Đề tài Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu (công ty điện lực hà nội)

XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU (CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI) MỤC LỤC Trang Lời nói đầu 1 Nội dung 4 Chương I: Sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành 4 1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành 4 2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành đối với cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ 8 Chương II: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội 9 1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng Quản lý Đấu thầu 9 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu 9 3. Một số nhận xét 11 Chương III: Nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội 12 1. Dự kiến danh mục hồ sơ 12 2. Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành 15 2.1. Mô tả nhiệm vụ 15 2.2. Quy trình giải quyết công việc 18 2.3. Dự kiến thành phần tài liệu trong một số loại hồ sơ hiện hành 23 Kết luận 27 Danh mục tài liệu tham khảo 29 Phụ lục LỜI NÓI ĐẦU 1.Mục đích, ý nghĩa đề tài: Hầu hết hoạt động của cơ quan tổ chức đều được ghi lại trong các văn bản.Văn bản là bằng chứngchứng minh cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan đó. Nó luôn chứa đựng những thông tin quý báu ghi lại hoạt động, kết quả của hoạt động và đồng thời nó là thông tin nguyên liệu cho mỗi hoạt động mới.Vì lẽ đó, văn bản sinh ra không phải chỉ để dùng một lần mà chúng cần được tập hợp lại trong các hồ sơ nhằm bảo vệ an toàn và phục vụ cho việc khai thác sử dụng trong hiện tại và tương lai.Vấn đề này cũng được quy định tại điều 11 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia-2001 như sau:”Cơ quan, tổ chức,cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn”.Tuy nhiên trong thực tế công tác này vẫn chưa thực hiện một cách triệt để.Tình trạng hồ sơ chưa được lập còn phổ biến hay có lập cũng chỉ để có (Tức chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo). Tình trạng đó dẫn tới việc gây mất mát, thất lạc, khó tra tìm tài liệu,giảm hiệu suất công tác của cán bộ và toàn thể cơ quan.Thấy được tầm quan trọng của công tác này,trong đợt thực tập thưc tế năm thứ 3 Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã đưa vào đó một nội dung nghiên cưu đó là: nghiên cứu xác định thành phần hồ sơ hiện hành tại cơ quan cụ thể. Để thực hiện được đề tài này, sinh viên phải nắm chắc những kiến thức cơ bản của các môn học như: Công tác văn thư, Kỹ thật soạn thảo văn bản, Hành chính học đại cương,…nhằm các mục đích: Thứ nhất, đề tài giúp sinh viên nắm chắc và củng cố các kiến thức đã học về hồ sơ, lập hồ sơ, văn bản, … Sau là để sinh viên có dịp tìm hiểu tình hình thực tế công tác ban hành văn bản, lập hồ sơ. Qua đó có thể so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp. Vận dụng kiến thức đã học để thực hành các kỹ năng nghiệp vụ, rèn luyện tay nghề, tạo thận lợi cho viêc thưc tập năm sau và công tác sau này. Bên cạnh đó, đề tài còn là dịp rèn luyện thói quen nghiên cứu khoa học trong sinh viên giúp họ có một phong cách học tập mới: tìm tòi, sáng tạo, chủ động hơn. Như vậy với các mục đích trên, đề tài này thực sự la một đề tài vô cùng bổ ích và cần thiết cho sinh viên. 2. Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quy trình hoạt động của cơ quan đơn vị cụ thể. Nghiên cứu lý luận và thực tiễn hồ sơ, lập hồ sơ để xác định thành phần tài liệu cần có trong hồ sơ hiện hành. 3. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu Các nguồn tư liệu được sử dụng đó là: Giáo trình Lý luận và Phương pháp công tác văn thư của Phó giáo sư Vương Đình Quyền; các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn; hồ sơ hiện hành của công ty Điện lực Hà Nội và một số tài liệu tham khảo khác. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng đó là: phương pháp đọc, phỏng vấn, liệt kê, phân tích và tổng hợp số liệu, logic… 4. Bố cục niên luận: Bố cục niên luận gồm có ba phần đó là: lời nói đầu, kết luận và nội dung được chia làm ba chương như sau: Chương I: sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành. Chương II: thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội. Chương III: nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành. Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo trong khoa đặc biệt là thầy Đào Xuân Chúc người đã trực tiếp hướng dẫn tôi, bên cạnh đó phải kể tới các cô cán bộ văn phòng công ty Điện lực Hà Nội . Tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm và hạn chế về mặt thời gian nên bài viết của tôi không tránh khỏi thiếu sót, tôi kính mong sự nhân xét và đóng góp ý kiến của thầy cô và mọi người.Tôi xin chân thành cảm ơn! NỘI DUNG CHƯƠNG I. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH. 1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành. 1.1. Hồ sơ. Như trên đã nói những văn bản chứa đựng những thông tin về mọi hoạt động của cơ quan tổ chức cần được tập hợp lại trong những hồ sơ. Như vậy hồ sơ là gì? Có phải mọi văn bản đều có thể để chung trong một hồ sơ? Hồ sơ cần nói lên điều gì? Trả lời những câu hỏi Khoản 7;8 Điều 3 Nghị định số110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư của Chính Phủ có định nghĩa như sau:”Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hay một số) điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hay những địa điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của một cơ quan,tổ chức hay của một cá nhân.Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định” Trong giáo trình Lý luận và Phương pháp Công tác Văn thư, PGS. Vương Đình Quyền có định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản hay một văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”. “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan,tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”. Như vậy ở cả hai định nghĩa trên ta thấy có những điểm chung sau: Thứ nhất, hồ sơ được lập ở tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân mà trong quá trình giải quyết công việc họ có sản sinh văn bản. Hồ sơ phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó. Thứ hai, hồ sơ là tập hợp các văn bản có thể là một hay nhiều văn bản khác nhau và chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Số lượng các văn bản trong hồ sơ phụ thuộc vào sự sản sinh văn bản trong quá trình giải quyết công việc đó. Thường thì một hồ sơ chứa đựng nhiều văn bản vì để giải quyết một công việc nào đó cần phải tiến hành qua nhiều công đoạn khác nhau liên quan đến nhiều người vì lẽ đó văn bản sản sinh ra nhiều và chúng đều được tập hợp lại trong hồ sơ. Nhưng cũng có những hồ sơ chỉ có một văn bản khi mà văn bản đó đã phản ánh trọn vẹn một vấn đề. Và tiêu chí của việc lựa chọn văn bản trong hồ sơ đó chính là mối liên hệ giữa các văn bản này.mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ được tạo bởi các tiêu chí như: cùng phản ánh một sự việc, vấn đề hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó, ngoài ra chúng còn được kết hợp lại bởi những đặc trưng như: về tên loại văn bản, về tác giả, về cơ quan giao dịch, về thời gian, về địa dư (đối với hồ sơ cá nhân thì đó là liên quan về một người). Trong các đặc trưng trên thì đặc trưng vấn đề là đặc trưng cơ bản nhất và là đặc trưng tiêu chuẩn của lập hồ sơ. Từ các đặc trưng trên ta thấy hồ sơ được phân làm nhiều loại khác nhau như: hồ sơ công việc, loại hồ sơ (hồ sơ được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như tên loại, tác giả, thời gian, địa dư, cơ quan giao dịch). Ngoài ra trên thực tế còn phân hồ sơ thành hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu trữ(được lập ở văn thư hay được khôi phục trong lưu trữ từ những văn bản rời lẻ). Việc phân loại hồ sơ này để ta có thể so sánh các loại hồ sơ với nhau để có thể tìm ra phương pháp tối ưu nhất để giữ gìn, bảo vệ và nhằm mục đích cuối cung là có thể tra tìm dễ dàng phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả nhất. 1.2. Hồ sơ hiện hành. Như trên đã trình bày, khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niêm dùng để phân biệt với các loại hồ sơ được khôi phục trong lưu trữ. Về mặt lý thuyết, hồ sơ được lập tại khâu văn thư, song song với quá trình giải quyết công việc của các cán bộ công nhân viên. Hồ sơ được lập như vậy sẽ dảm bảo cao nhất yêu cầu về chất lượng, hạn chế tối đa tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu. Tuy nhiên trong thực tế, trong quá trình giải quyết công việc của mình, do thói quen, rất ít cán bộ lập hồ sơ công việc. Vì vậy khi vào trong lưu trữ các cán bộ lưu trữ lại phải làm một động tác đó là phân định khối văn bản bó gói đó để lập thành hồ sơ. Khái niệm hồ sơ hiện hành được dùng với nghĩa là để chỉ các hồ sơ được lập ở khâu văn thư, bắt đầu từ khi công việc bắt đầu được giải quyết cho tới khi công việc đó kết thúc. Việc phân loại hồ sơ hiện hành cũng sử dụng các tiêu chí của hồ sơ nói chung. Ngoài ra, hồ sơ hiện hành theo một nghĩa hẹp hơn thì đó chỉ là hồ sơ công việc – hồ sơ lập theo tiêu chí vấn đề, phản ánh quá trình giải quyết công việc đó. Bên cạnh cách phân loại hồ sơ trên, hồ sơ hiện hành còn được phân loại dụa vào nội dung công việc mà hồ sơ đó phản ánh.theo cách này hồ sơ được phân theo các mặt hoạt động chính của cơ quan. Các loại hồ sơ hiện hành đó là: Hồ sơ nguyên tắc:là tập hợp bản sao văn bản của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc giúp cán bộ làm việc không trái với Hiến pháp, Pháp luật và quy định của cơ quan cấp trên. Hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành ) là hồ sơ mà tài liệu trong hồ sơ đó phản ánh về quá trình giải quyết công việc của các cán để thực thi chức năng nhiệm vụ được giao. Hồ sơ tài chính là hồ sơ thể hiện thu chi tài chính trong cơ quan tổ chức. Hồ sơ xây dựng cơ bản là hồ sơ về xây mới, cải tạo, kỹ thuật, tài chính của công trình,…về trụ sở làm việc của cơ quan. Hồ sơ máy móc trang thiết bị là hồ sơ về xuất xứ , bảo hành, bảo trì, máy móc thiết bị tại cơ quan, tổ chức. Hồ sơ trình ký là hồ sơ đệ trình lên cấp trên xin ý kiến, phê duyệt về một vấn đề nào đó. Hồ sơ trình ký nếu được phê duyệt sẽ trở thành hồ sơ công việc. Lập hồ sơ hiện hành có tác dụng quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, giữ gìn bí mật của cơ quan; nâng cao hiệu suất chất lượng công tác của cán bộ và toàn thể cơ quan; va tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Để hồ sơ phát huy hết vai trò của mình thì công tác lập hồ sơ cần đảm bảo các yêu cầu như: hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ; phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản; văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; đảm bảo các yếu tố thể thức văn bản; hồ sơ phải được biên mục rõ ràng. Do vậy lập hồ sơ phải là nhiệm vụ của mỗi cán bộ giải quyết công việc vì chỉ có họ mới nắm rõ công việc mình làm cũng như là sự sản sinh văn bản giấy tờ. Hồ sơ còn là bằng chứng chứng minh cho họat động của cán bộ đó. Tuy nhiên lập hồ sơ là một công việc không hề đơn giản mà còn mang tính kỹ thuật nghiệp vụ cao. Vì thế trong thực tế việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ còn nhiều tồn tại như còn lộn xộn, thiếu văn bản , phá vỡ các mối liên hệ khách quan sẵn có. 2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành đối vối cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ. 2.1. Đối với cán bộ lập hồ sơ: Thành phần tài liệu trong hồ sơ được hiểu là toàn bộ các yếu tố văn bản cấu thành nên hồ sơ đó để trả lời cho câu hỏi: gồm loại nào? của ai? Mang nội dung gì?... Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tức đảm bảo các yêu cầu cơ bản của công việc lập hồ sơ:phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, công việc của cán bộ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản … Giúp cán bộ loại bỏ những tài liệu trùng thừa, không thuộc hồ sơ. Cán bộ có thể kiểm soát tốt văn bản tài liệu của mình tránh mất mát thất lạc; tra tìm dễ dàng thuận lợi. Do đó họ có thể hoàn thành tốt công việc việc của mình. Tài liệu là bằng chứng của hoạt động, do vậy thành xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ cho một hồ sơ có chất lượng, là bằng chứng chứng minh sự hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ trong các cuộc kiểm tra, thanh tra. 2.2. Đối với cơ quan, đơn vị: Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ hạn chế tài liệu trùng thừa như vậy sẽ góp phần tạo thuận lợi trong công tác lưu trữ như: tạo thuận lợi cho phân loại(không nắm được thành phần hồ sơ sẽ không phân loại được); xác định giá trị tài liệu; tiết kiệm giá tủ, nhân sự, tiền của …của cơ quan, đơn vị. Mặt khác, nó cũng góp phần chứng minh sự minh bạch trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Là các căn cứ để xét thi đua khen thưởng. Và còn nhiều ý nghĩa khác nữa. Nhìn chung việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ có ý nghĩa lớn lao đối với không chỉ các cán bộ mà còn đối với cả đơn vị, cơ quan. Do vậy cần thực hiện tốt công tác này. CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI. 1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng Quản lý Đấu thầu: Công ty Điện lực Hà Nội được thành lập bởi Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ ngày 08/07/1995 của Bộ Năng Lượng. Với chức năng kinh doanh thuộc ngành điện, như: kinh doanh điện năng và vận hành lưới điện; khảo sát thiêt kế lưới điện; xây lắp điện; cung cấp các dịch vụ liên quan đến ngành điện… Phòng Quản lý đấu thầu được lập nên với chức năng đó là: Tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn Công ty và một số công việc khác được giao; tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện. 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu: Công tác lập hồ sơ hiện hành của công ty được thực hiện theo quy định của nhà nước tại các văn bản Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định số/2004/NĐ - CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn khác. Đồng thời công ty cũng ban hành những quy định quy trình riêng để phù hợp hơn với tình hình thưc tế của công ty, đó là bản Quy trình quản lý và luân chuyển văn bản dược ban hành kèm theo Quyết định số442/QĐ - ĐLHN – P01 ngày 23/01/2006 của Văn phòng công ty. Mục 6 của quy trình có quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ như sau: Hồ sơ công việc là toàn bộ những công văn giấy tờ, tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình giải quyết công việc, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mọi văn bản, tài liệu để tra cứu đều phải lập hồ sơ ; những văn bản giao dịch không liên quan đến công việc chính của công ty thì không để trong hồ sơ. Tài liệu có trong hồ sơ công việc bao gồm tập hợp các hồ sơ trình kí về một công việc (đối với công việc phải trao đổi nhiều lần). Hoặc là hồ sơ trình kí. Trách nhiêm của các đơn vị và cá nhân trong công ty: tất cả cán bộ công nhân viên chức khi được giao giải quyết công việc cụ thể phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình giải quyết; trưởng các phòng ban đơn vị có trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc lập danh mục hồ sơ và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị mình lập hồ sơ khi tiến hành giải quyết công việc theo quy định. Các đơn vị , cá nhân trong công ty phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành . Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Trên đây là khái quát những quy định của công ty về lập hồ sơ hiện hành. Hiện nay công ty còn dự kiến ban hành văn bản “quy trình kiểm soát hồ sơ” để quy định rõ về hồ sơ thành phần tài liệu trong các loại hồ sơ. Trên thực tế, công ty hết sức quan tâm tới vấn đề này. Để bảo quản tốt hồ sơ hiện hành, công ty đã trang bị cho các phòng ban các tủ đựng hồ sơ tài liệu đầy đủ và một hệ thống 03 kho lưu trữ hiện hành. Tại Phòng Quản lý Đấu thầu: Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã sản sinh ra các loại hồ sơ như: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình kí, hồ sơ tài chính, hồ sơ xây dựng cơ bản, hồ sơ máy móc trang thiết bị, hồ sơ nhân sự, tập công văn lưu và một số loại hồ sơ khác. Phòng đã lập các hồ sơ công việc, chủ yếu là hồ sơ đấu thầu. Đây là loại hồ sơ chuyên môn mang tính đăc thù của Phòng. Hồ sơ đấu thầu được lập theo mỗi gói thầu một gói thầu ứng với một bộ hồ sơ. Thành phần tài liệu của bộ hồ sơ này là các tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh quy trình thủ tục đấu thầu các gói thầu tại công ty. Nó bao gồm các văn bản trong hồ sơ pháp lý, các hồ sơ dự thầu, văn bản giao dịch giữa nhà thầu và công ty dự thầu và hợp đồng được ký kết giữa các bên. Công tác lập hồ sơ ở đây không theo danh mục hồ sơ sẵn có mà được lập chỉ dưới chỉ đạo của trưởng phòng. 3. Một số nhận xét: * Ưu điểm: Phòng đã có ý thức lập hồ sơ công việc, đã phần nào đáp ứng các yêu cầu của công tác lập hồ sơ (phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ cơ bản của Phòng là quản lý công tác đấu thầu, đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản, giá trị các văn bản tương đối đồng đều, bước đầu có sự biêm mục); số lượng hồ sơ được lập sát với thực tế hoạt động của Phòng. * Hạn chế: Phòng mới chỉ lập hồ sơ đấu thầu còn các loại hồ sơ khác vãn chưa được lập, tài liệu còn ở tình trạng lộn xộn, lưu trong các cặp file mà không được sắp xếp biên mục khoa học; vẫn còn tình trạng tài liệu trùng thừa (trong các bộ hồ sơ thầu tài liệu trùng thừa chiếm 1/2); văn bản không đảm bảo các yếu tố thể thưc còn phổ biến (thiếu ngày tháng văn bản, số văn bản, nội dung không đảm bảo…), tình trạng còn thiếu, mất mát tài liệu; lập hồ sơ không theo danh mục hồ sơ đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ phải có tinh thần tráh nhiệm cao, nếu không thì ta không thể kiểm soát được lượng hồ sơ sản sinh trong năm, không lập hồ sơ công việc, dẫn tới tình trạng hồ sơ, tài liệu để lung tung, lộn xộn, gây mất mát, khó tra tìm, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của cán bộ và toàn công ty (đặc biệt bộ hồ sơ thầu là loại hồ sơ mật,và liên quan nhiều về vấn đề tài chính, pháp luật nên hồ sơ càng cần phải lập đầy đủ, chính xác). Thành phần tài liệu trong hồ sơ đã bước đầu được xác định với các thành phần cơ bản. Khắc phục tình trạng này Công ty nói chung và Phòng cần có các biện pháp khắc phục như: lâp hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã dự kiến trước, xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ một cách đúng đắn để đảm bảo mỗi hồ sơ được lập phải đạt các yêu cầu của hồ sơ. CHƯƠNG III. NGHIÊN CỨU- DỰ KIẾN THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU- CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI. 1. Dự kiến danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập. Danh mục hồ sơ là bản hướng dẫn cán bộ và đơn vị lập hồ sơ hiện hành. Danh mục hồ sơ được lập cuối năm để đầu năm sau có thể sử dụng được ngay. Đối với các cơ quan nhỏ thì danh mục hồ sơ thường được lập cho cả cơ quan, còn với các cơ quan lớn thì danh mục hồ sơ chỉ được lập cho từng đơn vị, bộ phận.Trường hợp công ty Điện lực Hà Nội thì danh mục hồ sơ được lập cho từng bộ phận phòng ban (do lượng hồ sơ được lập trong năm là tương đối lớn và công ty gồm nhiều phòng ban). Danh mục hồ sơ có hai cách lập như sau: Thứ nhất cuối năm văn thư trong cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho toàn đơn vị, sau đó gửi xuống các đơn vị để xin ý kiến bổ sung, cuối cùng tổng hợp lại rồi in phát về các đơn vị. Thứ hai: ngược lại với cách thứ nhất đó là, từng