Lãnh đạo mới và cái bẫy “ấn tượng đầu tiên” (Phần 2)

Lãnh đạo mới và cái bẫy “ấn tượng đầu tiên” (Phần 2) Vậy đâu là những tác nhân phá hủy mối quan hệ giữa Bill và Marc - hay đâu là nguyên do khiến các mối quan hệ công việc đáng nhẽ phải đem lại hiệu quả hợp tác thì lại trở thành nhân tố mất ổn định cho cả tổ chức? Hành vi ứng xử của cấp dưới Nếu từ những giây phút đầu tiên sếp mới đã gây ấn tượng không tốt với nhân viên, họ sẽ có xu hướng phản kháng bằng cách thu hẹp mình. Ví dụ họ có thể sẽ tỏ ra cẩn trọng, đề phòng khi trao đổi ý tưởng với sếp mới. Điều này lại khiến sếp càng hoài nghi, càng xem xét kĩ lưỡng hơn. Tương tự, nếu các nhân viên dưới quyền nghi ngờ rằng sếp mới hà khắc hoặc bất công, họ sẽ chẳng đếm xỉa đến việc sửa chữa sai lầm, và coi đó như hình thức công kích cá nhân. Tất nhiên, khi sếp nhận thấy phản hồi của mình bị phớt lờ, cô/anh ấy sẽ càng nghiêm khắc hơn, tăng khối lượng công việc hoặc làm vấn để trở nên nặng nề hơn – hậu quả là cách nhìn nhận phản cảm của cấp dưới về sếp sẽ ngày càng tệ hơn. Tóm lại, nếu các sếp khiến cho những nhân viên xuất sắc không có cơ hội phát huy hết khả năng, thì những nhân viên đó cũng có thể đẩy các vị sếp dù tốt nhất đến những hành động cư xử vô lý. Dù bất kì ai thúc đẩy quá trình phán xét lẫn nhau, thì cũng đều dẫn đến hậu họa là sớm hay muộn mâu thuẫn sẽ xảy ra và vòng xoáy bế tắc không dễ gì dừng lại. Vậy làm thế nào để tránh một khởi đầu sai lầm? 1. Tạo dựng mối quan hệ thực sự: Các sếp có thể tạo ra ấn tượng tốt về mình trước hết là đối với các nhân viên trực tiếp dưới quyền. Thường xuyên trao đổi trong giai đoạn đầu hình thành mối quan hệ sẽ cho phép các lãnh đạo thể hiện chính xác những ưu tiên hàng đầu cũng như cách đánh giá kết quả công việc. Họ có thể mô tả cách thức giao tiếp và quản lý, cách họ làm việc, những nguyên tắc họ trân trọng, những gì họ thích, và cả những gì có thể khiến họ nổi điên. Quá trình trao đổi cũng là lúc các sếp có cơ hội tìm hiểu xem cá tính của cấp dưới, làm thế nào để tăng cường tôn trọng lẫn nhau, từ đó bắt đầu phân biệt rõ ràng giữa cá nhân mỗi nhân viên và thành quả họ tạo ra. 2. Tạo ra một môi trường làm việc mở và có tính hỗ trợ: Đầu tư thời gian vào từng cá nhân có lẽ là việc hiếm gặp đối với một lãnh đạo mới, nhưng đó lại là dấu hiệu cho thấy sự gắn bó và là khởi điểm cho một mối quan hệ đầy thiện chí. Chính sự duy trì thiện chí sẽ giúp sếp mới loại bỏ những sai lầm không đáng có lúc đầu và không bị chỉ trích bởi những quyết định mơ hồ hay gây rắc rối. Phát triển quan hệ cá nhân với các cấp dưới sẽ một lần nữa cam đoan rằng họ hoàn toàn có thể báo cáo khi xảy ra sự cố và yêu cầu giúp đỡ. Tại sao? Bởi khi đó các cấp dươi biết rằng họ vẫn được tôn trọng ngay cả khi kết quả công việc không đáp ứng kì vọng của cá nhân họ cũng như sếp. Phân biệt một cách rành mạch giữa cá nhân và kết quả công việc cũng góp phần giảm bớt sự lo lắng và đề phòng của nhân viên cấp dưới khi nhận phản hồi từ sếp. 3. Thay đổi cách nhìn nhận về nhau: Luôn phải quan sát nhân viên là một ý niệm đã ăn sâu bám rễ trong tư tưởng của những lãnh đạo mới, vì thế khuyên họ đừng làm như vậy là điều không thể. Tuy nhiên, các lãnh đạo này có thể, và thực tế là cần phải tỉnh táo trong đánh giá, phán xét cấp dưới. Cụ thể, họ nên thay đổi cách nhận xét kết quả công việc một cách quá chung chung như “mạnh hơn” hay “yếu hơn”, chúng đơn giản thái quá nên chưa đủ để định hướng và đưa ra chỉ thị hành động. Muốn sự phán xét về cấp dưới không trở thành cố hữu trong trí óc của các lãnh đạo, họ nên dẹp bỏ những tư tưởng tự nhiên khi đánh giá mọi việc dựa trên những quan sát ban đầu. Họ phải đưa ra sự cân nhắc đúng đắn đối với các nhân tố ảnh hưởng tùy từng trường hợp cụ thể, cố gắng tìm hiểu hành vi ứng xử cũng như kết quả của nhân viên, đặc biệt là những người được cho là “yếu hơn”. 4. Sớm có hành động can thiệp: Để giữ cho mối quan hệ cá nhân phát triển đúng nhịp, khi phát hiện ra sự cố hay vấn đề, cần phải tìm cách giải quyết càng sớm càng tốt. Các lãnh đạo thường cố gắng giấu giếm hay bỏ qua những chê trách, phản hồi không đúng ý mình, cho rằng điều đó có thể phá hỏng sự tiến triển của mối quan hệ trong công việc. Nhưng miễn là sếp mới giữ được tinh thần cởi mở, sẵn sàng đón nhận căn nguyên của vấn đề, thì chuyện này đáng lẽ không nên xảy ra. Nếu một nhân viên làm điều gì đó khiến sếp lo ngại, sớm hay muộn cũng nên thông báo cho họ về việc này. Dù chẳng mấy dễ chịu, nhưng những thông điệp phản hồi mang tính chất đóng góp như vậy khi được gửi đi càng sớm thì càng dễ được chấp nhận và tiếp thu. Sự can thiệp bị trì hoãn chỉ càng khiến tình hình trở nên rối rắm. Đến lúc tình thế rơi vào bờ vực lao đao mới đưa ra thông điệp phản hồi thì càng làm giảm cơ hội cho cấp dưới phản ứng một cách xây dựng đối với vấn đề. Một thói quen đơn giản là hãy thảo luận. Ảnh: Corbis Một thói quen đơn giản là hãy thảo luận cả về bề nổi của vấn đề kèm theo sự giải trình với những người có liên quan. Điều khiến các lãnh đạo ngần ngại làm việc này chính là sự kiêu ngạo, cho rằng mình biết chính xác căn nguyên của vấn đề, và do họ thiếu khả năng cũng như nỗ lực để đánh giá vấn đề. Khi cố gắng kiểm tra, xem xét, các lãnh đạo thường phát hiện ra rằng họ đã nhìn nhận sai về tư cách hay động cơ của cấp dưới, và đã không xem xét các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến kết quả công việc. Cơ hội để thay đổi những phán xét ban đầu của sếp sẽ phải đi một con đường dài để đến với việc tạo ra một tinh thần thiện chí giữa hai bên. Nó cũng mang lại cho cấp dưới sự tự tin cho rằng họ sẽ được đánh giá công bằng và đúng mực. Chúng ta không tranh luận về việc các lãnh đạo có nên cố gắng dài dài để làm cho mọi mối quan hệ tiến triển tốt đẹp hay không. Chúng ta chỉ đang tìm cách khuyến khích họ càng sớm đầu tư vào các mối quan hệ với nhân viên càng tốt, bởi đây là một phương tiện làm tăng cơ hội hiểu biết lẫn nhau, và giúp công việc đạt kết quả tốt. Những câu hỏi nên đặt ra cho tuần làm việc đầu tiên 1. Trước ngày làm việc đầu tiên: Bạn sẽ giới thiệu mình với cả nhóm ra sao? Bạn sẽ nói gì về phong cách làm việc, kì vọng cũng như tiêu chí đánh giá nhân viên của bạn? 2. Bạn đã trao đổi trực tiếp, thẳng thắn với bao nhiêu nhân viên dưới quyền? Bạn biết gì về điểm mạnh, điểm yếu của họ, và họ ghi điểm với bạn ở điểm gì? Là một sếp mới, đây sẽ là một câu hỏi hay cho bạn: “Anh/chị kì vọng gì từ tôi?” Bạn cũng nên thẳng thắn nói rằng: “Và giờ cho phép tôi nói về những gì tôi kì vọng từ anh/chị ” 3. Bạn đã có bất kì ấn tượng nào về nhân viên của mình chưa? Nếu có và chúng không được tốt lắm, liệu bạn có thể tìm đến ai đó đánh giá cao người này không? Hãy nói chuyện với người đó để xem bạn đã bỏ qua điều gì. 4. Bạn đã trực tiếp đề nghị nhân viên cấp dưới cùng nhau vun đắp mối quan hệ công việc và cho họ biết khi nào hành động của bạn thể hiện bạn đang đứng về phía họ chưa?