Tiến trình xử lý sách trong thư viện

Tiến trình xử lý sách trong thư viện NGUYỄN TUYẾN, BS. & TRẦN THỊ MỘNG LINH, BS. Thư viện ĐH Khoa học Tự Nhiên Công tác biên mục và phân loại trong thư viện là một khâu quan trọng của nghiệp vụ quản lý thư viện. Tài liệu khi đã thành tài sản của thư viện đều trải qua một tiến trình xử lý chuyên môn nghiệp vụ hoàn chỉnh mới đưa ra phục vụ độc giả. Mỗi cuốn sách khi bổ sung vào thư viện phải được người cán bộ nghiệp vụ phụ trách công tác bổ sung lựa chọn cho phù hợp với chiến lược phát triển tư liệu của thư viện (kế hoacïh bổ sung và mục đích phục vu)ï. Bắt đầu nhập vào Thư viện đến khi phục vụ độc giả, tài liệu phải qua tất cả các khâu xử lý nghiêp vụ theo một trình tự nhất định của công tác biên mục và phân loại. Trong thư viện, công tác nghiệp vụ cần tiến hành tất cả các khâu xử lý một cách nhanh nhất để sớm đưa tài liệu phục vụ độc giả nhưng vẫn bảo đảm đúng kỹ thuật. Trong bài này chúng tôi đề cập đến phương pháp xử lý nghiệp vụ truyền thống và phương pháp xử lý nghiệp vụ hiện nay, khi có sự ứng dụng của khoa học máy tính vào trong công tác Thư viện thì quá trình xử lý nghiệp vụ có khó khăn và thuận lợi gì Khi tài liệu nhập vào thư viện, công tác đầu tiên của bộ phận nghiệp vụ là đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt cho tài liệu, đóng dấu chủ quyền lên tài liệu và bắt đầu tiến hành công tác biên mục phân loại tài liệu Công tác biên mục và phân loại tài liệu nhằm thực hiện bộ thẻ thư mục cho từng tài liệu để tạo thành tủ thư mục nhằm giới thiệu toàn bộ kho sách của thư viện với độc giả, tiếp đó thực hiện các công tác phụ như: Nhãn sách, túi sách, tờ ghi ngày trả, thẻ mượn ... để góp phần tổ chức công tác mượn trả tài liệu. Thẻ thư mục ( Phích ) z Thẻ tác giả: Xếp theo thứ tự ABC tác giả z Thẻ nhan đề: Xếp theo thứ tự ABC nhan đề (Không tính mạo từ: a,the, le, la...) z Thẻ đề mục: Xếp theo thứ tự ABC tiêu đề đề mục z Thẻ vị trí: Xếp theo ký hiệu sách (call number) gồm số phân loại và cutter.... Tủ phiếu này phản ánh kho sách, được xem như là Mục lục công vụ. Tủ phiếu này cần thiết cho cả hệ thống mục lục phiếu lẫn hệ thống mục lục tự động hóa (Online Catalog). Như vậy việc biên mục có ba công tác chính z Mô tả z Lập đề mục z Phân loại Hiện nay nếu sử dụng máy tính thì bản thân chương trình đã tạo ra hệ thống mục lục này. Nhưng chúng ta phải tạo ra những điểm truy cập cho chương trình như: Tên tác giả, nhan đề, đề mục Mô tả Công việc mô tả là căn cứ vào hình thức của tài liệu để ghi lên phích tất cả thông tin về tài liệu đó z Tác giả, năm sinh, năm mất : Tác giả bao gồm { Tác giả cá nhân nếu tác giả là người Việt Nam chúng ta miêu tả không đảo. Nếu tác giả là người nước ngoài chúng ta miêu tả đảo đối với tiêu đề mô tả nhưng vẫn không đảo ở phần tiểu dẫn tác Page 1 of 3xl sach 8/30/2010 giả { Đối với tài liệu có từ ba tác giả trở xuống, dùng một tác giả làm tiêu đề mô tả chính còn các tác giả khác ta làm phiếu tiêu đề mô tả phụ. { Trường hợp tài liệu có từ bốn tác giả trở lên, tên sách dùng làm tiểu dẫn chính còn các tác giả được làm phiếu tiêu đề mô tả phụ { Tác giả tập thể: Tên một cơ quan, một tổ chức, một viện, một nhóm,... được dùng làm tiêu đề mô tả chính z Nhan đề, số tập, lần xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản: Nếu là nhan đề song song ta dùng dấu (=) để phân cách và nhan đề phụ thì dùng dấu (:) z Số trang: Bao gồm số trang La mã trước, số trang Ả rập, số trang La mã sau (nếu có) z Minh họa: Tranh ảnh, bản đồ, bản dẫn, bảng kê,... z Tùng thư: Sử dụng cho những sách được xuất bản theo bộ, theo đối tượng, theo chuyên ngành,... chẳng hạn như "Tủ sách Tin học cho mọi người", "Sách học làm người", ... Tất cả các chi tiết mô tả này được ghi trên phiếu theo qui tắc ISBD (International Standard Bibliographic Description). Trong điều kiện hiện nay nếu chúng ta sử dụng hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu thư viện bằng máy tính thì công tác mô tả cũng như các ký hiệu ghi trên phiếu mô tả đã được tạo ra trong phần mềm máy tính và công việc này chỉ còn khái niệm là nhập liệu tất cả các chi tiết mô tả vào máy tính theo một Format định saün máy tiùnh sẽ tự sắp xếp theo trật tự trên phích. Trên thực tế để ứng dụng tin học hóa trong ngành phân loại biên mục chúng ta phải học cách thiết lập và sử dụng Thư mục điện tử OPAC (Online Public Access Catalogue) mà ngày nay đã phát triển đến Thế hệ thứ ba (Web-Based OPAC). Theo đó việc mô tả tư liệu phải tuân theo dạng MARC (MAchine-Readable Cataloging). Phân loại Phân loại tài liệu là tìm một chỗ thích hợp cho nội dung cuốn sách trong bản phân loại, dù thư viện có dùng hệ thống phân loại nào cũng phải bảo đảm tính thống nhất và chính xác cho nội dung từng tài liệu. Sau khi phân loại, số phân loại được ghi vào trang đối diện với trang nhan đề sách cùng với Cutter tác giả, năm xuất bản (Nếu có tái bản), số tập, số cuốn có trong thư viện. Việc phân loại phải cố gắng đưa tài liệu đến với khía cạnh nhỏ nhất có trong bảng phân loại. Ngoài ra còn tùy thuộc vào từng thư viện do yêu cầu chuyên ngành đào tạo hay mục đích phục vụ của mình mà phân chia tài liệu theo những mục đích riêng và theo từng chủ đề nếu một tài liệu chứa đụng nhiều chủ đề trong đó. Lập đề mục Để giúp cho độc giả sưu tầm tài liệu theo một chuyên đề nào đó được dễ dàng khi không biết tên tài liệu cũng như tên tác giả nên chúng ta phải thiết lập đề mục cho tất cả tài liệu có trong thư viện, việc lập đề mục là xác định nội dung cuốn sách và được qui chiếu nội dung đó vào hệ thống đề mục của thư viện để tìm ra một đề mục thích hợp cho nội dung cuốn sách. Trong quá trình lập đề mục chúng ta phải nắm vững các nguyên tắc đề mục (9 nguyên tắc của Hội thư viện thế giới IFLA ) cũng như phải giải quyết được tất cả các từ đồng âm, đồng nghĩa khi sử dụng chuyển đổi từ đề mục tiếng Anh của khung đề mục LC sang tiếng Việt và sự sắp xếp tính từ, danh từ của tiếng Anh sang tiếng Việt cũng có sự thay đổi. Ngoài ra, trong điều kiện phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật người lập đề mục phải biết cập nhập những thuật ngữ khoa học mới nhất trong thời gian ngắn nhất. Page 2 of 3xl sach 8/30/2010 Trong quá trình lập đề mục cán bộ Thư viện phải biết vận dụng kiến thức tổng quát kết hợp với chuyên môn thư viện, như vậy đòi hỏi cán bộ lập đề mục phải có kiến thức tổng quát của các ngành khoa học và chuyên môn cao. Hệ thống đề mục của thư viện được hình thành qua quá trình tích lũy lâu dài cho nên việc sưu tập tài liệu của thư viện cũng là sự phát triển của hệ thống đề mục của thư viện. Trong một thư viện công tác lập đề mục cũng có sự phân cấp cán bộ trong việc chọn lựa thuật ngữ đề mục cho những tài liệu mới nhập vào thư viện khi chưa có đề mục trong hệ thống đề mục của thư viện. Sự phân cấp đó là người quyết định chọn đề mục (cấp 1) và người sử dụng đề mục (cấp 2) cho các tài liệu khi nhập vào thư viện. Nếu sử dụng hệ thống quản lý thư viện bằng máy tính thì người cán bộ( cấp 1) sẽ là người tạo ra hệ thống đề mục trong máy như một "Từ điển đề mục" và có quyền sửa đổi hay cập nhập hệ thống này, còn cán bộ (cấp 2) chỉ có nhiệm vụ chọn những đề mục nào thích hợp đã có saün cho tài liệu mà mình đang nhập vào. Sau khi hoàn tất các công việc trên thì việc thực hiện thẻ tiểu dẫn chính của biên mục phân loại đến đây mới được hoàn tất. Từ thẻ tác giả, ta thực hiện các thẻ nhan đề, thẻ đề mục, thẻ vị trí để cấu tạo nên bộ thẻ thư mục sách hoàn chỉnh và tiến hành sắp xếp bộ thẻ này vào tủ mục lục của thư viện để độc giả có thể bắt đầu tra cứu tài liệu. Những công tác phụ: Ngoài bộ thẻ thư mục, việc biên mục phân loại còn thực hiện các công tác phụ khác như : 1. In nhãn sách và dán nhãn - xử lý mã vạch: Nhãn sách là số hiệu sách bao gồm các trường số phân loại. Cutter (Tác gia cá nhân, Tác giả tập thể, Tên sách), năm (Nếu tái bản ), số tập, số cuốn. 2. Đánh máy thẻ mượn: Thẻ mượn được đánh máy theo số cuốn, trên thẻ ghi đầy đủ: Số hiệu sách, tác giả, nhan đề, ngày trả và tên người mượn sách. 3. Dán túi sách: Túi được dán phía trong bìa sau của sách dùng để đựng thẻ mượn trên túi có ghi số số hiệu sách để tiện việc xếp lại thẻ mượn khi độc giả trả sách. 4. Tờ ghi ngày trả: Được dán trên mặt túi để ghi ngày độc giả phải trả sách. Một cuốn sách trước khi được xếp lên giá và đưa vào lưu hành phải được xử lý qua những công đoạn trên. Nếu ứng dụng máy tính trong quản lý thư viện chúng ta sẽ bỏ qua một số công đoạn trong tiến trình xử lý nghiệp vụ như in thẻ, quay thẻ, tổ chức và sắp xếp tủ mục lục. Việc bỏ đi một công đoạn này tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế nó giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Vì trung bình một cuốn sách có khoản 07 thẻ và phải tiến hành sắp xếp các thẻ đó vào tủ mục lục, chưa kể đến việc chúng ta phải thường xuyên kiểm tra tủ mục lục do hiện tượng độc giả xé mất phiếu trên tủ mục lục khiến cho sách không phản ánh vị trí của nó trên tủ mục lục. Thực tế có một số thư viện sách có trong kho nhưng không có phiếu trong tủ mục lục hoặc có phiếu trong mục lục nhưng cuốn sách đó bị mất hay đã thanh lý từ lâu mà cán bộ có trách nhiệm hầu như chưa bao giờ làm công việc kiểm tra tủ phiếu của thư viện. Page 3 of 3xl sach 8/30/2010