Bài giảng Khoa học quản lý đại cương - Chương 5: Lập kế hoạch và ra quyết định - Tạ Thị Bích Ngọc

KHQLDC CHƯƠNG 5. LẬP KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHQLDC2 Chức năng và Chức năng quản lý • Chức năng là gì? • Chức năng quản lý là gì? KHQLDC3 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUY TRÌNH QUẢN LÝ QUY TRÌNH QUẢN LÝ Lập kế hoạch Tổ chức Kiểm tra Lãnh đạo KHQLDC4 Nội dung bài học 5.1 Lập kế hoạch 5.1.1 Khái niệm lập kế hoạch và kế hoạch 5.1.2 Đặc điểm của kế hoạch 5.1.3 Vai trò của kế hoạch 5.1.4 Phân loại kế hoạch 5.1.5 Nội dung các bước lập kế hoạch 5.1.6 Phương pháp và yêu cầu lập kế hoạch 5.2 Quyết định quản lý 5.2.1 Khái niệm quyết định quản lý 5.2.2 Đặc điểm của quyết định quản lý 5.2.3 Phân loại quyết định quản lý 5.2.4 Xây dựng quyết định quản lý 5.2.5 Những yêu cầu để ra quyết định quản lý hiệu quả KHQLDC5 5.1 Lập kế hoạch 5.1.1 Khái niệm lập kế hoạch và kế hoạch 5.1.2 Đặc điểm của kế hoạch 5.1.3 Vai trò của kế hoạch 5.1.4 Phân loại kế hoạch 5.1.5 Nội dung các bước lập kế hoạch 5.1.6 Phương pháp và yêu cầu lập kế hoạch KHQLDC6 Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức và các nguồn lực được chương trình hóa Lập kế hoạch là tổng thể các hoạt động: điều tra, khảo sát, dự đoán/dự báo, đánh giá và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức 5.1.1 Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch (1) KHQLDC7 5.1.1 Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch (2) LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH Điều tra, khảo sát NỘI HÀM KHÁI NIỆM Mục tiêu, nhiệm vụ Dự đoán, dự báo Phân công, phân nhiệm Huy động nguồn lực Các phương án Xây dựng chương trình hành động Thời gian, địa điểm KHQLDC8 What: Làm cái gì?1 Why: Tại sao phải làm?2 Who: Với ai, ai phụ trách, một hay nhiều người? 3 How: Làm như thế nào?4 When: Thời gian bắt tay làm, hoàn thành5 Where: Địa điểm, vị trí thực hiện?36 Kế hoạch = trả lời 6 câu hỏi KHQLDC9 Một số khái niệm liên quan (1) • Chiến lược: – Là các chương trình hành động tổng quát với các nguồn lực tổng hợp và quan trọng – Là các mục tiêu hành động trong dài hạn Chiến lược là bộ khung để hướng dẫn tư duy và hành động. Là một dạng kế hoạch đặc biệt KHQLDC10 Một số khái niệm liên quan (2) • Chính sách: – Là những điều khoản hoặc những quy định hướng dẫn hoặc khai thông những ách tắc và tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên. – Giúp cho việc giải quyết các vấn đề được thuận lợi hơn và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau. Là một dạng kế hoạch đặc biệt KHQLDC11 Một số khái niệm liên quan (3) • Chương trình: – Là một phức hệ của các mục tiêu, chính sách, các nhiệm vụ và các hành động, các nguồn lực cần thiết để thực hiện một chương trình hành động xác định từ trước – Một chương trình lớn được chi tiết hoá thành nhiều chương trình nhỏ và kế hoạch cụ thể – Các chương trình hành động có liên hệ với nhau Là một dạng kế hoạch đặc biệt KHQLDC12 5.1.2 Đặc điểm của kế hoạch Tính khách quan Tính ổn định Tính Linh hoạt Tính rõ ràng Tính bắt buộc KHQLDC13 5.1.3 Vai trò của kế hoạch VAI TRÒ Là cơ sở cho các chức năng khác của QL Chỉ ra phương án tốt nhất phối hợp nguồn lực Tạo điều kiện cho hoạt động kiểm tra Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức Giúp ứng phó với sự thay đổi của môi trường KHQLDC14 5.1.4 Phân loại kế hoạch • Có nhiều căn cứ phân loại khác nhau • Sự phân chia chỉ mang tính tương đối, vì giữa chúng có mối liên hệ với nhau KHQLDC15 Căn cứ vào thời gian Kế hoạch dài hạn (>= 5 năm, mục tiêu lâu dài, tổng quát, định hướng, giải pháp lớn) Kế hoạch trung hạn (2-3 năm) Kế hoạch ngắn hạn (1-2 năm, mục tiêu và giải pháp cụ thể ) KHQLDC16 Căn cứ vào tính chất Kế hoạch định tính Kế hoạch định lượng KHQLDC17 Căn cứ vào cấp độ (1) Phạm vi Sử dụng Khung thời gian Đặc trưng Mức độ sử dụng Chiến lược Dài hạn Định hướng Đơn dụng Tác nghiệp Ngắn hạn Cụ thể Thường xuyên KHQLDC18 Kế hoạch tác nghiệp NQL Cấp caoKế hoạch chiến lược Căn cứ vào cấp độ (2) NQL Cấp trung NQL Cấp thấp KHQLDC19 Căn cứ vào quy mô • Kế hoạch bộ phận • Kế hoạch tổng thể • Kế hoạch vi mô • Kế hoạch vĩ mô • Kế hoạch riêng • Kế hoạch chung KHQLDC20 Căn cứ vào nội dung Kế hoạch tài chính Kế hoạch nhân sự Kế hoạch đối ngoại Kế hoạch vật tư KHQLDC21 Căn cứ vào chức năng của quản lý Kế hoạch về công tác lãnh đạo Kế hoạch về công tác kiểm tra Kế hoạch về công tác tổ chức Kế hoạch về công tác lập kế hoạch KHQLDC22 5.1.5 Nội dung các bước Lập kế hoạch Bước 1: Đánh giá thực trạng các nguồn lực Bước 2: Dự đoán và dự báo Bước 3: Xác định mục tiêu Bước 4: Xây dựng các phương án Bước 5: Đánh giá các phương án Bước 6: Lựa chọn phương án Bước 7: Xây dựng các kế hoạch bổ trợ Bước 8: Chương trình hoá tổng thể KHQLDC23 Lưu ý • Mục tiêu • Phương án • SWOT • Phân công KHQLDC24 Nhân lực Tài lực Vật lực Kế hoạch đã và đang có Bước 1: Đánh giá thực trạng các nguồn lực THỰC TRẠNG .. KHQLDC25 Thầy bói xem voi KHQLDC26 Bước 2: Dự đoán và dự báo • Phân tích các nhân tố của môi trường • Những thuận lợi khó khăn • Những kỳ vọng ở tương lai KHQLDC27 Bước 3: Xác định mục tiêu • Mục tiêu chung (tổng thể) • Các mục tiêu riêng (cụ thể/bộ phận) • Mục tiêu phải phù hợp với năng lực của tổ chức KHQLDC28 PHÂN BiỆT • Ý định (The Purpose): giảm cân đến mức “bình thường” • Mục đích (The Goal): Giảm 5 kg trong vòng 1 tháng tới (không chắc là có thể hay không, chỉ là giả thuyết thôi!) • Mục tiêu (The Objectives): 1. Chạy bộ ít nhất ’X’ km mỗi ngày. 2. Chạy ít nhất ’Y’ km mỗi giờ. 3. Chạy ít nhất 5 ngày mỗi tuần.  Mục tiêu là hành động có thể đo lường được trong giới hạn của mục đích đã đề ra, và trong khuôn khổ của ý định chung KHQLDC29 Lợi nhuận Tăng trưởng Thị phần Trách nhiệm XH Lợi nhuận tuyệt đối hoặc tỷ suất lợi nhuận Doanh thu, số lượng khách hàng Doanh thu và tỷ trọng doanh thu trên toàn ngành Xử lý ô nhiễm, hoạt động nhân đạo, tài trợ cho hoạt động XH Mục tiêu của một doanh nghiệp (1) Phúc lợi cho nhân viên Chất lượng SP / DV Nghiên cứu phát triển Đa dạng hoá Hiệu suất Sự thoả mãn và chất lượng cuộc sống của họ Sản xuất sản phẩm/ dịch vụ chất lượng cao Sáng tạo sp mới và các quá trình mới Năng lực nhận biết và thâm nhập thị trường mới Năng lực biến đổi đầu vào có giá thành thấp nhất KHQLDC30 Mục tiêu của một doanh nghiệp (2) • Mục tiêu công bố: – Nhằm giải thích, thuyết minh và tuyên truyền cho tổ chức – Không phải là mục tiêu thực, có hiệu lực và đáng tin cậy • Mục tiêu thực: – Là lợi nhuận dài hạn, vượt trội – Cơ sở quan trọng của chiến lược cạnh tranh KHQLDC31 Mục tiêu của một doanh nghiệp (3) • Mục tiêu thuộc cấp cao hơn là mục đích cho các mục tiêu cấp dưới. • Mục tiêu của cấp thấp hơn là phương tiện để hoàn thành các mục tiêu cao hơn. Các mục tiêu chiến lược Các mục tiêu phòng ban Các mục tiêu nhóm/ cá nhân KHQLDC32 Mục tiêu của một doanh nghiệp (4) pecific: cụ thể easurable: đo lường được greement: đồng thuận / Achievable – vừa sức ealistic: thực tế, khả thi ime-framed: có thời hạn S M A R T KHQLDC33 Bước 4: Xây dựng các phương án • Xây dựng tổng thể các giải pháp kinh tế - kỹ thuật để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể • Các phương án: – Ai làm? – Làm với ai? – Bằng cách nào? (công cụ, phương tiện) • Để thực thi một công việc, một nhiệm vụ phải có nhiều phương án KHQLDC34 Bước 5: Đánh giá các phương án • Đánh giá ưu điểm và hạn chế của từng phương án căn cứ vào mục tiêu của tổ chức và điều kiện hoàn cảnh cụ thể KHQLDC35 Bước 6: Lựa chọn phương án • Chọn phương án tối ưu trong các phương án đã có • Không nên chọn 01 phương án duy nhất KHQLDC36 Bước 7: Xây dựng các kế hoạch bổ trợ • Tuỳ vào tổ chức mà có kế hoạch bổ trợ khác nhau KHQLDC37 Bước 8: Chương trình hoá tổng thể • Các chủ thể tiến hành công việc • Nội dung công việc • Yêu cầu thực hiện công việc • Tài chính và các công cụ, phương tiện khác • Thời gian hoàn thành công việc KHQLDC38 Lưu ý • Sự phân chia các bước lập kế hoạch chỉ mang tính tương đối • Các bước lập kế hoạch có mối quan hệ hữu cơ với nhau • Việc áp dụng các bước lập kế hoạch cần căn cứ vào đặc thù của từng tổ chức cụ thể Tổ chức mới thành lập, tổ chức kinh tế KHQLDC39 Các bước lập kế hoạch Dự đoán - Dự báo Xác định mục tiêu Xây dựng các phương án Đánh giá thực trạng nguồn lực Chương trình hoá tổng thể Xây dựng các kế hoạch bổ trợ Lựa chọn các phương án Đánh giá các phương án KHQLDC40 • Kế hoạch này có phải là cách tốt nhất để triển khai công việc? KHQLDC41 5.1.6 Phương pháp và yêu cầu lập kế hoạch 5.1.6.1 Phương pháp lập kế hoạch 5.1.6.2 Yêu cầu lập kế hoạch KHQLDC42 5.1.6.1 Phương pháp lập kế hoạch • Một số phương pháp cơ bản: – Phương pháp vận trù học – Phương pháp hoạch định động – Phương pháp dự toán – quy hoạch KHQLDC43 Phương pháp vận trù học NỘI DUNG Dùng toán học để phân tích số lượng, trù tính các quan hệ giữa các khâu trong toàn bộ hoạt động nhằm chọn ra phương án tối ưu nhất Xây dựng mô hình toán học về vấn đề1 Quy định một hàm số làm tiêu chuẩn để tiến hành so sánh các phương án2 Xác định trị số cụ thể của các tham lượng trong mô hình 3 Tìm cách lý giải tối ưu để hàm số mục tiêu đạt được giá trị lớn nhất 4 Các bước tiến hành KHQLDC44 Tuân theo các nguyên tắc : Mục tiêu ngắn hạn thì cụ thể, mục tiêu dài hạn thì khái lược, bao quát Là phương pháp mang tính linh hoạt, thích ứng cao với sự thay đổi của môi trường Phương pháp hoạch định động KHQLDC45 Bộ phận quản lý cấp cao đưa ra hệ thống chiến lược và mục tiêu chung và xác định hạng mục thực hiện mục tiêu 1 Tính toán và quy hoạch số lượng tài nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mỗi hạng mục và xếp thứ tự ưu tiên2 Xuất phát từ mục tiêu, thứ tự ưu tiên và nhu cầu thực tế của hạng mục để tiến hành phân phối nguồn lực 33 Đưa dự toán đến bộ phận chức trách và lượng công việc đảm nhân của các bộ phận khi thực hiện mục tiêu 44 Phương pháp dự toán – quy hoạch KHQLDC46 Một số phương pháp cụ thể • Phương pháp chuyên gia • Phương pháp Delphi • Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT) • Phương pháp phân tích chi phí - lợi ích • Phương pháp phân tích SWOT KHQLDC47 Lưu ý • Có sự phân biệt giữa phương pháp tổng thể và phương pháp của từng bước lập kế hoạch. KHQLDC48 5.1.6.2 Nguyên tắc lập kế hoạch Khách quan Kế thừa Khả thi Hiệu quả Dân chủ 1 2 3 4 5 KHQLDC49 Hạnh phúc là nỗi bất hạnh chưa được nhận thức KHQLDC50 5.2 Quyết định quản lý 5.2.1 Khái niệm quyết định quản lý 5.2.2 Đặc điểm của quyết định quản lý 5.2.3 Phân loại quyết định quản lý 5.2.4 Xây dựng quyết định quản lý 5.2.5 Những yêu cầu để ra quyết định quản lý hiệu quả KHQLDC51 5.2.1 Khái niệm quyết định quản lý Quyết định quản lý là việc ấn định hay tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản lý về một hoặc một số phương án để thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức. KHQLDC52 Lưu ý • Quyết định là lựa chọn phương án để giải quyêt vấn đề • Vấn đề là sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại và mong muốn • Nhà quản lý cần: – Nhận biết sự khác biệt – Sức ép phải hành động – Đủ nguồn lực để triển khai • Các tín hiệu cảnh báo: – Sự sai lệch so với thành tích cũ – Sự sai lệch so với các kế hoạch KHQLDC53 5.2.2 Đặc điểm của quyết định quản lý Là hạt nhân của hệ thống quản lý1 Vừa có tính tối ưu, vừa có tính hạn định2 Vừa mang tính chắc chắn, vừa mang tính rủi ro3 Phản ánh quan hệ lợi ích nhất định4 Mang dấu ấn của chủ thể & phản ánh văn hoá tổ chức5 KHQLDC54 5.2.3 Phân loại quyết định quản lý • Có nhiều căn cứ phân loại khác nhau KHQLDC55 Căn cứ vào phạm vi của quyết định • Quyết định chiến lược • Quyết định chiến thuật KHQLDC56 Căn cứ vào mức độ ổn định hay không ổn định của quyết định • Quyết định chương trình hoá • Quyết định phi chương trình hoá KHQLDC57 Căn cứ vào mức độ ổn định hay không ổn định của quyết định (1) Cấu trúc không rõ ràng Cấu trúc rõ ràng NQL Cấp thấp NQL Cấp cao Quyết định phi chương trình hóa Quyết định chương trình hóa KHQLDC58 Căn cứ vào mức độ ổn định hay không ổn định của quyết định (2) • QĐ chương trình hoá – Vấn đề dễ xác định – Những quyết định lặp đi lặp lại và có thể xử lý theo cách tiếp cận thông thường – Dựa trên các quy trình, nguyên tắc, chính sách • QĐ phi chương trình hoá: – Vấn đề mới/ít xảy ra – Thông tin mơ hồ hoặc không đầy đủ – Mang tính duy nhất – Giải pháp mang tính tuỳ biến KHQLDC59 Căn cứ vào chủ thể ra quyết định • Quyết định cá nhân • Quyết định tập thể • Quyết định hỗn hợp Hoặc là: • Quyết định của người quản lý cấp cao • Quyết định của người quản lý cấp trung • Quyết định của người quản lý cấp thấp KHQLDC60 Quyết định tập thể (1) • Ưu điểm: – Có nhiều thông tin hơn – Đa dạng kinh nghiệm và nhận thức – Đưa ra nhiều phương án hơn – Quyết định có chất lượng và sáng tạo hơn – Gia tăng sự thừa nhận của một phương án – Các thành viên thỏa mãn – Tăng sự chấp nhận và cam kết (dân chủ) – Phát huy khả năng của cấp dưới KHQLDC61 Quyết định tập thể (2) • Nhược điểm: – Cần nhiều thời gian và chi phí – Thường đưa đến quyết định dung hoà – Có thể bị khống chế bởi cá nhân/nhóm nhỏ – Trách nhiệm không cao, không rõ ràng – Dễ dẫn tới bất đồng – Nuôi dưỡng óc bè phái – Sức ép đồng thuận KHQLDC62 Cải thiện việc ra quyết định tập thể • Brainstorming Tìm kiếm những ý tưởng mới, không phê bình chỉ trích • Kỹ thuật nhóm danh nghĩa – Các thành viên trong nhóm tự viết ra các ý kiến của mình trên giấy – Ghi nhận các ý kiến – Bàn bạc, xem xét các ý kiến – Các thành viên bỏ phiếu và kết quả dựa vào bỏ phiếu • Kỹ thuật Delphi Là một kiểu của kỹ thuật nhóm danh nghĩa nhưng các thành viên không gặp nhau trực diện KHQLDC63 Căn cứ vào nội dung của quyết định Quyết định về tài chính Quyết định về nhân sự Quyết định về lĩnh vực chuyên môn Quyết định về cơ sở vật chất KHQLDC64 Căn cứ vào hình thức ban hành quyết định • Quyết định bằng văn bản • Quyết định bằng lời nói KHQLDC65 Theo cách thức tác động tới đối tượng thực hiện • Quyết định cưỡng chế • Quyết định hướng dẫn • Quyết định tùy nghi KHQLDC66 Căn cứ vào tầm hạn quản lý • Quyết định vĩ mô • Quyết định trung mô • Quyết định vi mô KHQLDC67 Ra quyết định quản lý trong các chức năng của quy trình quản lý (1) • Lập kế hoạch: – Các mục tiêu dài hạn của tổ chức là gì? – Chiến lược nào là tốt nhất để thực hiện được các mục tiêu? – Các mục tiêu ngắn hạn của tổ chức là gì? – Độ khó của mỗi mục tiêu như thế nào? – Những phương thức hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ – Ngân sách nào cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ – Mục tiêu cá nhân như thế nào? KHQLDC68 Ra quyết định quản lý trong các chức năng của quy trình quản lý (2) • Tổ chức: – Mỗi nhà quản lý nên có bao nhiêu nhân viên cấp dưới? – Mức độ tập trung quyền lực trong tổ chức? – Các công việc được thiết kế như thế nào? – Khi nào thì tổ chức nên áp dụng một kiểu cơ cấu tổ chức khác? – Tổ chức nên áp dụng một kiểu cơ cấu tổ chức khác? KHQLDC69 Ra quyết định quản lý trong các chức năng của quy trình quản lý (3) • Lãnh đạo: – Làm gì khi các nhân viên có động cơ làm việc thấp? – Phong cách lãnh đạo nào hiệu quả nhất trong một tình huống cho trước? – Một sự thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đối với hiệu suất công việc? – Lúc nào thì nên khơi mào xung đột? KHQLDC70 Ra quyết định quản lý trong các chức năng của quy trình quản lý (4) • Kiểm tra: – Những hoạt động nào tổ chức cần phải kiểm tra? – Các hoạt động này càn được kiểm tra như thế nào? – Khi nào mức độ sai lệch được coi là đáng kể so với kế hoạch? – Kiểu hệ thống thông tin quản lý nào tổ chức cần có? KHQLDC71 5.2.4 Xây dựng quyết định quản lý • Căn cứ xây dựng quyết định quản lý • Quy trình xây dựng quyết định quản lý • Cơ sở xây dựng quyết định quản lý KHQLDC72 Việc đưa ra quyết định sẽ là khó khăn hơn khi • Khi thiếu phù hợp – PHƯƠNG ÁN – ĐIỀU KIỆN – THÔNG TIN – KINH NGHIỆM • Khi mà tôi không thấy rõ – MỤC TIÊU – PHƯƠNG ÁN • Khi quyết định này liên quan tới nhiều – ĐỐI TƯỢNG – NGƯỜI KHÁC KHQLDC73 Việc đưa ra quyết định sẽ là khó khăn hơn khi • Nhiều phải lưu tâm xem xét – LỰA CHỌN • Thời gian – CÓ HẠN – GẤP RÚT • Có quá nhiều thứ phụ thuộc vào này – QUYẾT ĐỊNH • Tình huống – KHẨN CẤP KHQLDC74 Mục tiêu Thực trạng Môi trường Thời gian Căn cứ xây dựng quyết định quản lý 3 4 42 1 KHQLDC75 QUY TRÌNH 1. Xác định vấn đề 2. Thu thập và xử lý thông tin liên quan 3. Dự kiến phương án thực hiện 4. Đánh giá các phương án 5. Ra quyết định Quy trình xây dựng quyết định quản lý KHQLDC76 Xác định vấn đề • Năng lực của nhà quản lý • Nhận biết trước – Nhận thức và kiểm soát được những tác động của môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức • Giải thích rõ – Đánh giá được các yếu tố và xác định được nguyên nhân của vấn đề • Sự liên kết – Giữa thực trạng hiện tại và kỳ vọng trong tương lai KHQLDC77 Đánh giá các phương án • Định rõ các tiêu chuẩn quan trọng trong giải quyết vấn đề • Xác định trọng số cho các tiêu chuẩn • Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phương án • Đánh giá so với tiêu chuẩn đã xác định • Tính đến các khía cạnh – đạo đức – pháp lý – kinh tế – thực tế Håüp phaïp Âaûo âæïc Kinh tãú Thæûc tãú KHQLDC78 Kinh nghiệm Thực nghiệm Nghiên cứu Phân tích Trực giác Chuyên gia Các cơ sở ra quyết định quản lý KHQLDC79 Ba thành tố của sự sáng tạo Sự tinh thông Kỹ năng sáng tạo Động viên công việc Sáng tạo KHQLDC80 YÊU CẦU E D A B C Cần có đủ thông tin Thống nhất giữa các chủ thể Chấp nhận tính tương đối của quyết định quản lý Dám chịu trách nhiệm Tính kịp thời 5.2.5 Những yêu cầu để xây dựng quyết định quản lý hiệu quả KHQLDC81 Nhà quản lý • Ra quyết định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản lý • Ra quyết định và thực hiện quyết định • Chất lượng và kết quả của quyết định ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức. • Phải tối đa hóa khả năng ra quyết định nếu muốn trở thành một thà quản lý hiệu quả. KHQLDC82 Làm việc nhóm • Lấy ví dụ một quyết định quản lý thành công hoặc thất bại mà các bạn biết và phân tích lý do tại sao?