Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Chương 1: Khái niệm nhóm làm việc theo nhóm và hình thành nhóm - Trần Thị Hà Nghĩa

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Gv: Trần Thị Hà Nghĩa 1 Vì người lao động trong xã hội hiện nay phải là người: - Làm việc được với những người có độ tuổi, giới tính, chủng tộc, tôn giáo, chính trị khác nhau. - Làm việc độc lập và làm việc như một thành viên của nhóm. - Biết rõ được vai trò và trách nhiệm của mình và của nhóm - Áp dụng kỹ năng làm việc nhóm vào giải quyết các tình huống (kế hoạch tương lai, vấn đề khủng hoảng) - Biết được các điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm - Điều hành, cố vấn, đưa thông tin phản hồi (Nguồn: Kỹ năng của người lao động tương lai, Business Council of Australia, 2002) 2 1.1. Khái niệm nhóm và làm việc theo nhóm - Nhóm là tập hợp nhiều người có cùng mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng và có quy tắc chung chi phối lẫn nhau. CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM NHÓM LÀM VIỆC THEO NHÓM VÀ HÌNH THÀNH NHÓM 3 -> Có từ 2 thành viên trở lên (làm việc tốt nhất là có từ 4 – 15 thành viên) -> Có thời gian làm việc chung nhau nhất định (thời gian tồn tại của nhóm có thể ngắn, dài tùy theo mục đích của tổ chức) -> Cùng thực hiện chung 1 nhiệm vụ, 1 kế hoạch để đạt mục tiêu của nhóm -> Cùng hoạt động và tuân thủ theo quy định chung của cả nhóm Nhóm 4  Làm việc theo nhóm là một nhóm người làm việc cùng nhau trên cơ sở có tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra. 5  Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm nhằm phát triển tiềm năng, năng lực của tất cả các thành viên và thúc đẩy hiệu quả công việc. 6  Thứ nhất, khả năng tương tác với các thành viên khác  Thứ hai, phát triển tiềm năng, năng lực của bản thân cũng như của tất cả các thành viên trong nhóm.  Thứ ba, thúc đẩy hiệu quả công việc. 3 yêu cầu của cá nhân khi làm việc theo nhóm 7  Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm tổ hợp các kỹ năng cần thiết như phối hợp làm việc, tương tác cá nhân, giải quyết vấn đề, giao tiếp nhằm giải quyết một nhiệm vụ chung của một nhóm người, bổ sung lẫn nhau cùng hướng tới mục tiêu tốt hơn so với một người làm việc độc lập. Tóm lại 8 1.2.1. Những thuận lợi:  Có cơ hội chia sẻ, học hỏi lẫn nhau  Có thể hợp sức, hỗ trợ lẫn nhau  Thái độ, cảm xúc, hành vi của cá nhân có thể thay đổi theo chiều hướng tốt  Từng thành viên cảm thấy họ tự “lớn lên” ở nhiều mặt  Tạo động lực tốt cho từng cá nhân hoạt động,phát huy tối đa tiềm năng sẵn có 1.2. Vai trò của làm việc theo nhóm 9  Có cá nhân sẽ cảm thấy bị rằng buộc hoặc bất tiện  Có cá nhân phải hi sinh những lợi ích, ham muốn và sở thích riêng vì nhóm  Có cá nhân sẽ miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm  Các vấn đề riêng tư cá nhân thường dễ bị tiết lộ trong nhóm  Có cá nhân sẽ thiệt thòi 1.2.2. Những khó khăn 10 1.3. Phân loại nhóm - Nhóm chính thức được thành lập bởi nhu cầu của tổ chức, có quyết định thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức. - Nhóm không chính thức được hình thành tự nhiên do nhu cầu của xã hội, của những người tham gia, mục tiêu của nhóm có thể không trùng với mục tiêu của tổ chức. 11 1.4. Kích thước nhóm và nguyên tắc làm việc theo nhóm * Kích thước nhóm: - Số thành viên trong nhóm nên dựa vào mục tiêu và công việc trong nhóm để quyết định - Nhóm nhỏ dưới 10 người sẽ tăng có hội tiếp xúc “mặt đối mặt” sẽ đạt hiệu quả làm việc cao hơn nhóm lớn trên 10 người (do tính liên kết không cao, dễ bè phái, chia rẽ, dễ tự thành lập nhóm nhỏ hơn) 12 * Ví dụ: - Nhóm vui chơi giải trí: 10 – 20 người - Nhóm thảo luận: 5 – 7 người - Nhóm đưa ra quyết định: 2 – 4 người - Nhóm giải quyết vấn đề tâm lý: chỉ nên 2 người 13 * Nguyên tắc làm việc theo nhóm: - Nguyên tắc là những tiêu chí mang tính chuẩn mực về hành vi cá nhân và hành vi nhóm được cả nhóm chấp nhận và tuân theo. - Nguyên tắc đó là những chỉ dẫn để các thành viên trong nhóm thấy cần phải làm việc và ứng xử với nhau như thế nào, điều gì nên hay không nên. - Mỗi nhóm nên thiết lập một tập hợp các tiêu chí chuẩn mực và làm nên bản sắc riêng của nhóm. 14 - Nguyên tắc được viết ngắn gọn dưới dạng văn bản, súc tích, dễ hiểu, được công bố rõ ràng, minh bạch và đòi hỏi sự chấp hành nghiêm ngặt của mọi thành viên. - Nguyên tắc của nhóm cần được xây dựng trong buổi làm việc nhóm đầu tiên. 15 - Nguyên tắc nhóm là một nhân tố tác động đến quá trình làm việc của cá nhân và sự thành công của nhóm, có tác dụng nhắc nhở nhóm lập lại trật tự khi có thành viên đi chệch hướng hay có hành vi không phù hợp. - Có nguyên tắc ngầm và sẽ ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhóm (cần kiểm soát) 16 * Ví dụ: - Tất cả các cuộc họp đều có sự tham gia của tất cả các thành viên nhóm - Cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Các thành viên đều phải có trách nhiệm nhắc nhở những thành viên khác không đến muộn - Tắt điện thoại di động trong giờ họp - Ý kiến đóng góp phải mang tính xây dựng - Ý kiến trái chiều sẽ được xem xét và bàn bạc cẩn thận - Mọi người đều có nhiệm vụ của mình và phải hoàn thành nhiệm vụ đó - Khuyến khích thái độ hòa đồng, vui vẻ, thiện chí - Thiểu số phục tùng đa số 17 Theo tác giả Bruce W. Tuckman (Mỹ, 1965), nhóm được phát triển qua 5 giai đoạn sau:  Giai đoạn hình thành  Giai đoạn bão táp  Giai đoạn ổn định (chuẩn hóa)  Giai đoạn thành công  Giai đoạn kết thúc 1.5. Hình thành và phát triển nhóm 18 - Giai đoạn hình thành: các thành viên tìm hiểu và thăm dò nhau nên thái độ còn e dè, thận trọng, ít chia sẻ. Mối quan hệ còn lỏng lẻo, chưa ăn nhập. Nhóm trưởng và các thành viên tìm hiểu lẫn nhau, xây dựng mục tiêu nhóm, quy tắc nhóm 19 - Giai đoạn bão táp: xung đột và mâu thuẫn dễ bùng nổ, chưa thực sự cởi mở, thân thiện, đồng cảm, tin tưởng, muốn thể hiện “cái tôi”, nhóm dễ bị tan rã. Trưởng nhóm cần cứng răn, gương mẫu, gần gũi, tổ chức tốt công việc, tránh căng thẳng bất mãn, tăng cường giao tiếp nhóm. 20 - Giai đoạn ổn định: đã có sự thống nhất, dần đi vào sự ổn định, cởi mở, chia sẻ, hợp tác, tin tưởng giữa các thành viên, là mốc khởi đầu của sự liên kết nhóm. Trưởng nhóm cần tạo điều kiện để các thành viên hỗ trợ nhau, bảo đảm kênh thông tin thông suốt, xây dựng cơ chế phản hồi tích cực. 21 - Giai đoạn thành công: Các thành viên thấy tự do, thoải mái, an toàn khi trao đổi quan điểm với nhau, gắn bó, khăng khít hơn, tập trung vào hiệu quả công việc, hạn chế mâu thuẫn, dễ đạt được sự đồng thuận cao, chấp nhận sự khác biệt và học hỏi được nhiều kinh nghiệm lẫn nhau. 22 - Giai đoạn kết thúc: các nhiệm vụ, mục tiêu đã hoàn thành, không còn ràng buộc, nhóm có thể đánh giá và rút kinh nghiệm cho việc tham gia các nhóm mới trong tương lai. Trưởng nhóm chú ý đến thay đổi và giúp nhóm viên tự tin vào tiến bộ của họ. 23