Nhóm không hiệu quả - Sát thủ thầm lặng của năng suất và chất lượng

Nhóm Không Hiệu Quả- Sát Thủ Thầm Lặng Của Năng Suất và Chất Lượng Loạt bài chuyên môn hỗ trợ Ngày Hội HR Team Building 2013 -20/04/2013- Chủ đề Tối Ưu Hóa Nguồn Lực- Tối Đa Hóa Doanh Thu Năng suất và chất lượng là yếu tố sống còn đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Năng suất lao động cá nhân tại Việt Nam vào loại thấp nhất thế giới theo trích dẫn của các tổ chức quốc tế và các chuyên gia tại Việt Nam. Các ý kiến trích dẫn sau đây đã rung lên hồi chuông báo động cho năng suất lao động cá nhân “Theo TS. Hồ Đức Hùng, Đại học Kinh tế Tp.HCM, năng suất lao động của lao động Việt Nam hiện thấp hơn Indonesia 10 lần, Malaysia 20 lần, Thái Lan 30 lần, Nhật Bản tới 135 lần (1)” “Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này, theo Giáo sư Michael Porter, chính là do năng suất lao động chung trong nền kinh tế (động lực chính cho sự thịnh vượng) còn ở mức quá thấp. Điều này cũng trực tiếp ảnh hưởng đến mô hình tăng trưởng vốn đang dựa nhiều vào hội nhập và chuyển dịch lao động chế tác hiện nay (mô hình cổ điển) (2)”. Vì lý do nhân viên có năng suất cá nhân thấp làm việc theo nhóm, hiệu suất lao động sẽ còn sút giảm theo cấp số nhân khi số lượng nhân viên Việt Nam tăng theo cấp số cộng trong nhóm. Một giải thích rất đơn giản cho hiện tượng này đó là nếu bản thân các cá nhân không biết quản lý và gia tăng năng suất cá nhân thì khi họ làm việc chung với nhau trong một nhóm, kết quả sẽ còn tồi tệ hơn rất nhiều. Trên thực tế, các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên tại các công ty tập trung chủ yếu cho cá nhân. Các chương trình như kỹ năng, phát triển năng lực quản lý, lãnh đạo đều hướng vào cá nhân. Ngay cả chương trình đào tạo nhóm cũng mang tính chất cá nhân nhiều hơn khi các học viên tham dự thông qua các buổi đào tạo điển hình. Các chương trình đào tạo và phát triển đúng nghĩa cho nhóm hiệu quả như các hoạt động team building, đào tạo lồng ghép team building, các công cụ đánh giá vai trò thành viên trong nhóm và nhóm hiệu quả chiếm tỷ trọng rất ít trong ngân quỹ đào tạo và phát triển. Trên thực tế, nhóm không hiệu quả là sát thủ thầm lặng của năng suất và chất lượng trong mọi công ty. Có thể nói, thiếu nhóm hiệu quả, giá trị của các chương trình đào tạo và phát triển cá nhân không thể nào phát huy tác dụng tối đa. Một anh giám đốc sales được cử đi học chương trình quản lý nâng cao bán hàng tại Singapore trị giá 3000 USD nhưng anh giám đốc này lại không thể lãnh đạo và duy trì nhóm hiệu quả cho hơn 50 nhân viên bán hàng dưới quyền. Công ty phần mềm có thể tốn 10.000 USD cho chương trình đào tạo quản lý dự án cho hơn 20 trưởng dự án tuy vậy các trưởng dự án này không biết phát triển nhóm hiệu quả trong các dự án mà họ quản lý. Một tổng công ty đầu tư hơn 30.000 USD cho các chương trình phát triển kỹ năng lãnh đạo cho toàn bộ giám đốc khối. Trên thực tế, các giám đốc khối này không thể tạo ra nhóm hiệu quả để đẩy toàn bộ hoạt động kinh doanh của tổng công ty. Có rất nhiều ví dụ trong thực tế chứng tỏ các chương trình đào tạo và phát triển sẽ không có lợi ích nhiều nếu như không có chương trình đào tạo và phát triển nhóm hiệu quả cho bản thân các học viên trong công ty. Nhóm hiệu quả càng quan trọng đối với các lao động Việt Nam. Theo như trích dẫn của báo tuổi trẻ “Có một nghịch lý khá phổ biến trong không ít công ty có nhiều người trẻ, giỏi đầu quân, đó là các bạn trẻ càng có tài thì càng dễ trở thành kẻ thua cuộc trong các hoạt động cần tinh thần “teamwork” (làm việc theo nhóm) (3)”. Trong bài viết trước, tác giả có nêu 9 nguyên nhân quan trọng giải thích tại sao lao động Việt Nam rất kém khi làm việc nhóm với nhau tại . Ngoài các lý do trên, các lý do sau cũng là những tác nhân nhấn mạnh tầm quan trọng của nhóm hiệu quả 1-Cắt giảm biên chế: Cắt giảm biên chế và một vị trí đảm đương nhiều công việc hơn là lý do chính yếu nâng cao tầm quan trọng của làm việc nhóm hiệu quả. Giám đốc các công ty đối đầu với thực trạng yêu cầu công việc nhiều hơn số nhân lực sẽ tìm cách giải thông qua yêu cầu cộng hưởng đối với nhóm làm việc. 2- Các tác nghiệp thông thường yêu cầu nhóm làm việc: Trong các công ty ngày nay, rất ít các công việc mang tính chất cá nhân. Hơn 80 % công việc của các cá nhân đều liên quan tới các nhóm làm việc bên trong/ ngoài công ty. Trong một số trường hợp còn làm việc theo nhóm ảo – với các đồng nghiệp trên thế giới. Trong môi trường làm việc đó, nhóm hiệu quả trở thành yếu tố sống còn quyết định năng suất và chất lượng công việc. 3- Mức độ khó trong nhiệm vụ: Để giải quyết bài toán thấu đáo, các vấn đề phải được đánh giá và nghiên cứu từ nhiều quan điểm và chức năng khác nhau. Công ty không phát triển nhóm hiệu quả sẽ trở nên “ cận thị “ và có những góc nhìn định kiến với các yêu cầu kinh doanh trong công ty. 4- Liên kết trong kinh doanh: Do không đủ nguồn lực nội tại, công ty thường xuyên phải liên kết với nhau trong các dự án. Thiếu kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, công ty không thể nào kết nối và phát triển các dự án với các đối tác trong và ngoài nước. 5- Sáng tạo trong kinh doanh: Các doanh nghiệp Việt Nam thông thường bị chê kém sáng tạo trong kinh doanh và vận hành. Lý do kém sáng tạo cũng xuất phát từ làm việc nhóm hiệu quả kém. Các thành viên trong nhóm không biết cách lắng nghe, tận dụng và suy xét thấu đáo các ý kiến và góc nhìn của toàn bộ thành viên. Ý kiến của những cá nhân có tuổi , chức vụ cao và địa vị trong công ty thường được nhóm công nhận là đúng trên bề mặt. Trong khi trên thực tế, các ý kiến này thường mang lại những kết quả không mong muốn. Qua những phân tích trên, đào tạo và phát triển nhóm hiệu quả là nhu cầu ưu tiên số một trong các chương trình đào tạo tại công ty và doanh nghiệp trong năm 2013 khi mà toàn thể công ty đang đứng trước câu hỏi thách thức “ Làm thế nào để làm ra doanh thu và kết quả kinh doanh tốt hơn với nguồn lực hạn chế hơn”. Chương trình HR Team Building Day 2013 là nỗ lực chuyển giao một chương trình đào tạo nhóm hiệu quả tới các CEO và các cấp lãnh đạo quản lý cấp cao. Các chuyên viên nhân sự tham gia HR Team Building Day 2013 sẽ nhận được một chương trình team building và phát triển nhóm hiệu quả đầy đủ để họ có thể tự thực hiện và vận hành phát triển nhóm hiệu quả tại công ty nhằm biến slogan ” Tối Ưu Hóa Nguồn Lực- Tối Đa Hóa Doanh Thu” trở thành hiện thực. 10 yếu tố cần thiết khi xây dựng nhóm làm việc Các công ty ngày nay thường khuyến khích nhân viên làm việc theo nhóm để hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất. Tuy nhiên, nhiều nhóm lại không thể phát huy hết tiềm năng của mình. Nguyên nhân có thể là do họ không đáp ứng được 1 ( hay một số ) yếu tố cần thiết khi xây dựng nhóm dưới đây: 1. Tất cả vì mục tiêu chung Dù mỗi người trong nhóm có năng lực và kỹ năng riêng nhưng phải đảm bảo tất cả mọi người đều có cùng hướng đi, đó là đạt được mục tiêu chung. Chỉ cần 1 người trệch khỏi hướng đi chung đó, nhóm khó có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. 2. Tin tưởng lẫn nhau Một nhóm làm việc ăn ý đòi hỏi mức độ tin tưởng cao giữa các thành viên. Để xây dựng niềm tin, bạn cần phải thực hiện đúng những gì mình đã hứa, giúp đỡ những người khác và đối xử công bằng với mọi người. 3. Tập trung vào giải pháp Nhiều khi mọi người mải tranh luận, phân tích về vấn đề mà quên mất điều quan trọng là tìm ra cách giải quyết. Do đó, đừng quên thúc đẩy mọi việc tiến lên phía trước bằng cách tập trung vào giải pháp. 4. Phát huy sức mạnh của từng cá nhân Một nhóm làm việc hiệu quả và ăn ý là sự kết hợp những điểm mạnh của từng cá nhân. Từ đó, hiệu quả đạt được sẽ là lớn nhất. 5. Có trách nhiệm và đáng tin cậy Đôi khi mọi việc diễn ra không như theo kế hoạch nhưng hãy cố gắng chịu trách nhiệm cho hành động của mình và luôn luôn trung thực. Đây cũng là cách để bạn nhận được sự tôn trọng từ các thành viên khác trong nhóm. 6. Cố gắng từ những thành công nhỏ Đôi khi mục tiêu cuối cùng có thể quá lớn và khó đạt được ngay. Để quá trình này đơn giản và dễ thực hiện hơn, nhóm nên chia mục tiêu thành những phần nhỏ. Như vậy con đường tiến tới kết quả cuối cùng sẽ rõ ràng hơn. 7. Chia sẻ thành công Khi mọi việc không như kế hoạch, các thành viên trong nhóm thường có xu hướng chỉ trích lẫn nhau, trong khi đạt được thành công, mọi người lại ít giao tiếp với nhau. Bạn nên hạn chế chỉ trích và tăng cường những lời khen ngợi, động viên, thúc đẩy nhau. 8. Tăng cường sự đoàn kết Điều này đơn giản là các thành viên trong nhóm tìm hiểu và chia sẻ với nhau những khó khăn và thách thức cả trong công việc lẫn cuộc sống riêng. 9. Lắng nghe lẫn nhau Hãy lắng nghe khi thành viên khác đang nói. Đây là cách bạn thể hiện sự tôn trọng họ. 10. Xây dựng tầm nhìn xa Tất nhiên, thành công là mục tiêu cuối cùng của nhóm. Nhưng không phải vì thế mà không tính đến khả năng thất bại cũng như những khó khăn cần vượt qua. Cả nhóm hãy xây dựng một tầm nhìn xa và bao quát để phòng trừ mọi rủi ro cũng như đảm bảo sự thành công cho cả dự án.