Bài giảng Quản lý học - Chương 7: Quản lý sự thay đổi - Nguyễn Quang Huy

Chương 7 QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI  Một cơ quan quản lý thu thuế của nhà nước triển khai áp dụng phương pháp kê khai thuế điện tử nhằm giảm thiểu chi phí thực hiện kê khai thuế cho các tổ chức và cá nhân.  Một trường đại học đầu ngành quyết định xây dựng hệ thống các giáo trình trọng điểm nhằm khẳng định vị thế hàng đầu của trường trong đào tạo ngành kinh tế và quản lý.  Một doanh nghiệp thiết kế lại chính sách tuyển dụng nhân sự theo hướng tuyển dụng nội bộ nhằm tối ưu hóa sử dụng nhân lực, tiết kiệm chi phí tuyển dụng 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 2 Sự thay đổi  Thay đổi: làm cho sự vật khác đi  Thay đổi tổ chức: những cố gắng (có KH hoặc ko có KH) nhằm hoàn thiện và đổi mới tổ chức -> để đạt mục đích hoặc thích nghi với những thay đổi của môi trường Logic quá trình thay đổi của tổ chức Sức ép từ môi trường bên trong Tác nhân thay đổi -Thay đổi văn hóa - Thay đổi chiến lược - Thay đổi cơ cấu - Thay đổi công nghệ - Thay đổi sản phẩm - Thay đổi con người Quá trình thay đổi Giải tỏa > Chuyển tiếp > Thống nhất Hiệu lực và hiệu quả của tổ chức Sức ép từ môi trường bên ngoài  Những biến động của môi trường có thể sẽ đe dọa đến sự tồn tại của tổ chức  Sự thay đổi có thể tạo ra nhiều cơ hội cho tổ chức, đảm bảo sự phát triển của tổ chức ở mức độ cao hơn  Những thay đổi có kế hoạch là nhằm hạn chế những trì trệ, “đánh thức” tổ chức, tăng tính linh hoạt và thích nghi của tổ chức Vai trò của sự thay đổi Câu hỏi 1 cho các nhóm  Những lý do (sức ép) đối với sự thay đổi là gì?  Lấy ví dụ lý do (sức ép) phải thay đổi phương pháp giảng dạy từ phương pháp giảng dạy truyền thống sang phương pháp giảng dạy hiện đại tại ĐH X?  Ví dụ về nhà:  Sức ép phải thay đổi thái độ phục vụ người dân của cơ quan nhà nước X?  Sức ép đối với sinh viên phải học tiếng Anh tốt? Sức ép đối với sự thay đổi (từ bên ngoài)  Thay đổi công nghệ: làm thay đổi cách thức sản xuất, tiêu dùng  Hội nhập quốc tế: tăng đối thủ cạnh tranh, tăng nguồn lực đầu vào, khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn  Tác động kinh tế vĩ mô: LS, thuế, tăng trưởng,  Tác động của các lực lượng chính trị  Tác động của các lực lượng xã hội => Dẫn đến sự thay đổi của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, bạn hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối, nhà đầu tư, nhà tài trợ, các liên minh, đối tác liên quan Sức ép đối với sự thay đổi (từ bên trong)  Công nghệ lạc hậu  Phương pháp làm việc lạc hậu, tốn thời gian  Sự trì trệ, kém hiệu quả  Quản lý quan liêu  Kỳ vọng của nhân viên và nhà quản lý Sức ép đối với sự thay đổi SỨC ÉP ĐỐI VỚI SỰ THAY ĐỔI CHỦ YẾU LÀ SỨC ÉP TỪ BÊN NGOÀI Câu hỏi 2 cho các nhóm  Những cản trở đối với sự thay đổi là gì?  Lấy ví dụ những cản trở đối với sự thay đổi phương pháp giảng dạy từ phương pháp giảng dạy truyền thống sang phương pháp giảng dạy hiện đại tại ĐH X?  Ví dụ về nhà:  Những cản trở đối với sự thay đổi thái độ phục vụ người dân của cơ quan nhà nước X?  Những cản trở đối với sinh viên để học tiếng Anh tốt? Nguyên nhân sự cản trở (kháng cự)  Nguyên nhân sự cản trở từ cá nhân  Sự tư lợi  Sức ỳ: đã quen với cái cũ, phải điều chỉnh cách ứng xử và thói quen  Sự tự mãn  Trình độ và nhận thức (tư duy về cái mới)  Sự hiểu lầm và thiếu tin cậy  Nguyên nhân cản trở đến từ tổ chức  Cấu trúc của tổ chức  Văn hóa tổ chức  Giới hạn về nguồn lực  Những khoản đầu tư trong quá khứ và hiện tại và những hợp đồng đã ký Nguyên nhân sự cản trở Áp lực phải thay đổi – Kháng cự với sự thay đổi (Lý thuyết trường lực của Kurt Lewin) Lý thuyết trường lực của Kurt Lewin  Quá trình thay đổi của tổ chức sẽ diễn ra khi các mối quan hệ cân bằng giữa các yếu tố thúc đẩy sự thay đổi và các yếu tố cản trở sự thay đổi bị phá vỡ nghiêng về các yếu tố thúc đẩy.  Nói cách khác, sự thay đổi sẽ diễn ra khi: Sức ép phải thay đổi >> Cản trở đối với sự thay đổi Phản ứng tâm lý và hành vi đối với sự thay đổi Chống đối chủ động Tham gia tích cực Tham gia thụ động Dửng dưng thụ động Chống đối thụ động  Làm thế nào để giảm thiểu sự phản đối đối với sự thay đổi?  Giúp nhân viên những bước đầu tiên  chấp nhận cảm xúc của mọi người  lắng nghe những lời kêu ca, phàn nàn  động viên và giúp đỡ, quan tâm  truyền đạt thông tin, tác động về nhận thức: cái cũ đã lỗi thời và nhất thiết phải chấm dứt  khẳng định kết quả mong đợi  cung cấp những nguồn lực cần thiết thực hiện thay đổi  tránh những sợ hãi và căng thẳng từ nhân viên Giảm thiểu sự phản đối  Duy trì động lực cho quá trình thay đổi  khẳng định tổ chức luôn ủng hộ họ mạo hiểm  giúp nhân viên khám phá những khả năng có thể của sự thay đổi  cùng thảo luận và phân tích những kỳ vọng thay đổi sẽ giúp nhân viên tăng mức độ sẵn sàng thay đổi  để nhân viên tham gia thiết kế và thực hiện sự thay đổi sẽ làm tăng nhiệt tình của họ đối với sự thay đổi  thương lượng và thỏa thuận làm giảm bớt những sự kháng cự  cho nhân viên cơ hội để phát triển cá nhân từ sự thay đổi Giảm thiểu sự phản đối Nội dung thay đổi  Thay đổi chiến lược  Thường là do tác động của các yếu tố môi trường bên ngoài tổ chức như xu hướng toàn cầu hóa, khủng hoảng và suy thoái, sự phát triển công nghệ mới, ảnh hưởng của môi trường xã hội,  Thay đổi chiến lược là cần thiết để đảm bảo sự sống còn của một tổ chức.  Những thay đổi chiến lược trong điều kiện khủng hoảng có nguy cơ rủi ro cao và thường tạo ra sự kháng cự cao của các thành viên trong tổ chức  Thay đổi sản phẩm và dịch vụ  thay đổi giá trị tiềm năng của sản phẩm như bảo hành, lấy ý kiến về sự thỏa mãn của khách hàng, tín dụng thương mại  thay đổi giá trị hiện thực của sản phẩm như: thay đổi chất lượng, mẫu mã, nhãn hiệu, bao bì, thêm tính năng tác dụng  thay đổi giá trị cốt lõi của sản phẩm và dịch vụ Nội dung thay đổi Nội dung thay đổi  Thay đổi công nghệ  Thay đổi quy trình chính là thay đổi cách thức thực hiện công việc. VD: thay đổi quy trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và sở hữu nhà tại một cơ quan quản lý đất đai -> Thúc đẩy công việc được thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn, đáng tin cậy và ít tốn kém hơn.  Thay đổi trang thiết bị là thay đổi các công cụ hoặc máy móc giúp con người giải quyết các vấn đề sản xuất và hoạt động. Nội dung thay đổi  Thay đổi văn hóa tổ chức  Thay đổi tư tưởng chỉ đạo định hướng hành vi  Thay đổi những giá trị chung được mọi người chấp nhận  Thay đổi những nguyên tắc hành động  Thay đổi phong cách và cách cư xử  Thay đổi con người: thay đổi kiến thức, kỹ năng, phương pháp làm việc của nhân viên  Thay đổi cơ cấu tổ chức Nội dung thay đổi