Phương pháp xác định các chỉ tiêu tài chính trong hợp đồng mua bán hàng trả góp

Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 89 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH TRONG HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG TRẢ GÓP ThS. Hoàng Văn Cương Phó Khoa Kinh tế, Trường Đại học Xây dựng Miền Trung Tóm tắt: trong bài báo này tác giả trình bày kinh nghiệm cũng như thuật toán xác định các chỉ tiêu tài chính trong hợp đồng mua bán trả góp với sự trợ giúp của phần mềm Microsoft Excel. Từ khóa: chỉ tiêu tài chính; trả góp; excel Có bài toán đặt ra: Tại Doanh nghiệp thương mại Như Thảo chuyên kinh doanh xe ô tô, xe gắn máy của các hãng SUSUKI, YAMAHA, HONDA, SYM, KIA . Có bán hàng theo phương thức trả góp. Bán hàng theo phương thức trả góp được hiểu là khi người bán giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được xác định là tiêu thụ. Khi nhận được hàng khách hàng sẽ thanh toán ngay một phần tiền mua hàng để được nhận hàng, số tiền trả lần đầu nhiều hay ít là do thoả thuận giữa bên bán, bên mua. Phần còn lại sẽ được trả dần trong một khoảng thời gian nhất định và người mua phải chịu một khoản lãi suất trả góp được thoả thuận trong hợp đồng. Có thể nói hình thức bán hàng trả góp rất thông dụng đối với những mặt hàng có giá trị cao (Xe máy, xe ôtô, nhà) và khách hàng là người có thu nhập ổn định. Do người mua không có khả năng hoặc không muốn chi trả một lần mà muốn chi trả trong nhiều kỳ và chấp nhận một mức lãi suất trả góp nhất định. Với đặc trưng của phương thức bán hàng trả góp kế toán của công ty Như Thảo luôn luôn phải đối mặt với rất nhiều các hợp đồng mua bán trả góp phát sinh trong tháng hoặc trong một ngày :Ví dụ Hợp đồng số 001 khách hàng Hoàng Anh mua xe máy JUPITER số tiền trả góp 20 triệu, lãi suất trả góp 1,2%/tháng, thời hạn trả 2 năm (24 tháng) hoặc Hợp đồng số 002 khách hàng Công ty A mua xe Ford số tiền trả góp là 300 triệu, lãi suất trả góp là 1%/tháng, thời hạn trả là 4 năm (48 tháng) và rất nhiều các hợp đồng mua bán hàng hoá trả góp khác tương tự như thế xuất hiện tại công ty. Hầu hết các hợp đồng mua bán hàng trả góp phát sinh tại công ty, kế toán của công ty đều phải trả lời các câu hỏi quan trọng tương tự nhau là: Thứ nhất: Với khoản nợ trả góp, thời gian và lãi suất trả góp quy định trong hợp đồng thì đều đặn hàng tháng (quý, năm) khách hàng sẽ phải chi trả cho công ty 1 khoản tiền là bao nhiêu (gồm cả gốc và lãi) để khi kết thúc thời hạn trả góp là vừa hết nợ gốc và lãi trả góp? Thứ hai: Số tiền mà khách hàng trả đều đặn hàng tháng (quý, năm) gồm cả gốc và lãi cho khoản nợ trả góp thì bao nhiêu trong số đó được dùng để trả nợ gốc và bao nhiêu trong số đó được dùng để trả lãi trả góp? Trả lời các câu hỏi trên về phía kế toán doanh nghiệp bán trả góp sẽ có cơ sở để xác định giá bán hàng trả góp, số tiền cần phải thu của khách hàng đều đặn hàng tháng (quý, năm) trong suốt thời hạn trả góp. Đồng thời có cơ sở xác định số tiền ghi giảm nợ cho khách hàng và số tiền ghi tăng doanh thu Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 90 hoạt động tài chính về tiền lãi bán hàng trả góp trong định khoản kế toán Nợ TK111, 112 . Có TK131 .. Có TK515 Trả lời các câu hỏi trên về phía khách hàng mua trả góp (cá nhân tiêu dùng hoặc doanh nghiệp) sẽ có cơ sở để đưa ra quyết định là có nên mua bằng phương thức trả góp hay huy động nguồn vốn khác có lãi suất rẻ hơn để tài trợ mua. Đồng thời khi xác định được số tiền phải trả đều đặn hàng tháng (quý, năm) cho khoản nợ trả góp thì khách hàng có thể xem xét khả năng tài chính của mình có đủ khả năng chi trả theo quy định của hợp đồng không để ra quyết định mua. Bên cạnh đó kế toán của khách hàng là doanh nghiệp cũng xác định được trong số tiền chi trả đều đặn từng kỳ gồm cả gốc và lãi thì được ghi nhận giảm công nợ phải trả là bao nhiêu, và ghi nhận tăng chi phí tài chính của lãi trả góp là bao nhiêu trong định khoản kế toán: Nợ TK331 . Nợ TK635 .. Có TK111, 112 Để giúp kế toán của các doanh nghiệp bán hàng, mua hàng trong hợp đồng mua bán hàng trả góp trả lời các câu hỏi trên. Để ra quyết định mua bán hợp lý nhất và ghi nhận doanh thu, chi phí công nợ, tài sản phải thu, phải trả đúng quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành. Bài viết này người viết tập trung trang bị những công cụ để trả lời các câu hỏi trên từ công cụ giản đơn đến áp dụng công cụ hiện đại. Công cụ thứ nhất: Vận dụng công thức giá trị hiện tại của chuỗi tiền tệ đều phát sinh trong đầu tư được nghiên cứu trong môn Quản trị Tài chính Doanh nghiệp để trả lời câu hỏi thứ nhất cho kế toán. Giá trị hiện tại của chuỗi tiền tệ đều được xác định theo công thức sau: 1 (1 ) n t t APVAn r   =    r rA n 11 (1) Ứng dụng công thức (1) để trả lời câu hỏi thứ nhất đặt ra đối với kế toán của các doanh nghiệp thì ta có thể hiểu các chỉ tiêu trong công thức (1) trong bài toán trả góp như sau:  PVAn: Số tiền trả góp của hợp đồng mua bán trả góp  A: Khoản tiền trả góp bằng nhau từng kỳ trong suốt thời hạn trả góp  r(%): Lãi suất trả góp thoả thuận trong hợp đồng  n: Tổng số kỳ trả góp Với cách hiểu các chỉ tiêu trong công thức (1) như trên kế toán của các doanh nghiệp có thể trả lời được câu hỏi thứ nhất theo công thức sau:  1 1 nA r P V A n r      r r PVAnA n  )1(1 (2) Việc trả lời câu hỏi thứ nhất được tính toán theo công thức (2) trên thì tương đối đơn giản vì ta chỉ cần xác định số tiền trả góp, lãi suất trả góp, thời gian trả góp, thế vào công thức (2) qua một số bước tính toán bằng máy tính cầm tay cũng đủ để đưa ra kết quả. Nhưng việc trả lời câu hỏi số 2 đặt ra bằng việc tính toán thông thường sau khi đã biết số tiền trả đều đặn hàng tháng A là vô cùng phức tạp và tốn rất nhiều thời gian và công sức và độ chính xác lại không cao. Có Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 91 thể minh chứng qua việc tính toán số liệu tại hợp đồng bán hàng trả góp số 001 đã đề cập ở trên: số tiền trả góp (PVAn = 20 triệu), lãi suất trả góp (r(%) =1,2%/tháng), thời hạn trả góp (n = 24 tháng) như sau: 041.964 %2,1 %)2,11(1 000.000.20 24   A Số tiền mà khách hàng trả đều đặn hàng tháng là 964.041 đồng trong vòng 24 tháng cho khoản nợ trả 20.000.000 đồng. Việc xác số tiền 964.041 đồng khách hàng trả từng kỳ bao nhiêu trong số đó được dùng để trả nợ gốc và bao nhiêu trong số đó được dùng để trả lãi ta có thể tính toán một cách phức tạp qua bảng sau: (Số liệu được tính cho 3 tháng đầu) BẢNG THEO DÕI CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA HỢP ĐỒNG TRẢ GÓP Kỳ thanh toán Số trả từng kỳ Số dùng trả lãi Số dùng trả nợ gốc Số dư nợ gốc Nợ gốc 20.000.000 1 964.041 240.000 724.041 19.275.959 2 964.041 231.312 732.729 18.543.230 3 964.041 222.519 741.522 17.801.707 .. .. 24 964.041 11.431 952.610 0 Cộng 23.136.991 3.136.991 20.000.000 Ghi chú: Số dùng trả lãi từng kỳ = Số dư nợ gốc x Lãi suất trả góp Số dùng trả nợ gốc từng kỳ = Số trả từng kỳ - Số dùng trả lãi từng kỳ Qua bảng tính toán ta có thể trả lời phần nào được câu hỏi thứ 2 đặt ra ban đầu. Cụ thể nhìn vào dòng số 1 của các cột A, B, C, D trong tháng thứ nhất khách hàng trả nợ tổng số tiền là 964.041 đồng thì trong số đó 724.041 đồng được dùng để trả nợ gốc và 240.000 đồng trong số đó được dùng để trả lãi, tương tự nhìn vào dòng số 2 của các cột A, B, C, D trong tháng thứ 2 khách hàng trả nợ tổng số tiền là 964.041 đồng thì trong số đó 732.729 đồng được dùng để trả nợ gốc và 231.312 đồng trong số đó được dùng để trả lãi, và tương tự các kỳ sau trong suốt thời hạn trả góp ta cũng có thể xác định được các chỉ tiêu tài chính liên quan đến trả lời các câu hỏi đặt ra trong bài toán trả góp. Việc trả lời các câu hỏi đặt ra ban đầu đối với các hợp đồng trả góp bằng công cụ thứ nhất tỏ ra không có hiệu quả quá trình tính toán rất phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức cho người làm kế toán. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp phát sinh số lượng lớn các hợp đồng bán hàng trả góp trong tháng hoặc trong ngày thì khối lượng công việc đối với những nhân viên làm phần này là rất lớn và khó có thể hoàn tất công việc một cách nhanh chóng và độ chính xác cao. Đứng trước khó khăn của các nhân viên kế toán khi ứng dụng công cụ giản đơn để trả lời các câu hỏi đặt ra ban đầu cho các hợp đồng mua bán hàng trả góp thì MICROSOFT EXCEL đã thiết kế sẵn một bộ hàm tài chính (Financial) giúp nhân viên kế toán có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi đặt ra trên một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức, đó chính là công cụ thứ 2 mà người viết muốn giới thiệu trong bài viết này. Công cụ thứ hai: Ứng dụng bộ hàm tài chính (Financial) của MICROSOFT Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 92 EXCEL để trả lời các câu hỏi đặt ra cho bài toán trả góp. Hàm PMT trong nhóm hàm tài chính sẽ giúp chúng ta trả lời câu hỏi thứ nhất. Cú pháp của hàm PMT được định nghĩa là: PMT(rate, nper, pv, fv, type) Hàm IPMT, PPMT trong nhóm hàm tài chính sẽ giúp chúng ta trả lời câu hỏi thứ hai. Trong đó hàm IPMT giúp ta xác định số tiền trả nợ từng kỳ bao nhiêu trong số đó được dùng để trả lãi trả góp, hàm PPMT giúp ta xác định số tiền trả nợ từng kỳ bao nhiêu trong số đó được dùng để trả nợ gốc. Cú pháp hàm IPMT, PPMT lần lượt được định nghĩa là: IPMT(rate, per, pv, fv, type) PPMT(rate, per, pv, fv, type) Trong đó: Rate: Lãi suất trả góp thoả thuận trong hợp đồng  Nper: Tổng số kỳ trả góp  Per: Kỳ trả góp bạn muốn xác định số tiền dùng trả lãi hoặc nợ gốc  PV : Số tiền trả góp của hợp đồng mua bán trả góp  FV: Số tiền nhận được thêm khi trả nợ xong, đối số này là tuỳ ý và thường lấy giá trị 0.  Type: Đối số tuỳ ý có thể là 0 hay 1 (giá trị 0 nếu trả cuối kỳ; giá trị 1 nếu trả đầu kỳ) Để thấy được ưu điểm ứng dụng bộ hàm tài chính (Financial) của EXCEL để trả lời các chỉ tiêu tài chính cơ bản đặt ra trong bài toán tài chính trả góp ta cùng tính toán số liệu tại hợp đồng bán hàng trả góp số 001 đã đề cập ở trên: số tiền trả góp (PVAn = 20 triệu), lãi suất trả góp (r(%) =1,2%/tháng), thời hạn trả góp (n = 24 tháng):  Từ Excel\Insert\Funstion\financial\PMT\ o Tính toán PMT: =PMT(1,2%, 24, 20.000.000, 0, 0) = 964.041  Từ Excel\Insert\Funstion\financial\IPMT\ o Tính toán IPMT tháng trả nợ thứ 1 (per = 1): = IPMT(1.2%, 1, 20.000.000, 0, 0) = 240.000 o Tính toán IPMT tháng trả nợ thứ 2 (per = 2): = IPMT(1.2%, 2, 20.000.000, 0, 0) = 231.312  Từ Excel\Insert\Funstion\financial\PPMT\ o Tính toán PPMT tháng trả nợ thứ 1 (per = 1): = PPMT(1.2%, 1, 20.000.000, 0, 0) = 724.041 o Tính toán PPMT tháng trả nợ thứ 2 (per = 2): = PPMT(1.2%, 2, 20.000.000, 0, 0) = 732.730 Để có thể ứng dụng bài bản các hàm tài chính của EXCEL để trả lời các chỉ tiêu tài chính cơ bản đặt ra trong bài toán trả góp bạn có thể kết hợp tất cả các hàm PMT, PPMT, IPMT để thiết lập một bảng hoàn chỉnh theo dõi tất cả các chỉ tiêu tài chính qua các kỳ thanh toán trong suốt thời hạn trả góp quy định trong hợp đồng gọi tắt là “Bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp”. Bảng này sẽ trình bày các thông tin cụ thể cho từng kỳ thanh toán bao gồm các thông tin như: Số tiền trả góp của hợp đồng; lãi suất trả góp, số kỳ thanh toán thoả thuận, khoản tiền thanh toán đều đặn hàng kỳ, khoản dùng trả lãi, trả gốc trong số tiền trả từng kỳ. Minh hoạ cách dùng kết hợp các hàm tài chính nêu trên, chúng ta hãy lập “Bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp”. Bảng chấp nhận 3 biến nhập đó là số tiền trả góp của hợp đồng; lãi suất trả góp, số kỳ thanh toán thoả thuận. Căn cứ vào 3 biến nhập bảng theo dõi hợp đồng trả góp sẽ tự động tính toán các số liệu về khoản tiền thanh toán đều đặn hàng kỳ, khoản dùng trả lãi, trả gốc trong số tiền trả từng kỳ, số tiền nợ gốc còn phải trả sau mỗi kỳ, luỹ kế Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 93 số lãi trả góp qua các kỳ, luỹ kế số tiền đã dùng để trả nợ gốc qua các kỳ Khi bạn thay đổi 3 biến nhập là số tiền trả góp của hợp đồng; lãi suất trả góp, số kỳ thanh toán thoả thuận thì tự động các số liệu về khoản tiền thanh toán đều đặn hàng kỳ, khoản dùng trả lãi, trả gốc trong số tiền trả từng kỳ, số tiền nợ gốc còn phải trả sau mỗi kỳ, luỹ kế số lãi trả góp qua các kỳ, luỹ kế số tiền đã dùng để trả nợ gốc qua các kỳ cũng sẽ thay đổi theo. Lập Bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp thật đơn giản sau đây người viết sẽ hướng dẫn từng bước cách thực hiện cách tạo bảng trên cơ sở ứng dụng EXCEL (để đơn giản chúng ta chỉ tạo bảng theo dõi trả góp ghi chi tiết cho 10 kỳ thanh toán đâu tiên của hợp đồng trả góp số 001 tại doanh nghiệp Như Thảo, bạn có thể mở rộng bảng cho phù hợp với nhu cầu bằng cách điền tiếp các công thức chứa số lần thanh toán cần thiết). Bước 1: Trong trang bảng tính mới, nhập tên các “biến nhập” bắt đầu từ ô A1 như hình dưới: Bước 2: Nhập các cột đề mục bắt đầu từ ô A5 như hình sau: Bước 3: Kế tiếp là nhập dữ liệu bắt đầu ở cột C. Ví dụ, trong ô C1 bạn nhập giá trị của khoản trả góp trong hợp đồng trên là: 20.000.000, trong ô C2 nhập tổng số kỳ trả góp là: 24 và trong ô C3 nhập lãi suất trả góp là: 1,2%. Bước 4: Để công thức trong bảng tính được dễ hiểu hơn bạn hãy đặt tên ô nhập. Đặt tên Ô C1 là “KV”, ô C2 là “SK”, ô C3 là “LS”. Muốn đặt tên ô bạn chỉ cần đặt chon chỏ vào ô cần đặt tên sau đó vào hộp Name/Define trong Memu Inset sau đó nhập tên và nhấn Enter. Bước 5: Điền vào cột kỳ trả nợ (cột A). Nhập giá trị 1 vào ô A6 và 2 vào ô A7. Bước 6: Chọn ô A6:A7 và thông qua handle điền đầy đến ô A15. Để sử dụng handle điền đầy, bạn rà con trỏ lên góc trái dưới đáy ô chọn A6:A7. Khi con trỏ biến thành dấu (+). Nhấn giữ nút trái chuột và kéo xuống vị trí mong muốn. Sau đó thả chuột. Bước 7: Điền hàm PPMT để tính toán cột “Nợ gốc trả từng kỳ” (cột B). Trong ô B6, nhập câu lệnh của hàm PPMT là: =PPMT(LS, A6, KV, 0, 0). Bước 8: Điền hàm IPMT để tính toán cột “Lãi trả từng kỳ” (cột C). Trong ô C6, nhập câu lệnh của hàm IPMT là: =IPMT(LS, A6, KV, 0, 0). Bước 9: Tuy bạn có thể cộng cột B6 và C6 để tính toán chỉ tiêu D6 số tiền trả đều nhau trên một kỳ. Nhưng chúng ta cũng có thể áp dụng hàm tính toán PMT để tính cột này. Điền hàm PMT để tính toán cột “số tiền trả đều nhau trên một kỳ” (cột D6). Trong ô D6, nhập câu lệnh của hàm PMT là: =PMT(LS,SK, KV, 0, 0). Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 94 Bước 10: Trong ô E6 xác định bằng số liệu ô B6 của kỳ trả nợ đầu tiên và số liệu ở cột này kỳ thanh toán thứ 2 được xác định bằng cách lấy số nợ gốc trả tích luỹ kỳ 1, cộng với số tiền dùng trả nợ gốc kỳ 2 (E7=E6+B7), và các kỳ còn lại được xác định tương tự. Bước 11: Trong ô F6 xác định bằng số liệu ô C6 của kỳ trả nợ đầu tiên và số liệu ở cột này kỳ 2 được xác định bằng cách lấy số lãi tích luỹ kỳ 1 cộng với số tiền dùng trả lãi kỳ 2 (F7=F6+C7), và các kỳ còn lại được xác định tương tự. Bước 12: Sau cùng bạn điền công thức vừa nhập xong xuống hàng mong muốn. Để lập “bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp” trong vòng 10 tháng của hợp đồng đặt ra ở trên bạn chọn dãy ô B6:F6 và bằng handle điền đầy điền dãy ô xuống dòng thứ 10 như trong bước 6 đã thực hiện.  Hình sau minh hoạ bảng hoàn chỉnh sau 12 bước. Thông báo Khoa học và Công nghệ* Số 2-2012 95 Qua bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp hoàn chỉnh trên ta thấy bảng đã trình bày đầy đủ các thông tin cụ thể cho từng kỳ thanh toán trong suốt thời hạn trả góp bảng bao gồm đầy đủ các thông tin như: Số tiền trả góp của hợp đồng; lãi suất trả góp, số kỳ thanh toán thoả thuận, khoản tiền thanh toán đều đặn hàng kỳ, khoản dùng trả lãi, trả gốc trong số tiền trả từng kỳ, nợ gốc trả tích luỹ qua các kỳ, lãi trả tích lỹ qua các kỳ .Ví dụ nhìn vào dòng số 1 của các cột A, B, C, D trong tháng thứ nhất khách hàng trả nợ tổng số tiền là 964.041 đồng thì trong số đó 724.041 đồng được dùng để trả nợ gốc và 240.000 đồng trong số đó được dùng để trả lãi, tương tự các kỳ sau trong suốt thời hạn trả góp ta cũng có thể xác định được các chỉ tiêu tài chính liên quan đến trả lời các câu hỏi đặt ra trong bài toán trả góp. Sau khi lập được bảng theo dõi hợp đồng trả góp cho hợp đồng mua hàng trả góp số 001 hoàn chỉnh như trên. Kể từ khi đó công việc lập các bảng theo dõi các chi tiêu tài chính của hợp đồng khác phát sinh thật đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện các thao tác hướng dẫn sau là đã có ngay một bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp mới: Bước 1: Kích chuột phải vào Sheet vừa được thiết lập (giả định tên Sheet là HĐ001) sau đó kích chọn mục Move or Copy Bước 2: Một hộp thoại Move or Copy hiện ra trong mục Before Sheet bạn chọn HĐ001 sau đó kích đánh dấu vào mục Create a copy và nhấn OK. Bước 3: Một Sheet HĐ001(1) được tạo ra nội dung giống hệt Sheet HĐ001 bạn kích chuột phải vào Sheet HĐ001(1) và chọn mục Rename đặt lại tên Sheet là HĐ002. Bước 4: Nhập lại các biến nhập của bảng theo dõi hợp đồng trả góp bao gồm Số tiền trả góp ô C1, số kỳ trả góp ô C2, Lãi suất trả góp ô C3 theo thoả thuận của hợp đồng trả góp mới cần lập bảng theo dõi. Sau khi thực hiện xong 4 bước trên lập tức bạn có bảng theo dõi các chỉ tiêu tài chính của hợp đồng trả góp mới với đầy đủ các số liệu cần thiết phục vụ cho việc trả lời các câu hỏi đặt ra ban đầu của kế toán cho các hợp đồng mua bán hàng trả góp. Bạn đọc có thể thực hành các thao tác này với hợp đồng mua bán hàng trả góp số 002 của công ty Như Thảo. Việc sử dụng các hàm tài chính (Fianancial) được trình bày trong bài này không chỉ dừng lại ở việc giải quyết các chỉ tiêu tài chính cần thiết đặt ra trong bài toán mua bán hàng hoá trả góp. Chúng ta hoàn toàn có thể vận dụng bộ hàm tài chính này trong giải quyết các chỉ tiêu tài chính cần thiết đặt ra trong bài toán vay nợ ngân hàng và các tổ chức tín dụng mà hợp đồng quy định thanh toán tương tự như hợp đồng trả góp. Trong bài viết này người viết mới chỉ giới thiệu một số hàm tài chính trong bộ hàm tài chính (Fianancial) đa dạng của Microsoft Excel để giải quyết bài toán mua bán hàng hoá trả góp và gợi mở ứng dụng để giải quyết các bài toán vay nợ ngân hàng và các tổ chức tín dụng quy định thanh toán theo mô hình trả góp. Tác giả rất hy vọng người đọc có thể lĩnh hội và áp dụng được vào công việc học tập, nghiên cứu cũng như giải quyết được các bài toán thực tế xẩy ra tương tự hoặc phức tạp hơn bài toán tác giải đưa ra./.