Bài giảng Kỹ năng quản lý - Chương 4: Chức năng quản lý

CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG QUẢN LÝ I. Tổng quan về chức năng quản lý  1. Khái niệm: - Chức năng là phương diện hoạt động cơ bản bao gồm một tập hợp hoạt động tương đối giống nhau về mục đích hoặc cách thức tiến hành.  Chức năng quản lý là những lĩnh vực, những phương diện hoạt động cơ bản mà các nhà quản lý phải thực hiện trong các loại hình tổ chức khác nhau (nhà nước, tổ chức sản xuất, tổ chức kinh doanh)  2. Phân loại chức năng: (1) Henrry Fayol (1841 – 1925) 5 chức năng quản lý cơ bản: - Lập kế hoạch - Tổ chức - Chỉ huy - Phối hợp - Kiểm tra  (2) L.Gulick và L. Urwick:  Mô hình POSDCORB: - P: Planning (Lập kế hoạch) - O: Organizing (Tổ chức) - D: Staffing (Nhân sự) - CO: Coodinating (Phối hợp) - R: Reviewing (Báo cáo) - Budgetting (Tài chính)  (3) Harold Koontz và Cyril O’Donnell:  5 chức năng: - Lập kế hoạch - Tổ chức - Quản trị nhân sự - Điều khiển - Kiểm tra  (4) PAFHIER: - PA: Policy analysis (Phân tích CS) - F: Financial management (QL tài chính) - H: Human Resouce management (QL nhân sự) - I: Information management (QL thông tin) - ER: External Relation (Quan hệ bên ngoài) II. NỘI DUNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ  1. Chức năng lập kế hoạch - Khái niệm - Mục đích - Vai trò - Phân loại - Quy trình  Lập kế hoạch là thực hiện công việc gì? 1. Khái niệm  Lập kế hoạch là một quá trình xác định, lựa chọn mục tiêu, nhiệm vụ cho tổ chức và đưa ra phương án hành động nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả nhất.  Cụ thể:  Lựa chọn mục tiêu chung cho tổ chức  Đặt ra mục tiêu cho các bộ phận của tổ chức  Lựa chọn phương án hành động để đạt mục tiêu  Phân bổ nguồn lực cho các phương án hành động Mục đích  Thiết lập khuôn khổ mang tính định hướng cho việc thực hiện có hiệu quả quá trình quản lý. Vai trò của lập kế hoạch  Tạo ra sự phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận của tổ chức trên cơ sở thống nhất mục tiêu chung;  Huy động các nguồn lực tổ chức, sử dụng tiết kiệm các nguồn lực;  Kích thích sự tham gia của các thành viên trong tổ chức;  Giúp hoạt động kiểm tra có hiệu quả hơn. Nhà quản lý gặp khó khăn khi lập kế hoạch? Đòi hỏi cao đối với nhà quản lý trong việc thống nhất mục tiêu chung.  Ra quyết định có thể bị trì hoãn do cân nhắc những cơ hội trong tương lai. Phân loại các kế hoạch Căn cứ vào quy mô của kế hoạch  Kế hoạch chiến lược  Kế hoạch tác nghiệp Căn cứ vào thời gian lập kế hoạch  Kế hoạch ngắn hạn: < 1 năm  Kế hoạch dài hạn: >= 5 năm Căn cứ vào tính chất của kế hoạch  Kế hoạch định hướng  Kế hoạch cụ thể  Kế hoạch cụ thể:  Xác định rõ ràng các mục tiêu, tiêu chí cụ thể  Yêu cầu dự báo chính xác  Kế hoạch định hướng:  Xác định chỉ dẫn chung  Không khóa chặt nhà quản lý vào mục tiêu cụ thể hoặc hành động cụ thể  VD:  Kế hoạch chi tiết: Trong 6 tháng tới phải giảm chi phí 10%, tăng doanh thu 8%  Kế hoạch định hướng: Cải thiện lợi nhuận của công ty từ 6-12% Quy trình lập kế hoạch Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu  Bản chất:  Xác định rõ tổ chức mong muốn hướng tới điều gì?  Tại sao phải làm công việc này?  Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức?  Hậu quả nếu không thực hiện?  Cụ thể:  Phân tích nhu cầu của xã hội đối với tổ chức  Đánh giá, phân tích, cân đối các nguồn lực của tổ chức trong việc đáp ứng nhu cầu xã hội  Dự báo xu thế phát triển của tổ chức trong tương lai MÔ HÌNH SWOT “Mục tiêu” phải đảm bảo yêu cầu nào?  Yêu cầu đối với mục tiêu: nguyên tắc SMART:  Specific: cụ thể, dễ hiểu  Measurable: đo lường được  Achievable: vừa sức  Realistecs: thực tế  Timebound: có thời hạn Giai đoạn 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch hành động  Bản chất: Xây dựng các bước đi cụ thể để thực hiện mục tiêu  Cụ thể:  Tìm giải pháp, lựa chọn giải pháp tối ưu để thực hiện mục tiêu  Phân công lao động hợp lý  Xây dựng các bước đi cụ thể trong đó ấn định thời gian thực hiện và các bước tiến hành. Giai đoạn 3: Thẩm định các mục tiêu, phương án hành động  Bản chất: Đánh giá những mục tiêu, phương án hành động đặt ra thông qua hoạt động kiểm tra  Cụ thể:  Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra?  Tần suất kiểm tra như thế nào?  Ai tiến hành kiểm tra? 2. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC  2.1 Tổ chức:  (1) Khái niệm:  Dưới giác độ là danh từ, tổ chức bao gồm các dấu hiệu nhận biết sau:  1. Là một tập hợp các thành viên (bao gồm từ 2 người trở lên).  2. Có mục tiêu chung, thống nhất giữa các thành viên trong tổ chức.  3. Có sự phân công lao động và phối hợp hoạt động giữa các thành viên.  4. Có người lãnh đạo, chỉ huy các hoạt động của các thành viên khác.  5. Có mối quan hệ với các tổ chức khác, với xã hội thông qua việc thiết lập các kênh thông tin.  6. Cơ cấu tổ chức được hình thành, có thể là cơ cấu chính thức hoặc không chính thức.  Dưới giác độ là hoạt động:  Tổ chức là một tiến trình gồm các hoạt động khác nhau nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với mục tiêu, với các nguồn lực, với môi trường và với những mối quan hệ trong tổ chức. (2) Hoạt động cơ bản  Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý:  Gọn nhẹ,  Tiết kiệm  Đảm bảo sự hoạt động thông suốt.  Liên kết công việc, liên kết tổ chức và liên kết con người:  Phân công công việc cho từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức.  Xây dựng cơ chế trách nhiệm cho các thành viên, bộ phận trong tổ chức  Xây dựng các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức khi triển khai công việc:  Mối quan hệ bên trong – bên ngoài  Quan hệ trực thuộc (trên – dưới),  Quan hệ phối hợp (ngang).  Quản lý sự thay đổi của tổ chức:  Nhiệm vụ  Nhân sự  Môi trường khách quan 2.2. Cơ cấu tổ chức (1) Khái niệm  Cơ cấu tổ chức: Là hệ thống các mối quan hệ chính thức (độc lập hay phụ thuộc) trong tổ chức.  Trong đó:  Quy định nhiệm vụ rõ ràng (do ai làm, làm cái gì)  Tạo sự liên kết giữa với các nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức. (2) Hoạt động cụ thể  Phân chia nhân lực và các nguồn lực khác cho hoạt động.  Quy định trách nhiệm của các thành viên và huy động nỗ lực hợp tác của họ (bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức).  Quy định nhiệm vụ cho thành viên của tổ chức thông qua các quy tắc, cá thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc.  Thiết kế tiến trình thu thập và đánh giá thông tin giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định để giải quyết vấn đề. (3) Các nhân tố của cơ cấu tổ chức:  Chuyên môn hoá  Tiêu chuẩn hoá  Sự phối hợp  Quyền hành. 2.3. Thiết kế cơ cấu tổ chức  (1) Khái niệm:  Thiết kế tổ chức là một tiến trình xác lập cơ cấu tổ chức cho một tổ chức nhất định. Cơ cấu hợp lý nhất sẽ được sử dụng tuỳ thuộc vào mục tiêu của tổ chức. 3. Chức năng nhân sự:  Khái niệm: Quản lý nhân sự trong một tổ chức là sự tuyển dụng, sử dụng, phát triển, đánh giá và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con người trong tổ chức hoạt động để đạt được mục tiêu đặt ra Bản mô tả công việc  Tên công viêc;  Nhân viên này cần báo cáo công việc cho những ai;  Nhân viên này phụ trách quản lý những ai;  Tóm tắt nhiệm vụ và trách nhiệm công việc;  Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho công việc. 4. Chức năng lãnh đạo: Khái niệm  Lãnh đạo là quá trình chỉ huy, hướng dẫn và thúc đẩy mọi người làm việc vì mục tiêu chung  Chỉ huy, hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc:  - Xây dựng các chỉ dẫn cụ thể để nhân viên thực hiện các quyết định của cấp trên (bằng chỉ thị, mệnh lệnh).  - Lên kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động với tiến độ thực hiện cụ thể.  Động viên, khuyến khích, tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các hoạt động của tổ chức. Các đặc điểm của nhà lãnh đạo  1. Sự nỗ lực:  2. Ước muốn lãnh đạo:  3. Sự thật thà, chính trực  4. Sự tự tin  5. Sự thông minh  6. Kiến thức liên quan đến công việc Theo cách tiếp cận hiện đại  1. Tự tin  2. Tầm nhìn  3. Khả năng tuyên bố tầm nhìn  4. Sự thuyết phục mạnh mẽ về tầm nhìn  5. Hành vi khác thường  6. Thể hiện như là tác nhân của sự thay đổi  7. Nhạy cảm với môi trường (2) Các kỹ năng lãnh đạo:  - Kỹ năng tổ chức làm việc nhóm  - Kỹ năng động viên và thúc đẩy nhân viên  - Kỹ năng uỷ quyền 5. Chức năng kiểm soát:  5.1. Khái niệm:  Chức năng kiểm soát là sự đo lường, đánh giá kết quả những công việc đã thực hiện so với những tiêu chuẩn quy định và áp dụng các biện pháp điều chỉnh cần thiết để tối thiểu hóa những sai lệch so với tiêu chuẩn  (3) Các yếu tố cấu thành kiểm soát:  Chủ thể  Đối tượng  Khách thể  Mục tiêu  Môi trường 5.2. Mục đích của kiểm soát  Nhằm xác định rõ những kết quả đạt được;  Dự đoán chiều hướng vận động của từng bộ phận và toàn hệ thống;  Phát hiện những sai lệch so với tiêu chuẩn trong quá trình thực hiện những hoạt động;  Áp dụng các biện pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời.  Thực chất, mục đích của chức năng kiểm soát là nhằm đảm bảo hiệu lực và hiệu quả của quản lý tổ chức. Để thực hiện tốt chức năng này cần  Thiết lập hệ thống kiểm tra có đủ thẩm quyền.  Kiểm soát toàn diện, liên tục, thuyết phục, công khai.  Phải phản ánh trung thực hiện trạng.  5.3. Những nội dung quan tâm khi kiểm soát:  - Kiểm soát con người  Kiểm soát tài chính  - Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể  - Kiểm soát thông tin  - Kiểm soát hoạt động chung của tổ chức 5.4. Các loại kiểm soát:  Kiểm soát trước (kiểm soát đề phòng)  Kiểm soát hiện hành  Kiểm soát sau (hậu kiểm soát) 5.5. Quy trình kiểm soát  (1) Đo lường hoạt động  Đo cái gì?   Đo lường kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu của tổ chức.  Cụ thể:  Sự hài lòng của người lao động, của người có liên quan, của khách hàng thụ hưởng dịch vụ;  Sử dụng ngân sách hay chi phí cho hoạt động  Số lượng sản phẩm sản xuất theo chu kỳ quý hoặc năm  Đo như thế nào?  Qua quan sát trực tiếp  Qua báo cáo thống kê  Qua các bản báo cáo hoặc báo cáo miệng...  (2) So sánh hoạt động thực tế với tiêu chuẩn đã được xác định trong kế hoạch:  Mục đích: Chỉ ra các sai lệch giữa thực tế đạt được và tiêu chuẩn đã định ra từ trước.  Chúng ta có thể xem xét hai trường hợp:  Nếu kết quả = tiêu chuẩn: hoàn thành nhiệm vụ  Nếu kết quả # tiêu chuẩn: có sự sai lệch. Có hai loại: sai lệch chấp nhận được và sai lệch không chấp nhận được (do tổ chức hoặc do sự thực hiện).  (3) Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm làm cho mục tiêu tổ chức đạt được một cách tốt nhất.  Yêu cầu đối với nhà quản lý:  Có năng lực phân tích vấn đề  Hiểu đầy đủ hoạt động của từng thành viên đang tiến hành hoạt động.  5.6. Hệ thống kiểm soát có chất lượng