Tài liệu học tập văn bản và lưu trữ học

Nhu cầu giao tiếp, trao đổi hoạt động với nhau giữa con người với con người xuất hiện ngay từ khi xã hội loài người được hình thành. Thông qua giao tiếp, con người thể hiện và thực hiện được cuộc sống vật chất, tinh thần của mình. Trong bình diện xã hội, nhu cầu tổ chức các quan hệ xã hội, bảo đảm những điều kiện thiết yếu cho sự duy trì và phát triển xã hội cũng xuất hiện ngay từ buổi bình minh của loài người. Để thực hiện những nhu cầu trên, con người phải nhờ những công cụ, cách thức nhất định. Đầu tiên, con người thực hiện giao tiếp thông qua cử chỉ, qua các dấu hiệu được quy ước trong từng cộng đồng, tộc người. Ngôn ngữ và văn bản là những hình thức phát triển cao của các công cụ giao tiếp. Ngôn ngữ xuất hiện cùng với quá trình lao động, tổ chức lao động của con người, đánh dấu bước tiến lớn của nhân loại, mở ra một cuộc cách mạng thực sự trong hoạt động giao tiếp. Ngôn ngữ (bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết) ra đời tạo tiền đề cho sự xuất hiện một công cụ giao tiếp mới, chất lượng hơn, đó là văn bản. Đến một giai đoạn lịch sử nhất định, khi lực lượng sản xuất của xã hội phát triển, con người phát minh ra giấy và phát hiện ra những ưu việt của nó so với các chất liệu mang tin khác như: đá, gỗ, tre, trúc, xương Và con người đã sử dụng nó thay cho các chất liệu này thì văn bản – theo nguyên nghĩa của từ (là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin) – mới xuất hiện. Như vậy, xét một cách tổng quát, văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nói cách khác, văn bản là những bản viết hoặc in một loại ngôn ngữ nhất định, thể hiện một lượng thông tin cần thiết cho hoạt động của cá nhân, tổ chức, cũng như cho việc quản lý xã hội. Trong hoạt động quản lý, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện hoạt động của các tổ chức và cơ quan

pdf68 trang | Chia sẻ: anhquan78 | Lượt xem: 814 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tài liệu học tập văn bản và lưu trữ học, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG BỘ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÀI LIỆU HỌC TẬP VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỌC (Giảng viên: ThS. Đặng Thanh Nam) TP.Hồ Chí Minh, 2016 2 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN Nhu cầu giao tiếp, trao đổi hoạt động với nhau giữa con người với con người xuất hiện ngay từ khi xã hội loài người được hình thành. Thông qua giao tiếp, con người thể hiện và thực hiện được cuộc sống vật chất, tinh thần của mình. Trong bình diện xã hội, nhu cầu tổ chức các quan hệ xã hội, bảo đảm những điều kiện thiết yếu cho sự duy trì và phát triển xã hội cũng xuất hiện ngay từ buổi bình minh của loài người. Để thực hiện những nhu cầu trên, con người phải nhờ những công cụ, cách thức nhất định. Đầu tiên, con người thực hiện giao tiếp thông qua cử chỉ, qua các dấu hiệu được quy ước trong từng cộng đồng, tộc người. Ngôn ngữ và văn bản là những hình thức phát triển cao của các công cụ giao tiếp. Ngôn ngữ xuất hiện cùng với quá trình lao động, tổ chức lao động của con người, đánh dấu bước tiến lớn của nhân loại, mở ra một cuộc cách mạng thực sự trong hoạt động giao tiếp. Ngôn ngữ (bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết) ra đời tạo tiền đề cho sự xuất hiện một công cụ giao tiếp mới, chất lượng hơn, đó là văn bản. Đến một giai đoạn lịch sử nhất định, khi lực lượng sản xuất của xã hội phát triển, con người phát minh ra giấy và phát hiện ra những ưu việt của nó so với các chất liệu mang tin khác như: đá, gỗ, tre, trúc, xương Và con người đã sử dụng nó thay cho các chất liệu này thì văn bản – theo nguyên nghĩa của từ (là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin) – mới xuất hiện. Như vậy, xét một cách tổng quát, văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nói cách khác, văn bản là những bản viết hoặc in một loại ngôn ngữ nhất định, thể hiện một lượng thông tin cần thiết cho hoạt động của cá nhân, tổ chức, cũng như cho việc quản lý xã hội. Trong hoạt động quản lý, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện hoạt động của các tổ chức và cơ quan. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ, con người đã tạo ra nhiều công cụ giao tiếp mới, hiện đại, song văn bản vẫn là công cụ giao tiếp phổ biến, trong một thời gian dài khó có công cụ nào thay thế được. 1.1. Khái niệm về văn bản Dưới góc độ ngôn ngữ học, văn bản là hoạt động giao tiếp ở dạng chữ viết, mang tính hoàn chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một giao tiếp nào đó. Theo đó có nhiều thể loại văn bản với phong cách hành văn khác nhau như văn bản phong cách nghệ thuật (văn chương, thơ ca), văn bản phong cách chính luận (bài báo, thời sự), văn bản phong cách hành chính (quyết định, báo cáo). Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Như vậy, có thể hiểu chung nhất thì văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin trên một loại vật liệu, bằng một ngôn ngữ cụ thể và theo một phong cách ngôn ngữ nhất định. 3 Văn bản hành chính là văn bản được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ, dùng làm phương tiện giao tiếp trong lĩnh vực hành chính của các cơ quan, tổ chức và của các cá nhân liên quan đến lĩnh vực hành chính. Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. 1.2. Phân loại văn bản Trong xã hội, văn bản gồm có nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng, được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể trong hoạt động quản lý. Việc phân loại văn bản giúp nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản nhằm: lựa chọn loại văn bản phù hợp trong việc giải quyết từng trường hợp cụ thể; áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp; quản lý chặt chẽ văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Có thể phân loại văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau dựa vào những đặc điểm về nội dung, hình thức của chúng. Sau đây là một số cách phân loại thường áp dụng: 1.2.1. Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản - Văn bản của các cơ quan, tổ chức trong xã hội. - Văn bản của các chức danh nhà nước. - Văn bản của cá nhân. 1.2.2. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản - Văn bản đi. - Văn bản đến. - Văn bản lưu hành nội bộ. 1.2.3. Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản - Văn bản thông dụng. - Văn bản chuyên môn. 1.2.4. Phân loại theo phạm vi phổ biến của văn bản - Văn bản mật. - Văn bản nội bộ. - Văn bản phổ biến rộng rãi. 1.2.5. Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản Theo Điều 4 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định các hình thức văn bản hình thnh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: 4 - Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002 (Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, nghị quyết và thông tư liên tịch). - Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. - Văn bản chuyên ngành: văn bản của các ngành chuyên biệt như kế toán, tài chính, thống kê, nhân sự, địa chính - Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – x hội: Văn bản của Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên, 1.3. Chức năng của văn bản Chức năng của văn bản nói chung là giá trị, công dụng của nó đối với con người, xã hội. Thường một văn bản đều mang nhiều chức năng như: chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý, chức năng văn hóa, chức năng thống kê Việc khai thác đúng đắn các chức năng của văn bản cho phép nâng cao chất lượng giao tiếp, cũng là định hướng cho việc sử dụng, quản lý văn bản. 1.3.1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin là chức năng cơ bản nhất của tất cả các loại văn bản trong đó có văn bản quản lý nhà nước. Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại, sự phát triển mạnh của nền kinh tế quốc dân, hoạt động quản lý nhà nước và nhiều lĩnh vực khác của đời sống xã hội nói chung, hiện nay khối lượng thông tin cần truyền đạt của bộ máy quản lý nhà nước rất lớn. Trước tình hình đó, con người đã áp dụng nhiều hình thức để ghi chép và truyền tải thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của hoạt động quản lý nhà nước. Trong các hình thức đó, văn bản có một vị trí quan trọng. Văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên, thông tin về luật pháp, quy định, quyết định quản lý của bộ máy nhà nước. Như vậy, chính nhu cầu ghi lại, lưu trữ thông tin là nguyên nhân hình thành văn bản. Để ghi chép và truyền đạt thông tin cần có một phương tiện nhất định. Phương tiện đó là ngôn ngữ. Ngôn ngữ bao gồm hai dạng: tiếng nói và chữ viết. Trong quá trình hình thành và phát triển xã hội, không phải lúc nào loài người cũng có đủ hai dạng tín hiệu của ngôn ngữ. Ở xã hội nguyên thuỷ, loài người trao đổi thông tin chủ yếu bằng tiếng nói. Tiếng nói chỉ cho phép trao đổi thông tin trực tiếp trong một khoảng cách gần. Việc ghi lại thông tin và lưu trữ thông tin được thực hiện bằng bộ óc của con người. Một bộ óc dù đặc biệt cũng chỉ lưu trữ được một lượng thông tin nhất định. Những thông tin này có độ chính xác không lớn và độ chính xác này giảm đi theo thời gian. 5 Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết. Sự ra đời của chữ viết đã đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong tiến trình lịch sử của xã hội loài người nói chung và của từng quốc gia nói riêng. Chữ viết ra đời, văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống x hội, khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người. Trong quá trình tồn tại và phát triển, loài người đã sử dụng nhiều loại vật liệu để làm văn bản như đất sét, bia đá, tre, gỗ, da Những vật liệu này cho phép ghi chép được nhiều hiện tượng, sự vật xảy ra trong tự nhiên và xã hội. Ví dụ: Các dân tộc vùng Lưỡng Hà đã dùng đất sét, đá để ghi chép các đạo luật, các sắc dụ, các hiệp ước, thư từ trao đổi, thơ ca, truyện kể, số học, hình học, thiên văn, lời cầu nguyện, tên các thần thánh Chức năng thông tin của văn bản được thể hiện ở hai mặt: - Ghi chép các thông tin. - Truyền đạt các thông tin. Ngày nay, các quốc gia chủ yếu dùng giấy để làm văn bản nhằm ghi chép và truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý, ngồi ra còn xuất hiện một số loại vật liệu khác để làm ra văn bản như các tài liệu điện tử Ở nước ta, văn bản được sử dụng để ghi chép và truyền đạt thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước (thông tin quy phạm pháp luật, nhằm điều tiết các mối quan hệ xã hội); thông tin về tổ chức, nhân sự, chương trình, kế hoạch; phản ánh tình hình hoạt động lên cấp trên; về hoạt động của các cơ sở; kiến nghị, đề nghị; trao đổi công việc... Theo quan điểm thông tin, giá trị của văn bản được bảo đảm bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó. Giá trị thông tin chứa trong văn bản phụ thuộc vào tính chính xác, mức độ đầy đủ và sự không lặp lại cái cũ của các thông tin mà văn bản mang lại cho quá trình quản lý. Việc khai thác chức năng thông tin của văn bản là hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý. Bởi vì, thực chất của quản lý là việc thu thập, xử lý thông tin, từ đó có các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Để thu thập thông tin, chủ thể quản lý có thể khai thác, sử dụng nhiều nguồn khác nhau, có thể truyền tải các quyết định quản lý bằng nhiều công cụ khác nhau, nhưng văn bản quản lý nhà nước bao giờ cũng là nguồn, là công cụ quan trọng nhất, đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu của quản lý nhà nước. Bởi lẽ, thứ nhất, nó là nguồn thông tin hết sức phong phú, đa dạng, về tất cả các lĩnh vực của đời sống vật chất, tinh thần của con người, của xã hội; thứ hai, thông tin mà văn bản quản lý nhà nước cung cấp mang tính toàn diện, cả thông tin quá khứ, thông tin hiện tại và thông tin tương lai; thứ ba, đó là nguồn thông tin có độ tin cậy cao nhất, được bảo đảm bởi giá trị và hiệu lực pháp lý. 6 Ngoài ra, chức năng thông tin của văn bản còn được thể hiện ở khả năng truyền tin, tức là truyền đạt các quyết định quản lý và thông tin lin quan đến đối tượng quản lý nhanh, chính xác, đồng thời lưu giữ tin để làm cơ sở đánh giá hiệu quả, trách nhiệm trong quản lý. Chức năng thông tin có thể được thực hiện bằng các phương tiện khác như báo chí, đài truyền thanh, đài truyền hình, điện thoại, máy vi tính nhưng văn bản là phương tiện cơ bản và là phương tiện tốt nhất để thực hiện chức năng thông tin. Chức năng thông tin có một vai trò đặc biệt đối với sự hình thành văn bản, phản ánh đặc trưng cơ bản của văn bản - phương tiện ghi chép và truyền đạt các thông tin quản lý. 1.3.2. Chức năng pháp lý Văn bản là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề trong xã hội. Chức năng này của văn bản quản lý nhà nước có thể được thể hiện trên hai phương diện : Một là, văn bản được sử dụng như là một phương tiện để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý hình thành trong hoạt động quản lý cũng như các hoạt động khác; hai là, văn bản là chứng cứ để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các tổ chức đồng thời là sản phẩm của quá trình hoạt động của các tổ chức. Trong nhiều trường hợp văn bản chính là sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế. Ví dụ các quyết định xử phạt vi phạm hành chính chính là sự vận dụng các quy phạm pháp luật về xử phạt hành chính trong một lĩnh vực nào đó như xây dựng, môi trường, văn hóa vào cuộc sống hàng ngày nhằm đảm bảo trật tự, kỷ cương xã hội. Các cơ quan của bộ máy quản lý nhà nước ban hành văn bản có tính pháp lý nhằm thực hiện mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ xã hội, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp chung của mọi thành viên trong xã hội. Như vậy, chính mục đích ban hành văn bản quản lý nhà nước đã tạo nên chức năng pháp lý của chúng. Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện cụ thể ở các mặt sau đây: 1.3.2.1. Các văn bản là cơ sở pháp lý để Nhà nước điều hành xã hội Các quy định về tất cả các lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, y tế, giáo dục của Nhà nước đều được thể hiện trong các văn bản quản lý nhà nước, do đó các văn bản này là cơ sở pháp lý để Nhà nước điều hành xã hội. 1.3.2.2. Văn bản là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Trước hết văn bản là cơ sở pháp lý về sự tồn tại và hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Mọi cơ quan, tổ chức đều được thành lập hoặc công nhận bằng một văn bản của một cơ quan nhà nước hoặc cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Không có văn bản về việc thành lập (công nhận), quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và biên chế thì mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đều bị coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản là cơ sở pháp lý về sự tồn tại và hoạt động của cơ quan, tổ chức. VD: Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là cơ sở pháp lý để Sở 7 Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thay cho Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trước đây. Văn bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan ban hành các quyết định quản lý: Trong quá trình hoạt động, các cơ quan phải ban hành các quyết định quản lý. Các quyết định quản lý này phải dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước như luật, pháp lệnh, nghị định Do đó, văn bản là cơ sở pháp lý để các cơ quan ban hành các quyết định quản lý. Ví dụ: Quyết định số 85/QĐ-BNN ngày 06/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Quy chế quản lý sản xuất, kinh doanh giống thủy sản chính là cơ sở pháp lý để các cơ quan có chức năng quản lý sản xuất, kinh doanh giống thủy sản ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của mình cho phù hợp với Quy chế nêu trên. 1.3.2.3. Văn bản là cơ sở pháp lý để cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ Cán bộ công chức phải sống và làm việc theo pháp luật đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, văn bản là cơ sở pháp lý để cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ của mình được giao. Ví dụ: Luật Giáo dục là cơ sở pháp lý để các giảng viên thực hiện trách nhiệm của mình. 1.3.2.4. Văn bản là cơ sở pháp lý để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chính sách, chế độ trong các cơ quan tổ chức. Văn bản thể hiện các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nước về một vấn đề cụ thể, vì vậy đây là cơ sở pháp lý để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chính sách, chế độ trong các cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Quyết định số 965/QĐ-TTg ngày 21/7/2008 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành một số chính sách hỗ trợ đồng bào dân tộc thiểu số, hộ thuộc diện chính sách, hộ nghèo, hộ cận nghèo và ngư dân. Đây là cơ sở pháp lý để các cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra việc thực hiện văn bản trên tại các địa phương. 1.3.2.5. Văn bản là cơ sở pháp lý đảm bảo quyền lợi chính đáng của mọi tổ chức và công dân Mọi tổ chức và công dân đều có nghĩa vụ tuân theo pháp luật (nộp thuế, thi hành nghĩa vụ quân sự, bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh trật tự an toàn xã hội ), nhưng đồng thời cũng được pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình (quyền được học tập, quyền được tự quyết định hôn nhân, hạnh phúc cá nhân, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, quyền bất khả xâm phạm về thân thể, quyền được kinh doanh, tự dô ngôn luận). Do vậy, văn bản là cơ sở pháp lý để mọi tổ chức và công dân bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Trong xã hội, không ít trường hợp các cán bộ có chức, có quyền đã xâm phạm quyền lợi hợp pháp của tổ chức và công dân. Trong trường hợp này, các tổ chức và công dân có thể sử dụng các văn bản làm cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của mình. 8 Ví dụ: Quyết định số 810/QĐ-CTN ngày 25/6/2008 của Chủ tịch nước về việc cho thôi quốc tịch Việt Nam, hoặc Quyết định số 821/QĐ-CTN ngày 27/6/2008 của Chủ tịch nước về việc cho trở lại quốc tịch Việt Nam, đây là cơ sở pháp lý để các công dân có tên trong Quyết định bảo vệ quyền lợi của mình. 1.3.3. Chức năng quản lý Các thông tin trong văn bản quản lý là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình chỉ đạo, điều hành.Chức năng này thể hiện ở các phương diện sau: Thứ nhất, nó là cơ sở tổ chức bộ máy quản lý, bảo đảm sự phân công, phân cấp thẩm quyền một cách rõ ràng, chính xác. Thứ hai, nó cung cấp những chuẩn mực cho hoạt động quản lý, đồng thời là phương tiện tổ chức, điều hành các mối quan hệ quản lý cụ thể. Thứ ba, nó là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý cũng như trách nhiệm cụ thể trong quản lý. Văn bản là một trong các phương tiện cung cấp những thông tin cần thiết giúp các nhà lãnh đạo nghiên cứu và ra các quyết định, đồng thời nó là phương tiện thiết yếu để truyền đạt các quyết định quản lý đó đến đối tượng thi hành. Có thể nói, văn bản là phương tiện, là công cụ chủ yếu để Nhà nước quản lý và điều hành xã hội. Ở góc độ từng cơ quan, tổ chức thì văn bản là phương tiện để ban hành các quy định, chế độ, các biện pháp chỉ đạo; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cơ quan, các đơn vị trực thuộc và cá nhân; báo cáo và xin ý kiến cấp trên; liên hệ trao đổi công tác với các cơ quan hữu quan. Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý, cần có các quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với thực tế trong từng thời điểm nhất định. Nếu không, sẽ dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ, xa rời thực tế, bất chấp các quyết định đó có phù hợp với thực tế khách quan hay không, phù hợp với nguyện vọng của đa số hay khơng. Trong thực tiễn, do xa rời thực tế mà nhiều cơ quan đ cĩ những quyết định quản lý sai trái, làm thiệt hại hàng tỷ, hàng ngàn tỷ đồng của Nhà nước. 1.3.4. Chức năng văn hóa Văn hóa là một khái niệm rất rộng, bao gồm toàn bộ giá trị sáng tạo của con người trong quá trình tồn tại và phát triển nhằm vươn tới một nền văn minh cao hơn. Văn hóa biểu hiện quá trình tự phát triển của con người và luôn luôn gắn liền với quá trình lao động, tư duy, phục vụ cho lợi ích của con người. Quá trình đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và có tính kế thừa từ thế hệ này qua thế hệ khác. Khi xem xét chức năng văn hóa của văn bản, chúng ta có thể thấy bản thân văn bản cũng là một sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội, cải tạo tự nhiên. Là một phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, văn bản góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ. Qua 9 các văn bản quản lý, người ta có thể tìm thấy không chỉ các quyết định quản lý mà còn tìm được những quy định cơ bản về nếp sống của xã hội qua từng thời kỳ lịch sử và về đời sống văn hóa của nhân dân. Đó là các quy định về hôn nhân, gia đình, về thực hiện nếp sống văn minh, về văn học nghệ thuật dân tộc, về chống mê tín dị đoan, chống văn hóa phản động, đồi trụy Chính vì vậy, văn bản của mỗi thời kỳ sẽ phản ánh văn hóa mang đậm bản sắc dâ