Bài giảng Đàm phán trong kinh doanh - Nguyễn Bá Huân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017 THS. NGUYỄN BÁ HUÂN THS. PHẠM THỊ HUẾ §µM PH¸N TRONG KINH DOANH ThS. Nguyễn Bá Huân, ThS. Phạm Thị Huế BÀI GIẢNG ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017 2 3 LỜI NÓI ĐẦU Đàm phán là kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và trong kinh doanh. Trong thời kỳ hội nhập kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều cơ hội mở rộng các quan hệ hợp tác kinh doanh, đồng thời cũng phải đương đầu với không ít nguy cơ, thách thức. Một trong những điểm then chốt đưa đến thành công cho mỗi nhà kinh doanh, mỗi doanh nghiệp là phải giỏi giao dịch, đàm phán. Nhiều doanh nghiệp bước vào cuộc đàm phán với tư thế khá bị động, thiếu chuẩn bị nên dễ dàng bị thua hoặc phải chịu thiệt thòi trong quá trình đàm phán. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, đàm phán trở thành chức năng, hoạt động cơ bản, là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của nhà kinh doanh. Cuốn bài giảng “Đàm phán trong kinh doanh” do Bộ môn Quản trị doanh nghiệp trường Đại học Lâm nghiệp tổ chức biên soạn với mục đích làm tài liệu giảng dạy và học tập cho khối ngành: Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Kế toán và một số ngành học khác có liên quan. Bài giảng này được biên soạn trên cơ sở đề cương chương trình môn học Đàm phán trong kinh doanh, có tham khảo bài giảng các môn học khác của Bộ môn và các tài liệu về đàm phán kinh doanh. Nội dung bài giảng bao gồm 4 chương, ThS. Nguyễn Bá Huân biên soạn chương 1, 2; ThS.Phạm Thị Huế biên soạn chương 3,4: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về đàm phán trong kinh doanh; Chương 2: Chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh; Chương 3: Tổ chức đàm phán kinh doanh; Chương 4: Ra quyết định và ký kết hợp đồng kinh doanh. Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn các giảng viên Bộ môn Quản trị doanh nghiệp và các đồng nghiệp đã đóng các ý kiến quý báu trong quá trình biên soạn bài giảng. Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã có nhiều cố gắng, song bài giảng không thể tránh khỏi những sai sót. Tập thể tác giả mong nhận được những ý kiến đóng góp để tiếp tục hoàn thiện bài giảng trong thời gian tới tại địa chỉ: Bộ môn Quản trị doanh nghiệp, Khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Lâm Nghiệp. Xin trân trọng cảm ơn! TẬP THỂ TÁC GIẢ 4 5 MỤC LỤC MỤC LỤC ...................................................................................................................... 1 LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................................... 3 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH ......................................................................................................................... 7 1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại đàm phán trong kinh doanh......................... 7 1.1.1. Khái niệm đàm phán và đàm phán trong kinh doanh ..................................... 7 1.1.2. Đặc điểm đàm phán trong kinh doanh ............................................................ 10 1.1.3. Phân loại đàm phán trong kinh doanh............................................................ 14 1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh ................................... 16 1.2.1. Các yếu tố khách quan ...................................................................................... 16 1.2.2. Các yếu tố chủ quan .......................................................................................... 19 1.3. Một số dạng đàm phán trong kinh doanh........................................................... 23 1.3.1. Đàm phán về sản phẩm, dịch vụ ...................................................................... 23 1.3.2. Đàm phán về thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận ...................... 26 1.3.3. Đàm phán về phương thức thanh toán ............................................................ 27 1.3.4. Đàm phán về khiếu nại và giải quyết tranh chấp .......................................... 28 1.4. Các phương thức và hình thức đàm phán trong kinh doanh ............................ 30 1.4.1. Các phương thức đàm phán trong kinh doanh .............................................. 30 1.4.2. Các hình thức đàm phán trong kinh doanh .................................................... 32 1.5. Chiến lược và chiến thuật đàm phán trong kinh doanh .................................... 38 1.5.1. Chiến lược đàm phán kinh doanh.................................................................... 38 1.5.2. Chiến thuật đàm phán trong kinh doanh ........................................................ 39 1.6. Các phong cách đàm phán trong kinh doanh ..................................................... 41 1.6.1. Phong cách cạnh tranh ..................................................................................... 41 1.6.2. Phong cách né tránh ......................................................................................... 42 1.6.3. Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp ................................................................... 42 1.6.4. Phong cách chấp nhận ..................................................................................... 43 1.6.5. Phong cách hợp tác........................................................................................... 44 1.7. Quy trình và nội dung đàm phán trong kinh doanh .......................................... 45 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 .............................................................................. 47 Chương 2. CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH ........................... 48 2.1. Khái niệm và vai trò của chuẩn bị đàm phán kinh doanh ................................ 48 6 2.1.1. Khái niệm chuẩn bị đàm phán kinh doanh ..................................................... 48 2.1.2. Vai trò của chuẩn bị đàm phán kinh doanh.................................................... 48 2.2. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh ........................................... 49 2.2.1. Xác định mục tiêu đàm phán ............................................................................ 49 2.2.2. Chuẩn bị điều kiện đàm phán .......................................................................... 51 2.2.3. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh ...................................................... 54 2.2.4. Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm phán kinh doanh ........................ 68 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 .............................................................................. 70 Chương 3. TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH ............................................ 71 3.1. Tiến trình và nguyên tắc cơ bản tổ chức đàm phán kinh doanh ...................... 71 3.1.1. Tiến trình tổ chức đàm phán kinh doanh ........................................................ 71 3.1.2. Yêu cầu của tổ chức đàm phán kinh doanh .................................................... 73 3.2. Các kỹ thuật trong đàm phán kinh doanh .......................................................... 74 3.2.1. Các kỹ năng giao tiếp căn bản ......................................................................... 74 3.2.2. Các kỹ thuật đàm phán căn bản ...................................................................... 79 3.2.3. Các kỹ thuật đàm phán giá ............................................................................... 92 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 .............................................................................. 99 Chương 4. RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG KINH DOANH .... 100 4.1. Ra quyết định trong đàm phán kinh doanh ...................................................... 100 4.1.1. Nhiệm vụ, nguyên tắc của giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán 100 4.1.2. Các phương pháp lập luận ra quyết định trong đàm phán ......................... 101 4.1.3. Các phương pháp kết thúc đàm phán ........................................................... 107 4.2. Ký kết hợp đồng kinh doanh ............................................................................. 108 4.2.1. Khái niệm hợp đồng kinh tế ........................................................................... 108 4.2.2. Căn cứ để ký kết hợp đồng kinh tế ................................................................. 109 4.2.3. Hình thức và nội dung hợp đồng kinh tế ............................................. 110 4.2.4. Soạn thảo hợp đồng ........................................................................................ 112 4.2.5. Kiểm tra lại hợp đồng và ký kết hợp đồng .................................................... 113 4.2.6. Thanh lý hợp đồng và xử lý hợp đồng kinh tế vô hiệu ................................ 113 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 ............................................................................ 115 TÀI LIỆU THAM KHẢO 7 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH Đàm phán là một dạng giao tiếp đặc biệt, một trong những hoạt động cơ bản của con người, luôn hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi. Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó. Đây là một hoạt động diễn ra rất thường xuyên, phổ biến trong cuộc sống của con người cũng như trong hoạt động kinh doanh. Nội dung chương 1 giới thiệu những vấn đề cơ bản về đàm phán trong kinh doanh. 1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại đàm phán trong kinh doanh 1.1.1. Khái niệm đàm phán và đàm phán trong kinh doanh 1.1.1.1. Khái niệm đàm phán Xem xét các mối quan hệ hàng ngày thường gặp có thể nhận thấy rằng cuộc sống là một chuỗi những sự thỏa hiệp giữa các cá nhân cũng như giữa các tổ chức, hoặc giữa các quốc gia. Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó. Ở phạm vi hẹp, trong cuộc sống gia đình, vợ chồng, con cái luôn phải trao đổi ý kiến với nhau để giải quyết mâu thuẫn, những đứa trẻ cũng phải tranh luận với bố mẹ hay anh chị của chúng để đòi hỏi cái chúng muốnCòn trong phạm vi rộng hơn nữa, trong các mối quan hệ xã hội người ta phải tiến hành mặc cả khi mua bán, tiến hành đàm phán khi người lao động muốn tăng lương, các công ty luôn phải thỏa hiệp để cạnh tranhỞ phạm vi vĩ mô, trong các mối quan hệ quốc tế luôn diễn ra các cuộc đàm phán giữa các quốc gia, các nhà nước, các tổ chức quốc tế để giải quyết các vấn đề tranh chấp biên giới, chiến tranh thương mại, hợp tác kinh tế Bất cứ một công việc gì liên quan đến người thứ hai đều phải tiến hành đàm phán. Có thể khẳng định rằng, thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ, ở đó mỗi con người chúng ta là mỗi thành viên của bàn đàm phán khổng lồ ấy. Hoạt động đàm phán diễn ra rất thường xuyên, là hoạt động phổ biến trong cuộc sống của loài người. Vậy đàm phán là gì? Có rất nhiều định nghĩa về đàm phán, dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số định nghĩa về đàm phán: Theo nghĩa thông thường, đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia xoay quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên. Nói một cách khác, có thể hiểu đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên có lợi ích chung và lợi 8 ích xung đột cùng nhau tiến hành bàn bạc, thảo luận để điều hòa các xung đột ấy. Mục đích của đàm phán là tìm ra những giải pháp nhằm tối đa hóa lợi ích và tối thiểu hóa mâu thuẫn giữa các bên. Các bên tham gia đàm phán có thể là các cá nhân, hoặc tập thể (một công ty, một tổ chức, một hiệp hội) hoặc một quốc gia. Trong các công trình nghiên cứu về đàm phán, mặc dù đưa ra những định nghĩa khác nhau, nhưng các tác giả đều thừa nhận rằng: Đàm phán là một thực tế của cuộc sống, nó tồn tại trong mọi lĩnh vực và dù được thực hiện trong những lĩnh vực khác nhau nhưng bản chất của đàm phán luôn giống nhau - đều là quá trình thuyết phục. Theo Joseph Burnes (1993) thì “đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều người để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh, hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng, để giải quyết những vấn đề ngăn cách ấy”. Theo tác giả, nguyên nhân của đàm phán là xung đột và mục đích của đàm phán là giải quyết các xung đột ấy bằng phương pháp tránh sử dụng vũ lực. Theo giáo sư Gerald Nierberg, nguyên hội trưởng hội đàm phán học ở Mỹ thì “đàm phán là cơ sở để thỏa thuận nhu cầu của chúng ta thông qua sự đồng tình của người khác đồng thời có tính đến nhu cầu của họ”. Theo Herb Cohen - Nhà đàm phán giỏi nhất thế giới đưa ra định nghĩa: “đàm phán là một lĩnh vực kiến thức và sự nỗ lực chú trọng vào việc làm hài lòng những người mà bạn muốn nhận từ họ (một hoặc nhiều)”. Theo ông, trong một cuộc đàm phán luôn luôn có các yếu tố: thông tin, thời gian, quyền lực và nghệ thuật. Xuất phát từ những phân tích ở trên, đàm phán được hiểu như sau: “Đàm phán là quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các lợi ích chung và những điềm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất và phát triển các lợi ích chung”. Như vậy, bản chất của đàm phán: - Là một dạng giao tiếp đặc biệt, trong đó tồn tại lợi ích chung và lợi ích xung đột giữa các bên tham gia. Nếu giữa các bên không có lợi ích xung đột, chỉ tồn tại lợi ích chung thì họ có thể đi ngay đến quyết định hợp tác mà không cần đàm phán. Ngược lại, nếu chỉ hoàn toàn tồn tại các lợi ích xung đột thì các bên sẽ tiến hành các biện pháp thù địch, áp đảo đối phương mà không cần đàm phán để đạt được lợi ích của mình; - Là quá trình hai hoặc nhiều bên làm việc với nhau, cùng tìm ra một giải pháp khả thi cho những sự khác biệt giữa các bên nhằm giải quyết các xung đột một cách hoà bình; 9 - Là thống nhất phương thức trao đổi: cho tôi cái mà tôi muốn, đổi lại anh sẽ được cái mà anh cần. 1.1.1.2. Khái niệm đàm phán trong kinh doanh Các cuộc đàm phán trong kinh doanh yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng, bởi trên thương trường các doanh nghiệp vừa hợp tác với nhau vừa cạnh tranh với nhau. Sự xung đột lớn nhất giữa những người kinh doanh là xung đột về lợi ích vật chất. Điều hòa các lợi ích của chủ thể hoạt động trên thương trường vừa là yêu cầu khách quan để tồn tại vừa là cơ sở hợp tác liên minh. Đàm phán là con đường tốt nhất để điều hòa mâu thuẫn lợi ích vật chất và giải quyết mâu thuẫn giữa các bên. Các chủ thể kinh doanh khi tham gia quá trình đàm phán luôn đem theo các mục đích và đề cao lợi ích của mình. Lợi ích của mỗi bên lại nằm giao thoa với lợi ích của bên kia. Quá trình đàm phán nếu có sự thống nhất hoặc nhân nhượng thì sẽ dẫn đến thành công. Mâu thuẫn không được giải quyết và không ai chịu nhân nhượng thì đàm phán sẽ bế tắc. Đàm phán là chức năng của nhà kinh doanh, là công cụ để đảm bảo thành công. Vậy đàm phán trong kinh doanh là gì? “Đàm phán trong kinh doanh là quá trình hai hoặc nhiều bên có những lợi ích chung và lợi ích xung đột, cùng nhau tìm ra (trao đổi, thảo luận) và thống nhất các giải pháp để giải quyết những vấn đề về lợi ích có liên quan đến các bên kinh doanh”. Như vậy, bản chất của đàm phán kinh doanh: - Đàm phán trong kinh doanh là một dạng của đàm phán, gắn với các hoạt động kinh doanh. Vì vậy, cơ sở gốc rễ của mọi hoạt động đàm phán trong kinh doanh là tồn tại lợi ích chung và lợi ích xung đột giữa các bên liên quan đến lĩnh vực kinh doanh. Do đó, khi tiến hành đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán cần phát hiện đâu là lợi ích chung và đâu là lợi ích xung đột. Chỉ khi xác định được các lợi ích đó thì mới có thể tìm các giải pháp tối đa hóa lợi ích chung và tối thiểu hóa lợi ích xung đột; - Đàm phán trong kinh doanh là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa các chủ thể tham gia của các bên để đạt được thoả thuận, giải quyết các xung đột nhằm thỏa mãn nhu cầu các bên liên quan đến các hoạt động kinh doanh. Vì đàm phán kinh doanh là quá trình tìm kiếm lợi ích liên quan đến vấn đề các bên đang kinh doanh, đầu tư nên các bên ra sức bảo vệ lợi ích của mình, tìm các biện pháp tác động lên đối phương để buộc đối phương phải từ bỏ một số lợi ích đối kháng. 10 Tuy nhiên, đã tham gia vào quá trình đàm phán thì chẳng bên nào có thể từ bỏ lợi ích của mình, do vậy họ phải mặc cả, thuyết phục lẫn nhau, phải đánh đổi nhượng bộ để đạt được thỏa hiệp. Điều này thể hiện rõ nét trong hoạt động đàm phán thương mại giữa người mua và người bán khi tiến hành mặc cả giá; - Các bên tham gia đàm phán kinh doanh có thể là một cá nhân hoặc các tập thể nhóm người đại diện cho một quốc gia, một hiệp hội, một tổ chức, một doanh nghiệp gọi là chủ thể. Chủ thể của hoạt động đàm phán trong kinh doanh là con người trong đó họ tham gia vào quá trình đàm phán vì quyền lợi của bản thân mình hoặc đại diện cho lợi ích của một tập thể mà họ đại diện tham gia đàm phán. 1.1.2. Đặc điểm đàm phán trong kinh doanh - Đàm phán trong kinh doanh là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa hai mặt đối lập “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán luôn tồn tại sự mẫu thuẫn và thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”, hay nói cách khác đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt đối lập. Lợi ích của bên này thường nằm ở sự chấp nhận của phía bên kia và những thỏa hiệp đạt được phải đảm bảo lợi ích cho tất cả các bên, đó là mặt mang tính hợp tác của đàm phán. Đồng thời, lợi ích của bên này tăng lên có thể làm cho lợi ích của bên kia giảm xuống, bởi vậy các bên luôn tích cực bảo vệ lợi ích của riêng mình, hy vọng đạt được nhiều lợi ích hơn đối phương, đó là mặt mang tính xung đột của đàm phán. Trong kinh doanh khi hàng hóa được sản xuất ra, nó mang lại cho xã hội những lợi ích nhất định, lợi ích đó được chia nhỏ cho các bên liên quan. Đó là lợi ích của nhà sản xuất, đây là điều đương nhiên nếu không thì hàng hóa sẽ không được sản xuất ra; lợi ích của người tiêu dùng, đây là điều không thể thiếu được bởi vì nếu không có nó thì hàng hóa cũng không thể tiêu thụ được; lợi ích của các thành phần khác tham gia vào quá trình lưu thông, khi các thành phần này càng nhiều thì lợi ích của người tiêu dùng và người sản xuất càng ít đi. Do vậy, nhà sản xuất, kinh doanh chỉ có thể thực hiện việc tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở tối đa hóa các phần lợi nhuận của nhau. Như vậy, hành động tìm kiếm lợi nhuận của người sản xuất, nhà kinh doanh và người tiêu dùng gây ảnh hưởng trực tiếp đến nhau, nghĩa là nếu người này được nhiều thì người khác được ít đi và ngược lại. Khi một bên cố gắng giành về phần mình một khoản lợi ích lớn hơn thì bên kia buộc phải chấp nhận phần nhỏ đi và ngược lại giả sử chỉ có hai bên tham gia vào quá trình đàm phán này. Nếu số lượng người tham gia lớn hơn thì tình hình càng khó khăn hơn. 11 Như vậy, trong kinh doanh nhà đàm phán muốn thành công cần bảo vệ lợi ích cho bên mình đại diện trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều thuận lợi càng tốt. Mặt khác, nhà đàm phán đó cũng cần phải thỏa mãn được những nhu cầu tối thiểu của đối phương (đem lại lợi ích cho họ kể cả trường hợp lợi ích của hai bên là xung khắc nhau). Nếu không thực hiện được như vậy, đối phương sẽ rút lui, cuộc đàm phán bị đổ vỡ và nhà đàm phán buộc phải từ bỏ những lợi ích có thể thu được của mình nếu đi tới sự thỏa hiệp. - Đàm phán trong kinh doanh không phải là thỏa mãn lợi ích của một bên không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định. Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình, cần trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều lợi ích. Nhưng bất kỳ, người đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương, nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp nhất của đối phương, ép buộc đối phương một cách không hạn chế, cuối cùng làm cho đàm phán đổ vỡ mà không được lợi ích gì. Sơ đồ trên đây mô tả mục đích ban đầu của hai bên tham gia đàm phán là A và B, sau khi đàm phán trong phần mục đích đạ