Quá trình làm việc theo nhóm

QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc. Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẩn với nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân. QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM 1. Tại lần họp đầu tiên: - Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. - Nhóm sẽ phân công, phân nhiệm vụ rõ rang, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ. Mỗi người sẽ nhận lấy 1 phần trách nhiệm để không ai là dư thừa ( nhiệm vụ của trưởng nhóm ) - Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên. 2. Những lần gặp sau: - Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người. - Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung. 3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc: - Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên. - Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp. - Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị. - Lượng giá chương trình đã làm, rút kinh nghiêm cho lần sau. THỰC TRẠNG Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt. NGUYÊN NHÂN 1. Quá nể nang các mối quan hệ: Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẵn lộn. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ. 2. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý: Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý 3. Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác: Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố”toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc” thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai. 4. Không chú ý đến công việc của nhóm: Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ_những_người_giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình. 15 TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Theo tiến sĩ M.Ballot thuộc trung tâm tư vấn việc làm ở Massachuset, có 15 tiêu chuẩn để đánh giá khả năng làm việc theo nhóm. 1. Lòng tin: Bạn có tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc của đồng nghiệp không? 2. Bình tĩnh: Trong thời gian vô cùng gấp rút, bạn có khả năng giải quyết tình huống một cách bình tĩnh không? 3. Tôn trọng: Ý kiến của đồng nghiệp có được bạn quan tâm không? Bạn có rút ra được những ý tưởng của bản thân từ những ý kiến đó? 4. Hợp tác: Khả năng hoà nhập của bạn như thế nào với đồng nghiệp từ những lĩnh vực, khả năng, thậm chí quốc tịch khác nhau? 5. Tổ chức: Bàn làm việc của bạn có gọn gàng không? Bạn có làm việc theo kế hoạch đã vạch? 6. Khả năng làm việc dưới áp lực: Bạn có phát huy được tốt nhất khả năng khi làm việc dưới áp lực không? 7. Khả năng giao tiếp: Bạn thích tiếp xúc với nhiều người? Bạn luôn luôn thu hút được sự chú ý của mọi người trong mọi câu chuyện. 8. Khả năng kiểm soát tình huống: Khi một tình huống ngoài dự kiến xảy ra, bạn luôn luôn đưa ra được những bước cần thiết để giải quyết. 9. Khả năng thuyết phục: Bạn có đưa ra được những lý lẽ thích hợp để bảo vệ ý kiến của mình? 10. Lạc quan: Bạn có luôn tin rằng mình có khả năng tìm ra giải pháp khi “bị dồn đến chân tường”? 11. Trách nhiệm: Bạn luôn sẵn sàng tiên phong cho việc chung? 12. Kiên trì: Khi công việc đình trệ bạn sẽ cố gắng tiếp tục được bao lâu? 13. Quyết tâm: Bạn sẽ phản ứng như thế nào khi kết quả không được như mong muốn? Từ bỏ hay tìm một hướng giải quyết khác. 14. Nhạy bén: Bạn có dự tính được những tình huống khác nhau có thể xảy ra trong công việc? Bạn có khả năng giải quyết linh hoạt những tình huống đó không? 15. Lắng nghe: Bạn không ngắt lời đồng nghiệp khi họ đang muốn đưa ra ý kiến? Bạn có luôn khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến của riêng mình? 7 KỸ NĂNG CƠ BẢN ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM MỘT CÁCH HIỆU QUẢ 7 kỹ năng được trình bày sau đây sẽ dùng trong suốt quá trình nghiên cứu mức độ “ăn rơ” của các thành viên trong nhóm: 1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên. 2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ. 3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. 4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. 5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau. 6. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau. 7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. LỢI ÍCH CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM 1. Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. 2. Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào. 3. Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức). 4. Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng. 5. Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. 6. Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức. 7. Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn.