Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp - Chương 8: Kỹ năng viết

Đại học Kinh tế TP. HCM cHào mỪng các HỌc viên tHam gia LỚP HỌc “Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp ” 1Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 2Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 3Khoa QTKD-Bộ môn QTNS NỘI DUNG  Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP  Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN  Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP  Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ 4Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO  Giai đoạn chuẩn bị  Giai đoạn phác thảo  Giai đoạn biên soạn  Tránh trở ngại khi viết 5Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 1-Giai đoạn chuẩn bị 1. Tập trung vào nhiệm vụ 2. Thu thập thông tin: các phương pháp để thu thập thông tin:  Phương pháp trực giác  Phương pháp phân tích  Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệu 6Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phương pháp trực giác Viết tự do Ghi chú Trưng cầu ý kiến 7Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Viết tự do Viết không mục đích với một cây bút và một tờ giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết “không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng tác; đừng phân tích. 8Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Ghi chú Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay những ý nghĩ bất chợt nảy ra. 9Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Thăm dò ý kiến Thăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ trên hai giai đoạn khác nhau. Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng ra hay ghi âm. Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem chúng có nói lên được điều cốt yếu không. 10Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phương pháp phân tích -Tập trung Tập trung là một kiểu mẫu của kỹ thuật phân tích trước khi viết. Trước hết, bạn hãy xác định chủ đề tổng quát. Rồi tập trung chú ý vào một phương diện của chủ đề. Chia phương diện đó ra thành nhiều chủ đề nhỏ cụ thể hơn. Tiếp tục với những phương diện khác của chủ đề tổng quát cũng bằng cách đó. 11Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phương pháp phân tích - Phỏng vấn của nhà báo Phương pháp phỏng vấn của nhà báo cũng là một khả năng khác. Bạn hãy trả lời tập hợp các câu hỏi này: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Thế nào? Tại sao? 12Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phương pháp phân tích -Tu từ Đặt vấn đề theo phương pháp tu từ cũng sẽ làm nổi bật vấn đề và thu thập thông tin. Vấn đề tu từ theo tiêu chuẩn nào có thể áp dụng vào trường hợp cụ thể của bạn – Vấn đề X có ý nghĩa gì? Vấn đề X có thể được mô tả như thế nào? Những nhân tố của vấn đề X là nhân tố nào? Thực hiện công tác X như thế nào? Công tác X phải thực hiện như thế nào? Hậu quả của vấn đề X là gì? X tương quan với Y như thế nào? 13Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệu Trong phương pháp phỏng vấn Hãy khuyến khích người khác nói – Khuyến khích bằng cử chi phi ngôn ngữ như gật đầu, và bằng lời nói, như “tôi hiểu””vâng, phải”. Để có được nhiều thông tin nhất, hãy dùng những câu hỏi mở, Hãy giải thích rộng hoặc tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết, lời giải thích để khuyến khích người ta cung cấp thông tin cụ thể hơn. 14Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệu Nếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy linh động. Hãy lướt qua những đoạn không xác đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng. Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và luôn luôn cho biết nguồn gốc thông tin. 15Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 2-Giai đoạn phác thảo  Phác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo. Đây chưa phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài liệu.  Ghi những ý nghĩ ra giấy và đừng quan tâm đến những khó khăn.  Đánh máy bản phác thảo  Đọc , ghi âm và phác thảo  Chú ý khi đọc cho người cấp dười: 1/Chỉ dẫn mẫu văn bản; 2/Đọc với giọng bình thường; 3/đọc rõ dấu câu và phân đoạn; 4/Nhắc lại hay đọc chậm, rõ những điểm nhấn; 5/ kiểm tra thông tin và cám ơn 16Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 3-Giai đoạn biên soạn Để dành một khoảng trống thời gian giữa phác thảo và biên soạn. Phân tích lại những vấn đề quan trọng và loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không quan trọng. Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao tiếp. Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy và phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính mạch lạc. Gọt giũa hoàn chỉnh 17Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 3-Giai đoạn biên soạn Dành khoảng thời gian trống giữa phác thảo và biên soạn. Phân tích lại những vấn đề quan trọng.  Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không cần giữ trước khi tìm cách hoàn thiện. Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược giao tiếp. Có thể trải rộng bản phác thảo trên một mặt giấy và phân tích. Gọt giũa bài viết 18Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Tránh những trở ngại Viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công thức thần kỳ đơn giản. Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn. Bạn không được viết liền một mạch. Hãy phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình tổ chức trật tự. Hãy sắp xếp tư tưởng một cách thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn thuần theo thứ tự tư tưởng nảy ra. 19Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Tránh những trở ngại Hãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi quá trình phác thảo. Hãy tổ chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng đó vào các đoạn và viết thành câu. Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong khi phác thảo. Nếu gặp bế tắc trong giai đoạn biên soạn, hãy tưởng tượng bạn đang đối thoại với người đọc; viết không mục đích một lúc; đọc vào băng ghi âm hay đánh máy đoạn đó rồi xem lại sau. 20Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Tránh những trở ngại Hãy đánh máy bản phác thảo. Đánh máy một mặt giấy, cách hai hay ba dòng. Bản đánh máy thường dễ sửa chữa hơn nhiều. Dời chuyển các đoạn khi cần. Đừng phí thì giờ viết lại hay đánh máy lại những đoạn không cần thay đổi. Hãy chuẩn bị tinh thần để suy nghĩ lại. Bằng cách chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại liên tục, bạn có thể tránh được tâm trạng thất vọng khi có những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy ra. 21Khoa QTKD-Bộ môn QTNS II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP -THƯ TỪ Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị. Thường được quy chuẩn trong doanh nghiệp. Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu chuẩn. 22Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ 1/Tiêu đề:  99 đường Brook Repulse Bay, Hong Kong Ngày 28 tháng 03 năm 2010 2/Địa chỉ nơi nhận: Bà Helen Pellegrin Trưởng Phòng nhân sự  100 đại lộ Orchard-Singapore 23Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ 3/ Câu chào theo nghi thức Ông /bà thân mến: (,) Chú ý: Không dùng dấu “ ; ” 4/ Đề mục TRẢ LỜI THƯ YÊU CẦU SỐ 233/2009 5/Nội dung chính của thư 6/ Phần kết thúc theo nghi thức có thể đầy đủ tên họ và chức vụ người viết. 7/Tài liệu tham khảo (Tham chiếu): Góc trái, phía dưới, tài liệu đính kèm, các bản sao 24Khoa QTKD-Bộ môn QTNS MẪU THƯ THÔNG DỤNG Không thụt đầu hàng Mỗi dòng bắt đầu ngang với lề trái Ngày tháng Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ Câu chào hỏi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Câu chào cuối thư Chữ ký 25Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Mẫu hỗn hợp Ngày tháng, câu chào hỏi cuối thư và chữ ký ở giữa trang Ngày tháng Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ Câu chào hỏi Xxxxxx ---------------------- xxx-------------------------- Câu chào cuối thư Chữ ký  26Khoa QTKD-Bộ môn QTNS II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP -BẢN GHI NHỚ  Được sử dụng cho người trong cùng đơn vị  Những yếu tố của bản ghi nhớ: (1) Ngày tháng; (2) Khoảng “người nhận” có tên của người đọc hay những người mà bạn gởi tới; (3) Khoảng “người gởi” có tên của bạn, và (4) Khoảng “đề mục”.  Bản ghi nhớ thường được sử dụng khi: Thông báo, xác định một vấn đề đã đồng ý, xác minh một điều gì đó bằng cách viết ra và có tài liệu lưu trữ 27Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Chú ý: Đề mục của bạn không nên quá rộng, chẳng hạn như: Đề mục: Thông báo Cũng không nên quá cụ thể, như: Đề mục: Thông báo về cụôc họp vào lúc 2 giờ chiều ngày thứ sáu 15 tháng mười, để thảo luận ba vấn đề. 28Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Chú ý:  Đề mục cũng không thể là một câu hay một đoạn: Đề mục: Chúng ta sẽ tổ chức một cuộc họp vào ngày thứ sáu tới đây lúc 2 giờ chiều ở phòng hội nghị.  Thay vì thế, nó có thể là một câu tiêu đề, như: Đề mục: Phổ biến kế hoạch kinh doanh năm 2010 29Khoa QTKD-Bộ môn QTNS II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP - TỜ TRÌNH (BÁO CÁO) Báo cáo thể hiện dười hình thức theo nghi thức hay không theo nghi thức. Báo cáo có thể gửi ra ngoài hay trong công ty Báo cáo: Chuyển tải thông tin, tổng kết hoạt động, đề nghị, báo cáo chung Báo cáo gồm có thông tin sơ bộ, phần chính và tài liệu bổ sung 30Khoa QTKD-Bộ môn QTNS BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ Trang bìa gồm có nhan đề (4-8 từ): tên và chức vụ của bạn, tên và chức vụ của người nhận, và ngày tháng. Thư giải thích (nếu bạn gởi báo cáo ra khỏi đơn vị) hay bản ghi nhớ kèm theo (nếu bạn gởi trong nội bộ) thường nói đến thẩm quyền lập báo cáo hoặc hoàn cảnh viết báo cáo đó, mục đích của báo cáo, lời cảm ơn (những người đã cộng tác, giúp tài liệu, hay có tài liệu được trích dẫn) và lời chào cuối thư. 31Khoa QTKD-Bộ môn QTNS BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ Phần tóm lược là một tài liệu độc lập; nó tóm lươc nội dung của báo cáo – chứ không chỉ bố cục. Bản tóm lược này là một phiên bản cô đọng của báo cáo. Bản tóm lược của bạn có tính chất cốt yếu, vì những cuộc nghiên cứu chứng tỏ rằng phần lớn các giám đốc đã đọc phần này, mặc dầu gần phân nửa trong số họ đã đọc cả phần chính báo cáo – Bản tóm lược thường được viết sau cùng và thường không dài quá. 32Khoa QTKD-Bộ môn QTNS BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ Bảng mục lục liệt kê các phần khác nhau của báo cáo – Hãy đánh số trang của báo cáo bằng chữ số: 1, 2, 3 Đánh số trang của phần thông tin sơ bộ bằng số La mã thường: i, ii, iii Phụ lục thường được chỉ định bằng chữ cái, Phụ lục A, Phụ lục B Biểu đồ và độ thị thường được đánh số La mã in: Biểu đồ I, Đồ thị II  Mục lục có thể gồm cả một bảng kê hình ảnh. 33Khoa QTKD-Bộ môn QTNS BÁO CÁO- Phần chính Phần trình bày không phải là bảng tóm lược hay khái quát. Đúng hơn, phần trình bày cho biết tình hình hiện tại, lý do bạn viết bản báo cáo và bản báo cáo có bố cục như thế nào. Tiếp theo là phần kết luận (theo phương thức KỂ), hoặc những đề nghị (theo phương thức BÁN).  Sự khai triển và chứng minh chi tiết tạo nên phần chính của phần thông tin: mô tả, giải thích và phân tích. Phần này phải được bố cục rõ ràng, với các tiêu đề và đề mục. 34Khoa QTKD-Bộ môn QTNS BÁO CÁO- Tài liệu bổ xung Tài liệu bổ sung có thể gồm ba mục. Phụ lục đứng riêng một mình. Các thí dụ bao gồm bảng kê dữ kiện, bảng mẫu, bản sao bảng câu hỏi, các điều khoản giải thích, hay bản kê khai tài chính. Hình ảnh trình bày là biểu đồ và đồ thị.  Tài liệu tham khảo – thư mục và chú thích 35Khoa QTKD-Bộ môn QTNS PHẦN 2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU VÀ CÁC PHÂN ĐOẠN 36Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phần 2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU VÀ CÁC ĐOẠN TÀI LIỆU CÁC NGUYÊN TẮC CỦA TÀI LIỆU (1) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải. 37Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Tài liệu – là toàn bộ bản văn bản viết: một bức thư, một bản ghi nhớ, báo cáo Phân đoạn của tài liệu là một đơn vị chủ yếu của tư tưởng làm cho người đọc nhận ra một bước đi mới trong sự phát triển bố cục. Đọan thường gồm một nhóm từ bốn đến tám câu, hay 100 tới 250 từ. Tài liệu và các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu 38Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Tài liệu và các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu Các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu (1) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải. 39Khoa QTKD-Bộ môn QTNS I-Tính thống nhất và tầm quan trọng Thống nhất là bài viết có tính chất đồng nhất: nó kết hợp xung quanh một ý tưởng trung tâm, tất cả cùng nhắm vào một chủ đề. Tầm quan trọng: những ý tưởng chính của bạn được làm nổi bật, được nhấn mạnh cho người đọc dễ nhận ra. Đây là những khái niệm có vẻ dễ hiểu, nhưng không phải lúc nào cũng dễ thực hiện 40Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Tài liệu với tính chất tổng thể Một tài liệu đạt được tính thống nhất phải giải quyết những ý tưởng có liên quan với mục tiêu và thống nhất quanh một nhiệm vụ cụ thể. Nếu việc vất bỏ những thông tin không quan hệ với nhau làm cho tài liệu của bạn trở nên thống nhất thì nhấn mạnh những thông tin quan trọng làm cho tài liệu của bạn nổi bật lên.  Lưu ý: Phần giới thiệu và kết thúc là những phần cốt yếu 41Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phần giới thiệu Phần này bao gồm 3 nội dung: (1) Sự kiện có thật (2) Nguyên nhân viết (3) Giới thiệu cấu trúc Phần giới thiệu phải đầy đủ 3 yếu tố trên. Tùy vào tình huống mà trình bày của bạn có thể thay đổi trật tự viết 42Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phát biểu sự kiện có thật trước Phát biểu sự kiện có thật trước: Tiện nghi nhà ăn của Công ty càng ngày càng hư nặng (sự kiện có thật). Ban dự án đã thực hiện xong một cuộc nghiên cứu thái độ của nhân viên đối với tình trạng đó (lý do viết). Bản báo cáo này phác họa ba quan điểm chủ yếu nhất của nhân viên mà cuộc điều tra đã cho thấy rõ (cách tổ chức). 43Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phát biểu lý do viết trước Phát biểu lý do viết trước: Ban dự án vừa hoàn thành một cuộc nghiên cứu về thái độ của nhân viên trong công ty đối với công tác phục vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc điều tra này được tổ chức vì công tác phục vụ ăn uống càng ngày càng bị chỉ trích (sự kiện có thật). Bản báo cáo này đưa ra ba kết quả chính tìm ra được (cách tổ chức). 44Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phát biểu cách tổ chức trước Phát biểu cách tổ chức trước: Ban dự án đề nghị rằng công ty phải quyết định chọn lưa ba đề nghị: (1) trang trí lại phòng ăn, (2) cung cấp nhiều món ăn hơn và (3)thay đổi giờ ăn (cách tổ chức). Những đề nghị này căn cứ theo cuộc nghiên cứu trong toàn công ty về thái độ của nhân viên đối với dịch vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc nghiên cứu sở dĩ được tổ chức là do sự chỉ trích ngày càng nhiều đối với dịch vụ đó (sự kiện có thật). 45Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Viết phần kết luận Đặt ở cuối tài liệu, phần kết luận là một cách nữa để làm nổi bật những ý tưởng chính của bạn. Đừng phát biểu lại ý tưởng chính bằng từ ngữ hoa mỹ dài dòng  Tránh đưa vào một chủ đề hoàn toàn mới; điều đó không chỉ làm người đọc bớt tập trung chú ý vào mục tiêu truyền thông của bạn mà còn phá vỡ mất tính thống nhất của tài liệu. Lưu ý: phần kết thúc sẽ để lại ấn tượng lâu dài trong trí nhớ người đọc. 46Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Viết phần kết luận Có ba cách kết thúc. (1) Hãy phát biểu lại ý tưởng chính nếu bạn dùng phương pháp tiếp cận trực tiếp và tài liệu viết dài. (2) Phát biểu kết luận của bạn hay đề nghị của bạn nếu bạn dùng phương pháp tiếp cận gián tiếp. (3) Phát biểu bước hành động hay cơ chế phản hồi. 47Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Viết phân đoạn Bạn tạo sự thống nhất trong một đoạn bằng cách kết hợp tất cả ý tưởng quanh một câu chủ điểm. Câu chủ điểm chính là ý tưởng bao trùm của đoạn đó, nó chứa đựng cái cốt lõi của phân đoạn.  Một câu chủ điểm viết tốt phải hàm chứa: (1) một sự khái quát hóa và (2) một ý tưởng nhất định và (3) có thể định nghĩa rõ, có thể xác định được. 48Khoa QTKD-Bộ môn QTNS (1) Sự khái quát hóa Một câu chủ điểm hay luôn luôn là một sự khái quát hóa có liên hệ với những câu khác trong đoạn. Sau đây là ba thí dụ chứng minh sự khác nhau giữa sự khái quát hóa (thích hợp cho câu chủ điểm) và đặc điểm cụ thể (không thích hợp cho câu chủ điểm). 49Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Thí dụ Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang (khái quát). Tôi đã thấy một khách hàng vất chiếc áo này đi vì nó không hợp thời trang lắm (đặc điểm cụ thể). Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện (khái quát). Một người vận hành báo cáo rằng anh ta không hiểu phải sử dụng chìa khóa điều khiển như thế nào (đặc điểm cụ thể). Bài thuyết trình của Hoàng bị hỏng vì ba vấn đề (khái quát). Tôi không thể đọc được bản in trong phần phụ (đặc điểm cụ thể). 50Khoa QTKD-Bộ môn QTNS (2)- Ý tưởng nhất định (hạn định) Ngoài việc phải luôn luôn có tính khái quát, câu chủ điểm cũng luôn luôn chứa đựng ý tưởng hạn định. Ý tưởng hạn định không chỉ là chủ ngữ của câu. Ý tưởng hạn định mô tả hoặc định giá chủ ngữ. Tiếp tục với ba thí dụ trên, là câu giải thích chỉ rõ sự khác nhau giữa câu chủ điểm – chủ ngữ và câu chủ điểm – ý tưởng hạn định: 51Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Thí dụ Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang. (Chủ ngữ: Khách hàng; ý tưởng hạn định; những kiểu quần áo hợp thời trang). Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện. (Chủ ngữ: hệ thống; ý tưởng nhất định: làm bối rối về nhiều phương diện). Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề (Chủ ngữ: bài thuyết trình của Sarah; ý tưởng hạn định: bị hỏng vì ba vấn đề). 52Khoa QTKD-Bộ môn QTNS (3)- Định nghĩa rõ Hãy nhớ rằng ý tưởng hạn định mặc dầu là sự khái quát hóa, nhưng không được quá mơ hồ. Sự khái quát hóa phải có giới hạn để có thể được xác định dễ dàng.  Thí dụ, bạn hãy đối chiếu ba câu chủ điểm một lần nữa, lần này để ý sự khác nhau giữa sự khái quát hóa hữu hiệu, xác định được với sự khái quát hóa vô hiệu, mơ hồ: 53Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Thí dụ Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang. (“Hợp thời trang” có thể xác định). Khách hàng ưa chuộng quần áo cực kỳ. (“Cực kỳ” thì quá mơ hồ). Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phưong diện. (“Làm bối rối” có thể xác định được). Hệ thống mới này thật ác liệt. (“Ác liệt” thì quá mơ hồ). Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề (“Bị hỏng vì” có thể xác định). Bài thuyết trình của Sarah thật ghê gớm. (“Ghê gớm” thì quá mơ hồ). 54Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Viết phân đoạn Một khi đã viết được câu chủ điểm bằng sự khái quát hóa và ý tưởng hạn định, bạn sẽ thấy dễ dàng bảo đảm sự thống nhất của đoạn. Chỉ cần kết hợp tất cả những câu khác trong đoạn chung quanh câu chủ điểm. Mỗi câu khác trong phân đoạn phải khuếch đại câu chủ điểm; không câu nào trong phân đoạn được thoát ly khỏi trọng tâm của câu chủ điểm. Do đó, những câu khác trong phân đoạn được gọi là những câu phụ trợ. 55Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Thí dụ  Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin về những ý kiến khác của khách hàng – như giá cả hay cách phục vụ – trong đoạn này).  Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện. (Để đạt được tính thống nhất, không đưa ra những thông tin về công suất của hệ thống mới trong đoạn này).  Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin về những ưu điểm trong bài thuyết trình của Sarah trong phân đoạn này). 56Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Viết phân đoạn Tính thống nhất trong mỗi phân đoạn có nghĩa là kết hợp những câu phụ trợ xung quanh ý tưởng hạn định của câu chủ điểm. Để làm nổi bật tầm quan trọng của mỗi phân đoạn, bạn hãy viết câu chủ điểm trước. 57Khoa QTKD-Bộ môn QTNS  C