Quản lý các bên liên quan của dự án

QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN CỦA DỰ ÁN Trình bày: PGS.TS. Lưu Trường Văn (Theo tài liệu PMBoK của PMI) 1 Nội dung Nhận dạng các bên liên quan Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan Quản lý cam kết của các bên liên quan Kiểm soát cam kết của các bên liên quan 2 Tổng quan về quản lý các bên liên quan 3 13.1 NHẬN DẠNG CBLQ 4 1. NHẬN DẠNG CÁC BÊN LIÊN QUAN
Nhận dạng các bên liên quan là quá trình của sự nhận dạng con người, các nhóm, hoặc các tổ chức mà có thể tác động hoặc bị bị tác động bởi một quyết định, một hoạt động, hoặc một kết quả của dự án, sự phân tích và sự tư liệu hóa các thông tin tương ứng liên quan đến mối quan tâm, sự liên đới, sự phụ thuộc lẫn nhau, sự ảnh hưởng, và tác động tiềm năng của chúng lên sự thành công của dự án 5 6 1.1. Nhận dạng các bên liên quan: ĐẦU VÀO
1.1.1 Tôn chỉ dự án (Project Charter)  Tôn chỉ dự án có thể cung cấp thông tin về các bên liên quan (nội bộ & bên ngoài) với dự án và bị ảnh hưởng bởi kết quả hoặc sự thực hiện của dự án, như là nhà tài trợ vốn, các khách hàng, các thành viên Ban QLDA, các nhóm và các bộ phận tham gia trong dự án, và những người khác hoặc các tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án
1.1.2 Các tài liệu đầu thầu (Procurement Documents)  Nếu 1 dự án là kết quả một hoạch động đấu thầu hoặc dựa trên một hợp đồng đã được thiết lập, các bên trong hợp đồng là các bên liên quan cốt lõi (key project stakeholders).  Các bên khác, như là nhà cung cấp (suppliers), cũng nên được cân nhắc như là một phần của danh mục các bên liên quan của dự án. 7 1.1. Nhận dạng các bên liên quan: ĐẦU VÀO
1.1.3 Các nhân tố môi trường công ty  Các nhân tố môi trường công ty mà có thể ảnh hưởng đến quá trình nhận dạng CBLQ bao gồm, nhưng không giới hạn: • Văn hóa và cấu trúc của tổ chức; • Các tiêu chuẩn của công nghiệp và chính quyền • Xu thế toàn cầu, vùng hoặc địa phương, và thực tế hoặc thói quen.
1.1.4 Các tài sản của quá trình tổ chức (Organizational Process Assets)  Các tài sản của quá trình tổ chức mà có thể ảnh hưởng đến quá trình nhận dạng CBLQ bao gồm, nhưng không giới hạn • Stakeholder register templates, • Bài học kinh nghiệp từ những dự án tương tự, và • Stakeholder registers từ những dự án tương tự. 8 Stakeholder register templates 9 1.2. Nhận dạng các bên liên quan: CÁC CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
1.2.1 Phân tích các bên liên quan  Phân tích các bên liên quan là một kỹ thuật của việc thu thập và phân tích có hệ thống các thông tin định tính và định lượng để xác định mối quan tâm nào nên được đặt ra thông qua dự án.  Phân tích các bên liên quan nói chung bao gồm các bước sau: • Nhận dạng các bên liên quan tiềm năng của dự án và thông tin có liên quan, như là vai trò, các bộ phận, lợi ích, kiến thức, kỳ vọng và mức độ ảnh hưởng của họ • Phân tích tác động tiềm năng hoặc sự hổ trợ của từng bên liên quan và phân loại chúng để có các chiến lược thích hợp • Đánh giá làm thế nào mà CBLQ chủ chốt là có thể trả lời hoặc phản ứng trong những tình huống khác nhau, để hoạch định làm thế nào ảnh hưởng đến chúng để nâng cao sự hổ trợ của họ và giảm nhẹ các tác độgn bất lợi tiềm năng 10  Có nhiều mô hình phân loại được sử dụng để phân tích các bên liên quan, chẳng hạn như : • Power/interest grid, mà nhóm các bên liên quan dựa trên mức độ quyền lực của họ (“power”) và mức độ quan tâm (“interest”) liên quan đến kết qảu dự án; • Power/influence grid, mà nhóm các bên liên quan dựa trên mức độ quyền lực của họ (“power”) và mức độ tham gia tích cực của họ (“influence”) trong dự án • Influence/impact grid, mà nhóm các bên liên quan dựa trên mức độ tham gia tích cực của họ (“influence”) trong dự án và khả năng của họ để ảnh hưởng đến hoạch định hoặc thực hiện dự án (“impact”) • Salience model, mà mô tả các loại của các bên liên quan trên cơ sở quyền lực của họ (khả năng áp đặt ý muốn của họ), khẩn cấp (cần chú ý ngay lập tức), và tính hợp pháp (sự tham gia của họ là thích hợp) 11 12
1.2.2 Phán xét của chuyên gia (Expert Judgment)  Để đảm bảo nhận diện toàn diện và liệt kê của các bên liên quan, sự phản biện và thẩm định nên được tìm kiếm từ các nhóm hoặc cá nhân có đào tạo chuyên ngành hoặc chuyên môn chủ đề, chẳng hạn như: • Quản lý cấp cao (Senior management); • Các bộ phân khác trong tổ chức (Other units within the organization; • Identified key stakeholders); • Giám đốc dự án của những dự án tương tự; • Các nhà tư vấn; and • Các tổ chức nghề nghiệp, các cơ quan phi chính phủ (nongovernmental organizations - NGOs). 13
1.2.3 Các cuộc họp  Hồ sơ các cuộc họp phân tích là các cuộc họp dự án được thiết kế để phát triển một sự hiểu biết của các bên chính liên quan dự án, và chúng có thể được sử dụng để trao đổi và phân tích thông tin về vai trò, lợi ích, kiến thức, và vị trí tổng thể của mỗi bên liên quan phải đối mặt với dự án 14 1.3 Nhận dạng các bên liên quan: : ĐẦU RA
1.3.1 Đăng ký CBLQ (Stakeholder Register)  Đầu ra chính của quá trình Xác định các bên liên quan là đăng ký các bên liên quan. Cái này chứa tất cả các chi tiết liên quan đến các bên liên quan đã được xác định bao gồm, nhưng không giới hạn: • Thông tin về sự nhận dạng • Thông tin về sự đánh giá • Sự phân loại CBLQ 15 2. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CBLQ 16 13.2 Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan  Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan là quá trình xây dựng chiến lược quản lý thích hợp để có hiệu quả cho sự tham gia các bên liên quan trong suốt vòng đời dự án, dựa trên phân tích các nhu cầu, lợi ích của họ, và tác động tiềm năng về dự án thành công 17 Dòng dữ liệu của Lập kế hoạch QL CBLQ 18 2.1. Lập KH QL CBLQ: Đầu vào
2.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Các thông tin được sử dụng cho sự phát triển của kế hoạch quản lý các bên liên quan bao gồm, nhưng không giới hạn:  Vòng đời được lựa chọn cho dự án;  Mô tả cách thức làm việc sẽ được thực hiện để đạt được các mục tiêu của dự án;  Mô tả cách thức nguồn nhân lực yêu cầu này sẽ được đáp ứng và làm thế nào về vai trò và trách nhiệm, mối quan hệ báo cáo và quản lý nhân sự sẽ được giải quyết cho dự án;  kế hoạch quản lý thay đổi mà tư liệu hóa như thế nào thay đổi này sẽ được giám sát và kiểm soát;  Nhu cầu và kỹ thuật cho giao tiếp giữa các bên liên quan 19
2.1.2 Đăng ký CBLQ (Stakeholder Register)  Là đầu ra của bước trước.
2.1.3 Các nhân tố môi trường công ty (Enterprise Environmental Factors)  Là đầu vào của bước trước.
2.1.4. Các tài sản của quá trình tổ chức (Organizational Process Assets)  Là đầu vào của bước trước 20 2.2. Lập KH QL CBLQ: công cụ& kỹ thuật
2.2.1 Sự phán xét của chuyên gia  Để tạo ra KH quản lý các bên liên quan, sự phán xét và giám định phải được tìm kiếm từ các nhóm hoặc cá nhân có đào tạo chuyên ngành hoặc cái nhìn sâu vào các mối quan hệ trong tổ chức, chẳng hạn như: • Quản lý cấp cao (Senior management); • Các bộ phân khác trong tổ chức (Other units within the organization; • Identified key stakeholders); • Giám đốc dự án của những dự án tương tự; • Các nhà tư vấn; and • Các tổ chức nghề nghiệp, các cơ quan phi chính phủ (nongovernmental organizations - NGOs). 21
2.2.2 Các cuộc họp  Các cuộc họp sẽ được tổ chức với các chuyên gia và các nhóm dự án để xác định mức độ tham gia được yêu cầu của tất cả các bên liên quan.  Thông tin này có thể được sử dụng để chuẩn bị cho KH các bên liên quan 22
2.2.3 Các kỹ thuật phân tích  Sự tham gia của CNLQ trong suốt vòng đời của dự án là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Mức độ tham gia của các bên liên quan có thể được phân loại như sau: • Không hay biết. Không hay biết về dự án và các tác động tiềm năng. • Đối Kháng. Nhận thức của dự án và các tác động tiềm năng và khả năng chống lại thay đổi. • Trung tính. Nhận thức của dự án, không ủng hộ nhưng cũng không chống. • Hỗ trợ. Nhận thức của dự án và các tác động tiềm năng và hỗ trợ để thay đổi. • Hàng đầu. Nhận thức của dự án và các tác động tiềm năng và tích cực tham gia trong việc đảm bảo dự án là một thành công 23
C: Tham gia hiện tại; D: Sẽ tham gia 24 2.3.1 KẾ HOẠCH QL CBLQ  Ngoài các dữ liệu thu thập được vào sổ đăng ký CBLQ, kế hoạch quản lý các bên liên quan thường cung cấp: • Mức độ tham gia mong muốn và hiện tại của các bên liên quan; • Phạm vi và tác động của sự thay đổi đến các bên liên quan; • Mối quan hệ xác định và sự chồng chéo tiềm năng giữa các bên liên quan; • Yêu cầu thông tin liên lạc các bên liên quan đối với các dự án giai đoạn hiện nay; • Thông tin được phân phối cho các bên liên quan, bao gồm cả ngôn ngữ, định dạng, nội dung và mức độ chi tiết; • Lý do cho việc phân phối các thông tin và tác động dự kiến đến các bên liên quan tham gia; • Khung thời gian và tần suất cho việc phân phối các thông tin cần thiết đến các bên liên quan; và • Phương pháp cho việc cập nhật và hoàn chỉnh kế hoạch quản lý các bên liên quan như sự tiến triển của dự án và sự phát triển. 25 2.3. Lập KH QL CBLQ: Đầu ra
2.3.2 Các tài liệu dự án được cập nhật  các tài liệu dự án có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn: • Tiến độ dự án, và • Sổ đăng ký CBLQ. 26 3. QUẢN LÝ SỰ THAM GIA CỦA CBLQ 27  Quản lý sự tham gia của CBLQ là quá trình giao tiếp và làm việc với các bên liên quan để đáp ứng nhu cầu / mong đợi của họ, địn h địa chỉ các nội dung như chúng xảy ra, và thúc đẩy sự tham gia của các bên liên quan thích hợp trong các hoạt động dự án trong suốt vòng đời dự án 28 Sơ đồ dòng dữ liệu của QL CBLQ 29 3.1 Quản lý sự tham gia CBLQ: ĐẦU VÀO
3.1.1 KẾ HOẠCH QL CBLQ  Là đầu ra của quy trình 2.
3.1.2 Kế hoạch quản lý giao tiếp  Kế hoạch quản lý giao tiếp cung cấp hướng dẫn và thông tin về quản lý mong đợi của các bên liên quan. Các thông tin được sử dụng bao gồm, nhưng không giới hạn: • Yêu cầu thông tin liên lạc của các bên liên quan; • Thông tin phải được truyền đạt, bao gồm ngôn ngữ, định dạng, nội dung và mức độ chi tiết; • Lý do cho phân phối thông tin; • Người hoặc nhóm người sẽ nhận được thông tin 30
3.1.3 Sổ ghi chép thay đổi  Một sổ ghi chép thay đổi được dùng để ghi những thay đổi xảy ra trong một dự án. Những thay đổi này - và tác động của chúng đến dự án về mặt thời gian, chi phí và rủi ro – là được truyền đạt đến các bên liên quan thích hợp
3.1.4 Các tài sản của quá trình tổ chức  Các tài sản quá trình tổ chức mà có thể ảnh hưởng đến quá trình Quản lý các bên liên quan bao gồm, nhưng không giới hạn • Các yêu cầu giao tiếp của tổ chức, • Các quy trình quản lý nội dung, • Các thủ tục kiểm soát thay đổi, và • Thông tin lịch sử về các dự án trước đó. 31
3.2.1 Các phương pháp giao tiếp  Các phương pháp giao tiếp được xác định cho từng bên liên quan trong kế hoạch quản lý giao tiếp là được sử dụng trong quá trình quản lý bên tham gia. Căn cứ yêu cầu thông tin liên lạc của các bên liên quan, giám đốc dự án quyết định làm thế nào, khi nào, và cái gì của của các phương pháp giao tiếp này là được sử dụng trong dự án
3.2.2 Các kỹ năng giao tiếp Người quản lý dự án áp dụng các kỹ năng giao tiếp để quản lý kỳ vọng các bên liên quan. Ví dụ: Xây dựng lòng tin, Giải quyết xung đột, Lắng nghe tích cực, và Vượt qua kháng cự thay đổi 32 3.2. Quản lý sự tham gia CBLQ: CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
3.2.3 Các kỹ năng quản lý Người quản lý dự án áp dụng các kỹ năng quản lý để phối hợp và hài hòa các nhóm hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu của dự án. Ví dụ:  đồng thuận đối với các mục tiêu dự án,  Ảnh hưởng đến mọi người mà ủng hộ dự án,  Đàm phán các thỏa thuận để đáp ứng các nhu cầu của dự án,  Sửa đổi hành vi tổ chức để chấp nhận các kết quả dự án. 33 3.2. Quản lý sự tham gia CBLQ: ĐẦU RA
3.3.1 Sổ ghi chép nội dung  Sự quản lý sự tham gia của CNLQ có thể dẫn đến sự phát triển của một sổ ghi chép nội dung. Sổ này này được cập nhật như là các nội dung mới là được xác định và các vấn đề hiện tại được giải quyết 34
3.3.2 Các yêu cầu thay đổi  Quản lý sự tham gia của CBLQ có thể dẫn đến một yêu cầu thay đổi cho sản phẩm hoặc dự án. Nó cũng có thể bao gồm các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa để bản thân dự án hoặc sự tương tác với các bên liên quan bị ảnh hưởngr
3.3.3 KH QLDA được cập nhật  Các yếu tố của kế hoạch quản lý dự án có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn, kế hoạch quản lý các bên liên quan. Kế hoạch này được cập nhật khi yêu cầu các bên liên quan mới hoặc thay đổi là được nhận dạng 35
3.3.4 Các tài liệu dự án được cập nhật  Các tài liệu dự án có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn, sổ đăng ký các bên liên quan. Cái này được cập nhật như là các thông tin về thay đổi CBLQ, khi các bên liên quan mới được xác định, hoặc nếu các bên liên quan đã đăng ký không còn tham gia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, hoặc cập nhật khác cho các bên liên quan cụ thể được yêu cầu 36
3.3.5 Các tài sản của quá trình tổ chức được cập nhật  thông báo các bên liên quan. Thông tin có thể được cung cấp cho các bên liên quan về các vấn đề được giải quyết, thay đổi được phê duyệt, và tình trạng dự án chung.  báo cáo dự án. báo cáo dự án chính thức và không chính thức mô tả tình trạng dự án và bao gồm các bài học kinh nghiệm, các sổ ghi vấn đề, báo cáo kết thúc dự án, và kết quả khác.  trình bày dự án. Thông tin chính thức hoặc không chính thức được cung cấp bởi các nhóm dự án để bất kỳ hoặc tất cả các bên liên quan dự án 37 4. KIỂM SOÁT SỰ THAM GIA CỦA CBLQ 38  Kiểm soát sự tham gia CBLQ là quá trình theo dõi các mối quan hệ tổng thể các bên liên quan dự án và điều chỉnh chiến lược và lập kế hoạch cho tham gia các bên liên quan. Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó sẽ duy trì hoặc tăng cường tính hiệu quả và hiệu quả của các hoạt động sự tham gia CBLQ 39 Sơ đồ dòng dữ liệu của kiểm soát sự tham gia của CBLQ 40 4.1 Kiểm soát sự tham gia của CBLQ: Đầu vào
4.1.1 KẾ HOẠCH QLDA Các thông tin được sử dụng để kiểm soát sự tham gia của CBLQ bao gồm, nhưng không giới hạn:
Vòng đời chọn cho dự án và các quá trình đó sẽ được áp dụng cho từng giai đoạn;
Làm thế nào công việc sẽ được thực hiện để đạt được các mục tiêu của dự án;
Làm thế nào nguồn nhân lực yêu cầu này sẽ được đáp ứng, làm thế nào về vai trò và trách nhiệm, báo cáo các mối quan hệ, và quản lý nhân sự sẽ được giải quyết;
Một kế hoạch quản lý thay đổi với những tài liệu như thế nào thay đổi này sẽ được giám sát và kiểm soát; và
Nhu cầu và kỹ thuật cho giao tiếp giữa các bên liên quan.
4.1.2 Sổ ghi chép nội dung  Sổ ghi chép nội dung được cập nhật như các vấn đề mới là được xác định và các vấn đề hiện tại được giải quyết 41
4.1.3 Dữ liệu thành quả công việc • Các dữ liệu thành quả công việc là những quan sát sơ bộ và các phép đo được xác định trong các hoạt động được thực hiện để thực thi các công việc của dự án. 42
4.1.4 Các tài liệu dự án Nhiều tài liệu dự án có nguồn gốc từ khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, hoặc các quy trình kiểm soát có thể được sử dụng như sự hỗ trợ đầu vào cho việc kiểm soát tham gia CBLQ. Chúng bao gồm, nhưng không giới hạn:  tiến độ dự án,  đăng ký các bên liên quan,  Sổ nội dung,  Sồ thay đổi, và  Giao tiếp của dự án. 43 4.2 Kiểm soát sự tham gia của CBLQ: Công cụ & kỹ thuật
4.2.1 Các hệ thống quản lý thông tin  Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp một công cụ tiêu chuẩn để quản lý dự án để nắm bắt, lưu trữ và phân phối thông tin cho các bên liên quan về các chi phí dự án, tiến độ và thành quả 44
4.2.2 Phán xét của chuyên gia  Để đảm bảo nhận diện toàn diện và liệt kê của các bên liên quan mới, đánh giá lại của các bên liên quan hiện nay có thể được thực hiện. Đầu vào nên được tìm kiếm từ các nhóm hoặc cá nhân có đào tạo chuyên ngành hoặc chuyên môn chủ đề.
4.2.3 Các cuộc họp  Cuộc họp đánh giá tình trạng được sử dụng để trao đổi và phân tích thông tin về các bên liên quan tham gia. 45 4.3 Kiểm soát sự tham gia của CBLQ: Đầu ra
4.3.1 Thông tin thành quả công việc  Các thông tin thành quả làm việc là các dữ liệu thành quả thu thập từ các quá trình kiểm soát khác nhau, được phân tích trong bối cảnh, và được tích hợp dựa trên các mối quan hệ trên các lĩnh vực. Như vậy dữ liệu thành quả công việc đã được chuyển thành thông tin thành quả làm việc
4.3.2 Các yêu cầu thay đổi  Phân tích hiệu quả dự án và tương tác với các bên liên quan thường tạo ra các yêu cầu thay đổi. Những yêu cầu thay đổi được xử lý thông qua: • Đề xuất biện pháp khắc phục có những thay đổi mang lại hiệu quả mong đợi trong tương lai của dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án; • Đề xuất các hành động phòng ngừa có thể làm giảm khả năng phát sinh tiêu cực trong tương lai 46
4.3.3 Kế hoạch QLDA được cập nhật  Khi sự tham gia CBLQ với các dự án, hiệu quả tổng thể của chiến lược quản lý các bên liên quan có thể được đánh giá. Khi thay đổi cần thiết trong phương pháp hay chiến lược được xác định, các phần bị ảnh hưởng của kế hoạch quản lý dự án có thể cần phải được cập nhật để phản ánh những thay đổi • kế hoạch quản lý thay đổi, • kế hoạch quản lý thông tin liên lạc, • kế hoạch quản lý chi phí, • kế hoạch quản lý nguồn nhân lực, • kế hoạch quản lý cung ứng, • kế hoạch quản lý chất lượng, • kế hoạch quản lý các yêu cầu, • kế hoạch quản lý rủi ro, • kế hoạch quản lý tiến độ, • kế hoạch quản lý quy mô, và • kế hoạch quản lý các bên liên quan. 47
4.3.4 Các tài liệu dự án được cập nhật  Các tài liệu dự án có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn : • đăng ký các bên liên quan. Cái này được cập nhật như là các thông tin về thay đổi của CBLQ, khi các bên liên quan mới được xác định, hoặc nếu các bên liên quan đã đăng ký là không còn tham gia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, hoặc cập nhật khác cho các bên liên quan cụ thể được yêu cầu. • Sổ nội dung.
4.3.5 Tài sản của quá trình tổ chức được cập nhật  Các tài sản quá trình tổ chức, trong đó có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn : • thông báo các bên liên quan • báo cáo dự án. • trình bày dự án • hồ sơ dự án. • Phản hồi từ các bên liên quan. • Bài học kinh nghiệm 48 C l i c k t o e d i t c o m p a n y s l o g a n . 49