Kỹ năng đưa ra quyết đinh

Kỹ năng đưa ra Quyết đinh - Bắt đầu nào!!! Hàng ngày ai trong chúng ta cũng đều phải đưa ra quyết định. Một vài quyết định thường dễ dàng và đơn giản: Báo cáo để gửi cho sếp đã chuẩn bị xong chưa? Một số khác thường khá phức tạp: Tôi nên lựa chọn ứng viên nào cho công việc này? KỸ NĂNG ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH- BẮT ĐẦU! Hàng ngày ai trong chúng ta cũng đều phải đưa ra quyết định. Một vài quyết định thường dễ dàng và đơn giản: Báo cáo để gửi cho sếp đã chuẩn bị xong chưa? Một số khác thường khá phức tạp: Tôi nên lựa chọn ứng viên nào cho công việc này? Những quyết định đơn giản thường chỉ cần một quá trình đưa ra quyết định đơn giản. Nhưng với những quyết định khó khăn sẽ bao gồm nhiều vấn đề như:  Sự không chắc chắn: Rất nhiều nhân tố không được biết tới  Sự phức tạp: Bạn phải so sánh với nhiều yếu tố có liên quan mật thiết  Hệ quả rủi ro cao: Sự ảnh hưởng của quyết định có thể rất quan trọng  Sự lựa chọn: Mỗi người đều có riêng rất nhiều những quyết định không chắc chắn và phức tạp  Hệ quả phụ thuộc vào những người có liên quan: Có thể rất khó dự đoán được phản ứng của người khác Với những khó khăn kể trên, cách tốt nhất để đưa ra quyết định phức tạp là sử dụng một quá trình. Những quá trình rõ ràng thường giúp chúng ta đưa ra kết luận thích hợp và có chất lượng cao, có thể cải thiện chất lượng của hầu hết những công việc chúng ta đang thực hiện. Trong bài viết này, hãy cùng phác thảo quá trình giúp cải thiện chất lượng của những quyết định. Sự tiếp cận có hệ thống để đưa ra quyết định Quá trình đưa ra quyết định hợp logic và có hệ thống sẽ giúp bạn trong việc định hướng những yếu tố căn bản sẽ mang lại những quyết định đúng đắn. Bằng cách tiếp cận có sắp xếp, bạn sẽ ít bỏ qua những yếu tố quan trọng và xây dựng hướng tiếp cận ngày càng tốt hơn. Có 6 bước để đưa ra quyết định đúng đắn:  Tạo dựng cấu trúc môi trường  Đưa ra những sự lựa chọn tốt  Khám phá những lựa chọn  Chọn lựa lựa chọn phù hợp nhất  Kiểm tra lại quyết định  Công bố quyết định và hành động Dưới đây là chi tiết các bước trên: Bước 1: Tạo dựng cấu trúc môi trường Để tạo dựng cấu trúc môi trường thành công cho việc đưa ra quyết định, hãy thực hiện theo các bước như sau: Đề ra mục tiêu- Định hướng rõ ràng bạn phải đạt được thành quả gì Thống nhất trong quá trình- Biết rõ bằng cách nào để đưa ra quyết định cuối cùng, dù đó là quyết định mang tính cá nhân hay dựa vào ý kiến của cả nhóm. Mô hình Vroom-Yetton-Jago là công cụ tuyệt vời giúp xác định hướng đi đúng đắn để đưa ra quyết định. Lôi kéo đúng người- Phân tích những người có liên quan giữ vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định đúng đắn, và bạn phải đảm bảo rằng bạn đã thảo luận một cách thích hợp với những người có liên quan kể cả nếu bạn đưa ra quyết định mang tính cá nhân. Với một nhóm đông người có liên quan với nhau, nên cử ra một nhóm đại diện để đưa ra quyết định- thường gồm 5 tới 7 người. Lắng nghe ý kiến- Khuyến khích các bên đóng góp ý kiến thảo luận, tranh luận và phân tích mà không cần e ngại sẽ bị loại trừ khỏi nhóm. Đây là cách thức tốt nhất để tránh được hiện tượng groupthink (hiện tượng gây nên tâm lý bất đồng khi đưa quyết định của cả nhóm). Phương pháp Stepladder là một phương pháp hữu hiệu từ từ lôi kéo từng người trong nhóm đưa ra ý kiến thảo luận, và đảm bảo rằng những ý kiến đó đều được mọi người chú ý lắng nghe. Cần nắm rõ mục đích chính là phải đưa ra quyết định tốt nhất với điều kiện, đây không phải một trò chơi khiến mọi người phải ganh đua với nhau để ý kiến của mình được chấp nhận. Hãy chắc rằng bạn đang đưa ra đúng câu hỏi- Hãy tự hỏi bản thận mình liệu đây có thực sự là vấn đề cần giải quyết. Phương pháp “5 lý do” là một công cụ truyền thống có thể giúp bạn kiểm chứng về vấn đề thực sự mà bạn đang phải đối mặt. Sử dụng công cụ sáng tạo ngay từ đầu- Điểm cơ bản của sự sáng tạo là đưa ra suy ngẫm từ một góc nhìn khác. Hãy làm việc đó nếu đây là lần đầu tiên bạn gặp phải vấn đề này, tiếp tục sáng tạo trong khi đưa ra những sáng tạo mới. Bài viết “Sáng tạo ý tưởng mới” sẽ giúp bạn tạo được sự kết nối trong tư duy, phá vỡ những lối suy nghĩ cổ hủ, và chú trọng tới những góc nhìn mới. Bước 2: Đưa ra những lựa chọn Đây cũng là bước quan trọng để đưa ra được một quyết định tốt. Cân nhắc những lựa chọn càng tốt bao nhiêu, quyết định cuối cùng của bạn sẽ càng chính xác bấy nhiêu. Khi bạn đưa ra những lựa chọn, hãy tự mình đào sâu suy ngẫm và xem xét vấn đề từ những góc độ khác nhau. Nếu sử dụng lối tư duy “sẽ chắc chắn có cách giải quyết khác”, bạn sẽ đưa ra được quyết định tốt nhất có thể. Nếu không có những lựa chọn hợp lý, bạn sẽ có rất ít thông tin để đưa ra quyết định cuối cùng. Dưới đây là bản thống kê một số công cụ và phương pháp quan trọng có thể giúp bạn và cả nhóm phát triển những lựa chọn tốt. Xây dựng ý tưởng  Ý tưởng bất chợt là phương pháp phổ biến nhất trong xây dựng ý tưởng  Cách tiếp cận khác, Sự đảo chiều ý tưởng bất chợt, với cách ứng dụng tương tự, tuy nhiên, mở đầu phương pháp này là việc yêu cầu mọi người cùng suy ngẫm: làm cách nào để đạt được kết quả trái ngược với những gì được mong đợi, và sau đó đảo ngược tất cả những phân tích trên.  Phương pháp Charette bao gồm một quá trình có hệ thống được sử dụng trong thu thập và phát triển ý tưởng từ những người có liên quan.  Sử dụng Phương pháp Phân rẽ Crawford để xây dựng ý tưởng từ nhiều người khác nhau. Đây là một cách làm khá hiệu quả để chắc chắn rằng tất cả các ý tưởng được đưa ra đều được lắng nghe và cân nhắc lựa chọn, bất luận ý kiến đó của cá nhân có vị thế hay sức mạnh ra sao trong tổ chức. Cân nhắc những quan điểm khác nhau  Ma trận thu gọn sử dụng 4P (sản phẩm, kế hoạch, tiềm năng, và con người) như những yếu tố căn bản cho việc thu thập các quan điểm khác nhau. Bạn có thể yêu cầu thêm những người ngoài cuộc tham gia buổi thảo luận này, hoặc yêu cầu các bên có liên quan chấp nhận những quan điểm hữu ích khác nhau (ví dụ, một nhân viên marketing đứng trên quan điểm của một nhà quản lý tài chính đưa ra ý tưởng của mình)  Nếu bạn có ít lựa chọn, hay những ý tưởng đưa ra vẫn chưa thỏa đáng, hãy sử dụng công cụ Khái niệm về cái quạt để quay lại vấn đề, và tiếp cận nó từ góc độ rộng hơn. Công cụ này thường được sử dụng khi những người có liên quan trong quyết định sắp gặp vấn đề khác.  Công cụ điều tra đánh giá sẽ giúp bạn nhìn nhận vấn đề theo hướng tư duy cái gì đúng, hơn là cái gì sai. Sắp xếp ý tưởng Đây là một bước vô cùng hữu ích khi bạn có quá nhiều ý tưởng. Thỉnh thoảng, những ý tưởng tách rời có thể được ghép lại để thành một lựa chọn chính xác. Sử dụng Những biểu đồ các cấu trúc tương tự để sắp xếp các ý tưởng vào trong một khung và nhóm chung. Bước 3: Khám phá những lựa chọn Khi bạn tin tưởng vào khả năng chọn lựa của mình từ những lựa chọn mang tính thực tế, bạn sẽ phải phân tích tính khả thi, rủi ro, và những hệ quả của mỗi lựa chọn. Ở đây chúng ta sẽ cùng thảo luận một vài công cụ phân tích phổ biến và hiệu quả nhất:  Rủi ro Trong quá trình đưa ra quyết định, sẽ có một vài bước không rõ ràng, chắc chắn sẽ dẫn đến những rủi ro. Bằng cách phân tích các rủi ro có liên quan tới hàng loạt lựa chọn, bạn sẽ xác định được rõ liệu rủi ro có hạn chế được hay không. Phân tích rủi ro giúp bạn có cách nhìn nhận khách quan về rủi ro. Phương pháp này sử dụng cách tiếp cận theo cấu trúc để phân tích những thách thức, và dự đoán những khả năng xảy ra các sự kiện- và họ phải bỏ ra chi phí ra sao để quản trị được rủi ro.  Các hệ quả Một cách thức khác nhìn nhận những lựa chọn của bạn là việc cân nhắc các kết quả tiềm tàng của mỗi lựa chọn đó. 6 cách nghĩ giúp bạn dự tính các kết quả có thể xảy ra cho một quyết định bằng việc nhìn nhận sự lựa chọn từ 6 góc nhìn khác nhau. Phân tích ảnh hưởng là công cụ hữu dụng cho việc xem xét các kết quả không như mong đợi có thể xảy ra với 1 quyết định.  Sự thừa nhận Hãy xác định rõ liệu các nguồn lực của bạn đã đầy đủ, hoặc phương án giải quyết có phù hợp với mục tiêu đề ra, hay liệu quyết định đó có áp dụng được trong dài hạn.  Phương pháp pháo hoa sẽ giúp bạn suy ngẫm về những câu hỏi cần thiết để đánh giá sự lựa chọn một cách thỏa đáng.  Để đánh giá 2 mặt trái ngược của mỗi lựa chọn, hãy sử dụng Phân tích các lực lượng, hoặc sử dụng cách tiếp cận Tăng- giảm sự lôi cuốn.  Phân tích Chi phí- Lợi nhuận để tìm hiểu tính khả thi về mặt tài chính của sự lựa chọn  Bài học đào tạo kỹ năng phân tích dự án và dự tính tài chính sẽ giúp bạn đánh giá được các lựa chọn bằng công cụ phân tích tài chính phổ biến nhất. Bước 4: Chọn lựa lựa chọn tốt nhất Sau khi đã đánh giá những lựa chọn, bước tiếp theo là chọn lựa từ đó lựa chọn tốt nhất. Việc lựa chọn này có thể là hiển nhiên và dễ dàng. Tuy nhiên, nếu gặp khó khăn, hãy sử dụng những công cụ dưới đây:  Phân tích khung kẻ, cũng được coi như ma trận quyết định, là một công cụ quan trọng cho kiểu đánh giá này. Công cụ này rất có tác dụng bởi nó giúp bạn kết nối những yếu tố khác biệt với quá trình đưa ra quyết định một cách chuẩn xác.  Sử dụng Phân tích so sánh từng cặp để đánh giá sự liên kết cốt yếu của rất nhiều yếu tố. Công cụ này giúp bạn so sánh những yếu tố không giống nhau, và quyết định yếu tố nào quan trọng nhất trong quyết định của bạn.  Cây quyết định là công cụ hữu hiệu trong việc lựa chọn các chọn lựa. Công cụ này giúp bạn sắp xếp các lựa chọn khác nhau, và là nguyên căn của sự thành công hay thất bại trong quá trình đưa ra quyết định. Lưu ý: Đối với những quyết định nhóm, có thể sử dụng một vài phương pháp đánh giá rất hiệu quả. Khi các tiêu chuẩn của quyết định mang tính chủ quan và việc tạo được sự đồng thuận được đánh giá là rất cần thiết, bạn có thể sử dụng các công cụ như Phương pháp Danh nghĩa nhóm hay Biểu quyết số đông. Những phương pháp này sẽ giúp cả nhóm đồng thuận về quyền ưu tiên, ví như bạn có thể phân bổ theo nguồn lực và vốn. Phương pháp Delphi sử dụng vòng quay ý kiến vào những buổi thảo luận hay tranh luận bằng văn bản giữa những người không hề quen biết nhau, được tổ chức bởi cố vấn viên. Các bên tham gia vào quá trình này có thể không cần gặp mặt, nhiều khi họ thậm chí còn không được biết có ai tham gia cùng hay không. Cố vấn viên sẽ điều hành toàn bộ quá trình, quản lý sự quay vòng và sắp xếp thông tin. Công cụ này rất hữu hiệu khi bạn cần phải đưa ra lựa chọn từ rất nhiều các chuyên gia khác nhau cùng tham gia quá trình đưa ra quyết định. Nó cũng rất có ích khi một vài chuyên gia không thể tiếp tục quá trình. Bước 5: Kiểm tra quyết định Sau tất cả nỗ lực và sự cần mẫn trong quá trình tính toán các lựa chọn, và quyết định cách tốt nhất để giải quyết vấn đề, bạn rất dễ bỏ qua việc kiểm tra lại quyết định. Đây là khi bạn cần bình tĩnh xem xét quyết định bạn sắp đưa ra và chắc chắn rằng bạn đã hoàn thành toàn bộ quá trình, không để xảy ra bất cứ một lỗi thông dụng nào trong suốt quá trình đưa ra quyết định của mình. Sau cùng, chúng ta có thể tự nhận biết được những hậu quả thảm khốc như sự quá tự tin, sự thiếu đồng thuận của nhóm hay những lỗi khi đưa ra quyết định thường xảy ra với kinh tế toàn cầu. Phần đầu tiên của bước kiểm tra quyết định này là việc dựa vào trực giác, bao gồm việc kiểm tra những giả thiết và những quyết định một cách hệ thống trái với những kinh nghiệm của riêng bạn, xem xét lại toàn bộ và hóa giải những băn khoăn của bạn. Phần thứ 2 có liên quan tới việc sử dụng phương pháp Phân tích điểm mù để xem xét liệu những sai lầm căn bản như sự quá tự tin, hay sự thiếu đồng thuận trong nhóm có xảy ra với bạn trong quá trình đưa ra quyết định. Phần thứ 3 có liên quan tới việc sử dụng công cụ Các nấc thang của kết luận để kiểm tra cấu trúc logic của quyết định nhằm chắc chắn rằng những nhận định chính xác và rõ ràng được thực hiện xuyên suốt quá trình đưa ra quyết định. Bước 6: Công bố quyết định và chuyển sang thực hiện Một khi đã quyết định, việc giải thích quyết định đó với những người có ảnh hưởng hay những người sẽ thực hiện quyết định đó là rất quan trọng. Hãy giải thích tại sao bạn lại chọn quyết định này. Bạn cung cấp càng nhiều thông tin về rủi ro và lợi nhuận trong tương lai, sẽ càng có nhiều người đồng thuận với quyết định của bạn. Để giúp các bạn thực hiện được quyết định của mình, chúng tôi sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hơn nữa qua mục Quản lý dự án và Thay đổi sự điều hành. Điểm chính của bài viết: Một quy trình đưa ra quyết định có sắp xếp và hệ thống thường dẫn tới những quyết định chuẩn xác. Bỏ qua việc xây dựng quy trình này, bạn rất dễ gặp phải rủi ro thất bại do sự thiếu đầy đủ về thông tin và phân tích. Rất nhiều yếu tố khả biến có thể gây ảnh hưởng tới quyết định của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn có nền tảng tốt, đưa ra những lựa chọn tốt, đánh giá những lựa chọn đó một cách chính xác và kiểm tra cẩn thận lại toàn bộ quy trình, bạn sẽ đảm bảo được chất lượng của quyết định mà mình đưa ra.