Nội dung chuẩn bị đàm phán KD
Chuẩn bị chung cho các cuộc đàm phán
Chuẩn bị riêng cho từng cuộc đàm phán
1. Chuẩn bị chung cho các cuộc đàm phán kinh doanh
Về ngôn ngữ :
.Đối với cuộc đàm phán trong nước cần thông thạo tiếng quốc ngữ( tiếng mẹ đẻ)
.Đối với cuộc đàm phán quốc tế cần nắm vững và sử dụng thành thạo ngoại ngữ
.Nếu sử dụng phiên dịch thì cần :Nói sơ trước chủ đề cho phiên dịch; Nói rõ và chậm ;Tránh dùng từ địa phương ;Tránh dùng câu dài ,câu phủ định hai lần; Cần xác định bằng văn bản nội dung đàm phán ;Nghe phiên dịch báo cáo SAU ĐP
24 trang |
Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 22/06/2022 | Lượt xem: 288 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Giao dịch kinh doanh - Bài 3: Chuẩn bị đàm phán, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
BÀI 3 CHU ẨN BỊ ĐÀM PHÁN
1
Nội dung chuẩn bị đàm phán KD
Chuẩn bị chung cho các cuộc đàm phán
Chuẩn bị riêng cho từng cuộc đàm phán
2
1. Chuẩn bị chung cho các cuộc đàm phán kinh doanh
Về ngôn ngữ :
. Đối với cuộc đàm phán trong nước cần thông thạo tiếng quốc ngữ( tiếng mẹ đẻ)
. Đối với cuộc đàm phán quốc tế cần nắm vững và sử dụng thành thạo ngoại ngữ
. Nếu sử dụng phiên dịch thì cần :Nói sơ trước chủ đề cho phiên dịch; Nói rõ và chậm ;Tránh dùng từ địa phương ;Tránh dùng câu dài ,câu phủ định hai lần; Cần xác định bằng văn bản nội dung đàm phán ;Nghe phiên dịch báo cáo SAU ĐP
3
Chuẩn bị chung cho các cuộc ĐP (tiếp)
Chuẩn bị về thông tin gồm :
.Thông tin về hàng hóa
.Thông tin về thị trường
.Thông tin về đối tác
.Thông tin về bản thân
Chuẩn bị về năng lực gồm :
.Chuẩn bị về kiến thức
.Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý
.Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật hỗ trợ
.Có kỹ năng đàm phán tốt
4
Chuẩn bị chung (tiếp )
Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán :
.Các bên cần thống nhất với nhau lịch làm việc và lập luôn cả phương án dự phòng
.Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi cho cả hai bên
5
2.Chuẩn bị riêng cho từng cuộc ĐP
Xác định mục tiêu đàm phán
Thu thập thông tin
Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA)
Tìm hiểu đối tác đàm phán
Thành lập đoàn đàm phán
Chuẩn bị kế hoạch đàm phán
Chuẩn bị địa điểm đàm phán
Một số chuẩn bị khác
6
Người ĐP phải dành nhiều nỗ lực cho khâu chuẩn bị
Chuẩn bị là khâu thiết yếu để có thể ĐP thành công
Chuẩn bị tốt :
Hiểu được bản thân
Hiểu được đối tác
Có chiến lược , chiến thuật đúng đắn
Chủ động tấn công
7
2.1 Xác định mục tiêu
Xác định nhu cầu :
Không mất định hướng trong quá trình ĐP
Linh hoạt hơn trong việc tìm ra giải pháp thoả mãn nhu cầu
Xác định phạm vi ĐP:
Phân loại mong muốn
Phạm vi cho các mong muốn :
Thiết yếu
Quan trọng
Có thì tốt
8
2.2Thu thập thông tin
Mục tiêu :
Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu ( nếu có )
Lựa chọn một hoặc một vài đối tác để đàm phán
Xác định các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu
Nguồn thông tin:
Thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng
Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới
Kinh nghiệm của bạn hàng , đồng nghiệp , nhân viên
9
2.3 Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA)
Khái niệm :
Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán (Best Alternative To a Negotiated Agreement - BATNA) là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó
10
2.3 Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA)
Ý nghĩa của BATNA:
Giúp nhà đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết
Giúp nhà đàm phán tránh được những thoả thuận bất lợi
Là cơ sở để xác định giới hạn đàm phán
Giúp nhà đàm phán có được những thoả thuận có lợi hơn
11
2.3 Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA)
Các bước xác định BATNA:
Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt
Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và xác định mức độ khả thi của các phương án này
Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất dựa trên mức độ đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án
12
2.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán Thông tin về đối tác đàm phán
Đối tác là ai ?
Những thế mạnh và điểm yếu của đối tác
Tình hình hiện tại của đối tác
Mục tiêu đàm phán của đối tác
Những áp lực mà đối tác có thể có khi tham gia ĐP
BATNA của đối tác
Đặc điểm đoàn đàm phán của đối tác
Đối tác đã biết gì về ta ?
13
2.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán Các nguồn thông tin về đối tác
Hỏi đối tác đàm phán
Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ
Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác đàm phán
Những thông tin thị trường liên quan đến hoạt động của đối tác
14
2.5 Th ành lập đoàn đàm phán Đàm phán theo nhóm
Lợi thế : có kiến thức rộng hơn , khả năng đa dạng hơn , các thành viên có thể tư vấn , đóng góp vào kết quả chung , các thành viên có thể nhận những nhiệm vụ khác nhau và đóng các vai trò khác nhau .
Bất lợi : nhóm phối hợp không ăn ý, có mâu thuẫn giữa các thành viên
15
2.5 Th ành lập đoàn đàm phán Yêu cầu khi thành lập đoàn ĐP
Nhóm phải đủ lớn nhưng không quá lớn
Các thành viên trong nhóm cần có các kỹ năng , khả năng và kinh nghiệm bổ sung cho nhau
Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên
Các thành viên phải có sự tin tưởng lẫn nhau
16
2.5 Thành lập đoàn đàm phán Phân công trách nhiệm
Thư ký
Trưởng
đoàn
Các nhà
chuyên môn
Trách nhiệm
của
các thành viên
17
2.5 Th ành lập đoàn đàm phán Nguyên tắc làm việc nhóm ĐP
Mỗi lần chỉ 1 người phát biểu , các phát biểu phải được chuẩn bị sẵn sàng , đợi đến khi lãnh đạo ra dấu khi cần phát biểu
Không bao giờ thể hiện sự bất đồng trước mặt đối tác
Khi có do dự , tạm ngừng cuộc đàm phán
Tạo ra 1 cách trao đổi thông tin phi ngôn ngữ giữa các thành viên trong đoàn
Thông điệp của cả đoàn phải thống nhất trong cả lời nói và hành động .
18
2.6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán Chuẩn bị chương trình ĐP
Là những nội dung mà các bên tham gia ĐP sẽ tiến hành và thời gian cho mỗi nội dung
Giúp các bên chủ động trong quá trình ĐP
Giảm những phát sinh bất ngờ trong quá trình ĐP
Giúp ta phán đoán được phần nào mong muốn của đối tác ĐP
Nên chủ động soạn thảo chương trình rồi đề nghị đối tác ĐP điều chỉnh , bổ sung
19
2.6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán Chuẩn bị chiến lược , chiến thuật ĐP
Chiến thuật là những cách thức mà nhà đàm phán “ đối đáp ” với đối tác .
Một chiến thuật thường liên quan đến bối cảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể . Không có chiến thuật nào cho mọi cuộc đàm phán .
Tất cả các chiến thuật phải phù hợp với chiến lược .
20
2.7 Chuẩn bị địa điểm đàm phán
Địa điểm là yếu tố quan trọng , có thể tạo thuận lợi hoặc gây khó khăn cho ĐP
Địa điểm cần là nơi :
Cảm thấy thoải mái cả về vật chất và tinh thần
Có thể nghe được rõ ràng toàn bộ nội dung đàm phán
Kín đáo và an toàn để đảm bảo hiệu quả và bảo mật thông tin
Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ cần thiết : thiết bị trình chiếu , bảng , thiết bị âm thanh
Thuận tiện cho việc đi lại
21
2.8 C ác chuẩn bị khác Ngôn ngữ đàm phán
Nói/Hiểu được ngôn ngữ của đối tác là cực kỳ hữu ích trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ , kể cả khi phải sử dụng phiên dịch
Không nên đàm phán bằng ngôn ngữ của đối tác trừ phi cực kỳ thành thạo ngôn ngữ đó .
Nếu không đàm phán được bằng tiếng Việt , nên sử dụng phiên dịch
Xác định ngôn ngữ sử dụng trong thoả thuận/hợp đồng : 2 thứ tiếng , 2 bản có giá trị như nhau , chú ý dịch thuật chính xác
22
8. C ác chuẩn bị khác Tài liệu đàm phán
Liệt kê tất cả những tài liệu cần thiết để đảm bảo không bỏ sót
Chọn lọc và hệ thống hoá tài liệu theo từng nhóm vấn đề
Chuẩn bị tốt những tài liệu cần gửi trước cho đối tác
Có thể dự thảo hợp đồng mà ta mong muốn thoả thuận được .
23
2.8 C ác chuẩn bị khác Vị trí ngồi trên bàn đàm phán
Mỗi thành viên trong đoàn đàm phán cần ngồi ở những vị trí thích hợp với vai trò của mình
Cần căn cứ vào vị trí của những người tham gia đoàn đàm phán của đối tác để xác định ( phỏng đoán ) vai trò của họ
Chỗ ngồi của trưởng đoàn :
Gần những thành viên cần trao đổi hoặc bàn bạc trong quá trình đàm phán
Gần hoặc đối diện những người thuộc nhóm đối tác hay gây khó khăn
Dễ giao tiếp bằng mắt với các thành viên của đoàn mình và các thành viên chủ chốt trong đoàn đối tác
24