Bài giảng Quản trị học - Bài 7: Kiểm tra

v2.0014101214 1 BÀI 7: KIỂM TRA v2.0014101214 2 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Bà Huyền là chủ tịch và trưởng ban quản trị của CTP đã nổi giận nói với ông Hùng, phó chủ tịch tài chính và ông Dũng, kiểm tra viên như sau: “Tại sao không có ai báo cáo cho tôi về các sự việc? Tại sao tôi không thể biết cái gì đang xảy ra ở xung quanh đây? Tại sao tôi bị giữ trong bóng tối? Không một ai thông báo cho tôi công ty đang hoạt động như thế nào và dường như không bao giờ nghe biết được những vấn đề của chúng ta cho tới tận khi chúng trở thành khủng hoảng. Bây giờ tôi muốn các vị đưa ra một hệ thống mà tôi có thể giữ lại những gì được thông báo, và tôi muốn biết các vị sẽ thực hiện điều này như thế nào trước thứ hai tuần sau. Tôi đang mệt mỏi vì bị tách rời với mọi việc mà tôi cần phải biết nếu như tôi chịu trách nhiệm về công ty này”. Câu hỏi: Có khả năng xảy ra việc bà Huyền đã nhận được thông tin rồi mà bà không biết hay không? Ông Hùng hay ông Dũng sẽ phải làm gì để biết được điều này và sẽ xử lý sự việc như thế nào? v2.0014101214 3 MỤC TIÊU Sau khi kết thúc bài học, học viên có khả năng: • Trình bày khái niệm chức năng kiểm tra; • Chỉ ra các vai trò của chức năng kiểm tra; • Trình bày quy trình kiểm tra và các bước trong quy trình kiểm tra; • Phân biệt các hình thức kiểm tra; • Trình bày các phương pháp kiểm tra; • Giải thích các nguyên tắc kiểm tra. v2.0014101214 4 NỘI DUNG 1. Khái niệm, vai trò chức năng kiểm tra; 2. Quy trình kiểm tra; 3. Các hình thức kiểm tra; 4. Các phương pháp kiểm tra. v2.0014101214 5 HƯỚNG DẪN BÀI HỌC Học viên cần tìm hiểu thêm các kiến thức về công tác kiểm tra bằng cách: • Ôn lại Bài 1 – Tổng quan về quản lý/quản trị để có hiểu kỹ hơn về các khái niệm tổ chức, hiệu quả, các chức năng quản lý, • Tìm đọc một số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống kê, 1998: Chương14 – Chức năng kiểm soát (từ trang 414-441); Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999: Chương 22: Hệ thống kiểm tra và quá trình kiểm tra (từ trang 545-567) để có thêm các kiến thức về công tác kiểm tra của một tổ chức và để có thể hoàn thành bài tập thực hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài; • Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ. v2.0014101214 6 1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA 1.1. Khái niệm chức năng kiểm tra; 1.2. Vai trò của chức năng kiểm tra. v2.0014101214 7 1.1. KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG KIỂM TRA Khái niệm: Kiểm tra là việc đo lường quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế, qua đó phát hiện những sai lệch nhằm đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đề ra. v2.0014101214 8 1.2. VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA Xác định lại nguồn lực của tổ chức (ở đâu, ai sử dụng, như thế nào?). Đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Giúp tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường. Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý. Đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. v2.0014101214 9 2. QUY TRÌNH KIỂM TRA Xây dựng các tiêu chuẩn Đo lường việc thực hiện Điều chỉnh các sai lêch v2.0014101214 10 2.1. XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA • Tiêu chuẩn kiểm tra là những điểm được lựa chọn mà tại đó người ta đặt các phép đo để đánh giá việc thực hiện kế hoạch. • Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra:  Thống kê kinh nghiệm;  Phân tích toán;  Chuyên gia. Khi xây dựng các tiêu chuẩn cần chú ý: • Các tiêu chuẩn cần đo lường được; • Các tiêu chuẩn cần thống nhất với mục tiêu của tổ chức; • Có thể biểu thị dưới dạng định tính hay định lượng (nên dưới dạng định lượng). v2.0014101214 11 2.2. ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN KIỂM TRA • Dựa trên các tiêu chuẩn kiểm tra, các nhà quản lý đo lường việc thực hiện kế hoạch (thực hiện các chỉ tiêu trên) tại các điểm đã được lựa chọn trong chương trình. • Cần kết hợp các phương pháp đo lường:  Đối với các chỉ tiêu định lượng: Đo trực tiếp;  Đối với các chỉ tiêu định tính: Quan sát cá nhân, báo cáo miệng, báo cáo thống kê, báo cáo viết. v2.0014101214 12 2.3. ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH • Khi phát hiện những sai lệch giữa thực tế so với kế hoạch, các nhà quản lý cần phân tích các nguyên nhân có thể, từ đó đề xuất biện pháp điều chỉnh. • Các nhà quản lý có thể điều chỉnh các sai lệch bằng nhiều cách như:  Sử dụng các chức năng khác của quản lý như phân công lại công việc, tổ chức lại cơ cấu quản lý, nhân sự, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo, v.v. để gia tăng hiệu quả của công việc;  Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch hoặc sửa đổi các mục tiêu. v2.0014101214 13 3. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA Phản hồi Đầu vào Quá trình Đầu ra Kiểm tra lường trước Dự đoán các vấn đề có thể phát sinh để tìm ra cách ngăn ngừa trước. Kiểm tra đồng thời Điều chỉnh những sai sót ngay khi xuất hiện. Kiểm tra phản hồi Sửa chữa trục trặc sau khi xuất hiện và đề ra biện pháp điều chỉnh trong tương lai. 3.1. Kiểm tra lường trước3 3.2 Kiểm tra trong quá trình3 3.3 Kiểm tra phản hồi3 v2.0014101214 14 3.1. KIỂM TRA LƯỜNG TRƯỚC Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự. Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là dự đoán các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước. v2.0014101214 15 3.2. KIỂM TRA ĐỒNG THỜI • Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra để đảm bảo rằng các hoạt động đó đều hướng đến các mục tiêu đã đề ra. • Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp. v2.0014101214 16 3.3. KIỂM TRA PHẢN HỒI Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra. Kiểm tra phản hồi tập trung vào những kết quả đã thực hiện, xác định những trục trặc đã phát sinh để sửa chữa những trục trặc đó hoặc đề ra những biện pháp phòng ngừa trong tương lai. v2.0014101214 17 4. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 4.2 Các phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ 4.1 Các phương pháp kiểm tra ngân quỹ v2.0014101214 18 4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ • Sử dụng ngân quỹ như là một phương tiện để kiểm tra. • Khái niệm ngân quỹ: Ngân quỹ là cách phát biểu các kế hoạch cho một thời kỳ tương lai đã định theo các quan hệ bằng con số. v2.0014101214 19 4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo) • Các dạng ngân quỹ:  Ngân quỹ thu – chi;  Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm;  Ngân quỹ chi tiêu cơ bản (nhà xưởng, máy móc,...);  Ngân quỹ tiền mặt; • Mục đích: Quy về con số cho phép đo lường kết quả nhanh chóng => Nhà quản lý có thể phân giao quyền tự do hơn trong phạm vi có hạn của ngân quỹ; Kiểm soát tốt hơn các bộ phận của tổ chức thông qua việc tách ngân quỹ của các bộ phận. v2.0014101214 20 Ưu, nhược điểm của việc lập ngân quỹ • Ưu điểm:  Tăng cường hiệu quả của kiểm tra;  Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức;  Là số liệu cơ sở cho việc lập kế hoạch; • Nhược điểm:  Có thể ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động nếu lập ngân quỹ quá cứng nhắc;  Cần đầu tư thời gian;  Có thể hạn chế đổi mới và cải tiến trong tổ chức. 4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo) v2.0014101214 21 4.2. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA PHI NGÂN QUỸ Nhóm phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ: • Kiểm tra bằng số liệu thống kê: Các phân tích và số liệu thống kê cho thấy mức độ hoạt động của tổ chức thông qua mối liên hệ và xu thế biến đổi của các số liệu; • Kiểm tra bằng các báo cáo, phân tích chuyên môn: Sử dụng một nhóm những người có chuyên môn để phân tích một về đề. Giúp đi sâu vào phân tích các vấn đề riêng lẻ mà phương pháp thống kê không chỉ ra được; • Kiểm tra tác nghiệp (kiểm tra nội bộ về chuyên môn: Kế toán, tài chính,.. Hoặc ktra việc thực hiện các thủ tục, chính sách); • Kiểm tra bằng quan sát cá nhân: Thái độ làm việc, cách thức làm việc của nhân viên=> thu thập được nhiều thông tin giúp phát hiện các vấn đề. v2.0014101214 22 5. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA • Thiết kế dựa trên kế hoạch hoạt động và cấp bậc quản lý của đối tượng được kiểm tra; • Thiết kế theo ý đồ của các nhà quản lý để đảm bảo rằng những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra sẽ được các nhà quản lý hiểu và sử dụng; • Thực hiện tại những điểm quan trọng; • Tiến hành một cách khách quan; • Phản ánh đúng thực tế; • Hài hòa với văn hóa của tổ chức; • Hiệu quả. v2.0014101214 23 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Kiểm tra là việc đo lường quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế, qua đó phát hiện những sai lệch nhằm đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đề ra; • Quy trình kiểm tra về cơ bản gồm 3 bước: Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra, đo lường việc thực hiện, điều chỉnh các sai lệch; • Yêu cầu của công tác kiểm tra là phản ánh xác thực thực tế từ đó phát hiện được những nguyên nhân dẫn tới các sai lệch so với kế hoạch và ngăn ngừa những sai lệch đó bởi vậy cần kết hợp các hình thức, phương pháp kiểm tra:  Kết hợp giữa phương pháp kiểm tra ngân quỹ và phi ngân quỹ;  Kết hợp giữa hình thức kiểm tra lường trước, đồng thời và phản hồi;  Kết hợp giữa hình thức kiểm tra định kỳ, thường xuyên và đột xuất.