Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 3: Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh

CHƯƠNG 3 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH MỤC TIÊU CHƯƠNG  Lập kế hoạch các bước để chuẩn bị cho một buổi thuyết trình. Thiết kế, xây dựng và tổ chức một buổi thuyết trình.  Phân tích những điểm cần lưu ý trong thuyết trình.  Biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ để thuyết trình hiệu quả hơn. 39 Kỹ năng thuyết trình hiệu quả 1 • Chuẩn bị cho bài thuyết trình 2 • Soạn nội dung thuyết trình 3 • Thực hiện bài thuyết trình hiệu quả 40 1. Chuẩn bị thuyết trình 41 42 Chọn chủ đề. Xác định mục đích thuyết trình. Mục đích chung => Mục đích cụ thể. Tìm hiểu khán thính giả. 2. Soạn nội dung thuyết trình 43 2.1. Kỹ thuật 4 bước Kỹ thuật 4 bước là một công cụ tiết kiệm thời gian nhằm giúp các diễn giả triển khai một bài thuyết trình chất lượng trong lượng thời gian ngắn. Bước 1: Giới thiệu  Bước 2: Định nội dung  Bước 3: Thân bài  Bước 4: Kết luận 44 Bước 1: Giới thiệu Gây ấn tượng: Một con số thống kê Một câu hỏi Một giai thoại Một hành động Nêu bật chủ đề của bài thuyết trình. Tỏ rõ thái độ, quan điểm. 45 Giới thiệu Đặt vấn đề Định mục đích Hướng đề xuất Bước 2: Định nội dung  Những nội dung sẽ được trình bày.  Nội dung được sắp xếp như thế nào? Nguyên nhân và kết quả So sánh và đối lập Trực tiếp hay gián tiếp Khó khăn và giải pháp Quan hệ không gian Chuỗi thời gian Chủ đề chính – thông tin bổ sung 46 Định nội dung Điểm 1 Điểm 2 Điểm 3 Trình tự thuyết trình  Bắt đầu với các ý tưởng quan trọng nhất cho đến các điểm ít quan trọng nhất. Tập trung nhiều thời gian cho những điểm quan trọng hơn. Xác định trình từ thích đáng giúp bạn có được một bài thuyết trình logic và chặt chẽ 47 A B C D Bước 3: Thân bài Triển khai các điểm của nội dung chính, sử dụng hình vẽ, biểu đồ minh họa Thân bài chiếm 80-90% của thuyết trình. Chuyển ý giữa các điểm Tránh phát triển đề tài khác, xa rời nội dung ban đầu. 48 Thân bài Điểm 1 A B Điểm 2 A B Điểm 3 A B Bước 4: Kết luận Tóm tắt ý chính Kết thúc gây ấn tượng Cám ơn 49 Kết luận Nhắc lại mục đích Nhắc lại nội dung Nhắc lại đề nghị 2.2. Ma trận diễn giả - thính giả 1 3 2 4 50 Diễn giả biết ít Diễn giả biết nhiều Thính giả biết ít Thính giả biết nhiều Thính giả biết ít – Diễn giả biết ít Vấn đề và các ý tưởng mới mẻ Tốn nhiều thời gian chuẩn bị Nhất thiết phải săn lùng ý tưởng Dùng “thảo luận nhóm” 51 Thính giả biết ít – Diễn giả biết nhiều Vấn đề lớn nhất đối với diễn giả là trình bày chủ đề đơn giản dễ hiểu. Diễn giả thường tưởng rằng thính giả cũng hiểu biết nhiều như họ. 52 Thính giả biết nhiều – Diễn giả biết ít Tránh đừng để rơi vào tình huống này Cố gắng tìm hiểu xem thính giả cần gì và chỉ trình bày những điểm đó Dùng “thảo luận nhóm” 53 Thính giả biết nhiều – Diễn giả biết nhiều Khả năng xảy ra tranh cãi cao. Brain – storm để có nhiều ý tưởng hơn. Dùng “thảo luận nhóm”. 54 2.3. Phân loại thính giả Người không thân thiện: luôn phản đối diễn giả hay kêu gọi mọi người chống lại ý kiến của diễn giả Người trung lập: tỏ thái độ trung lập, không ủng hộ, không chống lại diễn giả một các rõ ràng Người ngoài cuộc: không có bất kỳ ý kiến gì Người ủng hộ: sẵn sàng hành động để ủng hộ các ý kiến của diễn giả 55 Chiến lược đối với “Người không thân thiện” Thể hiện sự hiểu biết về vấn đề thật tốt. Tránh đưa ra những nhận định quan trọng trong khi chưa có bằng chứng rõ ràng.  Sử dụng số liệu đáng tin cậy và cho biết nguồn gốc của chúng. Chỉ sử dụng những chuyên gia và quản lý nào họ biết và tôn trọng. Nhấn mạnh vào những nội dung mọi người đều thống nhất và cùng chung quan điểm. Không kết luận những gì chưa chắc chắn. 56 Chiến lược đối với “Người trung lập” Thu hút sự chú ý của họ khi trình bày. Đưa ra những ví dụ chính xác, những tình huống, nhân vật và sự kiện quen thuộc. Tránh những xung đột bằng cách tập trung vào những điểm đơn giản và rõ ràng nhất. Khắc họa bức tranh rõ ràng về việc mọi thứ sẽ trở nên tốt đẹp hơn nếu họ ủng hộ. 57 Chiến lược đối với “Người ngoài cuộc” Nhấn mạnh đến uy tín của diễn giả, đặc biệt cho họ biết về chuyên môn, kinh nghiệm đã có. Tập trung thảo luận, khuyến khích họ tham gia bằng cách đặt câu hỏi. Bố cục trình bày rõ ràng, sử dụng số liệu và các ví dụ minh họa chính xác. Không cung cấp quá nhiều kiến thức cho họ, tránh tình trạng “bội thực” thông tin. Truyền đạt thông điệp một cách sinh động và thoải mái để thu hút sự chú ý của họ. 58 Chiến lược đối với “Người ủng hộ”  Yêu cầu họ chia sẻ những thành công hoặc những cảm nghĩ tích cực của họ về quan điểm của mình. Khi cảm thấy họ gần đạt đến mục tiêu, cố gắng hướng họ đến những mục tiêu mới nhưng vẫn liên quan đến chủ đề đang bàn. Nếu họ tỏ ra cởi mở ở mức độ vừa phải, diễn giả sẽ khích lệ họ hành động. Nếu họ đưa ra các ý kiến hay hành động quá khích, diễn giả yêu cầu họ tuân thủ kỷ luật. 59 3. Thực hiện bài thuyết trình hiệu quả 60 3.1. Đối với hình thức bài thuyết trình??? 61 3.1.1. Slide sử dụng trong thuyết trình  Số lượng slide vừa đủ.  Số dòng, số chữ. Cỡ chữ trên slide: > 28, tiêu đề to hơn. Kiểu chữ dễ nhìn, không nhàm chán. Màu sắc chữ và nền tương phản, dễ đọc.  Lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp. Hình thức slide đẹp, cân đối. 62 3.1.2. Khán thính giả dễ tiếp cận hơn? Giới hạn các điểm nội dung chính.  Sử dụng các câu tiêu đề (header)  Sử dụng các công cụ nhấn mạnh: - Viết đậm, VIẾT HOA, chữ nghiêng, gạch dưới hay chữ to khi trình bày văn bản. - Khi thuyết trình dùng: ngôn ngữ, âm lượng, dáng điệu, cử chỉ, hình ảnh 63 3.1.3. Tìm kiếm các hỗ trợ Tìm ở đâu? Các số liệu thông kê Các ví dụ Các mẫu chuyện Các kết quả nghiên cứu Các chứng thực Các hình ảnh Các họa đồ, biểu đồ 64 Giúp trả lời câu hỏi của thính giả: “Tại sao tôi phải tin vào điều đó?” MÁCH NƯỚC Càng đơn giản càng dễ hiểu và dễ được chấp nhận 3.1.4. Hình ảnh hỗ trợ  Bài thuyết trình với hình ảnh hỗ trợ sẽ hiệu quả hơn nhiều. Hình ảnh tạo hiệu quả rất cao khi sử dụng đúng ý nghĩa, có chủ đích. Màu sắc sinh động, lôi cuốn thị giác. 65 Introduction: Welcome to ICQ 98a : ICQ (“I Seek You”) is a revolutionary, user-friendly Internet program that notifies you who’s online at all times and enables you to initiate contact with those people at any time. No longer will you search in vain for friends or associates on the Internet. ICQ does the searching for you, alerting you in real time when they sign on. With ICQ, you can chat, send messages and files, play games or just hang out with your fellow surfers while still surfing the Internet. The program runs in the background, taking up a minimum of memory and Internet resources. While you work on other applications, ICQ alerts you when friends and associates sign on, allowing you to work efficiently while having a whole range of Internet functions at your fingertips. Among the functions available are: chat, message, e-mail, URL and file transfer. ICQ also supports a variety of popular external Internet applications. With ICQ, launching an Internet Telephony or video call is a breeze. With a click of a button, you and your friend (or friends) are instantly connected. You can also execute these events among multiple users, so you can conduct a conference or just hang out together online. All these functions are organized in one easy-to-use program that integrates smoothly into your desktop. How Does ICQ Work? It’s simple. When you install ICQ, the program asks you to register with an ICQ server, which is connected to a network of servers spanning the entire Internet. You receive an ICQ number when you register. This number (together with a secret password) identifies you as a registered ICQ user. In addition, you have the option to enter personal information along with your ICQ #. This allows other ICQ users to recognize you when you log on. You can also publish your ICQ # on your web site or business card so that other ICQ users can easily identify you. Once you’ve registered, you can compile a contact list. A contact list is a list of friends and associates that ICQ uses to find your friends for you. Meanwhile, ICQ waits quietly in the background without disturbing any other applications you use. As soon as you log onto the Internet, ICQ automatically detects the Internet connection, announces your presence to the Internet community and continually alerts you when friends sign on or off. Once you know who’s on, all it takes is a click of an icon to chat, send messages, exchange interesting Web Page bookmarks URLs or transfer a file. Note: Throughout User’s Help guide, term “ICQ #” is used frequently. ICQ Quick Start: This quick start provides an easy way to get started with ICQ. It will demonstrate how to activate the most basic features of ICQ. Afterwards, we recommend that you refer to the ICQ User’s Guides to see the many other interesting functions provided by ICQ. This tutorial with 6 easy steps is all you need to accomplish to begin working effectively with ICQ: Step 1: Adding/Finding Users For Your Contact List, describes how to add/find users for your contact list. Step 2: Sending a Message describes how to send a short message to a user on your contact list. Step 3: Receiving a Message describes how to receive a message sent to you. Step 4: Responding to a Message describes how to respond to a message sent to you. Step 5: Chatting with Another User describes how to chat with a user. Step 6: Transferring a File describes how to send a file to another ICQ user. Mouse Notice: For new users working with ICQ-98a for the first time; CLICK the left mouse button. ICQ Announcements: The ICQ Announcements dialog appears upon start up of the program or alternatively you can activate the ICQ Announcements through the Help tab. ICQ Announcements or important messages from the ICQ server that will appear in the message box. The ICQ Announcements dialog screen disappears after 5 seconds if there are no new announcements. To view the Announcements in the Announcements dialog: Click Next to view the next message in the message screen. Click Previous to view the previous message. Click the Go To Web Page Address button to go to a web site in the announcements list Click Close when you complete viewing the ICQ Announcements dialog. By clicking on the buttons on the left side of the Announcements dialog URL Links are available to: The ICQ Homepage: What’s new at ICQ. Making an ICQ friend. People with similar interests, a comprehensive search of the Internet databases. Assistance and support from the friendly support ICQ team. 66 0 20 40 60 80 100 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr East West North 0 20 40 60 80 100 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr 3.2. Đối với diễn giả??? 67 3.2.1. Ngôn ngữ cơ thể  Mặt:  Tay và bàn tay:  Thân người:  Chân và bàn chân:  Tư thế và chuyển động: 68 3.2.2. Tiếp xúc mắt Tự tin – Kiểm soát – Thu hút. Tập trung nhìn 85% vào khán thính giả. Nhìn lướt qua căn phòng. Quan tâm đến mọi người đều nhau. 69 3.2.3. Giọng nói Âm lượng thay đổi phù hợp với nội dung. Tốc độ vừa phải. Ngắt giọng: 2-3 giây. Nhấn mạnh.  Phát âm rõ ràng và mạnh mẽ. Truyền đạt cảm xúc. 70 3.2.4. Cách sử dụng ngôn ngữ Chuyển tải được mục đích đề ra. Dùng từ ngắn gọn, dễ hiểu. Tránh sử dụng nhiều từ chuyên môn, từ không thông dụng. Kết hợp dùng sơ đồ, bảng thống kê, hình vẽ. Diễn giải phù hợp với trình độ người nghe.  Sử dụng sự hài hước. Thể hiện cá tính, phong cách. 71 3.2.5. Những cử chỉ nên TRÁNH Gõ ngón tay, xoay ngón cái, bẻ các đốt ngón tay. Gõ bút xuống bàn, nhịp chân.  Bứt, giật gấu áo. Nhún vai. Đi qua đi lại quá hăng hái. Chống nạnh, chắp tay.  Sờ cằm, ngoáy mũi. Nghịch các đồ vật trong túi quần áo, đồ trang sức. 72 3.2.6. Xử lý câu hỏi hiệu quả  Lường trước những câu hỏi khán thính giả có thể hỏi. Chuẩn bị sẵn câu trả lời. Nghe kỹ câu hỏi, nhắc lại nếu chưa rõ. Cám ơn người hỏi. Trả lời ngắn gọn, đúng trọng tâm. 73 Gặp câu hỏi không trả lời được  Nhắc lại câu hỏi “ Bạn thắc mắc không biết phải làm sao trong tình thế đó?”  Hỏi ngược lại : “Chính bạn, bạn có thể xử lý ra sao trong tình huống đó?”  Ðặt câu hỏi cho cử tọa “Các bạn khác sẽ xử lý thế nào trong tình huống đó?”  Hẹn trả lời riêng cho người hỏi khi giải lao hoặc cuối giờ  Nếu bạn thực sự không trả lời đuợc, bạn nên hẹn một dịp khác trả lời, Không nên tìm cách né tránh, đánh lừa. 74 3.2.7. Khống chế sự căng thẳng Nắm thật rõ đề tài thuyết trình. Biết về đối tượng thính giả trước khi thuyết trình. Dự báo trước một số vấn đề của bài thuyết trình hoặc câu hỏi. Tập dợt thuyết trình kỹ càng. Chuẩn bị phương tiện phụ trợ chu đáo. Ăn mặc lịch sự - phù hợp. Thường xuyên hít thở, thư giãn khi thuyết trình. 75