Quy tắc Hou-Ren-Sou trong làm việc nhóm

Quy tắc Hou-Ren-Sou trong làm việc nhóm Có lẽ nếu được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Hourensou trong làm việc nhóm. Tôi, khi được học ở trường, cũng như tiếp xúc với nhiều đàn anh đã làm việc ở Nhật, cả những đàn anh là người Nhật Bản đều được nghe về quy tắc này, và đang từng bước thực hiện nó theo thói quen một cách quy củ. Nếu để ý bạn sẽ thấy, trên thế giới, các tập đoàn của Nhật đều có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Người Nhật khi tiếp xúc cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao. Có thể thấy điều làm nên “Thần kì Nhật Bản” trong thế kỉ 20 nhờ một phần lớn vào sự cần cù và tinh thần làm việc đồng đội cao của người Nhật hơn là tính sáng tạo của họ. 1. Quy tắc HourenSou là gì? Trước hết, có thể hiểu Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm.  Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告): có nghĩa là báo cáo.  Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡): có nghĩa là liên lạc.  Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談): có nghĩa là bàn bạc. Hiểu đơn giản theo ngôn ngữ thì Hourensou là: Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc. 2. Hourensou như thế nào? Trong một thời gian, tôi cũng nghĩ, tại sao quy tắc tưởng như đơn giản trong liên lạc như vậy, mà người ta lại nhắc đi, nhắc lại nó như một điều kiện tiên quyết để vận hành một nhóm làm việc hiệu quả? Thông thường khi làm việc nhóm, người ta vẫn báo cáo, liên lạc, và bàn bạc đó thôi. Một thời gian khi để ý một chút trong quá trình tương tác giữa các thành viên trong nhóm, đặc biệt là giữa người trưởng nhóm (Leader) và các thành viên còn lại, tôi nhận thấy rằng, việc hoạt động nhóm hiệu quả được cải thiện phần lớn là ở việc chúng ta giao tiếp, liên lạc với nhau. Trong quá trình đó, tôi nhận ra một số những kinh nghiệm trong việc sử dụng hiệu quả quy tắc trên. a. Báo cáo (Houkoku – 報告): Có một câu chuyện mà mình được nghe nhiều từ các đàn anh. Nó như thế này: Thường có một sự khác biệt nhỏ giữa kỹ sư người Việt và người Nhật (nói rộng là người nước ngoài) trong làm việc nhóm. Đó là khi được nhóm trưởng giao cho một phần việc trong toàn bộ công việc của cả nhóm. Đơn giản là một module trong nhiều module mà nhóm phải cùng nhau hoàn thành trong một thời hạn nhất định. Thường thì khi làm phần việc của mình, khi gặp vấn đề khó khăn, nhất là những vấn đề mang tính kĩ thuật, kỹ sư người Việt thường cố gắng giải quyết vấn đề đó một mình. Cách làm việc đó hoàn toàn không xấu, nhưng nếu vấn đề khó đó, khi không thể giải quyết được, đến sát hạn định giao sản phẩm cho khách hàng, một module chưa được hoàn thành, thì cả nhóm bị đình trệ hoàn toàn, trong tình huống đó, các thành viên khác trong nhóm cùng giúp đỡ tháo gỡ khó khăn, thì có thể là đã quá muộn để cứu vãn tình thế. Vậy nên, thường khi gặp vấn đề khó giải quyết, thói quen của một kỹ sư phần mềm là:  Ngay lập tức báo cáo cho người lãnh đạo có quan hệ gần nhất (trong nhóm thì trực tiếp lãnh đạo là nhóm trưởng).  Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của vấn đề.  Hướng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đang xử lý như thế nào, xử lý đến đâu. Nếu có nhiều hướng giải quyết thì báo cáo lại để cấp trên lựa chọn hướng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ theo hướng giải quyết đó. b. Liên lạc (Renraku – 連絡): Vẫn tiếp tục tình huống trên. Thường thì khi bạn gặp phải vấn đề, đồng thời với việc báo cáo với cấp trên, bạn cũng phải liên lạc với các bên liên quan để họ có thể nắm được tình hình công việc bạn đang làm. Ở đây, ngoài việc báo cáo với nhóm trưởng, người kỹ sư thường liên lạc với các thành viên khác trong nhóm đang xây dựng các module khác liên quan tới module đang gặp vấn đề, để họ có thể nắm được tình hình, và góp ý giải quyết vấn đề đó. Thường việc liên lạc ở đây có nội dung tương tự với việc báo cáo. Nếu trong quá trình giải quyết vấn đề, việc liên lạc cá nhân giữa 2 người (liên lạc 1-1) và giữa cá nhân với những người khác trong nhóm (1-n), có thể là những trao đổi với những nội dung chi tiết hơn. c. Bàn bạc (Soudan – 相談): Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với các bên liên quan, vấn đề chưa được giải quyết, hay chưa có cách giải quyết ổn thỏa, cả nhóm lúc này sẽ họp nhau lại, trực tiếp bàn bạc và đưa ra phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề, và tiếp tục hoàn thành công việc chung. Chi tiết về việc bàn bạc hay giải quyết vấn đề thì có lẽ trong bài viết này không thể nói hết. Các kỹ thuật, kinh nghiệm bàn bạc, giải quyết vấn đề theo nhóm có thể được linh hoạt áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau (tôi sẽ cố gắng tìm hiểu và trao đổi với các bạn ở các bài viết trên blog). Sau một thời gian được dẫn dắt làm việc trong nhóm (một số project nhỏ về IT, và các hoạt động khác), tiếp xúc với quy tắc này, tôi cảm thấy giữa Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc không phải lúc nào cũng phải hoàn thành tất cả các bước, hay theo trình tự cứng nhắc, mà có thể linh hoạt áp dụng. Có thể đơn giản, khi gặp vấn đề, bạn báo cáo ngay cho nhóm trưởng, đưa cách giải quyết, nếu hợp lý, nhóm truởng đồng ý, bạn giải quyết vấn đề đó luôn. Hay chính trong khi báo cáo, bạn và nhóm trưởng trao đổi, đó cũng chính là bàn bạc. Và có thể ngay trong khi báo cáo, bạn đã đồng thời cho các bên liên quan biết qua báo cáo của bạn với nhóm trưởng, vô hình chung bạn đã liên lạc với những người đồng đội của bạn trong nhóm. 3. Một số điều lưu ý về Hourensou Theo cảm nhận của tôi, điều làm nên tính hiệu quả của quy tắc Hourensou, chính là việc bạn báo cáo vấn đề một cách nhanh chóng, và cả nhóm biết được công việc bạn đang làm. Vậy nên, khi làm việc nhóm cùng nhau, có lẽ điều tiên quyết đó là việc bạn thông báo cho nhóm trưởng, cũng như các thành viên khác về vấn đề bạn gặp phải trong thời gian sớm nhất. Giữ lại vấn đề để giải quyết một mình không phải là ý kiến hay trong xu thế hiện nay (ý kiến chỉ mang tính cá nhân). Chính việc cả nhóm đều biết tiến trình công việc đang làm, dẫn tới việc cả nhóm có thể cùng nhau đổi hướng, đưa ra những phương pháp giải quyết vấn đề tốt hơn một cách dễ dàng và ăn khớp. Việc báo cáo, liên lạc trong nhóm nên ngắn gọn, và tuân theo quy tắc 5W1H đó là: What, where, when, why, who và How. Như thế các thành viên của nhóm sẽ dễ dàng bao quát vấn đề và hướng đi một cách nhanh chóng nhất. Trong nhóm có thể thống nhất một quy tắc ghi chép chung, hay công cụ ghi chép chung (ví dụ sơ đồ tư duy – Mind Map chẳng hạn), để có thể thuận tiện trong trao đổi. Hourensou có lẽ là quy tắc căn bản và hay nhất để liên lạc trong nhóm mà mình biết (cho đến thời điểm hiện tại), và cũng tìm hiểu nhưng chưa thấy quy tắc giao tiếp tương đương nào từ các luồng văn hóa khác (có thể do hiểu biết còn hạn hẹp). Hi vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ có được những quy tắc liên lạc hiệu quả trong nhóm của mình. Làm việc nhóm và những quy tắc Đã là xã hội chúng ta không chỉ có giao tiếp một mình, làm việc nhóm luôn là một trong những kỹ năng không thể thiếu trong cuộc sống . Vậy làm như thế nào để làm việc nhóm một cách hiệu quả? Đặc điểm của những nhóm thắng cuộc Luôn luôn đúng giờ: Điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn. Luôn xác định rõ chủ đề, nôi dụng của cuộc thảo luận: Họ luôn tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung. Luôn nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ: Họ luôn thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn do đó hãy rõ ràng và ngắn gọn Luôn có những thành viên bình tĩnh và tự tin mặc: Những người này trong nhóm, họ luôn tạo điều kiện để cả đội có thể “toả sáng“ cùng nhau. Nói thuyết phục: Do các thành viên này luôn luôn có sự trao đổi những ý tưởng đưa ra. Đồng thời họ luôn biết cần tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình Luôn có một nhóm trưởng giỏi: Những người trưởng nhóm này luôn là người có khả năng làm cho nhóm của mình trở thành tốt nhất, chứ không phải là người nổi bật nhất. Mặc dù, có thể họ không là người giỏi nhất nhưng họ lại là người có khả năng lãnh đạo tốt nhất khi ở phương diện tập thể và dù trong nhóm có người giỏi hơn họ nhưng những người đó luôn luôn tôn trọng những người trưởng nhóm này Làm việc nhóm không phải lúc cũng dễ dàng nhưng một khi bạn đã nắm được bí quyết làm việc, bạn sẽ luôn kết nối được sức mạnh của các thành viên với nhau, biến những điều tưởng chừng như không thể thành có thể Đặc điểm của những nhóm “khó đoàn kết” Mâu thuẫn cá nhân với nhau: Sự mâu thuẫn các cá nhân này có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm và chính sự bất hoà này luôn mang tính phá huỷ vì nó ảnh hưởng xấu đến các cá nhân trong nhóm Các thành viên trong nhóm hay trễ hẹn: Họ không hề quan tâm đến việc chính xác trong giờ giấc, giữ đúng lời hứa và đối với những người này họ cọi những việc đến trễ là bình thường, họ luôn cho rằng không có mình thì đã có những người khác lo Kết Ngay từ giai đoạn đầu hình thành nhóm, công việc đầu tiên của trưởng nhóm là luôn phải truyền đạt được mục tiêu rõ ràng công việc của nhóm để mọi người hiểu và cùng muốn làm. Giai đoạn đầu hình thành nhóm có thể thường có sự mâu thuẫn (do lúc này mọi người trong nhóm thường chưa hiểu nhau mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp) do đó các thành viên trong nhóm thường có sự bất hòa. Tuy nhiên sự bất hòa này chỉ mang tính giai đoạn. Qua giai đoạn này, các thành viên trong nhóm dần dần sẽ bước vào “giai đoạn hòa nhập”...và đi vào ổn định. Các thành viên dần dần thấu hiểu nhau và bắt đầu làm việc “ăn ý” với nhau, mỗi thành viên đều sẽ luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và hỗ trợ các thành viên khác. Mỗi thành viên luôn sẽ lấy thành công của người này là hiệu quả của người kia và của cả nhóm tất cả cùng hành động vì mục tiêu chung.