Bài giảng Công tác kỹ sư - Chương VI: Soạn thảo văn bản xí nghiệp - Lê Minh Ngọc

57 CHƯƠNG VI SOẠN THẢO VĂN BẢN XÍ NGHIỆP I. ĐẶT VẤN ĐỀ. II. THƯ TỪ. III. THÔNG BÁO SỰ VỤ. 1. Đặt tính. 2. Các mục bắt buộc. 3. Cách hành văn. IV. THÔNG BÁO THÔNG TIN. 1. Định nghĩa. 2. Một công cụ thông tin khách quan. V. THƯ THÔNG BÁO. 1. Định nghĩa. 2. Cùng một thông tin, có thể có nhiều đối tượng khác nhau. VI. BẢN TỔNG HỢP. 1. Định nghĩa. 2.. Cách thức của soạn thảo. VII. BẢN TƯỜNG TRÌNH (BIÊN BẢN). 1. Định nghĩa. 2. Mục tiêu. 3. Phương pháp. VIII. BÁO CÁO KỸ THUẬT. 1. Định nghĩa. 2. Thu thập các thông tin. 3. Chọn lọc thông tin cho bản báo cáo. 4. Soạn thảo một báo cáo. IX. BẢNG CÂU HỎI THĂM DÒ. 1. Xác định thông tin cần tìm hiểu. 2. Soạn thảo các câu hỏi. * KẾT LUẬN. 58 CHƯƠNG VI SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG XÍ NGHIỆP I. Đặt vấn đề. Trong một xí nghiệp, các cá nhân có thể hiểu được cách thức làm việc thông qua các văn bản, bởi thực chất xí nghiệp được xay dựng trên cơ sở hệ thống các văn bản. Trong lĩnh vực quản lý Trong lĩnh vực kỹ thuật * Thư từ * Bài báo kỹ thuật * Thông báo sự vụ * Văn bản kinh tế kỹ thuật * Thông báo thông tin * Lưu ý về kỹ thuật * Thư thông báo * Tập tin kỹ thuật * Bản tổng hợp * Bảng phát minh * Bản tường trình (biên bản) * Các bảng nghiệm thu Các văn bản này phải thực sự mang lại hiệu quả (đơn giản, dễ hiểu). Nếu văn bản có khả năng chuyển tải một cách chính xác các thông tin thì đó cũng chính là một cách giao tiếp giữa các cá nhân trong xí nghiệp. - Vậy ta sẽ chọn loại nào? - Cần nghiên cứu đặc tính của mỗi văn bản. - Hiểu rõ vai trò tác dụng của văn bản. - Nắm rõ qui cách của văn bản bằng các lý luận: + Tại sao viết? + Viết thế nào? + Viết cho ai? - Hướng nội dung văn bản tập trung vào nhu cầu của người nhận: + Người nhận cần biết điều gì? + Người đọc văn bản có thể hiểu văn chương ở mức độ nào? - Tóm lại: Ta muốn nói với người đọc về điều gì. II. Thư từ. Nó diễn tả mối quan hệ của người này với người kia không kể đến địa vị của họ trong một tổ chức hay một đơn vị. Nó nhằm giải quyết vấn đề dựa trên trên một hành động. 59 Bố cục của kiểu thư từ như sau: III. Thông báo sự vụ: (họ phải làm một chuyện gì đó) Nó truyền đạt các thông tin mà người nhận cần phải thường xuyên theo dõi và cập nhật. Giọng điệu, cách diễn đạt được sử dụng có khi vượt quá sự đơn giản thông thường của một thư từ. Ở đây ngôn từ diễn tả mọi trạng thái trong mối quan hệ tâm lý và kinh tế của một tổ chức. Do vậy thông cáo sự vụ có thể tạo nên một sự căng thẳng hay xoa dịu, nó cũng có thể tạo ra sự hiểu lầm, sự đối kháng, sự tán đồng. Thường thì ngôn từ của thông báo làm cho người đọc khó chịu. 1. Đặc tính. Đây là dạng văn bản ngắn gọn, được niêm yết nhằm thông báo về một quyết định chính thức. Nó chuyển tải thông tin, lời căn dặn, các yêu cầu, mệnh lệnh, người nhận cần tuân thủ thực hiện. Đây là dạng văn bản chính thức và phải do người chịu trách nhiệm soạn thảo ký. Các mục bắt buộc: - Ngày thông báo Người gởi: Nơi: Về việc: Người nhận: Địa chỉ: Lời xưng hô với người nhận (phần chào xã giao) 1. Điều gì khiến tôi viết lá thư này (nguyên nhân viết thư) 2. Hiện tại tôi cần gì (nội dung thư) 3. Trong tương lai tôi mong đợi gì ở người nhận thư từ? (chờ sự trả lời, nêu các lập luận) Câu chào xã giao khi kết thúc thư (chào hay cám ơn) Ký tên 60 - Tên và chức vụ của người ký - Tên người nhận - Chủ đề vắn tắt của văn bản - Thông tin cần truyền đạt 2. Cách hành văn. a) Chính xác. Đề cập đến tất cả những thông tin cần thiết của sự kiện: ngày, hạn kỳ, nơi chốn, văn bản làm căn cứ, người liên quan. b) Rõ ràng. Sử dụng từ ngữ dễ hiểu, câu ngắn gọn. c) Dẫn dắt sự việc. Giải thích lý do ra văn bản với người nhận. Do vậy trước tiên cần trình bày lý do sau đó mới đưa ra mệnh lệnh, yêu cầu. Ví dụ: - Soạn thảo thông báo cho biết về việc ngưng hoạt động nhà ăn của xí nghiệp vì lý do bãi công của nhân viên cung ứng dịch vụ này. - Soạn thảo một thông báo yêu cầu các thành viên của một hiệp hội thể thao bắt buộc thay giày trong phòng đợi trước khi vào phòng tập, phòng tập thường bị vấy bùn. - Soạn thảo một thông báo cấm hút thuốc trong văn phòng. Theo kiểu ngôn ngữ như sau: thông báo khô khan, có vẻ đe dọa, có đưa ra lý do, yêu cầu đơn giản - Soạn thảo thông báo về việc giảm tiền hoa lợi do kết quả công việc cuối năm không đạt chỉ tiêu. - Soạn thảo thông báo về một số lệnh cấm đồng thời liệt kê rõ các lệnh này trong thông báo. - Soạn thảo thông báo về việc trừ lại một khoản tiền để đóng thuế trong kỳ lương sắp tới đồng thời đề nghị lại nhiều thể thức giải quyết. 61 Có thể theo mẫu sau: Tên tổ chức Ngày Bộ phận Người chịu trách nhiệm ra thông báo Người nhận Về việc Nội dung thông tin Người chị trách nhiệm Ký tên 62 IV. Thông báo thông tin (dùng trong xí nghiệp). 1. Định nghĩa. Là loại văn bản xí nghiệp dùng để thông báo về những điểm chính của một thông tin mà người nhận cần phải tiếp nhận. - Cho các phòng ban, bộ phận trong xí nghiệp. - Cho bên ngoài: những xí nghiệp khác, khách hàng, cổ đông, công chúng 2. Một công cụ thông tin khách quan. Giải thích nhưng không biện luận, không tìm kiếm sự thuyết phục. Thông báo về một quyết định nhưng không bao giờ dùng để ra lệnh. Ví dụ: - Thông báo về bảo hiểm xã hội. - Thông báo về thủ tục hành chính cho các nhân viên. - Thông báo cho những người đồng sở hữu. - Thông báo của ngân hàng về ngân sách xí nghiệp. V. Thư thông báo. 1. Định nnghĩa. Là loại văn bản thông tin gửi đến nhiều người mà những người này có thể có liên quan đến thông tin được nêu. 2. Cùng một thông tin, người nhận có thể khác nhau vì sự cần thiết khác nhau. Ví dụ: - Một xí nghiệp sẽ đóng cửa hoàn toàn trong tháng 8, họ cần. + Thông báo tin này cho các khách hàng. + Thông báo tin này cho nhà cung ứng. - Một cửa hàng mới mở: Người chủ mouốn mời cư dân trong khu vực quá bộ đến xem hàng hoá. Oâng truyền đạt thông tin này bằng cách ra một thông báo. - Một đại lý mời khách hàng đến xem một mẫu mã mới. - Một cửa hàng đổi chủ: chủ nhân mới muốn tiếp xúc với khách hàng cũ. VI. Bản tổng hợp 1. Định nghĩa. Là loại văn bản nhằm làm sáng tỏ, chính xác, tổng hợp các vấn đề được thực hiện từ những thông tin nhận được trong các tài liệu khác nhau và thậm chí còn mâu thuẫn nhau. Văn bản này gửi cho người có thẩm quyền khi bận công việc. Ta có thể coi bản tổng hợp thông tin từ báo chí (cắt các phần có liên quan một vấn đề) là ví dụ điển hình, ví dụ: Tạp chí bóng đá. Bản tổng hợp chỉ mô tả tình hình thực tế, khác với báo cáo nó không trình bày đề nghị một hành động nào. Văn bản loại này phải tuyệt đối trung thành với nguồn thông tin, tôn trọng mọi quan điểm. Nó loại bỏ mọi lời chỉ trích hoặc lập trường cá nhân của người soạn thảo. 63 2. Các bước đối với người soạn thảo. a) Xem xét tổng thể hồ sơ. Mọi văn bản dùng xử lý cùng một vấn đề liên quan phải có liên quan với nhau. b) Làm sáng tỏ các trục thông tin lớn. Sắp xếp các thông tin được trích dẫn từ những tài liệu tham khảo dựa trên những điểm chung của chúng: - Đề cập đến cùng một lĩnh vực. - Hoặc xem lại hoặc nhóm lại các thông tin giống nhau. - Hoặc có cùng kiểu trình bày: nguyên nhân, giải pháp, hậu quả c) Làm sáng tỏ các thông tin trọng yếu: Xem xét toàn bộ văn bản để chọn ra các đoạn, từ, số liệu quan trọng (sử dụng bút dạ để đánh dấu ). d) Làm rõ các sự kiện và các quan điểm. Làm rõ đâu là yếu tố chủ quan của thông tin do các quan điểm cá nhân hay một tập thể nào đó áp đặt và đâu là những sự kiện mang tính khách quan. Ví dụ: - Sự kiện: con số người nhập cư vào Pháp ngày càng nhiều (khách quan) - Quan điểm: thái độ khác nhau của các đảng phái chính trị trước vấn đề này (Đảng thì đồng ý, Đảng phản đối). e) Soạn thảo cuối cùng. Xác định dàn bài cuối cùng sau khi đã rà soát lại rằng mỗi thông tin được chọn có vị trí của nó. VII. Bản tường trình (biên bản). 1. Định nghĩa. Là văn bản phản ánh trung thực toàn bộ hay một phần của buổi họp hay của một hoạt động. Nó có tác dụng : - Bản tường trình cho phép họ nắm được diễn biến của cuộc họp mà họ không tham dự. Do vậy khi viết biên bản, phải chú ý đến cách hành văn sao cho thật rõ ràng, mạch lạc vì trên thực tế người đọc không có mặt trong tình huống đó. - Bản tường trình cho phép nhớ lại những diễn tiến buổi họp mà họ có tham dự, đặc biệt về những gì được yêu cầu, quyết định. Bản tường trình là một sự gợi nhớ cho cá nhân. - Bản tường trình cho phép đi đến thoả thuận về những điều đã được trình bày hay thực hiện trong trường hợp có tranh chấp, bản tường trình giữ vai trò hoà giải, nó chính là tài liệu gợi nhớ cho nhóm hoặc một số nhóm. 2. Mục tiêu. 64 Bản tường trình nhằm mục đích thông tin (cho người vắng hoặc ghi nhớ), do đó nó phải hoàn toàn trung thực và khách quan trong việc truyền đạt thông tin về một tình huống. Người viết phải tuyệt đối tránh đưa vào đó các đánh giá, nhận xét, bình phẩm của bản thân mình. - Việc chọn lọc các thông tin không được theo ý cá nhân người viết mà phải: + Nhằm vào lợi ích của người đọc. + Tôn trọng ý tưởng của những ý kiến đóng góp trong cuộc họp. - Muốn như vậy thì cần phải + Giới thiệu mọi khía cạnh của đề tài, bao gồm luôn tầm quan trọng của chúng. Không được ưu tiên những gì người viết thích. + Trình bày các ý kiến và không đưa những cảm nhận cá nhân của người viết vào. Ví dụ: Tránh viết: “Ôâng X dường như không đồng ý” Trong trường hợp này nên viết: ” Ông X đã bày tỏ sự không bằng lòng”. + Trình bày những điều đã nói hay đã làm và không phải là những ý kiến cá nhân của người viết vì nhiệm vụ của họ trong cuộc họp không phải là để bảo vệ quan điểm của mình hay phân biệt tốt xấu. Tuy nhiên nếu có yêu cầu thì người viết có thể soạn thảo một phụ lục trong đó nêu rõ cảm tưởng, nhận định hay phân tích cá nhân mình (ví dụ như trong buổi họp có xung đột, bế tắc, hiểu ngầm, đối đầu của các bè phái hay các cá nhân liên minh với nhau vì một ích lợi nào đó ..). Tóm lại: một bản tường trình tốt phải mang tính khách quan trong cách hành văn đồng thời phải mang tính chính xác cao. 3. Phương pháp. a) Chọn lựa thông tin. Trong các buổi họp làm việc tại xí nghiệp, cần hiểu rõ chúng ta không giống như là đang ở toà án hay quốc hội do vậy mà bản tường trình của các cuộc tranh luận được lưu lại chỉ nhằm cung cấp thông tin về nơi diễn ra cuộc họp và là tài liệu có giá trị pháp lý để căn cứ sau này. Nó mô tả lại toàn bộ các diễn tiến chính của cuộc họp với một độ chính xác cao. Tuy nhiên do thời gian có hạn nên bản tường trình sẽ không phải là bản sao toàn vẹn của một sự kiện mà cần có sự chọn lọc. Sự chọn lọc thông tin này là tuỳ vào người cần đọc biên bản: Họ là ai? Họ có như cầu và mong đợi gì khi đọc bản tường trình? Bản tường trình sẽ giúp họ điều gì? (để biết những đặc tính của thiết bị về vị trí của người tham gia cuộc tranh luận hay về những quyết định được đưa ra trong buổi họp ). b) Sắp xếp thông tin. Có hai kiểu sắp xếp: - Sắp xếp theo thứ tự thời gian: 65 Người soan thảo tường thuật lại các sự kiện theo thứ tự thời gian diễn tiến. Cách này rất hiệu quả khi cuộc họp diễn ra theo trình tự đã đề ra nhưng lại không phù hợp khi mà các thành viên cuộc họp bàn đi bàn lại cùng một vấn đề. - Sắp xếp theo chủ đề: Cách này làm cho văn bản rõ ràng nhất, nó cho phép tránh việc lập lại đối với mỗi vấn đề đã được trình bày. Liên quan đến: Các ý tưởng được trình bày Các ý kiến được bảo vệ Các quyết định được thông qua Các điểm chưa thống nhất được cách giải quyết. c) Hình thành một biên bản. • Nội dung: Ba yếu tố cần thiết: + Nguyên nhân của buổi họp hay một hoạt động nhằm trả lời các câu hỏi sau: Ai : Người tham dự Ở đâu : Nơi tổ chức cuộc họp Khi nào : Ngày tổ chức cuộc họp Tại sao : Chủ đề cuộc họp + Những thông tin nhận được sắp xếp theo thời gian hay theo chủ đề. + Kết thúc cuộc họp hay một hoạt động (mô tả, giờ kết thúc) d) Trình bày thông tin. - Ghi tên người tham gia phát biểu cùng với phần tóm tắt ý kiến của họ. - Có thể soạn thảo dạng câu đầy đủ hay ở dạng liệt kê các vấn đề. Ví dụ: các vấn đề gặp phải khi đưa máy X vào hoạt động. - Năng suất cao. - Lượng phế phẩm giảm - Tiếng ồn lớn và tốn nhiều nhiên liệu . VIII. Báo cáo. 1. Định nghĩa. Là văn bản có chức năng đề nghị thực hiện một hành động nào đó dựa trên việc nghiên cứu một vấn đề hay phân tích một tình huống. Đối với bản tường trình, người soạn thảo ghi nhận những sự việc, những vấn đề mà không kèm theo các xác nhận xét của mình, trong khi đó người viết báo cáo phải phân tích các sự kiện từ đó đưa ra đề nghị mang tính cá nhân về sự việc. Còn đối với người tiếp nhận báo cáo, đây là dạng văn bản giúp cho họ dễ dàng đưa ra một quyết định. Ví dụ: Khi nhận được yêu cầu: “Có nhiều tai nạn trên dây chuyền sản xuất số 3. Hãy đến đó xem xét và báo cáo cho tôi biết” Khi đó người viết báo cáo phải phân tích các nguyên nhân gây tai nạn, sắp xếp chúng theo thứ tự, rồi đề nghị các giải pháp cụ thể để phòng ngừa và bảo đảm an toàn. Hoặc: 66 “Sản phẩm của chúng ta tiêu thụ kém trong siêu thị Y nhưng lại bán chạy trong các siêu thị khác. Hãy điều tra tại chỗ và báo cáo cho tôi biết” Người viết báo cáo phải phân tích những nguyên nhân vì sao không bán được sản phẩm trong các gian hàng này và đề ra các biện pháp thích hợp (như đợt khuyến mãi trong siêu thị Y, sắp xếp các sản phẩm trên các ngăn, kệ, biện pháp về mặt giá cả, tổ chức quản lý ). Như vậy trong khi người viết các bản tường trình chỉ dừng lại ở việc ghi nhận các sự kiện thì người viết báo cáo phải phân tích sự kiện và đưa ra các đề nghị của riêng họ. 2. Thu thập các thông tin. Đây là công việc tập hợp các thông tin liên quan đến tình huống và từ đó đề ra các hành động giải quyết. Ta sẽ làm theo 4 bước sau: a) Kinh nghiệm và khả năng của người viết báo cáo Người viết báo cáo được chọn trong số các chuyên gia liên quan đến đề tài của báo cáo. Do vậy trước tiên trong tay người này đã có “Tài liệu nội bộ”. b) Quan sát thực tế Tham quan công trường, thử các thiết bị, quan sát sự hoạt động của phân xưởng, quan sát cách cư xử của công nhân hay của người tiêu thụ. c) Ghi nhận các thông tin Nhận được từ các cuộc phỏng vấn hay từ bảng câu hỏi thăm dò. d) Phân tích các tài liệu. Nghiên cứu các tài liệu lưu trữ, sách, báo, cẩm nang niên giám, phim ảnh. Người làm báo cáo sử dụng cùng lúc nhiều nguồn thông tin như đã kể trên. 3. Chọn lọc các yếu tố cần giữ lại. Báo cáo viên phải sắp xếp các khối thông tin nhận được để chỉ giữ lại những yếu tố có ý nghĩa, đầy đủ cho các trường hợp cần xử lý. Mục đích là đưa ra các ý kiến và giải pháp dựa trên các sự kiện chứ không phải chọn lựa các sự kiện từ những ý kiến cá nhân đã được nêu ra từ trước. Một người viết báo cáo giỏi phải trung lập, phóng khoáng và cơi mở. Đó là một chuyên viên chứ không phải kiểu người bè phái. Như vậy họ mới tiếp thụ mọi nguồn thông tin. 67 Các ý kiến của anh ta có được đi từ sự phân tích các sự kiện theo sơ đồ Không nên theo sơ đồ 4. Soạn thảo một báo cáo. a) Nhập đề. - Bao gồm: Ngày báo cáo Tên báo cáo viên - Tiêu đề : Nơi hoặc tên người nhận Chủ đề của báo cáo - Sơ lược bản báo cáo - Dẫn nhập: nhắc lại bối cảnh đưa đến việc soạn thảo văn bản. Trong số các chức năng truyền đạt, báo cáo viên phải thực hiện chức năng tham khảo. Đó chẳng qua là phần thống kê và mô tả công việc. b) Nhận xét, tranh luận và trình bày một nhận định: Người viết báo cáo vừa mô tả sự việc vừa trình bày sự phân tích chủ quan nhằm đưa ra ý kiến và bảo vệ nó bằng các lập luận đi từ những Ý kiến có trước Nghiên cứu và lựa chọn Sự kiện Sự kiện Bằng chứng Ý kiến Bằng chứng (Cung cấp thông tin) 68 thông tin đã thu thập được. Sau khi đã đọc xong phần này, người đọc phải nhận ra được lý do về tình huống được phân tích. c) Trình bày các ràng buộc của vấn đề. Trước khi đưa ra các giải pháp đề nghị cần cân nhắc lại một số ràng buộc. Đây chính là các mặt hạn chế của giải pháp vì nó sẽ làm cho một số đề nghị trở thành vô ích hoặc không khả thi. Có thể trình bày các hạn chế theo thứ tự sau: kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tâm lý, cấu trúc, đạo đức d) Từ những giải pháp có thể được đưa đến đề nghị hành động: Hiếm khi một vấn đề chỉ có một giải pháp duy nhất nhưng bao giờ cũng chỉ có một giải pháp tốt nhất phù hợp với mục tiêu và những khó khăn phải đương đầu. Do vậy người viết báo cáo cần kiến nghị một số giải pháp dự kiến dựa trên các phân tích và sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá như giá cả, công nghệ, thời gian thực hiện, con người, tổ chức Chính từ những tiêu chuẩn này, người viết báo cáo sẽ trình bày những thuận lợi, khó khăn của mỗi giải pháp. Phần soạn thảo này đòi hỏi mức độ lập luận cao. Người viết báo báo phải đầu tư suy nghĩ và đề nghị trực tiếp với người nhận báo cáo. Do vậy người viết báo cáo cần sử dụng chức năng diễn đạt và