I. Tổng quan về chức năng quản lý
1. Khái niệm:
- Chức năng là phương diện hoạt
động cơ bản bao gồm một tập hợp
hoạt động tương đối giống nhau về
mục đích hoặc cách thức tiến hành.
Chức năng quản lý là những lĩnh vực,
những phương diện hoạt động cơ bản
mà các nhà quản lý phải thực hiện
trong các loại hình tổ chức khác nhau
(nhà nước, tổ chức sản xuất, tổ chức
kinh doanh…)
2. Phân loại chức năng:
(1) Henrry Fayol (1841 – 1925)
5 chức năng quản lý cơ bản:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Chỉ huy
- Phối hợp
- Kiểm tra
66 trang |
Chia sẻ: candy98 | Lượt xem: 694 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Kỹ năng quản lý - Chương 4: Chức năng quản lý, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
I. Tổng quan về chức năng
quản lý
1. Khái niệm:
- Chức năng là phương diện hoạt
động cơ bản bao gồm một tập hợp
hoạt động tương đối giống nhau về
mục đích hoặc cách thức tiến hành.
Chức năng quản lý là những lĩnh vực,
những phương diện hoạt động cơ bản
mà các nhà quản lý phải thực hiện
trong các loại hình tổ chức khác nhau
(nhà nước, tổ chức sản xuất, tổ chức
kinh doanh)
2. Phân loại chức năng:
(1) Henrry Fayol (1841 – 1925)
5 chức năng quản lý cơ bản:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Chỉ huy
- Phối hợp
- Kiểm tra
(2) L.Gulick và L. Urwick:
Mô hình POSDCORB:
- P: Planning (Lập kế hoạch)
- O: Organizing (Tổ chức)
- D: Staffing (Nhân sự)
- CO: Coodinating (Phối hợp)
- R: Reviewing (Báo cáo)
- Budgetting (Tài chính)
(3) Harold Koontz và Cyril O’Donnell:
5 chức năng:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Quản trị nhân sự
- Điều khiển
- Kiểm tra
(4) PAFHIER:
- PA: Policy analysis (Phân tích CS)
- F: Financial management (QL tài
chính)
- H: Human Resouce management (QL
nhân sự)
- I: Information management (QL
thông tin)
- ER: External Relation (Quan hệ bên
ngoài)
II. NỘI DUNG CHỨC NĂNG QUẢN
LÝ
1. Chức năng lập
kế hoạch
- Khái niệm
- Mục đích
- Vai trò
- Phân loại
- Quy trình
Lập kế hoạch là thực hiện công việc
gì?
1. Khái niệm
Lập kế hoạch là một quá trình xác
định, lựa chọn mục tiêu, nhiệm vụ
cho tổ chức và đưa ra phương án
hành động nhằm đạt được mục tiêu
hiệu quả nhất.
Cụ thể:
Lựa chọn mục tiêu chung cho tổ chức
Đặt ra mục tiêu cho các bộ phận của tổ
chức
Lựa chọn phương án hành động để đạt
mục tiêu
Phân bổ nguồn lực cho các phương án
hành động
Mục đích
Thiết lập khuôn khổ mang tính định
hướng cho việc thực hiện có hiệu quả
quá trình quản lý.
Vai trò của lập kế hoạch
Tạo ra sự phối hợp tốt hơn giữa các
bộ phận của tổ chức trên cơ sở thống
nhất mục tiêu chung;
Huy động các nguồn lực tổ chức, sử
dụng tiết kiệm các nguồn lực;
Kích thích sự tham gia của các thành
viên trong tổ chức;
Giúp hoạt động kiểm tra có hiệu quả
hơn.
Nhà quản lý gặp khó khăn khi
lập kế hoạch?
Đòi hỏi cao đối
với nhà quản lý
trong việc
thống nhất mục
tiêu chung.
Ra quyết định có thể bị trì hoãn do
cân nhắc những cơ hội trong tương
lai.
Phân loại các kế hoạch
Căn cứ vào quy mô của kế
hoạch
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch tác nghiệp
Căn cứ vào thời gian lập kế
hoạch
Kế hoạch ngắn hạn: < 1 năm
Kế hoạch dài hạn: >= 5 năm
Căn cứ vào tính chất của kế
hoạch
Kế hoạch định hướng
Kế hoạch cụ thể
Kế hoạch cụ thể:
Xác định rõ ràng các mục tiêu, tiêu chí
cụ thể
Yêu cầu dự báo chính xác
Kế hoạch định hướng:
Xác định chỉ dẫn chung
Không khóa chặt nhà quản lý vào mục
tiêu cụ thể hoặc hành động cụ thể
VD:
Kế hoạch chi tiết: Trong 6 tháng tới phải
giảm chi phí 10%, tăng doanh thu 8%
Kế hoạch định hướng: Cải thiện lợi nhuận
của công ty từ 6-12%
Quy trình lập kế hoạch
Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu
Bản chất:
Xác định rõ tổ chức mong muốn hướng
tới điều gì?
Tại sao phải làm công việc này?
Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức?
Hậu quả nếu không thực hiện?
Cụ thể:
Phân tích nhu cầu của xã hội đối với tổ
chức
Đánh giá, phân tích, cân đối các nguồn
lực của tổ chức trong việc đáp ứng nhu
cầu xã hội
Dự báo xu thế phát triển của tổ chức
trong tương lai
MÔ HÌNH SWOT
“Mục tiêu” phải đảm bảo yêu
cầu nào?
Yêu cầu đối với mục tiêu: nguyên tắc
SMART:
Specific: cụ thể, dễ hiểu
Measurable: đo lường được
Achievable: vừa sức
Realistecs: thực tế
Timebound: có thời hạn
Giai đoạn 2: Xây dựng chương
trình, kế hoạch hành động
Bản chất: Xây dựng các bước đi cụ
thể để thực hiện mục tiêu
Cụ thể:
Tìm giải pháp, lựa chọn giải pháp tối ưu
để thực hiện mục tiêu
Phân công lao động hợp lý
Xây dựng các bước đi cụ thể trong đó ấn
định thời gian thực hiện và các bước tiến
hành.
Giai đoạn 3: Thẩm định các
mục tiêu, phương án hành động
Bản chất: Đánh giá những mục tiêu,
phương án hành động đặt ra thông
qua hoạt động kiểm tra
Cụ thể:
Có những bước công việc nào cần phải
kiểm tra?
Tần suất kiểm tra như thế nào?
Ai tiến hành kiểm tra?
2. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
2.1 Tổ chức:
(1) Khái niệm:
Dưới giác độ là danh từ, tổ chức bao
gồm các dấu hiệu nhận biết sau:
1. Là một tập hợp các thành viên
(bao gồm từ 2 người trở lên).
2. Có mục tiêu chung, thống nhất
giữa các thành viên trong tổ chức.
3. Có sự phân công lao động và phối
hợp hoạt động giữa các thành viên.
4. Có người lãnh đạo, chỉ huy các
hoạt động của các thành viên khác.
5. Có mối quan hệ với các tổ chức
khác, với xã hội thông qua việc thiết
lập các kênh thông tin.
6. Cơ cấu tổ chức được hình thành, có
thể là cơ cấu chính thức hoặc không
chính thức.
Dưới giác độ là hoạt động:
Tổ chức là một tiến trình gồm các
hoạt động khác nhau nhằm thiết lập
một cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp
với mục tiêu, với các nguồn lực, với
môi trường và với những mối quan hệ
trong tổ chức.
(2) Hoạt động cơ bản
Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý:
Gọn nhẹ,
Tiết kiệm
Đảm bảo sự hoạt động thông suốt.
Liên kết công việc, liên kết tổ chức và
liên kết con người:
Phân công công việc cho từng cá nhân,
bộ phận trong tổ chức.
Xây dựng cơ chế trách nhiệm cho các
thành viên, bộ phận trong tổ chức
Xây dựng các mối quan hệ bên trong
và bên ngoài tổ chức khi triển khai
công việc:
Mối quan hệ bên trong – bên ngoài
Quan hệ trực thuộc (trên – dưới),
Quan hệ phối hợp (ngang).
Quản lý sự thay đổi của tổ chức:
Nhiệm vụ
Nhân sự
Môi trường khách quan
2.2. Cơ cấu tổ chức
(1) Khái niệm
Cơ cấu tổ chức: Là hệ thống các mối
quan hệ chính thức (độc lập hay phụ
thuộc) trong tổ chức.
Trong đó:
Quy định nhiệm vụ rõ ràng (do ai làm,
làm cái gì)
Tạo sự liên kết giữa với các nhiệm vụ
của các bộ phận trong tổ chức.
(2) Hoạt động cụ thể
Phân chia nhân lực và các nguồn lực
khác cho hoạt động.
Quy định trách nhiệm của các thành
viên và huy động nỗ lực hợp tác của
họ (bản mô tả công việc, sơ đồ tổ
chức).
Quy định nhiệm vụ cho thành viên
của tổ chức thông qua các quy tắc, cá
thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công
việc.
Thiết kế tiến trình thu thập và đánh
giá thông tin giúp các nhà quản lý
đưa ra các quyết định để giải quyết
vấn đề.
(3) Các nhân tố của cơ cấu tổ
chức:
Chuyên môn hoá
Tiêu chuẩn hoá
Sự phối hợp
Quyền hành.
2.3. Thiết kế cơ cấu tổ chức
(1) Khái niệm:
Thiết kế tổ chức là một tiến trình xác
lập cơ cấu tổ chức cho một tổ chức
nhất định. Cơ cấu hợp lý nhất sẽ được
sử dụng tuỳ thuộc vào mục tiêu của
tổ chức.
3. Chức năng nhân sự:
Khái niệm:
Quản lý nhân sự trong một tổ
chức là sự tuyển dụng, sử dụng, phát
triển, đánh giá và tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho con người trong tổ chức
hoạt động để đạt được mục tiêu đặt
ra
Bản mô tả công việc
Tên công viêc;
Nhân viên này cần báo cáo công việc
cho những ai;
Nhân viên này phụ trách quản lý
những ai;
Tóm tắt nhiệm vụ và trách nhiệm
công việc;
Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm
cần thiết cho công việc.
4. Chức năng lãnh đạo:
Khái niệm
Lãnh đạo là quá trình chỉ huy,
hướng dẫn và thúc đẩy mọi người làm
việc vì mục tiêu chung
Chỉ huy, hướng dẫn nhân viên
thực hiện công việc:
- Xây dựng các chỉ dẫn cụ thể để
nhân viên thực hiện các quyết định
của cấp trên (bằng chỉ thị, mệnh
lệnh).
- Lên kế hoạch chi tiết cho từng
hoạt động với tiến độ thực hiện cụ
thể.
Động viên, khuyến khích, tạo cơ
hội cho nhân viên tham gia các hoạt
động của tổ chức.
Các đặc điểm của nhà lãnh đạo
1. Sự nỗ lực:
2. Ước muốn lãnh đạo:
3. Sự thật thà, chính trực
4. Sự tự tin
5. Sự thông minh
6. Kiến thức liên quan đến công việc
Theo cách tiếp cận hiện đại
1. Tự tin
2. Tầm nhìn
3. Khả năng tuyên bố tầm nhìn
4. Sự thuyết phục mạnh mẽ về tầm
nhìn
5. Hành vi khác thường
6. Thể hiện như là tác nhân của sự
thay đổi
7. Nhạy cảm với môi trường
(2) Các kỹ năng lãnh đạo:
- Kỹ năng tổ chức làm việc nhóm
- Kỹ năng động viên và thúc đẩy
nhân viên
- Kỹ năng uỷ quyền
5. Chức năng kiểm soát:
5.1. Khái niệm:
Chức năng kiểm soát là sự đo lường,
đánh giá kết quả những công việc đã
thực hiện so với những tiêu chuẩn
quy định và áp dụng các biện pháp
điều chỉnh cần thiết để tối thiểu hóa
những sai lệch so với tiêu chuẩn
(3) Các yếu tố cấu thành kiểm soát:
Chủ thể
Đối tượng
Khách thể
Mục tiêu
Môi trường
5.2. Mục đích của kiểm soát
Nhằm xác định rõ những kết quả đạt
được;
Dự đoán chiều hướng vận động của
từng bộ phận và toàn hệ thống;
Phát hiện những sai lệch so với tiêu
chuẩn trong quá trình thực hiện
những hoạt động;
Áp dụng các biện pháp khắc phục,
điều chỉnh kịp thời.
Thực chất, mục đích của chức năng
kiểm soát là nhằm đảm bảo hiệu lực
và hiệu quả của quản lý tổ chức.
Để thực hiện tốt chức năng này cần
Thiết lập hệ thống kiểm tra có đủ
thẩm quyền.
Kiểm soát toàn diện, liên tục, thuyết
phục, công khai.
Phải phản ánh trung thực hiện trạng.
5.3. Những nội dung quan tâm
khi kiểm soát:
- Kiểm soát con người
Kiểm soát tài chính
- Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể
- Kiểm soát thông tin
- Kiểm soát hoạt động chung của tổ
chức
5.4. Các loại kiểm soát:
Kiểm soát trước (kiểm soát đề phòng)
Kiểm soát hiện hành
Kiểm soát sau (hậu kiểm soát)
5.5. Quy trình kiểm soát
(1) Đo lường hoạt động
Đo cái gì?
Đo lường kết quả đạt được so với
mục tiêu ban đầu của tổ chức.
Cụ thể:
Sự hài lòng của người lao động, của
người có liên quan, của khách hàng thụ
hưởng dịch vụ;
Sử dụng ngân sách hay chi phí cho hoạt
động
Số lượng sản phẩm sản xuất theo chu kỳ
quý hoặc năm
Đo như thế nào?
Qua quan sát trực tiếp
Qua báo cáo thống kê
Qua các bản báo cáo hoặc báo cáo
miệng...
(2) So sánh hoạt động thực tế với
tiêu chuẩn đã được xác định trong kế
hoạch:
Mục đích: Chỉ ra các sai lệch giữa
thực tế đạt được và tiêu chuẩn đã
định ra từ trước.
Chúng ta có thể xem xét hai trường
hợp:
Nếu kết quả = tiêu chuẩn: hoàn thành
nhiệm vụ
Nếu kết quả # tiêu chuẩn: có sự sai lệch.
Có hai loại: sai lệch chấp nhận được và
sai lệch không chấp nhận được (do tổ
chức hoặc do sự thực hiện).
(3) Tiến hành các hoạt động điều
chỉnh cần thiết nhằm làm cho mục
tiêu tổ chức đạt được một cách tốt
nhất.
Yêu cầu đối với nhà quản lý:
Có năng lực phân tích vấn đề
Hiểu đầy đủ hoạt động của từng thành
viên đang tiến hành hoạt động.
5.6. Hệ thống kiểm soát có chất
lượng