5 Bí quyết ứng xử thông minh với những phản hồi tiêu cực - Giao tiếp thành công bắt đầu từ một nụ cười mê hoặc

5 bí quyết ứng xử thông minh với những phản hồi tiêu cực - Giao tiếp thành công bắt đầu từ một nụ cười mê hoặc bật mí cho bạn đọc bí quyết ứng xử tự tin làm chủ tình thế khi nhận được những phản hồi tiêu cực từ khách hàng, bạn bè, người thân thay vì vội vàng chối bỏ Tạm dừng – không phản ứng Lúc nhận được những phản hồi tiêu cực thì thông thường chúng ta sẽ có phản ứng phòng vệ, và những cách nói đầu tiên là: “ không, không phải như vậy..”, “bạn nhầm rồi”, “không, đó là vì” Tuy nhiên, không có gì là nghiêm trọng trước những lời phản hồi tiêu cực, bạn có thể chọn cho mình những phản ứng và thái độ khác nhau. Bất cứ khi nào nhận được một phản hồi tiêu cực, đừng nên phản ứng ngay lập tức. Nếu đó là một cuộc trò chuyện,hãy dừng lại vài giây để xử lý các thông tin phản hồi trong tâm trí của bạn. Nếu đó là một thông tin liên lạc không cần xử lý gấp, chẳng hạn như qua email hay một câu bình luận tại blog của hãy để nó ở đó trong một vài ngày trong khi dành thời gian suy nghĩ. Khi đọc cùng một thông điệp phản hồi vào các thời điểm khác nhau, nó gợi lên suy nghĩ và cảm xúc khác nhau. Do đó, suy nghĩ thông điệp phản hồi vào các thời điểm khác nhau và liên kết những cảm xúc sẽ giúp bạn phản hồi thích hợp hơn. Đôi khi việc giải thích một lời nhận xét hiểu sai về bạn vào lúc khác giúp bạn xem xét chúng từ một góc độ khác. Hiểu những gì được quan tâm Mỗi phản hồi, có thể là tích cực và cũng có thể là tiêu cực, đến từ nhiều hình thức khác nhau, có người nói, có người hành động. Sử dụng lắng nghe chủ động và hiểu ý người đó muốn nhắm tới. Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi như: Tại sao anh ta quan tâm đến điều đó? Vấn đề ở đây là gì? Tại sao anh / cô ấy phản ứng theo cách này? Bạn đã làm gì hay nói gì khiến cô ấy phản ứng như thế? Viết ra những câu trả lời để bạn có thể đánh giá chúng trong bước 3. Đôi khi, những người đưa ra các ý kiến phản hồi có thể không hiểu ý bạn muốn thể hiện. Họ chỉ có thể nói rằng “Tôi nghĩ rằng báo cáo này chưa tốt lắm ‘hoặc’ Tôi không thích cách cô nói như vậy”, mà không đưa ra lý do. Điều này không có nghĩa là bạn nên bỏ qua những thông tin phản hồi. Bạn hỏi thêm những lý do cụ thể. Có một mẹo nhỏ để hiểu hơn về nhận định của người khác là đặt mình trong vị trí của họ. Hãy tưởng tượng bạn là họ và suy nghĩ về việc bạn cảm thấy như thế nào. Điều này sẽ làm cho bạn biết được lý do tại sao họ ấy nhận xét như vậy. Đánh giá nếu thông tin phản hồi là đúng Đánh giá thông tin phản hồi khách quan. Bạn có đồng ý về các thông tin phản hồi? Cho dù có bất kỳ sự thật nào đằng sau nó, và điều này sẽ là một viễn cảnh thay thế những suy nghĩ trong đầu bạn? Đôi khi thật khó đón nhận một cách khách quan. Tuy nhiên đó là cách hiệu quả nếu bạn muốn cải thiện mình không ngừng. Bạn có thể hỏi họ: đánh giá tổng thể về sự kiện, Những gì họ nghĩ về những vấn đề bạn quan tâm. Nếu đó là bạn bè của bạn, họ sẽ sẵn sàng lắng nghe và giúp bạn đánh giá. Bên cạnh đó, mỗi người có một quan điểm độc nhất vô nhị của riêng mình để giúp bạn cải tiến. Thông thường khi nhận được thông tin phản hồi tiêu cực, bạn nên chuyện với một số người bạn tốt của bạn và lắng nghe các thông tin phản hồi từ họ. Đó là cơ hổi để đón nhận những thông điệp khách quan. Hồi âm tích cực Người khác đã dành thời gian để chia sẻ phản hồi với bạn, bạn nên sắp xếp thời gian để trả lời. Bạn có thể tham khảo cách trả lời như sau: - Nhắc lại điều bạn và người đó quan tâm (điều được phản hồi) - Hãy để người đó biết quan điểm của bạn, cho dù bạn đồng ý hay không đồng ý, và lý do tại sao - Tạo một không gian mở để thảo luận - Đồng ý về kết luận và các bước tiếp theo để tiến về phía trước. Đôi khi có những điều không thể thỏa thuận, bạn hãy cho thấy quan điểm của mình và tôn trọng góc nhìn của người kia. - Cảm ơn những phản hồi của họ. - Thừa nhận những phản hồi tiêu cực là một điều tích cực Việc nhận được những phản hồi không tốt không hẳn là xấu vì điều đó cho thấy rằng có những người muốn bạn trở nên tốt hơn. Như Randy Pausch từng nói: Các nhà phê bình “ là những người cho bạn thấy họ vẫn còn quan tâm đến bạn”. Nếu không quan tâm đến bạn họ sẽ không đưa ra những góp ý cho bạn. Những phản hồi tiêu cực giúp bạn có cơ hội trưởng thành hơn. Cho dù bạn ở giai đoạn nào trong cuộc sống, tất cả chúng ta, ai cũng có những tiềm năng chưa được khai phá và những phản hồi tiêu cực có thể giúp bạn tìm ra chững tiềm năng đó từ mọi góc nhìn khác nhau. Bằng cách học hỏi từ những điểm khác biệt đó chúng ta sẽ trưởng thành nhanh hơn. Nếu khi nhìn lại, những lần nhận được những phản hồi tiêu cực thì chúng ta đã được học và trưởng thành hơn. Sẽ như thế nào nếu những người xung quanh bạn cứ đánh giá cao và khen ngợi bạn suốt? Điều đó có thể là 1 khởi đầu tốt nhưng sau một thời gian bạn sẽ không thể biết được những gì mình cần cải thiện. Điều này không có nghĩa là những phản hồi tích cực không quan trọng, phản hồi tích cực khích lệ và động viên mọi người. Phản hồi tiêu cực cũng thế, cũng có những vai trò khác nhau. Khi nhận được lời chỉ trích về công việc thì bạn sẽ trở nên ý thức hơn và những khả năng tiềm ẩn của bạn sẽ được phát huy trong thời gian tới. Bài học từ những phản hồi Có 1 vài điều chúng ta được học từ mỗi phản hồi. Hỏi chính bản thân mình: Tôi đã học được gì cho bản thân? Tôi đã học được gì từ người khác? Tôi có thể cải thiện như thế nào? Tôi sẽ làm gì khác ngay từ bây giờ? Giao tiếp thành công bắt đầu từ một nụ cười mê hoặc Một trong sáu lời khuyên mà tác giả cuốn Đắc nhân tâm đưa ra chính là nụ cười. Tuy nhiên, đã đến lúc chúng ta phải xem lại vai trò của nụ cười trong các mối quan hệ ngày càng phức tạp hơn giữa con người. Một nụ cười thoáng qua của thập niên 1930 không còn phát huy tác dụng trong thời đại ngày nay. Có hàng tá các điệu cười khách nhau: từ điệu cười méo mó của kẻ hay nói dối cho đến nụ cười thiên thần của một đứa trẻ sơ sinh. Một số thật ấm áp, số khác lại lạnh nhạt. Có cả điệu cười chân thật và điệu cười giả tạo. Những người thành công nhận thức được rằng nụ cười của mình chính là một trong những thứ vũ khí mạnh nhất, vì vậy họ đã điều chỉnh để nó phát huy tác dụng tối đa. Vậy câu hỏi mà bạn sẽ đưa ra với gockynang có lẽ là “làm thế nào để điều chỉnh nụ cười của bạn chăng?” Hân – cô bạn học thời đại học với tôi (bình thường tôi vẫn hay gọi cô ấy là Sến cơ) đã tiếp quản công việc kinh doanh của gia đình cô ấy – công ty chuyên sản xuất các hộp đựng hàng tiêu dùng hàng đầu (hộp của dầu gội Clear, Ariel, Downy). Một ngày nọ cô ấy gọi cho tôi và nói là sẽ ra Hà Nội công tác để gặp gỡ khách hàng và muốn mời tôi đi ăn tối cùng với những khách hàng đầy triển vọng của cô ấy ở Hà Nội. Tôi mong gặp lại và được thấy những nụ cười tinh nghịch truyền cảm của Hân. Cô bạn tôi hẳn vẫn giữ nụ cười khúc khích như ngày nào. Năm ngoái, sau khi cha cô ấy qua đời, Hân tâm sự với tôi rằng sẽ kế tục công việc kinh doanh của cha mình. Tôi đã nghĩ tính cách của Hân không phù hợp để trở thành người cầm trịch công việc kinh doanh vốn khắc nghiệt. Tôi thầm nghĩ: “Cô ấy có biết gì về kinh doanh đâu nhỉ?” Tôi và cô ấy cùng ba người khách dùng bữa tại một nhà hàng khá sang trọng. Khi chúng tôi vào phòng ăn tối, Hân có thì thầm với tôi: “Tối nay, cậu gọi mình là Hân nhé”. Tôi nháy mắt ra hiệu: “Đương nhiên, chẳng có mấy giám đốc công ty tên là Sến mà!”, ngay cả khi mọi người ngồi xuống, tôi bắt đầu quan sát, Hân đã trở thành một phụ nữ hoàn toàn khác so với cô gái hay cười khúc khích tôi từng quen thời còn học đại học, trông cô ấy quyến rũ, nhưng có một vài điều khác lạ mà tôi chưa thể hiểu ngay được. Mặc dù cô ấy vẫn nhí nhảnh như ngày nào, song tôi thấy những điều mà Hân nói đã trở nên chân thành và sâu sắc hơn trước. Cách xử sự cởi mở, chân thành của cô với khách hàng khiến tôi đoán chắc rằng họ cũng quý mến cô. Tối hôm đó, cô bạn tôi đã thành công khi thuyết phục được 3 vị khách hàng quan trọng. Khi còn lại 2 người trong taxi tôi tâm sự: “Hân à, cậu đã tiến bộ một bước dài kể từ khi quản lý công ty, là một bà chủ công ty khá cừ và sắc sảo đấy.” Hân đáp: “Ừ, chỉ có một điều thay đổi thôi”. Tôi tò mò: “là gì vậy?” “Chính là nụ cười của mình đấy.” Cô ấy đáp Tôi hồ nghi hỏi lại: “Là cái gì cơ?” “Nụ cười”, cô ấy nhắc lại như thể tôi không nghe rõ cô ấy nói gì vậy. Mắt nhìn đăm chiêu, cô ấy tiếp tục: Cậu biết không, kể từ khi ba mình ốm, và nhận thấy chỉ vài năm nữa thôi mình sẽ phải đảm trách công việc kinh doanh, ông thường ngồi cạnh mình và kể về những thay đổi trong cuộc đời. Mình sẽ không bao giờ quên những lời bố dạy. Ông nói: “Bố yêu và tự hào về mọi điều ở con. Nhưng nếu muốn đạt được thành công lớn trong kinh doanh, hãy thay đổi nụ cười của con, con ạ, đừng “chưa nói đã cười” như thế.” Khi nghe Hân tâm sự điều đó, tôi liên tưởng điến người phụ nữa đã làm nên lịch sử Golda Meir, Madeleine Albright, và những người phụ nữ đầy quyền lực khác. Chẳng ai trong số họ có nụ cười dễ dãi. Hân tiếp tục, “Bố mình đưa cho mình một tờ báo trong đó có một nghiên cứu khuyên độc giả rằng một nụ cười lớn và ấm áp chính là vốn quý của mỗi người. Nhưng nụ cười xuất hiện chậm hơn một chút trông càng đáng tin hơn.” Kể từ đó, Hân tiếp tục giải thích, cô ấy cười với khách hàng và các đối tác của mình thoải mái hơn. Tuy nhiên, cô luyện cho đôi môi của mình khi cười mở ra chậm hơn trước một chút. Chính vì vậy, nụ cười của cô toát lên vẻ chân thành và ẩn chứa nét riêng tư dành cho người đối diện. Vấn đề chính là như vậy!, chính nụ cười từ tốn của cô gái Hân trong câu chuyện trên đã mang lại cho cô những nét đặc biệt trong tính cách của mình đó là sự chân thành, sâu sắc. Mặc dù chỉ cần chậm lại vài giây khi bắt đầu nở một nụ cười thôi nhưng người tiếp nhận nụ cười đẹp và cởi mở đấy sẽ cảm nhận được sự đặc biệt và khiến họ cảm giác dường như nó dành riêng cho họ. Thật vậy, giữa vô vàn những nụ cười khác nhau, những người càng từ tốn khi cười bao nhiêu sẽ càng tạo được lòng tin trong con mắt người khác bấy nhiêu. Và đến khi họ cười, nụ cười ấy dường như lan tỏa ra, tràn đầy những nét trên khuôn mặt.