin như sau: luồng thụng tin quy phạm phỏp luật, luồng thụng tin khoa học kỹ thuật, luồng thụng tin chớnh trị - xó hội và cỏc luồng thụng tin khỏc. 3. Vai trũ của thụng tin đối với doanh nghiệp P Thụng tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. P Thụng tin là cơ sở quan trọng giỳp nhà lónh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp. P Thụng tin giỳp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện kế hoạch đú đạt hiệu quả. P Thụng tin trực tiếp giỳp cho cỏc hoạt động tỏc nghiệp hàng thỏng của doanh nghiệp. Ngoài những tham gia đúng gúp trực tiếp trong cỏc cụng việc tớnh toỏn, thống kờ phõn tớch phục vụ cỏc hoạt động chuyờn mụn (như sản xuất, kinh doanh cỏc sản phẩm, cỏc mặt hàng khỏc nhau, phỏt triển thị trường tiờu thụ, mở rộng và khai thỏc dịch vụ). Thụng tin ngày càng khẳng định vai trũ tớch cực, cú tớnh quyết định, đối với cỏc hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong mụi trường kinh doanh mang tớnh cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoỏ, toàn cầu hoỏ. Với nhà lónh đạo và quản lý cỏc cấp, hệ thống thụng tin ngày nay đó thể hiện và khẳng đinh vai trũ trợ giỳp tớch cực khụng thể thay thế được. Bằng cỏc phương tiện thụng tin đa dạng, ngày càng hiện đại con người cú thể thường xuyờn thõu túm được đầy đủ cỏc thụng tin thụ, mới phỏt minh, đến những thụng tin đó thụng qua xử lý sơ bộ, tiến hành cỏc bước phõn tớch, tổng hợp, phục vụ kịp thời và cú hiệu quả. Ngày nay, thụng tin hướng trực tiếp được xem như là người cố vấn sỏng suốt và trung thực, đỏng tin cậy, thực sự cần thiết cho mỗi nhà lónh đạo trong doanh nghiệp. II. Thực trạng cụng tỏc quản trị thụng tin ở cỏc doanh nghiệp Trong bất cứ một lĩnh vực kinh tế nào đều cần cú thụng tin. Thụng tin là một cụng cụ hữu hiệu và cú ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu chỳng ta biết cập nhật thụng tin kịp thời, đỳng lỳc sẽ đem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp. Một vớ dụ điển hỡnh về việc cập nhật thụng tin đỳng lỳc ở cỏc doanh nghiệp xuất khẩu gạo. Lỳc đầu do thiếu thụng tin về diễn biến của thị trường lỳa gạo, hạt điều, cà phờ thế giới nờn cỏc doanh nghiệp xuất khẩu của ta bị thua lỗ. Nhưng một tớn hiệu cú lợi là hiện nay lượng lỳa gạo mua bỏn trờn thế giới đó cú dấu hiệu giảm do cỏc nước Trung Quốc, Ấn Độ, Paxkitan giảm xuất khẩu để cõn đối nhu cầu trong nước. Trờn thị trường lỳc này chỉ cũn Thỏi Lan và Việt Nam cú khả năng cung ứng. Trong khi lỳa gạo của Việt Nam đang ở mức cạnh tranh hơn so với giỏ gạo của Thỏi Lan. Do đú, cỏc doanh nghiệp Việt Nam sẽ cú nhiều khả năng giành được cơ hội xuất khẩu gạo vào cỏc thị trường trờn. Đú chớnh là một nguồn thụng tin nếu biết nắm bắt sẽ rất cú lợi cho cỏc doanh nghiệp xuất khẩu gạo. Cho đến giờ này tốc độ của thụng tin trong cụng việc kinh doanh phần lớn vẫn cũn bị giới hạn bởi khả năng lưu chuyển thụng tin, nhưng ngày nay với sự phỏt triển của trỡnh độ khoa học, những cụng cụ kỹ thuật số sẽ đưa thụng tin đi với tốc độ ỏnh sỏng. Do đú, cỏc doanh nghiệp phải biết cỏch sử dụng nhõn viờn tri thức, nhõn viờn tư duy của mỡnh để phản ứng với những điều đỏng xảy ra, hoạch định sản phẩm mới để chắc chắn là mỡnh đang sử dụng mọi nguồn lực một cỏch đỳng đắn và thớch hợp. Chớnh vỡ thế mà mọi nhà doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh đều phải tự mỡnh tham gia vào việc sử dụng mỏy tớnh cỏ nhõn, mạng và Internet để cú thể cập nhật thụng tin hàng ngày về đối tỏc, cổ đụng, tiếp thị quảng cỏo, bỏn hàng, nhõn viờn sắp tuyển dụng, và điều quan trọng đú là nhu cầu của khỏch hàng trờn thị trường. Đú là một hỡnh thức thụng tin rất quan trọng mà cỏc doanh nghiệp cần biết . Ngày nay việc sử dụng kỹ thuật số hoỏ sẽ tăng thờm tớnh hiệu quả trong hoạt động cụng ty loại bỏ dần hỡnh thức giấy tờ lõu nay. Đưa cỏc quy trỡnh và thụng tin trước đõy nằm trờn giấy tờ và mạng nội bộ cụng ty đồng thời thiết kế những cụng cụ giỳp mọi người truy cập thụng tin dễ dàng, chớnh xỏc hơn. Ban đầu, cỏc mỏy tớnh kinh doanh đó được sử dụng cho cỏc doanh nghiệp thực tế là mỏy tớnh trong biờn chế và theo dừi cỏc tài khoản phải trả và thu. Khi cỏc ứng dụng được phỏt triển để cung cấp cho cỏc nhà quản lý với thụng tin về doanh số bỏn hàng, hàng tồn kho, và cỏc dữ liệu khỏc mà cú thể giỳp trong việc quản lý doanh nghiệp được dễ dàng hơn. Cụng ty cú thể để làm nổi bật sức mạnh và điểm yếu của mỡnh dựa trờn những bỏo cỏo doanh thu, nhõn viờn thực hiện hồ sơ ... tất cả những việc làm trờn đều phải được tiến hành nhờ hệ thống thụng tin nhằm xỏc định những khớa cạnh cú thể giỳp cụng ty cải thiện quy trỡnh kinh doanh và hoạt động của mỡnh. Ngày nay, cỏc doanh nghiệp thường quản trị thụng tin bằng việc ỏp dụng hệ thống thụng tin theo trỡnh tự như sau: Đầu tư cơ sở hạ tầng ố Giai đoạn sơ khai ố Mức tỏc nghiệp ố Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược ố Ứng dụng thương mại điện tử. Vớ dụ tại VNPT muốn ứng dụng hệ thống thụng tin vào trong hoạt động doanh nghiệp mỡnh thỡ đầu tiờn họ phải trang bị mỏy tớnh, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay cỏc mạng diện rộng WAN, thiết lập kết nối Internet,… Sau đú họ dựng mỏy tớnh cho cỏc ứng dụng đơn giản như ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tớnh Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch cụng tỏc hoặc ở mức cao hơn là thiết lập cỏc trao đổi đối thoại trờn mạng (Forum). Tiếp theo VNPT bắt đầu đưa cỏc chương trỡnh tài chớnh kế toỏn, quản lý bỏn hàng, quản lý nhõn sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Khụng dừng lại ở đõy HTTT cũn là giải phỏp theo mụ hỡnh quản trị để giỳp VNPT thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nõng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mỡnh. Cỏc mụ hỡnh quản trị được ỏp dụng ở đõy quản trị cung ứng theo chuỗi, quản trị mối quan hệ khỏch hàng... Cuối cựng VNPT đó dựng cụng nghệ Internet để hỡnh thành cỏc quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G; khụng những vậy việc ứng dụng TMĐT cũn phỏt huy sức mạnh trờn nền tảng dữ liệu và cỏc quy trỡnh nghiệp vụ đó hỡnh thành trong VNPT. III. Một số giải phỏp ứng dụng thụng tin trong doanh nghiệp Xuất phỏt từ yờu cầu quản lý, người ta sẽ quyết định việc thu thập thụng tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thỏc, trao đổi, phổ biến thụng tin như thế nào? Như vậy khụng phải tất cả mọi thụng tin đều được đỏnh giỏ, xem xột như nhau, vỡ vai trũ và ý nghĩa của chỳng cú thể rất khỏc nhau, kể cả cụng dụng trước mắt hoặc lõu dài. Số lượng thụng tin là vụ cựng, trong khi đú, khả năng thu thập và phõn tớch, xử lý, lưu trữ của trang thiết bị, cho dự mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định về nguyờn tắc, cỏch thức lựa chọn thụng tin hết sức quan trọng. Chỉ trờn cơ sở quyết định đỳng, mới cú đủ thụng tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thỏc một cỏch cú hiệu quả, trỏnh được những lóng phớ khụng cần thiết. Ngày nay, việc cỏc Nhà Quản Trị dựa trờn cơ sơ cỏc dữ liệu thụng tin thu thập được từ nhiều nguồn để đề ra cỏc quyết định kịp thời cho hoạt động của Doanh Nghiệp khụng cũn là những điều mới mẻ trong hoạt động quản trị. Nhưng điều cốt lừi ở đõy là những thụng tin mà doanh nghiệp thu thập được cú sử dụng được ngay hay khụng? Như vậy doanh nghiệp cần cú những giải phỏp để thụng tin được thu thập một cỏch khoa học và đảm bảo chất lượng. Để thực hiện điều này cỏc doanh nghiệp cần phải: P Xem xột doanh nghiệp đó cú quản trị chiến lược chưa, nếu chưa, bước đầu tiờn là doanh nghiệp nờn xõy dựng chức năng này. Nếu cú, doanh nghiệp nờn đỏnh giỏ lại cỏc hoạt động của chức năng này. Đõy chớnh là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục xõy dựng chức năng quản trị thụng tin mụi trường. P Khi tiếp hành thu thập những thụng tin cần thiết DN cần thực hiện trỡnh tự theo cỏc bước sau: ư Xỏc định mục đớch thu thập thụng tin. ư Phõn loại cỏc thụng tin cần thu thập. ư Xỏc Định cỏc nguồn cung cấp thụng tin.  ư Xỏc định đối tượng thực hiện việc thu thập thụng tin.  ư Xữ lý, phõn tớch và đỏnh giỏ cỏc thụng tin thu thập được. ư Đưa ra dự bỏo và chuyển giao cho cỏc nhà quản trị cú trỏch nhiệm. P Thuờ cỏc chuyờn gia để đỏnh giỏ cỏc thụng tin thu thập được để đảm bảo tớnh khỏch quản cho thụng tin. P Thực hiện cụng tỏc kiểm tra xuyờn suốt quỏ trỡnh thu thập thụng tin. Để thụng tin cú thể sử dụng và thai thỏc cú hiệu quả, điều trước tiờn thụng tin phải cú chất lượng, cụ thể và phải đỏp ứng đủ cỏc nguyờn tắc sau: P Thụng tin phải đầy đủ Thụng tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ỏnh được tất cả những khớa cạnh cần thiết, khụng để xảy ra tỡnh trạng chỉ cung cấp một vài hỡnh ảnh phiếm diện, mộo mú, lệch lạc về đối tượng đang được quan tõm đến. Tớnh đầy đủ của thụng tin thể hiện sự bao quỏt cỏc vấn đề đỏp ứng yờu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thụng tin khụng đầy đủ cú thể dẫn đến cỏc quyết định và hành động khụng đỏp ứng với đũi hỏi và tỡnh hỡnh thực tế. Dĩ nhiờn, muốn cú một danh mục thụng tin đầy đủ, ngay từ đầu nhà quản lý phải cú một định hướng đỳng đắn, khỏch quan, mọi quy định phải dựa trờn một phương phỏp luận rừ ràng, khoa học, cú khả năng thuyết phục. Hơn nữa để hoạt động mang tớnh hiệu quả và tiết kiệm, thụng tin cũng phải hàm nghĩa là khụng dư thừa, khụng cần thiết, làm lóng phớ cụng của, thời gian. Thực ra điều này khụng hề đơn giản chỳt nào khi chạy theo yờu cầu tức thời, ngắn hạn. P Thụng tin phải kịp thời và linh hoạt Thụng tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đỳng lỳc, phản ỏnh đỳng thực trạng của đối tượng (theo gúc độ thời gian) để người quản lý cú đủ thời gian phõn tớch, phỏn đoỏn, xử lý ngay nếu thấy cần thiết và cú thể. Thụng tin khụng kịp thời khụng những khụng giỳp được gỡ cho vịờc ra quyết định, mà đụi khi cũn gõy ra nhiều phiền toỏi, rắc rối hoặc cú tỏc động tiờu cực khỏc. Vớ như một cửa hàng rỳt tiền tự động cú thời gian trả lời tới 5 phỳt thỡ sẽ mất khỏch hàng rất nhanh. Tuy nhiờn, khỏi niệm kịp thời được núi đến ở đõy cũn tuỳ thuộc chủ yếu vào trỡnh độ khoa học và kỹ thuật cụ thể (của con người, của trang thiết bị và của cả những phương phỏp mà con người đang sử dụng khi điều khiển cỏc trang bị cũng như cỏc quyết định cần thiết). Cụng nghệ thụng tin hiện đại với sự trợ giỳp của cỏc phương tiện truyền thụng, cỏc đa phương tiện đó tạo được khả năng giỳp con người vượt qua hạn chế của thời gian và khụng gian, khắc phục những khú khăn trong việc thu thập cỏc thụng tin kịp thời núi trờn. Cú thể núi thụng tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi cho quản lý tới 50%. P Thụng tin phải đảm bảo tớnh chớnh xỏc và trung thực Thụng tin phải trung thực nghĩa là thụng tin phải chớnh xỏc, khỏch quan, sử dụng được và phải hợp với yờu cầu. Thụng tin cần được đo lường chớnh xỏc và phải chi tiết hoỏ đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc ra quyết định được đỳng đắn mà tiết kiệm được chi phớ. Thụng tin cần phản ỏnh trung thực tỡnh hỡnh khỏch quan của đối tượng quản lý và mụi trường xung quanh để cú thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho quản trị. P Thụng tin phải cú độ tin cậy cao Thụng tin cú độ tin cậy cao thể hiện cỏc mặt về độ xỏc thực và độ chớnh xỏc. Thụng tin ớt độ tin cậy dĩ nhiờn là gõy cho tổ chức những hậu quả xấu. Chẳng hạn khi nhõn viờn kinh doanh cung cấp số liệu thống kờ khụng chớnh xỏc sẽ dẫn đến những sai phạm nghiờm trọng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. P Thụng tin phải gắn theo mạch Thụng tin phải đựơc gắn theo mạch thời gian cú tớnh hệ thống, nghĩa là phải nằng trong một sõu chuỗi cú trỡnh tự hợp lý, nghiờm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý cú hiệu quả. Thiết thực trợ giỳp cho hoạt động tư duy của con người, làm cho chủ thể quản lý cú thể xem xột đối tượng quản lý với toàn bộ tớnh phức tạp, đa dạng của nú, điều chỉnh hoạt động của đối tượng quản lý cho phự hợp với từng tỡnh huống cụ thể. Vỡ nếu xột trong một hệ thống xử lý thụng tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thụng tin là tiờu chuẩn quan trọng. Mọi sự tuỳ tiện, vụ trật tự khụng chỉ làm giảm bớt, thậm chớ triệt tiờu giỏ trị của bản thõn thụng tin đú, mà cũn kộo theo một sự lộn xộn, rắc rối cựng những hậu quả cú thể nặng nề khỏc. Do đú, cụng nghệ càng hiện đại độ chuẩn xỏc càng phải được đề cao, trong đú tớnh trật tự, tổ chức của thụng tin là điều kiện đầu tiờn và khụng thể xem nhẹ. Giải quyết tỡnh huống của cụng ty giày Thỏi Bỡnh Cõu 1: Hóy cho biết chức năng hoạch định, chức năng tổ chức, chức năng điều khiển, chức năng kiểm tra, cụng việc hành chỏnh văn phũng trong tỡnh huống gồm những cụng việc nào ? Trả lời : P Chức năng hoạch định: “Kế hoạch và điều hành sản xuất cú liờn quan đến tất cả cỏc bộ phận phũng ban trong cụng ty. Để hoàn thành kế hoạch sản xuất đũi hỏi phải cú một sự phối hợp đồng tốc giữa cỏc cụng đoạn và cỏc quỏ trỡnh từ khõu chuẩn bị sản xuất cho đến khõu làm đế, may mũ giày và gũ rỏp giày bởi vỡ cú rất nhiều người cựng một lỳc tham gia vào quỏ trỡnh này”. Theo cụ Thảo, kế hoạch sản xuất là mệnh lệnh. P Chức năng tổ chức: Phũng Kế hoạch và điều hành sản xuất cú nhiệm vụ lờn kế hoạch sản xuất hàng tuần, hàng thỏng và hàng năm cho cỏc nhà mỏy trong cụng ty. Mặt khỏc, phũng phải chịu trỏch nhiệm phỏt ra những đơn hàng cụ thể đến từng nhà mỏy kốm theo những thụng tin về khỏch hàng và cỏc tài liệu cú liờn quan đến việc triển khai kế hoạch sản xuất. Hơn nữa, phũng kế hoạch phải phối hợp với cỏc phũng ban chức năng trong cụng ty, đối phú và giải quyết kịp thời những vấn đề phỏt sinh trong việc chuẩn bị và thực hiện kế hoạch sản xuất. Cựng lỳc đú, phũng cũn phải ghi chộp thống kờ, bỏo cỏo việc điều hành và hoàn thiện hệ thống sản xuất cho hội đồng quản trị của cụng ty. Để thực hiện cỏc nhiệm vụ trờn, cụ Thảo yờu cầu cỏc phũng ban chức năng, cỏc nhà mỏy và cỏc phõn xưởng trong hệ thống cung cấp những thụng tin cần thiết, những tài liệu phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất. P Chức năng điều khiển: Yờu cầu cỏc nhà mỏy trong tập đoàn thực hiện chỉ tiờu kế hoạch đỳng số lượng, chất lượng, và thời gian giao hàng thỡ cần thiết phải xõy dựng một qui trỡnh hợp lý. Trong đú thể hiện những qui định cụ thể về thời gian thực hiện trong từng khõu một kể từ khi nhận được đơn đặt hàng cho đến khi đơn hàng được giao. P Chức năng kiểm tra cụng việc hành chỏnh: Cụ Thảo và cỏc nhõn viờn trong phũng cú nhiệm vụ theo dừi, giỏm sỏt và thỳc đẩy cỏc nhà mỏy trong việc chuẩn bị sản xuất và sản xuất theo đỳng kế hoạch đó được phờ duyệt. Mặt khỏc, cụ cũn phải bỏo cỏo lờn Hội đồng quản trị cụng ty về những cỏ nhõn, tập thể, nhà mỏy hay cỏc phõn xưởng khụng thực hiện đỳng kế hoạch sản xuất. Đồng thời, cụ phải bỏo cỏo lónh đạo cụng ty những vấn đề nảy sinh ngoài khả năng giải quyết của cụ. Ngoài ra, cụ cũn phải viết cỏc bỏo cỏo định kỳ về tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sản xuất của cỏc nhà mỏy, phõn xưởng trong tập đoàn để gởi lờn Hội đồng quản trị cụng ty. Phõn cụng những con người cụ thể vào từng khõu, từng cụng đoạn của những quỏ trỡnh đú để theo dừi giỏm sỏt. Đại bộ phận cỏc sản phẩm của cụng ty là làm theo đơn đặt hàng. Tại cụng ty, hàng năm cú hàng nghỡn mẫu mó giầy khỏc nhau được sản xuất. Vỡ vậy, trong thời gian sản xuất mỏy múc thiết bị phải được điều chỉnh lại thường xuyờn. Cõu 2: Phõn tớch nguyờn nhõn làm cho cụng ty giày Thỏi Bỡnh bị mật cõn đối giữa cung và cầu ? ễng Thuấn cần thu thập những thụng tin nào để giải quyết