Bài giảng Quản lý học - Chương 3: Ra quyết định quản lý - Nguyễn Quang Huy

 Thông tin trong quản lý  Khái niệm  Vai trò của thông tin trong quản lý  Yêu cầu đối với thông tin trong quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 1 Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 2  Quyết định trong quản lý  Khái niệm  Các loại quyết định trong quản lý  Yêu cầu đối với quyết định quản lý  Quá trình ra quyết định quản lý  Quá trình thực hiện quyết định quản lý  Các phương pháp ra quyết định Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 3  Thông tin trong quản lý: được hiểu là những tín hiệu mới thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định hoặc giải quyết 1 nhiệm vụ nào đó trong quản lý. Chương 3 Ra quyết định quản lý  Vai trò của thông tin trong quản lý  Thông tin là một trong các yếu tố đầu vào của hoạt động quản lý => Quản lý: là quá trình thu thập, xử lý thông tin và ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 4 Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 5  Thông tin là dấu hiệu để biểu thị mức độ bình đẳng và dân chủ trong họat động quản lý  Trong QLNN: Thông tin về quy hoạch, thông tin về thuế XNK  Trong quản lý DN: Tiếp cận thông tin bình đẳng giữa người LĐ, thông tin thị trường bình đẳng giữa các DN Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 6  Thông tin là công cụ, là phương tiện điều hành của nhà quản lý Chủ thể quản lý Đối tượng quản lý Tác động Bằng thông tin: -Nội quy, quy định - Quyết định - Kế hoạch - Thông báo Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 7  Yêu cầu đối với thông tin quản lý:  Về thời gian: kịp thời, cập nhật để đưa ra QĐ quản lý  Về nội dung:  Chính xác  Cô đọng và logic  Đầy đủ và hệ thống  Về hình thức: rõ ràng, dễ hiểu Chương 3 Ra quyết định quản lý  Bạn có gặp khó khăn khi ra quyết định để giải quyết các vấn đề cá nhân hay không? Vì sao?  QĐ chọn chuyên ngành học?  QĐ chọn trường?  QĐ nơi làm việc sau khi tốt nghiệp? HN hay về ĐP  QĐ cơ quan làm việc sau khi tốt nghiệp?  Quyết định đầu tư tiền nhàn rỗi?  Làm thế nào để bạn có quyết định đúng? 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 8 Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 9  Ra quyết định quản lý: là hành vi của chủ thể quản lý nhằm đặt ra mục tiêu, chương trình hành động cho các cá nhân, các bộ phận để giải quyết một vấn đề nhất định trên cơ sở thu thập thông tin từ môi trường và tổ chức. Chương 3 Ra quyết định quản lý  RQĐ là quá trình thu thập và xử lý thông tin  RQĐ là quá trình phân tích, lựa chọn giữa nhiều PA hành động cho một vấn đề nhất định  RQĐ là nhiệm vụ của các nhà quản lý trong thực hiện các chức năng quản lý là RQĐ (nói cách khác, RQĐ được thực hiện trong cả 4 chức năng quản lý)  Kiến thức, kinh nghiệm, bản lĩnh, nghệ thuật của nhà quản lý ảnh hưởng đến chất lượng của QĐ quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 10 Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 11  Một QĐ quản lý phải trả lời 5 câu hỏi cơ bản:  What: QĐ để giải quyết vấn đề gì  When: QĐ được thực hiện khi nào, trong bao lâu  Who: Ai (bộ phận hoặc cá nhân nào) thực hiện QĐ  By which: nguồn lực cần để thực hiện QĐ  How: thực hiện như thế nào (cách thức thực hiện, cách thức phối hợp, cách thức sử dụng nguồn lực) Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 12  Các loại QĐ trong quản lý theo tính chất của vấn đề RQĐ:  QĐ chiến lược (về đường lối, chiến lược của tổ chức)  QĐ chiến thuật (vđề bao quát của 1 lĩnh vực)  QĐ tác nghiệp (gq vđề mang tính chuyên môn nghiệp vụ của bphận) Chương 3 Ra quyết định quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 13  Các loại QĐ theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức  QĐ quản lý nguồn nhân lực,  QĐ quản lý marketing  QĐ quản lý tài chính  QĐ quản lý sản xuất  QĐ quản lý R&D  Theo chức năng quản lý:  QĐ về kế hoạch,  QĐ về tổ chức,  QĐ về lãnh đạo,  QĐ về kiểm tra. 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 14 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 15 Chức năng của quyết định quản lý  Chức năng định hướng: QĐ gq vđề gì, ai làm, làm trong bao lâu, làm ntn?  Chức năng cưỡng bức: QĐ mang tính mệnh lệnh  Chức năng động viên  Chức năng phối hợp: Khi thực hiện QĐ cần có sự phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức  Chức năng đảm bảo nguồn lực của QĐ 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 16 Các nguyên nhân cuả QĐ kém hiệu quả  Thông tin không đầy đủ, không chính xác  Quyết định dựa trên tình cảm cá nhân, thiếu cơ sở khoa học  Sự bảo thủ và quá tin vào kinh nghiệm quá khứ của nhà quản lý  Quyết định mang tính thỏa hiệp  Quá cầu toàn hoặc thiếu thận trọng  Tầm nhìn hạn chế của nhà quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 17 Yêu cầu đối với quyết định quản lý  Yêu cầu về tính hợp pháp  Yêu cầu về tính đầy đủ và hệ thống  Yêu cầu về tính khoa học và tối ưu  Yêu cầu về phù hợp và tính cụ thể 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 18 Phương pháp cá nhân ra quyết định  Là phương pháp RQĐ trong đó nhà quản lý dựa vào kiến thức, kinh nghiệm của mình để đưa ra các QĐ trong phạm vi thẩm quyền của mình mà ko lấy ý kiến tập thể hoặc chuyên gia  Áp dụng:  Những vấn đề đơn giản (dễ xác định vấn đề, dễ đưa ra các giải pháp)  Những vấn đề cần RQĐ nhanh  Trong trường hợp đầy đủ thông tin  RQĐ dựa trên các quy trình, thủ tục, quy tắc sẵn có.  VD: Thủ tục nhập kho, thủ tục xuất kho, thủ tục tạm ứng công tác 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 19 Phương pháp cá nhân ra quyết định 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 20  Ưu điểm  RQĐ nhanh, kịp thời; giữ được bí mật trong RQĐ  Thể hiện được trình độ, bản lĩnh, khả năng dám chịu trách nhiệm của nhà quản lý  Nhược điểm  Đối với các vấn đề phức tạp dễ bị sai lầm  Ko phát huy được các sáng kiến tập thể  Ko tạo được đồng thuận, sự ủng hộ Phương pháp cá nhân ra quyết định 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 21 Phương pháp ra quyết định tập thể  Đó là phương pháp RQĐ trong đó nhà quản lý, ngoài việc sử dụng kthức và kinh nghiệm của mình, còn dựa vào các ý kiến của tập thể trong việc RQĐ nhưng vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về QĐ.  Áp dụng: cho việc RQĐ để giải quyết các vấn đề quan trọng của tổ chức, hoặc trong trường hợp thiếu thông tin. 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 22  Ưu điểm:  Phát huy được tính dân chủ,  Sự ủng hộ của tập thể đ/v QĐ, sự đồng thuận khi thực hiện  Tận dụng được các sáng kiến của tập thể  Nhược điểm:  Thời gian RQĐ lâu hơn  Nhà quản lý nhầm hiểu trách nhiệm thuộc về tập thể  Không giữ được bí mật trong các QĐ Phương pháp ra quyết định tập thể 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 23 Kỹ thuật động não trong RQĐ tập thể  Chủ tọa đưa ra vấn đề, lấy ý kiến tập thể về giải pháp  Từng người tham gia đưa ra ý kiến và không bình luận ý kiến người khác  Các ý kiến được tập hợp và phân tích sau  Nhà quản lý trên cơ sở phân tích các ý kiến sẽ đưa ra quyết định cuối cùng  Nhược điểm: Ý kiến sau bị ảnh hưởng của ý kiến trước 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 24 Kỹ thuật nhóm danh nghĩa trong RQĐ tập thể  Chủ tọa đưa ra vấn đề cần lấy ý kiến  Từng thành viên sẽ ghi ý kiến ra giấy  Phát biểu và thảo luận các ý kiến  Từng thành viên sẽ chấm điểm các ý kiến theo thứ tự ưu tiên  Kết luận cuối cùng được đưa ra tại cuộc họp (chọn ý kiến có nhiều lựa chọn nhất - điểm cao nhất) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 25 Phương pháp ra QĐ có tham vấn  Khi nhà quản lý cần có thêm thông tin hay ý kiến  Tham khảo ý kiến mới đưa ra quyết định  Giải quyết các vấn đề phức tạp  Sử dụng có giới hạn, tránh việc cán bộ quản lý bị động trong việc RQĐ 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 26 Phương pháp định lượng toán học  So sánh các phương án đầu tư  Các bài toán tối ưu: QHTT, bài toán vận tải, các bài toán cực trị có điều kiện, cực trị không điều kiện  Phương pháp cây quyết định (dựa trên kỹ thuật xác suất) 1 A B P =0.45 P = 0.55 S = 30.000.000$ P =0.55 P =0.45 GTTB = 18.650.000$ GTTB = 15.500.000$ S = 20.000.000$ S = 10.000.000$ S = 5.000.000$ 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 27 Quá trình RQĐ Xác định vấn đề Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá Xây dựng các PA Lựa chọn PATƯ Ra văn bản QĐ 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 28 Quá trình RQĐ  Bước 1: Xác định vấn đề  Là bước quan trọng nhất của quá trình RQĐ  Vấn đề: là khoảng cách giữa trạng thái thực tế và trạng thái mong đợi. Nghĩa hẹp: vấn đề là tồn tại, yếu kém cần giải quyết  Có rất nhiều vấn đề trong 1 tổ chức => vấn đề của QĐ là vấn đề cấp thiết và khả thi 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 29 Quá trình RQĐ  Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá PA Các tiêu chuẩn này phải đáp ứng yêu cầu:  P/a được đóng góp của từng PA vào giải quyết vấn đề  Tiêu chuẩn phải định lượng được  Các tiêu chuẩn có tầm quan trọng khác nhau phải đánh giá khác nhau  Số lượng tiêu chuẩn ko quá nhiều 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 30 Quá trình RQĐ  Bước 3: Xây dựng các PA giải quyết vấn đề  Mỗi vấn đề có thể giải quyết bằng nhiều cách khác nhau, tạo thành các PA của QĐ  Để lựa chọn PA tối ưu, phải xây dựng nhiều PA khác nhau để lựa chọn 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 31 Quá trình RQĐ  Bước 4: Lựa chọn PATƯ  Bước đầu loại bỏ các PA ko khả thi  Tính toán chỉ tiêu hiệu quả cho từng PA dựa trên hệ thống tiêu chuẩn đánh giá  So sánh các chỉ tiêu hiệu quả này để lựa chọn PATƯ (PA đáp ứng tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 32 Quá trình RQĐ  Bước 5: Ra văn bản QĐ  Văn bản QĐ thể hiện QĐ giải quyết vấn đề gì, PA tối ưu để thực hiện  Đúng thể thức văn bản Bài tập nhóm trên lớp  Cho ví dụ về quá trình RQĐ để giải quyết 1 vấn đề cá nhân/hoặc 1 vấn đề trong quản lý của 1 tổ chức  Xây dựng 3 phương án  Xây dựng 8-10 tiêu chuẩn đánh giá phù hợp  Xác định trọng số của từng tiêu chuẩn  Cho điểm từng PA theo từng tiêu chuẩn  Tính điểm và lựa chọn PATƯ 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 33 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 34