Nhu cầu giao tiếp, trao đổi hoạt động với nhau giữa con người với con người xuất hiện
ngay từ khi xã hội loài người được hình thành. Thông qua giao tiếp, con người thể hiện và thực
hiện được cuộc sống vật chất, tinh thần của mình. Trong bình diện xã hội, nhu cầu tổ chức các
quan hệ xã hội, bảo đảm những điều kiện thiết yếu cho sự duy trì và phát triển xã hội cũng xuất
hiện ngay từ buổi bình minh của loài người. Để thực hiện những nhu cầu trên, con người phải nhờ
những công cụ, cách thức nhất định. Đầu tiên, con người thực hiện giao tiếp thông qua cử chỉ, qua
các dấu hiệu được quy ước trong từng cộng đồng, tộc người. Ngôn ngữ và văn bản là những hình
thức phát triển cao của các công cụ giao tiếp.
Ngôn ngữ xuất hiện cùng với quá trình lao động, tổ chức lao động của con người, đánh dấu
bước tiến lớn của nhân loại, mở ra một cuộc cách mạng thực sự trong hoạt động giao tiếp.
Ngôn ngữ (bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết) ra đời tạo tiền đề cho sự xuất hiện một
công cụ giao tiếp mới, chất lượng hơn, đó là văn bản. Đến một giai đoạn lịch sử nhất định, khi lực
lượng sản xuất của xã hội phát triển, con người phát minh ra giấy và phát hiện ra những ưu việt
của nó so với các chất liệu mang tin khác như: đá, gỗ, tre, trúc, xương Và con người đã sử dụng
nó thay cho các chất liệu này thì văn bản – theo nguyên nghĩa của từ (là phương tiện ghi chép và
truyền đạt thông tin) – mới xuất hiện. Như vậy, xét một cách tổng quát, văn bản là một phương
tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nói cách khác,
văn bản là những bản viết hoặc in một loại ngôn ngữ nhất định, thể hiện một lượng thông tin cần
thiết cho hoạt động của cá nhân, tổ chức, cũng như cho việc quản lý xã hội. Trong hoạt động quản
lý, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện hoạt động của các tổ chức và cơ quan
68 trang |
Chia sẻ: anhquan78 | Lượt xem: 814 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tài liệu học tập văn bản và lưu trữ học, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG
BỘ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TÀI LIỆU HỌC TẬP
VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỌC
(Giảng viên: ThS. Đặng Thanh Nam)
TP.Hồ Chí Minh, 2016
2
Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
Nhu cầu giao tiếp, trao đổi hoạt động với nhau giữa con người với con người xuất hiện
ngay từ khi xã hội loài người được hình thành. Thông qua giao tiếp, con người thể hiện và thực
hiện được cuộc sống vật chất, tinh thần của mình. Trong bình diện xã hội, nhu cầu tổ chức các
quan hệ xã hội, bảo đảm những điều kiện thiết yếu cho sự duy trì và phát triển xã hội cũng xuất
hiện ngay từ buổi bình minh của loài người. Để thực hiện những nhu cầu trên, con người phải nhờ
những công cụ, cách thức nhất định. Đầu tiên, con người thực hiện giao tiếp thông qua cử chỉ, qua
các dấu hiệu được quy ước trong từng cộng đồng, tộc người. Ngôn ngữ và văn bản là những hình
thức phát triển cao của các công cụ giao tiếp.
Ngôn ngữ xuất hiện cùng với quá trình lao động, tổ chức lao động của con người, đánh dấu
bước tiến lớn của nhân loại, mở ra một cuộc cách mạng thực sự trong hoạt động giao tiếp.
Ngôn ngữ (bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết) ra đời tạo tiền đề cho sự xuất hiện một
công cụ giao tiếp mới, chất lượng hơn, đó là văn bản. Đến một giai đoạn lịch sử nhất định, khi lực
lượng sản xuất của xã hội phát triển, con người phát minh ra giấy và phát hiện ra những ưu việt
của nó so với các chất liệu mang tin khác như: đá, gỗ, tre, trúc, xương Và con người đã sử dụng
nó thay cho các chất liệu này thì văn bản – theo nguyên nghĩa của từ (là phương tiện ghi chép và
truyền đạt thông tin) – mới xuất hiện. Như vậy, xét một cách tổng quát, văn bản là một phương
tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nói cách khác,
văn bản là những bản viết hoặc in một loại ngôn ngữ nhất định, thể hiện một lượng thông tin cần
thiết cho hoạt động của cá nhân, tổ chức, cũng như cho việc quản lý xã hội. Trong hoạt động quản
lý, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện hoạt động của các tổ chức và cơ quan.
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ, con người đã tạo ra nhiều
công cụ giao tiếp mới, hiện đại, song văn bản vẫn là công cụ giao tiếp phổ biến, trong một thời
gian dài khó có công cụ nào thay thế được.
1.1. Khái niệm về văn bản
Dưới góc độ ngôn ngữ học, văn bản là hoạt động giao tiếp ở dạng chữ viết, mang tính hoàn
chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một giao tiếp nào đó. Theo đó có nhiều thể
loại văn bản với phong cách hành văn khác nhau như văn bản phong cách nghệ thuật (văn chương,
thơ ca), văn bản phong cách chính luận (bài báo, thời sự), văn bản phong cách hành chính
(quyết định, báo cáo).
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất văn bản là vật mang tin
được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.
Như vậy, có thể hiểu chung nhất thì văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
trên một loại vật liệu, bằng một ngôn ngữ cụ thể và theo một phong cách ngôn ngữ nhất định.
3
Văn bản hành chính là văn bản được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ,
dùng làm phương tiện giao tiếp trong lĩnh vực hành chính của các cơ quan, tổ chức và của các cá
nhân liên quan đến lĩnh vực hành chính.
Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành nhằm
thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
1.2. Phân loại văn bản
Trong xã hội, văn bản gồm có nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng, được ban
hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể trong hoạt động quản lý. Việc phân loại văn bản giúp nắm
được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản nhằm: lựa chọn loại văn bản phù hợp
trong việc giải quyết từng trường hợp cụ thể; áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp; quản lý
chặt chẽ văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Có thể phân loại văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau dựa vào những đặc điểm về nội
dung, hình thức của chúng. Sau đây là một số cách phân loại thường áp dụng:
1.2.1. Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản
- Văn bản của các cơ quan, tổ chức trong xã hội.
- Văn bản của các chức danh nhà nước.
- Văn bản của cá nhân.
1.2.2. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản
- Văn bản đi.
- Văn bản đến.
- Văn bản lưu hành nội bộ.
1.2.3. Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản
- Văn bản thông dụng.
- Văn bản chuyên môn.
1.2.4. Phân loại theo phạm vi phổ biến của văn bản
- Văn bản mật.
- Văn bản nội bộ.
- Văn bản phổ biến rộng rãi.
1.2.5. Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản
Theo Điều 4 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định các hình thức
văn bản hình thnh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
4
- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật ngày 16/12/2002 (Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ
thị, thông tư, nghị quyết và thông tư liên tịch).
- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương
trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy
chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên
nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
- Văn bản chuyên ngành: văn bản của các ngành chuyên biệt như kế toán, tài chính, thống
kê, nhân sự, địa chính
- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – x hội: Văn bản của Đảng, công đoàn,
đoàn thanh niên,
1.3. Chức năng của văn bản
Chức năng của văn bản nói chung là giá trị, công dụng của nó đối với con người, xã hội.
Thường một văn bản đều mang nhiều chức năng như: chức năng thông tin, chức năng pháp lý,
chức năng quản lý, chức năng văn hóa, chức năng thống kê Việc khai thác đúng đắn các chức
năng của văn bản cho phép nâng cao chất lượng giao tiếp, cũng là định hướng cho việc sử dụng,
quản lý văn bản.
1.3.1. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là chức năng cơ bản nhất của tất cả các loại văn bản trong đó có văn
bản quản lý nhà nước. Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại, sự phát triển mạnh của
nền kinh tế quốc dân, hoạt động quản lý nhà nước và nhiều lĩnh vực khác của đời sống xã hội nói
chung, hiện nay khối lượng thông tin cần truyền đạt của bộ máy quản lý nhà nước rất lớn. Trước
tình hình đó, con người đã áp dụng nhiều hình thức để ghi chép và truyền tải thông tin nhằm thỏa
mãn nhu cầu ngày càng tăng của hoạt động quản lý nhà nước. Trong các hình thức đó, văn bản có
một vị trí quan trọng. Văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền
đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên,
thông tin về luật pháp, quy định, quyết định quản lý của bộ máy nhà nước. Như vậy, chính nhu
cầu ghi lại, lưu trữ thông tin là nguyên nhân hình thành văn bản.
Để ghi chép và truyền đạt thông tin cần có một phương tiện nhất định. Phương tiện đó là
ngôn ngữ. Ngôn ngữ bao gồm hai dạng: tiếng nói và chữ viết. Trong quá trình hình thành và phát
triển xã hội, không phải lúc nào loài người cũng có đủ hai dạng tín hiệu của ngôn ngữ. Ở xã hội
nguyên thuỷ, loài người trao đổi thông tin chủ yếu bằng tiếng nói. Tiếng nói chỉ cho phép trao đổi
thông tin trực tiếp trong một khoảng cách gần. Việc ghi lại thông tin và lưu trữ thông tin được thực
hiện bằng bộ óc của con người. Một bộ óc dù đặc biệt cũng chỉ lưu trữ được một lượng thông tin
nhất định. Những thông tin này có độ chính xác không lớn và độ chính xác này giảm đi theo thời
gian.
5
Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất
hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết. Sự ra đời của chữ viết đã đánh dấu một bước phát
triển quan trọng trong tiến trình lịch sử của xã hội loài người nói chung và của từng quốc gia nói
riêng.
Chữ viết ra đời, văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời
sống x hội, khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng
ngôn ngữ nói và trở thành động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người.
Trong quá trình tồn tại và phát triển, loài người đã sử dụng nhiều loại vật liệu để làm văn
bản như đất sét, bia đá, tre, gỗ, da Những vật liệu này cho phép ghi chép được nhiều hiện
tượng, sự vật xảy ra trong tự nhiên và xã hội.
Ví dụ: Các dân tộc vùng Lưỡng Hà đã dùng đất sét, đá để ghi chép các đạo luật, các sắc dụ,
các hiệp ước, thư từ trao đổi, thơ ca, truyện kể, số học, hình học, thiên văn, lời cầu nguyện, tên các
thần thánh
Chức năng thông tin của văn bản được thể hiện ở hai mặt:
- Ghi chép các thông tin.
- Truyền đạt các thông tin.
Ngày nay, các quốc gia chủ yếu dùng giấy để làm văn bản nhằm ghi chép và truyền đạt
thông tin trong hoạt động quản lý, ngồi ra còn xuất hiện một số loại vật liệu khác để làm ra văn
bản như các tài liệu điện tử
Ở nước ta, văn bản được sử dụng để ghi chép và truyền đạt thông tin về chủ trương, đường
lối, chính sách của Đảng và Nhà nước (thông tin quy phạm pháp luật, nhằm điều tiết các mối quan
hệ xã hội); thông tin về tổ chức, nhân sự, chương trình, kế hoạch; phản ánh tình hình hoạt động
lên cấp trên; về hoạt động của các cơ sở; kiến nghị, đề nghị; trao đổi công việc...
Theo quan điểm thông tin, giá trị của văn bản được bảo đảm bởi giá trị thông tin chứa đựng
trong đó. Giá trị thông tin chứa trong văn bản phụ thuộc vào tính chính xác, mức độ đầy đủ và sự
không lặp lại cái cũ của các thông tin mà văn bản mang lại cho quá trình quản lý.
Việc khai thác chức năng thông tin của văn bản là hết sức quan trọng trong hoạt động quản
lý. Bởi vì, thực chất của quản lý là việc thu thập, xử lý thông tin, từ đó có các quyết định quản lý
và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Để thu thập thông tin, chủ thể quản lý có thể khai
thác, sử dụng nhiều nguồn khác nhau, có thể truyền tải các quyết định quản lý bằng nhiều công cụ
khác nhau, nhưng văn bản quản lý nhà nước bao giờ cũng là nguồn, là công cụ quan trọng nhất,
đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu của quản lý nhà nước. Bởi lẽ, thứ nhất, nó là nguồn thông tin
hết sức phong phú, đa dạng, về tất cả các lĩnh vực của đời sống vật chất, tinh thần của con người,
của xã hội; thứ hai, thông tin mà văn bản quản lý nhà nước cung cấp mang tính toàn diện, cả
thông tin quá khứ, thông tin hiện tại và thông tin tương lai; thứ ba, đó là nguồn thông tin có độ tin
cậy cao nhất, được bảo đảm bởi giá trị và hiệu lực pháp lý.
6
Ngoài ra, chức năng thông tin của văn bản còn được thể hiện ở khả năng truyền tin, tức là
truyền đạt các quyết định quản lý và thông tin lin quan đến đối tượng quản lý nhanh, chính xác,
đồng thời lưu giữ tin để làm cơ sở đánh giá hiệu quả, trách nhiệm trong quản lý.
Chức năng thông tin có thể được thực hiện bằng các phương tiện khác như báo chí, đài
truyền thanh, đài truyền hình, điện thoại, máy vi tính nhưng văn bản là phương tiện cơ bản và là
phương tiện tốt nhất để thực hiện chức năng thông tin.
Chức năng thông tin có một vai trò đặc biệt đối với sự hình thành văn bản, phản ánh đặc
trưng cơ bản của văn bản - phương tiện ghi chép và truyền đạt các thông tin quản lý.
1.3.2. Chức năng pháp lý
Văn bản là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề trong xã hội. Chức năng này của văn bản
quản lý nhà nước có thể được thể hiện trên hai phương diện : Một là, văn bản được sử dụng như là
một phương tiện để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý hình thành trong hoạt
động quản lý cũng như các hoạt động khác; hai là, văn bản là chứng cứ để giải quyết các nhiệm
vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các tổ chức đồng thời là sản phẩm của quá
trình hoạt động của các tổ chức. Trong nhiều trường hợp văn bản chính là sự vận dụng các quy
phạm pháp luật vào đời sống thực tế. Ví dụ các quyết định xử phạt vi phạm hành chính chính là sự
vận dụng các quy phạm pháp luật về xử phạt hành chính trong một lĩnh vực nào đó như xây dựng,
môi trường, văn hóa vào cuộc sống hàng ngày nhằm đảm bảo trật tự, kỷ cương xã hội.
Các cơ quan của bộ máy quản lý nhà nước ban hành văn bản có tính pháp lý nhằm thực
hiện mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ xã hội, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà
nước, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp chung của mọi thành viên trong xã hội. Như vậy, chính
mục đích ban hành văn bản quản lý nhà nước đã tạo nên chức năng pháp lý của chúng. Chức năng
pháp lý của văn bản được thể hiện cụ thể ở các mặt sau đây:
1.3.2.1. Các văn bản là cơ sở pháp lý để Nhà nước điều hành xã hội
Các quy định về tất cả các lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, y tế,
giáo dục của Nhà nước đều được thể hiện trong các văn bản quản lý nhà nước, do đó các văn
bản này là cơ sở pháp lý để Nhà nước điều hành xã hội.
1.3.2.2. Văn bản là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức
Trước hết văn bản là cơ sở pháp lý về sự tồn tại và hoạt động của các cơ quan, tổ chức:
Mọi cơ quan, tổ chức đều được thành lập hoặc công nhận bằng một văn bản của một cơ quan nhà
nước hoặc cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Không có văn bản về việc thành lập (công nhận), quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và biên chế thì mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức
đều bị coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản là cơ sở pháp lý về sự tồn tại và hoạt động của
cơ quan, tổ chức.
VD: Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là cơ sở pháp lý để Sở
7
Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ thay cho Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trước đây.
Văn bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan ban hành các quyết định quản lý: Trong quá trình
hoạt động, các cơ quan phải ban hành các quyết định quản lý. Các quyết định quản lý này phải
dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước như luật, pháp lệnh, nghị định Do đó,
văn bản là cơ sở pháp lý để các cơ quan ban hành các quyết định quản lý.
Ví dụ: Quyết định số 85/QĐ-BNN ngày 06/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn ban hành Quy chế quản lý sản xuất, kinh doanh giống thủy sản chính là cơ sở pháp
lý để các cơ quan có chức năng quản lý sản xuất, kinh doanh giống thủy sản ban hành các văn bản
thuộc thẩm quyền của mình cho phù hợp với Quy chế nêu trên.
1.3.2.3. Văn bản là cơ sở pháp lý để cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ
Cán bộ công chức phải sống và làm việc theo pháp luật đã được quy định trong các văn bản
quy phạm pháp luật và các văn bản khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, văn bản là
cơ sở pháp lý để cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ của mình được giao.
Ví dụ: Luật Giáo dục là cơ sở pháp lý để các giảng viên thực hiện trách nhiệm của mình.
1.3.2.4. Văn bản là cơ sở pháp lý để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chính sách,
chế độ trong các cơ quan tổ chức.
Văn bản thể hiện các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nước về một vấn đề cụ thể, vì
vậy đây là cơ sở pháp lý để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chính sách, chế độ trong các cơ
quan, tổ chức.
Ví dụ: Quyết định số 965/QĐ-TTg ngày 21/7/2008 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành
một số chính sách hỗ trợ đồng bào dân tộc thiểu số, hộ thuộc diện chính sách, hộ nghèo, hộ cận
nghèo và ngư dân. Đây là cơ sở pháp lý để các cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra việc thực
hiện văn bản trên tại các địa phương.
1.3.2.5. Văn bản là cơ sở pháp lý đảm bảo quyền lợi chính đáng của mọi tổ chức và công
dân
Mọi tổ chức và công dân đều có nghĩa vụ tuân theo pháp luật (nộp thuế, thi hành nghĩa vụ
quân sự, bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh trật tự an toàn xã hội ), nhưng đồng thời cũng được
pháp luật để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình (quyền được học tập, quyền được tự
quyết định hôn nhân, hạnh phúc cá nhân, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, quyền bất khả xâm
phạm về thân thể, quyền được kinh doanh, tự dô ngôn luận). Do vậy, văn bản là cơ sở pháp lý
để mọi tổ chức và công dân bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Trong xã hội, không ít trường
hợp các cán bộ có chức, có quyền đã xâm phạm quyền lợi hợp pháp của tổ chức và công dân.
Trong trường hợp này, các tổ chức và công dân có thể sử dụng các văn bản làm cơ sở pháp lý để
bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của mình.
8
Ví dụ: Quyết định số 810/QĐ-CTN ngày 25/6/2008 của Chủ tịch nước về việc cho thôi
quốc tịch Việt Nam, hoặc Quyết định số 821/QĐ-CTN ngày 27/6/2008 của Chủ tịch nước về việc
cho trở lại quốc tịch Việt Nam, đây là cơ sở pháp lý để các công dân có tên trong Quyết định bảo
vệ quyền lợi của mình.
1.3.3. Chức năng quản lý
Các thông tin trong văn bản quản lý là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà quản lý tổ chức
tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình chỉ đạo, điều hành.Chức
năng này thể hiện ở các phương diện sau:
Thứ nhất, nó là cơ sở tổ chức bộ máy quản lý, bảo đảm sự phân công, phân cấp thẩm quyền
một cách rõ ràng, chính xác.
Thứ hai, nó cung cấp những chuẩn mực cho hoạt động quản lý, đồng thời là phương tiện tổ
chức, điều hành các mối quan hệ quản lý cụ thể.
Thứ ba, nó là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý cũng như trách
nhiệm cụ thể trong quản lý.
Văn bản là một trong các phương tiện cung cấp những thông tin cần thiết giúp các nhà lãnh
đạo nghiên cứu và ra các quyết định, đồng thời nó là phương tiện thiết yếu để truyền đạt các quyết
định quản lý đó đến đối tượng thi hành. Có thể nói, văn bản là phương tiện, là công cụ chủ yếu để
Nhà nước quản lý và điều hành xã hội. Ở góc độ từng cơ quan, tổ chức thì văn bản là phương tiện
để ban hành các quy định, chế độ, các biện pháp chỉ đạo; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cơ quan,
các đơn vị trực thuộc và cá nhân; báo cáo và xin ý kiến cấp trên; liên hệ trao đổi công tác với các
cơ quan hữu quan.
Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý, cần có các quyết định quản lý đúng đắn, phù
hợp với thực tế trong từng thời điểm nhất định. Nếu không, sẽ dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ, xa
rời thực tế, bất chấp các quyết định đó có phù hợp với thực tế khách quan hay không, phù hợp với
nguyện vọng của đa số hay khơng. Trong thực tiễn, do xa rời thực tế mà nhiều cơ quan đ cĩ những
quyết định quản lý sai trái, làm thiệt hại hàng tỷ, hàng ngàn tỷ đồng của Nhà nước.
1.3.4. Chức năng văn hóa
Văn hóa là một khái niệm rất rộng, bao gồm toàn bộ giá trị sáng tạo của con người trong
quá trình tồn tại và phát triển nhằm vươn tới một nền văn minh cao hơn. Văn hóa biểu hiện quá
trình tự phát triển của con người và luôn luôn gắn liền với quá trình lao động, tư duy, phục vụ cho
lợi ích của con người. Quá trình đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và có tính kế
thừa từ thế hệ này qua thế hệ khác. Khi xem xét chức năng văn hóa của văn bản, chúng ta có thể
thấy bản thân văn bản cũng là một sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá
trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội, cải tạo tự nhiên.
Là một phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, văn bản góp phần quan trọng ghi lại
và truyền bá những truyền thống văn hóa quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ. Qua
9
các văn bản quản lý, người ta có thể tìm thấy không chỉ các quyết định quản lý mà còn tìm được
những quy định cơ bản về nếp sống của xã hội qua từng thời kỳ lịch sử và về đời sống văn hóa của
nhân dân. Đó là các quy định về hôn nhân, gia đình, về thực hiện nếp sống văn minh, về văn học
nghệ thuật dân tộc, về chống mê tín dị đoan, chống văn hóa phản động, đồi trụy Chính vì vậy,
văn bản của mỗi thời kỳ sẽ phản ánh văn hóa mang đậm bản sắc dâ