Quản lý tri thức - Xu thế quản lý hiện đại

Quản lý tri thức - xu thế quản lý hiện đại Cuộc cách mạng khoa học - công nghệ (KH-CN) sẽ tiếp tục phát triển với những bước tiến nhảy vọt trong thế kỷ XXI, đưa thế giới chuyển từ kỷ nguyên công nghiệp sang kỷ nguyên công nghệ thông tin (CNTT) và phát triển kinh tế tri thức (KTTT), đồng thời tác động tới tất cả các lĩnh vực. Khoảng cách giữa phát minh KH-CN và áp dụng vào thực tiễn ngày càng thu hẹp lại, kho tàng kiến thức của nhân loại ngày càng đa dạng, phong phú. Giáo dục (GD) là nền tảng của sự phát triển KH-CN, phát triển nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện đại. Đổi mới GD đang diễn ra trên quy mô toàn cầu. Các nước đang phát triển hết sức coi trọng các xu thế quản lý hiện đại, coi trọng kinh nghiệm quản lý GD của các nước tiên tiến. 1. Quản lý tri thức - mọi người đều được lợi từ sự chia sẻ thông tin Những tổ chức với qui mô lớn hay những trường đại học lớn thường có rất nhiều thứ, nhưng trong thực tế bản thân mỗi thành viên trong tổ chức hay có tình trạng là họ luôn không biết cái gì họ có và hiện nó đang được lưu trữ ở đâu, dưới dạng nào. Trước những yêu cầu về thông tin này một điều có thể khẳng định chắc chắn rằng bạn có thể tìm ra nó. Nhưng những thông tin đó nằm ở đâu? Bạn có thể tìm nó như thế nào? và nếu cần bạn có thể gọi những ai để trợ giúp? Những thông tin cần tìm ở trên nghe thì có vẻ đơn giản nhưng trên thực tế nó sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, bởi rất có thể ở trường đại học nơi bạn đang công tác đã lưu trữ trong các file điện tử do sử dụng công nghệ thông tin hay những số liệu trên cũng đã được lưu trữ hoặc ghi lại trong các báo cáo hàng năm... Nhưng bạn có dám khẳng định rằng tất cả những nội dung yêu cầu cần báo cáo ở trên của bạn là chính xác không? Đặc biệt là liệu các con số có trùng khớp với nhau không? nếu như những nội dung đó được bạn tìm thấy ở rất nhiều nguồn khác nhau và do nhiều người cùng cung cấp? Đây là những vấn đề khó khăn mà nhiều tổ chức cũng như nhiều trường đại học gặp phải hàng ngày, hàng giờ và đó chính là lý do cho việc phát triển một khái niệm “Quản lý tri thức”. Quản lý tri thức (QLTT) là phương tiện để phát hiện và chia sẻ thông tin. 2. Tri thức là gì Theo Bennet, tri thức là một phần của sự tiếp nối từ dữ liệu (data) đến thông tin (information), đến tri thức (knowledge) và đến sự thông thái (wisdon). Dữ liệu: là nguồn gốc của mọi thông tin mà chúng ta cảm nhận được, ghi nhận được, nhưng dữ liệu chỉ là những dữ kiện, những con số với nội dung rời rạc và tự bản thân chúng không mang nhiều ý nghĩa. Ví dụ, khi ta nói “một hoặc bốn”. Thông tin: là những dữ liệu đã được thu thập, tập hợp và đã được xử lý thông qua một cá nhân nào đó. Ví dụ, nhà G7, số 144, đường Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội – khi nói đến nó chúng ta có thể hình dung ngay đây là một địa chỉ nào đó - và đó là thông tin. Tri thức: là những thông tin có ngữ cảnh, nó được làm phong phú thêm bởi những lời giải thích, cảm nhận và thành thạo của mỗi cá nhân. Trong bối cảnh của một tổ chức hay của một trường đại học, tri thức được nhìn nhận như thông tin được kiểm chứng đối chiếu với những quy định, luật lệ của tổ chức hay của nhà trường và được những nhà quản lý hoặc những người có hiểu biết trong các tổ chức đó nhìn nhận là có giá trị, có ý nghĩa, do đó những thông tin này được xếp vào loại tri thức hoặc thông tin có giá trị. Ví dụ, năm 2005 Đại học Quốc gia Hà Nội được đánh giá là đơn vị dẫn đầu trong các trường đại học về nghiên cứu khoa học với kết quả đáng chú ý đó là có tới 35% cán bộ giảng dạy tích cực tham gia nghiên cứu khoa học và đặc biệt là có những đề tài khoa học mang tính ứng dụng thực tiễn rất cao. Đây chính là tri thức. Thông thái: là một “vương quốc” hoàn toàn khác bởi sự uyên thâm sinh ra từ trực cảm, từ sự thấu thị như một điều kiện tiên quyết (Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc). Cũng có tác giả cho rằng: thông thái là hiểu được cái đúng, sai hoặc điều sâu xa hay nội tình bên trong... Thông thái bao gồm có tri thức nhưng nó thể hiện ở sự uyên thông về tri thức cũng như sự thu thập, lựa chọn và xử lý các khái niệm của tri thức. Nhưng vì tính đặc thù của nó nên chúng ta sẽ không đề cập đến sự quản lý thông thái ở đây. 3. Quản lý tri thức QLTT có thể được mô tả bằng rất nhiều cách khác nhau. QLTT là một hoạt động của tổ chức về hai phương diện. Thứ nhất là việc đối xử với thành tố tri thức trong các hoạt động của tổ chức như một sự quan tâm hiển thị được phản ánh qua chiến lược, chính sách và thực tiễn ở mọi thứ bậc của tổ chức. Phương diện thứ hai, đó là sự hình thành mối liên hệ trực tiếp giữa các tài sản trí tuệ của tổ chức – cả phần tri thức hiển thị (explicit) – phần được ghi chép lưu trữ cũng như phần ám thị (tacit) – phần bí quyết của cá nhân (know-how) với các kết quả hoạt động đạt kết quả tích cực. Theo Chemical, QLTT là việc cung cấp đúng các thông tin cần thiết với người ra quyết định ở một thời điểm hợp lý, và để tìm ra các điều kiện đúng cho việc phát hiện các kiến thức mới, nói cách khác, QLTT là sự cung cấp thông tin chính xác và kịp thời trước một yêu cầu của bất kỳ một công việc gì đó. Trên thực tế, QLTT thường bao gồm việc xác định và định hình, sắp xếp thành các tài sản trí tuệ bên trong của mỗi tổ chức hay nhà trường. Việc tạo ra những tri thức mới nhằm tăng thêm khả năng cạnh tranh ở bên trong tổ chức, việc tăng thêm những thông tin có liên quan và sử dụng được, việc chia sẻ những thực tiễn tốt nhất và công nghệ hỗ trợ cho những vấn đề đã được nêu ở trên – trong đó bao gồm cả các nhóm quan hệ và mạng nội bộ. 4. Tại sao chúng ta cần quản lý tri thức? QLTT dựa trên nền tảng của giả thiết rằng tài sản lớn nhất của một tổ chức hay một trường đại học chính là nguồn kiến thức của những thành viên trong tổ chức đó. Đây không phải là một giả thiết mới mà là một kết luận của các tổ chức đã tiến hành quản lý nhân sự trong vòng nhiều năm. Điều mới mẻ là sự tập trung vào giả thiết. Sự tập trung này được kích thích bởi tốc độ thay đổi trong các tổ chức và xã hội ngày nay. QLTT nhận thức rằng ngày nay, tất cả các công việc đều cần đến “công việc tri thức” và tất cả lao động là những “lao động tri thức” ở một mức độ nào đó - điều đó có nghĩa là công việc của họ phụ thuộc vào kiến thức của họ hơn là các kỹ năng lao động. Điều này có nghĩa là tạo ra, chia sẻ, và sử dụng tri thức được đánh giá là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả mọi thành viên trong tổ chức. Để làm tốt công việc của mình khi ở bất kỳ cương vị nào dù là nhà quản lý, nhà khoa học hay nhà giáo thì hơn ai hết, những con người đó phải dựa trên tri thức của bản thân họ. Chúng ta có thực sự biết tất cả những gì mình cần phải biết, hay là chúng ta vẫn còn có những lỗ hổng trong kiến thức của bản thân? Đương nhiên là có. Những tiến bộ mới về khoa học và kỹ thuật đang hình thành liên tục trong mọi lĩnh vực của KH-CN và đặc biệt là về sự thay đổi chóng mặt của CNTT nên chúng ta luôn luôn có kiến thức mới để học hỏi. Các chính sách của Chính phủ đang dần hình thành cũng giống như các hoạt dộng quản lý. Quá trình CNH-HĐH yêu cầu chúng ta phải luôn học tập áp dụng tri thức mới trong công việc của mình. Ví dụ, trong lĩnh vực GD ngày nay, thay đổi cái nhìn về mối quan hệ cũng như vai trò giữa giảng viên và sinh viên buộc chúng ta phải nhìn nhận lại quản lý cũng như việc truyền thụ kiến thức cho sinh viên. Đương nhiên với mỗi yêu cầu mới từ sự thay đổi của môi trường đào tạo chúng ta lại có thêm một cơ hội học hỏi. Gần như tất cả mọi công việc mà các thành viên của các tổ chức làm đều dựa trên tri thức của bản thân họ. Nếu chúng ta không thường xuyên cập nhật và bổ sung tri thức, chia sẻ kiến thức và áp dụng tri thức đó để làm mọi thứ một cách khác biệt, thì con người, tổ chức của chúng ta và xã hội sẽ phải hứng chịu hậu quả. Chúng ta biết điều này vì nó đã từng xảy ra. Đó là lý do chúng ta cần quản lý tri thức. 5. Quản lý tri thức bao gồm những vấn đề gì? QLTT thực chất là quản lý những quá trình kiến thức được phát minh, chia sẻ và sử dụng trong các tổ chức. Nó không bao gồm việc xây dựng một phòng ban mới hoặc trang bị một hệ thống máy tính mới. Có rất nhiều cách nhìn nhận QLTT và hoạt động quản lý. Mỗi tổ chức sẽ có cách nhìn nhận của riêng mình. Nói chung, tạo dựng một môi trường tri thức đòi hỏi thay đổi các giá trị, văn hóa của tổ chức, thay đổi thói quen làm việc và cung cấp phương pháp cho các thành viên dễ dàng để sử dụng và trao đổi tri thức và các nguồn thông tin cần thiết với nhau. Quá trình QLTT rất đa dạng và phong phú. QLTT là một khái niệm khá mới nên các tổ chức vẫn đang tìm cách đi của riêng họ, và vẫn chưa có một chính sách tốt và hiệu quả nhất được thống nhất. Đây là thời điểm để thử nghiệm và học hỏi, vì thế việc áp dụng cách quản lý của tổ chức khác cũng khó có thể đạt hiệu quả cao khi mỗi tổ chức gặp phải những vấn đề quản lý khác nhau. QLTT thực chất là quản lý về con người – việc họ tạo dựng, chia sẻ và sử dụng tri thức như thế nào. Không một quá trình quản lý nào sẽ hiệu quả nếu nó không được áp dụng một cách nhạy cảm với cách con người suy nghĩ, hành động. Rất nhiều quá trình quản lý trong các trường đại học được xếp vào loại QLTT đã có từ rất lâu, như là quản lý các hoạt động đào tạo, quản lý hoạt động KH- CN, quản lý nhân sự, liên lạc thông tin nội bộ, công nghệ thông tin, quản lý dữ liệu, marketing... Một số quá trình đó rất đơn giản, ví dụ như cung cấp các bảng hướng dẫn cho nhân viên mới, phỏng vấn sinh viên sắp tốt nghiệp. Tạo dựng kho kiến thức để nhân viên có thể sử dụng từ chỗ làm của mình, liên tục đào tạo và cập nhật kiến thức mới cho nhân viên, khuyến khích những người có cùng sở thích làm việc chung với nhau, tạo dựng các hệ thống quản lý điện tử có thể được đăng nhập bằng nhiều cách, thiết kế lại các văn phòng để nhân viên và cán bộ quản lý có thể liên lạc dễ dàng với nhau. Cung cấp thông tin về tất cả các cá nhân để mọi người để dễ dàng nhận biết vai trò của họ. Xây dựng các mạng nội bộ để các nhân viên có thể sử dụng các thông tin và kiến thức của tổ chức để không tiêu tốn nhiều thời gian tìm kiếm. Đó là tất cả những gì thuộc về quản lý tri thức. 6. Hệ thống quản lý tri thức 6.1. Hệ thống quản lý tri thức Là phương tiện để QLTT trong các tổ chức, hỗ trợ việc phát hiện, thu nhận, lưu trữ và quảng bá những kinh nghiệm và kiến thức trong tổ chức. Tri thức trong trường hợp này, chính là phần bí quyết của cá nhân (know-how) trong mỗi tổ chức hay nhà trường đại học. Đây chính là cơ sở để mỗi tổ chức, nhà trường hoạt động, đưa ra những quyết sách quan trọng, hoặc để xây dựng các chiến lược. Mục đích của hệ thống QLTT là giúp cho mọi thành viên trong mỗi tổ chức, nhà trường có thể tiếp cận với mọi vấn đề, nguồn thông tin, và những giải pháp của tổ chức đó. Việc chia sẻ tri thức (suy nghĩ, công việc) của mọi thành viên trong mỗi tổ chức là yếu tố cần thiết trong quá trình giải quyết các vướng mắc có thể xảy ra. Nó cũng còn là yếu tố để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong tổ chức hay nhà trường. Mục đích của hệ thống QLTT là cung cấp được đúng thông tin đến đúng người và đúng thời gian. Điều này sẽ giúp cho tổ chức, nhà trường nâng cao hiệu quả lao động trong thời đại nền kinh tế phát triển cạnh tranh như hiện nay. 6.2. Các bước của hệ thống quản lý tri thức Hệ thống QLTT thông thường gồm 3 bước: Tri thức lưu trữ trong hệ thống dữ liệu của máy tính - Xây dựng văn hóa chia sẻ tri thức - Xây dựng hệ thống để mọi thành viên trong tổ chức, nhà trường có thể chia sẻ thông tin cho nhau Thành phần quan trọng nhất của hệ thống QLTT là sự lưu trữ thông tin. Có ba cách lưu trữ thông tin: Tự ghi nhớ bao gồm những file được lưu giữ bởi mỗi cá nhân trong tổ chức, tài liệu lưu trữ dạng văn bản, dữ liệu/tài liệu lưu trữ trong máy tính. Hệ thống quản lý thông tin bao gồm bốn lĩnh vực: Những kiến thức mới được phát hiện - Nơi lưu trữ và thu nhận thông tin - Sự bố trí lại các thông tin - Thông tin áp dụng được sử dụng ở đâu. 6.3. Lợi ích của hệ thống quản lý tri thức Hệ thống QLTT ngày càng trở nên phổ biến khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển. Một số ưu điểm của hệ thống quản lý tri thức là: Dễ dàng khi sử dụng - Thông tin luôn sẵn có khi cần đến - Tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên trong mỗi tổ chức, nhà trường - Chi phí thấp – Có thể tạo ra những phát hiện mới của tổ chức, nhà trường. Một ưu điểm nữa của hệ thống QLTT là việc lưu trữ thông tin sẽ hạn chế được sự sai sót, nhầm lẫn thông tin và có thể bổ sung cập nhật thông tin mới. Như vậy, có thể nói việc QLTT tốt sẽ giúp các nhà lãnh đạo trong mỗi tổ chức có thể tận dụng được đầy đủ mọi nguồn tri thức của mỗi thành viên trong tổ chức của mình nhằm giúp cho mỗi tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu và sứ mạng mà tổ chức đó đã đề ra.