Giáo trình Nghệ thuật lãnh đạo và động viên

Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 1 - TS. Nguyễn Thanh Hội NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO VÀ ĐỘNG VIÊN (Leadership and Motivation) MỤC TIÊU CỦA KHÓA HỌC Khóa học này được thiết kế nhằm nâng cao năng lực của các nhà quản trị trong việc phát huy tài năng và sức lực của cấp dưới hướng vào thực hiện mục tiêu của công ty và ứng phó hiệu quả với môi trường kinh doanh thay đổi. Khóa học sẽ trang bị cho các học viên các kỹ năng lãnh đạo và động viên hiệu quả. Đặc biệt là khóa học sẽ chú trọng vào việc ứng dụng những lý thuyết và kỹ năng lãnh đạo và động viên trong điều kiện Việt nam nói chung và các công ty Việt nam nói riêng. LỢI ÍCH CỦA KHÓA HỌC Sau khi kết thúc khóa học này, học viên sẽ ƒ Hiểu các kỹ năng về lãnh đạo và động viên ƒ Hiểu biết về các phong cách lãnh đạo và các đối tượng bị lãnh đạo ƒ Phát triển các kỹ năng lãnh đạo hiệu quả ƒ Nhận thức được những vấn đề thường gặp phải trong lãnh đạo và động viên và giải pháp khắc phục ƒ Học hỏi những kinh nghiệm về lãnh đạo thành công ở Việt nam và thế giới ƒ Áp dụng các kỹ năng lãnh đạo và động viên hiệu quả vào thực tiễn của doanh nghiệp Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 2 - TS. Nguyễn Thanh Hội NỘI DUNG CỦA KHÓA HỌC ƒ Bản chất và vai trò của lãnh đạo ƒ Phân biệt lãnh đạo và quản lý ƒ Các phong cách lãnh đạo ƒ Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả ƒ Phát triển tầm nhìn & Chia sẻ tầm nhìn ƒ Phát triển kỹ năng lãnh đạo trong giai đọan hiện nay. ƒ Các ví dụ lãnh đạo giỏi ƒ Các yếu tố động viên ƒ Kỹ năng động viên hiệu quả ƒ Quy trình phát triển và thực hiện việc động viên có hiệu quả trong công ty ƒ Những ví dụ điển hình về động viên hiệu quả NHỮNG NGƯỜI NÊN THAM GIA KHÓA HỌC Khóa học này được thiết kế cho các nhà quản trị của công ty. Những người sau đây nên tham gia khóa học: ƒ Giám đốc và phó giám đốc ƒ Trưởng phòng và phó phòng trong công ty ƒ Trưởng phó các bộ phận trong công ty PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY Khóa đào tạo chú trọng việc ứng dụng các kiến thức và kỹ năng vào thực tiễn, nhấn mạnh sự tham gia tích cực của học viên trong qua trình học. Phương pháp đào tạo sẽ là sự kết hợp giữa việc giới thiệu các khái niệm, kỹ năng, và việc thảo luận nhóm, bài tập tình huống và trò chơi. Các học viên được khuyến khích chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn và những ý tưởng với các học viên khác. Đồng thời, học viên sẽ có cơ hội để trao đổi về những vấn đề thực tiễn của lãnh đạo và động viên mà họ đang gặp phải với giảng viên và từ đó có khả năng tìm ra nguyên nhân cũng như giải pháp hữu hiệu. Những ví dụ thực tiễn liên quan đến lãnh đạo và động viên giỏi của các công ty Việt nam và công ty nước ngoài sẽ được đưa ra làm ví dụ minh họa. Chương trình được giảng trên máy vi tính bằng phương pháp Power Point ™ SÁCH THAM KHẢO : Ngoài bộ giáo trình bài giảng khoảng 50 tr khổ A4 Do giảng viên cung cấp cho công ty để phát cho học viên cần đọc thêm: 1. TS. Nguyễn Thanh Hội. Quản trị nhân sự - Nxb Thống kê - HN – 2002 (Tái bản lần thứ 4) 2. TS. Nguyễn Thanh Hội. Quản trị học - Nxb Thống kê - HN – 2002(Tái bản lần thứ 2) 3. TS. Nguyễn Thanh Hội. Nghệ thuật lãnh đạo -Viện quản trị doanh nghiệp. 4. TS. Nguyễn Thanh Hội – Giao tiếp kinh doanh- Viện quản trị doanh nghiệp 5. TS. Nguyễn Thanh Hội- Quản lý hiệu quả –Phòng thương mại Việt-nam- 6. 6- MASAAKII MAI- KAI ZEN- Chìa khóa rthành công của kinh tế Nhật- Bản-NXB TP HCM 7. OUCHI- THUYẾT Z- Sự thách thức đối với Mỹ và Tây Âu-Viện kinh tế thế giới 8. TS. Nguyễn Thanh Hội. Quản trị học – Trong xu thế hội nhập thế giới. NXB Thống kê. Hà nội 2004 A. BẢN CHẤT CỦA LÃNH ĐẠO TRONG QUẢN TRỊ : I. LÃNH ĐẠO 1. Khái niệm về lãnh đạo : Lãnh đạo là một thuật ngữ phức tạp, chưa có sự nhất trí cao và được hiểu rất khác nhau và được hiểu rất khác nhau ở những người khác nhau*(Xem bảng 6). Bảng 6: Những nhận thức khác nhau về người lãnh đạo Cách hiểu rộng lớn Cách hiểu cụ thể và hạn hẹp 1. Cá nhân ảnh hưởng tới các thành viên nhóm 1. Cá nhân thực hiện phần lớn những ảnh hưởng tới những thành viên khác của nhóm (lãnh đạo tập trung) 2. Cá nhân ảnh hưởng tới các thành viên nhóm trên mọi phương diện. 2. Cá nhân ảnh hưởng một cách có hệ thống tới hành vi của các thành viên nhóm để đạt tới những mục tiêu của nhóm 3. Cá nhân ảnh hưởng tới các thành viên nhóm tuân thủ những đòi hỏi của anh ta. 3. Cá nhân đạt tới sự tích cực nhiệt tình của các thành viên nhóm trong việc tích cực thực hiện các đòi hỏi của anh ta. Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 3 - TS. Nguyễn Thanh Hội Theo Gary Yuki. “Leadership In Organizations” Prentice Hall International Edition. 1989 Anh/ Chị hãy đưa ra khái niệm về lãnh đạo ? Lãnh đạo Bài tập tình huống Trọng làm việc ở phòng kỹ thuật đã 5 năm. A luôn làm việc tích cực và được đề bạt lên làm trưởng phòng kỹ thuật. Trong cương vị mới anh cảm thấy mình nhiều quyền lực anh quát nạt, anh ra lệnh và đòi hỏi mọi người phải tuân phục. Trọng ít khi quan tâm đến ý kiến của họ, anh muốn nhân viên thực hiện mọi yêu cầu. Bình là tổ trưởng bảo vệ của một khách sạn, với anh được mọi người yêu mến. Anh không bao giờ tỏ ra mình là xếp, anh luôn hòa nhập với mọi người, sẵn lòng giúp đỡ những người gặp khó khăn. Anh luôn để nhân viên cùng tham gia ra quyết định. Khi cấp dưới hỏi ý kiến anh thường trả lời “ Cứ theo cách của cậu mà làm “ Câu hỏi : 1-Bạn cho biết hai phong cách lảnh đạo trên là gì ? 2- Về lâu dài hai cách quản lý trên sẽ gây ra hậu quả gì ? 3- Là một nhà quản lý bạn hãy đem ra cách quản lý có hiệu quả ? Theo Geor ge R. Terry : Lãnh đạo là một hoạt động gây ảnh hưởng đến con người nhằm phấn đấu một cách tự nguyện cho nhữnh mục tiêu của nhóm “ Qua định nghĩa trên chúng ta thấy rằng , lãnh đạo là một dạng hoạt động của con người nhằm gây tác động, ảnh hưởng đến những người khác , tuy nhiên khác với những người thôi miên , của những nhà ngoại cảm mà chúng ta biết, các hoạt động về lãnh đạo của các nhà quản trị chủ yếu tác động tới nhận thức của những người bị quản lý Tuy vậy, cách hiểu sau đây về lãnh đạo được nhiều người sử dụng và bao quát đầy đủ nhất: Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 4 - TS. Nguyễn Thanh Hội Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của cá nhân hoặc một nhóm nhằm thực hiện một mục tiêu chung của tổ chức trong những điều kiện nhất định. Với cách hiểu trên có thể rút ra một số điểm cần lưu ý khi nghiên cứu về phạm trù lao động đó là : * Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng của chủ thể lãnh đạo với những cá nhân hoặc một nhóm nhất định. Ảnh hưởng là toàn bộ các biện pháp do một người hoặc nhiều cá nhân thực hiện nhằm tạo ra những thay đổi thái độ hoặc hành vi của một hoặc nhiều cá nhân khác. Vì vậy, ảnh hưởng thực chất là, sự tác động từ bên này sang bên khác. Bên thực hiện sự tác động trong quá trình gây ảnh hưởng được gọi là chủ thể lãnh đạo và bên chịu sự tác động làm ảnh hưởng đến hoạt động của nó được gọi là đối tượng lãnh đạo. Chủ thể Đối tượng Tác động Hình 1. Quá trình gây ảnh hưởng trong lãnh đạo Trên thực tế chủ thể lãnh đạo có thể tác động gây ảnh hưởng trong các trường hợp sau : - Cần sự giúp đỡ của người khác - Giao việc cho người khác - Đòi hỏi người khác phải đạt điều gì hoặc hoàn thành nhiệm vụ nào đó. - Cần khởi xướng hoặc muốn tạo ra những thay đổi nhất định trong tổ chức. Tất nhiên, sau khi tác động đối tượng thường có những thay đổi nhất định về hành vi hoặc nhận thức. Theo anh chị, Sự thay đổi đó có thể diễn ra theo ba hướng nào ? Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 5 - TS. Nguyễn Thanh Hội * Lãnh đạo chỉ thực hiện khi có đối tượng bị lãnh đạo. Đối tượng ở đây có thể là một tổ chức hoặc một cá nhân hoặc nhóm người nhất định. * Lãnh đạo được tiến hành nhằm thực hiện những mục tiêu đã xác định cụ thể. * Hoạt động lãnh đạo luôn gắn liền với những điều kiện cụ thể nhất định. Theo Anh / Chị tại sao hiện nay phải thay đổi phong cách lãnh đạo? Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 6 - TS. Nguyễn Thanh Hội 2 .Đặc điểm của người lãnh đạo : - Người lãnh đạo, theo cách hiểu khái quát, là những người không chỉ phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của bản thân mà còn phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của những người khác hoặc của tổ chức. * Có thể so sánh người lãnh đạo với người làm công tác khoa học Bảng số 8 : Sự khác nhau giữa nhau giữa nhà lãnh đạo và nhà khoa học. Nhà lãnh đạo Nhà khoa học 1. Ra quyết định thuộc yếu tố khách quan. * Thời điểm ra quyết định do yêu cầu thực tế. * Ra quyết định trong điều kiện thiếu thông tin. 1. Công bố kết quả nghiên cứu thuộc yếu tố chủ quan. * Thời gian công bố chủ yếu do các nhà nghiên cứu quyết định. * Thường các kết quả công bố sau khi có đủ thông tin và được kiểm tra kỹ. 2. Quá trình nghiên cứu tạo ra một quyết định thường ở trạng thái phân tán, không tập trung. * Năng suất thường thấp vì lao động gián đoạn và đánh giá kết quả khó khăn. 2. Tập trung cao độ cho một vấn đề. * Vì vậy thường gây ra hiện tượng : “Đảng trí bác học” 3. Đòi hỏi trách nhiệm cao về các quyết định của mình. 3. Có thể đại diện cá nhân để phát triển quan điểm của mình. 4. Làm việc quá tải và luôn cảm giác thiếu thời gian. 4. Không bị tác động về yếu tố thời gian. Thực hành Bạn tình cờ nghe được cuộc trò chuyện sau : Người A : Người lãnh đạo là người có khả năng thiên phú. Người nổi bật trong đám đông. Ông có khả năng đó không ? Người B : Thật là vô lý. Ai cũng có thể trở thảnh nhà lãnh đạo. Lãnh đạo là một kỹ năng mà người ta có thể học được như bất cứ những kỹ năng nào khác. Bạn đồng ý với ý kiến người A hay người B ? Hay bạn có thể chẳng đồng ý với ý kiến nào cả ? Vậy những người lãnh đạo cần có những phẩm chấtø gì ? Các phẩm chất của người lãnh đạo giỏi chia thành bốn nhóm : ¾ Kỹ năng làm việc với con người. ¾ Phẩm chất cá nhân tốt. ¾ Kỹ năng quản lý. ¾ Bề dầy thành tích. LÃNH ĐẠO Phân biệt Lãnh đạo và quản lý LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 6. 7. 7. 8. 8. 9. 9. 10. 10. 11. 11. 12. 12. 13. 13. KỸ NĂNG QUẢN LÝ KỸ NĂNG LÀM VIỆC VỚI CON NGƯỜI PHẨM CHẤT CÁ NHÂN TỐT BỀ DÀY THÀNH TÍCH Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 7 - TS. Nguyễn Thanh Hội Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 8 - TS. Nguyễn Thanh Hội 14. 14. Quản lý và Lãnh đạo bổ sung cho nhau và cần thiết cho sự thành công Vấn đề là kết hợp tốt Quản lý và Lãnh đạo. ” Trong thực tế: “Quản lý quá mức” và “Thiếu lãnh đạo”. ” Thiếu hướng đi và không có khả năng ứng phó với thay đổi của môi trường Môi trường càng thay đổi, lãnh đạo và động viên khuyến khích càng cần được tăng cường. Câu hỏi: -Kết hợp quản lý và lãnh đạo như thế nào cho tối ưu? -Tổ chức của anh (chị) cần tăng cường lãnh đạo hay tăng cường quản lý? Tại sao? 3-Vai trò của lãnh đạo : ƒ Phát triển “Tầm nhìn” và chia sẻ tầm nhìn ƒ Cam kết đạt mục tiêu, giá trị và chuẩn mục ƒ Nhận thức được những thách thức và ảnh hưởng của chúng, đưa ra quyết định ứng phó ƒ Chịu trách nhiệm hoàn toàn về hoạt động và kết quả của tổ chức ƒ Lãnh đạo và động viên để xây dựng văn hóa tổ chức phù hợp ƒ Giao quyền cho cấp dưới ƒ Là tấm gương và có ảnh hưởng mạnh đến cấp dưới ƒ Điều chỉnh hành vi nhằm đạt mục tiêu, thích ứng để đáp lại những thay đổi của tình huống và môi trường ƒ Sử dụng kỹ năng và khả năng của nhân viên phù hợp với nhiệm vụ và trách nhiệm của họ ƒ Tạo niềm tin và truyền nhiệt huyết/cảm hứng ƒ Động viên khuyến khích ƒ Phát triển nhân viên ƒ Ghi nhận thành tích và khen ngợi ƒ Kiên định đối với những quyết định đúng dù có áp lực TÓM LẠI Người lãnh đạo và quản lý phải là người có kinh nghiệm, có ý chí, có khả năng thực hiện, biết hướng dẫn, động viên và giúp đỡ người khác hoàn thành công việc. Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 9 - TS. Nguyễn Thanh Hội Người lãnh đạo và quản lý phải chỉ có khả năng phân công cho một nhóm, một tổ chức nào đó, mà còn cần phải có bản lĩnh, có hoài bão để hoàn thành sứ mạng của mình, bất chấp mọi khó khăn, gian khổ. Quyết định một vấn đề : không có nghĩa gì cả. Điều quan trọng là quyết định đó có được thi hành hay không ? Vì thế, người lãnh đạo và quản lý không những điều khiển, mà còn phải chọn lựa những việc gì cần thực hiện, việc nào trước, việc nào sau, phải định hướng, bảo vệ, hổ trợ và kiểm tra những việc ấy. Người lãnh đạo và quản lý phải biết làm cho người khác vừa tuân phục, vừa mến mộ mình. Người lãnh đạo và quản lý không những phải có khả năng hoàn thành một công trình, một sự nghiệp, mà còn cần phải có khả năng giao tiếp với cấp dưới của mình. Phải biết chinh phục họ, yêu mến họ và được họ yêu mến. Trong tác phẩm “Terre des hommes”, Saint Exupéry đã nói : “Muốn trở thành người lãnh đạo, trước hết phải có khả năng tập trung nhân lực”. Đây là một chân lý mà người lãnh đạo và quản lý cần ghi nhớ. Bạn có muốn biết ai là người lãnh đạo thật sự của một Xí nghiệp không? Bạn hãy hỏi người nào dám đứng ra chịu trách nhiệm khi Xí nghiệp của họ gặp thất bại. Người lãnh đạo phải là người đứng mũi chịu sào trước mọi vấn đề của tổ chức. Người lãnh đạo và quản lý không những thể hiện sự rắn rỏi, tài hùng biện, tính táo bạo, sự khéo léo, không chỉ tập họp được nhân lực, mà còn phải có những đức tính chủ yếu như : biết làm cho mọi người hợp tác với nhau để làm việc, biết nhận ra và biết khai thác, sử dụng khả năng của họ, biết giúp họ đoàn kết và ý thức được trách nhiệm riêng của mình, cùng nhau hoàn thành sứ mạng, nhiệm vụ chung của tổ chức, của nhóm. Người ta nhận ra người lãnh đạo không chỉ qua tác phong điềm đạm, khiêm tốn, mà còn qua cách chỉ đạo công việc. Trước những trở ngại khó khăn, người lãnh đạo ấy có dám nghĩ, dám làm hay không ?. Thông thường, trước mắt người lãnh đạo, các thuộc cấp thường hay tỏ ra hăng hái, nhiệt tình trong công việc. Người lãnh đạo phải có đôi mắt tinh tường, sâu sắc. Phải thấy được đâu là động lực chính của hoạt động đó. Do bản chất tích cực, tận tụy hay chỉ là một hiện tượng nhất thời để lấy lòng cấp trên. Từ đó người lãnh đạo có thể đánh giá đúng thực chất của thuộc cấp mình, đồng thời có những biện pháp cụ thể để uốn nắn kịp thời. Thay vì lãnh đạm với thuộc cấp, người lãnh đạo nên cởi mở và ân cần với họ, làm cho họ tuân phục mình một cách vui vẻ, thoải mái, chứ không gò ép, miễn cưỡng. Đừng để xảy ra tình trạng “Phục diện bất phục tâm”. Con người là một bản thể xã hội, ai cũng có quyền tự do cá nhân, nhưng nó phải được hướng vào một nền nếp, một kỷ luật. Là người thi hành nền nếp, kỷ luật ấy, người lãnh đạo phải tỏ ra thật xứng đáng là một tấm gương để mọi người noi theo. Người lãnh đạo và quản lý là người được sự ủy nhiệm của tập thể, có bổn phận phải giải thích, bảo vệ, thực hiện cho kỳ được những công việc vì lợi ích tối cao của cả tập thể. Người ta sẽ nhận ra bạn là người lãnh đạo và quản lý những biểu hiện sau : Sự có mặt của bạn là một nguồn động viên để thuộc cấp của bạn thêm hăng hái vượt qua mọi trở ngại trong công việc. Nếu một lúc nào đó bạn không xuất hiện, nhưng cả tập thể vẫn tiến hành tốt công việc, khi đó bạn là người lãnh đạo và quản lý giỏi rồi đấy. Một gia đình, một tập thể, một tổ chức, một quốc gia mà không có người lãnh đạo, quản lý thì chẳng khác nào như một thân thể không có đầu. Gia đình, tập thể, tổ chức, quốc gia ấy không thể tồn tại và phát triển được. Mặc dù có rất nhiều lý thuyết về sự bình đẳng, nhưng rất nhiều người cần đến một người lãnh đạo có đủ năng lực để họ tin tưởng và dẫn dắt họ vượt qua mọi chông gai trong công việc. Khi không có một ai am hiểu về việc làm và động viên họ, họ cảm thấy bồn chồn,lo lắng. Sự xuất hiện của người lãnh đạo trong lúc này rất phù hợp với nhu cầu tâm lý của họ. Người lãnh đạo sẽ là chỗ dựa, là sức mạnh và là nguồn an ủi của mỗi người. Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 10 - TS. Nguyễn Thanh Hội Nghệ thuật lãnh đạo nhân viên - 11 - TS. Nguyễn Thanh Hội Một cuộc hội nghị gồm các đại biểu xuất sắc nhất sẽ không làm được gì, thậm chí không chuẩn bị được một bữa ăn trưa, nếu không có người chủ trì cuộc hội nghị ấy. (MAUROIS). Người lãnh đạo đóng vai trò rất quan trọng và cần thiết đối với một tổ chức, một quốc gia, như cái đầu đối với một cơ thể. Cái đầu điều khiển và quyết đoán mọi cơ chế hoạt động trong cơ thể. Nếu chẳng may hệ thần kinh trung ương bị suy yếu đến mức không còn phát huy tác dụng được nữa, thử hỏi các bộ phận còn lại của cơ thể có hoạt động và phát triển bình thường được không ?. Tương tự, tình trạng vô tổ chức sẽ xuất hiện khi thiếu người lãnh đạo và quản lý. Tình trạng này sẽ dẫn đến sự tan rã của tổ chức. Người lãnh đạo và quản lý là biểu tượng rõ rệt nhất của quyền lực, của sự đồng nhất. Vừa điều khiển, vừa phối hợp các công việc, các quan hệ của thuộc cấp, người lãnh đạo và quản lý kịp thời ngăn chặn những nhóm chống đối hoặc có ý chia rẽ. Trong một tổ chức, một đơn vị không có người lãnh đạo và quản lý thì sau một thời gian,