Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chủ đề: Kỹ năng viết - Trần Kiêm Việt Thắng

Môn học:  Giao tiếp trong Kinh Doanh Chủ đề: Kỹ năng Viết Trường Đại học Mở TP.HCM GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng Nhóm SVTH: Nhóm 09 – KQO1 Nội dung: I. Viết và sự cần thiết phải có kỹ năng viết tốt II. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh Nguyên tắc viết thư kinh doanh : 5C Thiết kế hình thức Những lỗi thường gặp khi viết thư III. Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh IV. Cách viết báo cáo Báo cáo là gì ? Cách viết báo cáo VIẾT 1 phương tiện giao tiếp rất quan trọng Có được sự cảm tình của người khác Vượt qua đối thủ cạnh tranh để được tuyển chọn. Giữ được khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới Giao tiếp bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội hơn trong nhiều trường hợp (viết báo cáo, đề án, hợp đồng,) I. Viết và sự cần thiết phải có kỹ năng viết tốt II. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh  COMPLETE CONCISE COURTEOUS CLEAR 5C 2 1 3 4 5 CORRECT Nguyên tắc viết thư kinh doanh Địa chỉ người gởi Đặt vấn đề Kí tên Địa điểm thời gian viết thư Lời chào kết thúc 1 bức thư trong kinh doanh thông thường có 10 phần: Các ghi chú (nếu cần) Địa chỉ người nhận Viết rõ họ tên, chức vụ đóng dấu (nếu cần) Nội dung bức thư Lời chào mở đầu 2. Thiết kế hình thức 1 7 6 5 4 3 2 10 9 8 ĐÁP ÁN : 1 – 7 – 5 – 8 – 2 – 9 – 4 – 3 – 10 - 6 .  . ...... . . . . . . .. . Địa chỉ người gởi Địa chỉ người nhận Địa điểm, thời gian viết thư Lời chào mở đầu Đặt vấn đề Nội dung bức thư Lời chào kết thúc Ký tên Viết rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu (nếu cần) Các ghi chú (nếu cần) Cách trình bày bức thư cho cân đối: Khoảng cách 2 bên lề nên đều nhau: 3cm (1,2 inches) Khoảng cách cuối thư: 4-5 cm (1,5 – 2 inches) 3. Những lỗi thường gặp khi viết thư Sử dụng giọng văn không chuyên nghiệp Bố cục rời rạc, không khoa học, thiếu logic Không phân chia thành từng đoạn văn nhỏ hoặc tách các mục con không hợp lý Sử dụng màu sắc không hợp lý Viết không rõ ràng Mắc lỗi ngữ pháp chính tả hay cách dùng câu Thêm quá nhiều hình ảnh, bảng biểu nhưng không chú thích Thiếu một số phần của thư như: Lời chào, chữ ký,thời gian III. Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh Thư chào hàng - báo giá Thư xác nhận Thư mời Thư xin việc Thư đặt hàng Thư thuyết phục đối tác Thư công tác Thư hỏi về tình hình kinh doanh Mẫu thư mời chào hàng - báo giá Mẫu thư mời chào hàng - báo giá Mẫu thư mời chào hàng - báo giá Thư đặt hàng (order) Mẫu thư xác nhận Mẫu thư chúc mừng Mẫu thư xin việc IV. Cách viết báo cáo Là văn bản thuật lại những sự việc đã làm, hay trình bày những dữ kiện và phân tích để chuyển tải thông tin dưới dạng kiến thức Chức năng: giúp người đọc đưa ra quyết định Có 3 loại bản báo cáo: Báo cáo tính khả thi Báo cáo quá trình phát triển Các đề án 1. Báo cáo 2. Cách viết báo cáo A. 4 bước xây dựng 1 bản báo cáo: Công tác chuẩn bị Xây dựng dàn bài Trình lãnh đạo thông qua Viết dự thảo báo cáo B1 B2 B4 B3 B1: Công tác chuẩn bị Mục đích, Mục tiêu Lý do viết báo cáo, cần đạt được những gì trong báo cáo Báo cáo thường kỳ Báo cáo chuyên đề Cung cấp dữ liệu Cung cấp thông tin Cung cấp kiến thức Đề xuất quyết định Trình bày cách thức hành động Về mặt kỹ thuật Về mặt ngữ nghĩa Tính hiệu quả Phải xác định được: Loại báo cáo Phạm vi báo cáo Tính hiệu quả B2: Xây dựng dàn bài Phương hướng, mục tiêu Nhiệm vụ cụ thể khắc phục khuyết điểm Các biện pháp tổ chức thực hiện Nêu nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về những chủ trương, công tác phải làm Nêu những điều kiện, hoàn cảnh ảnh hưởng đến việc thực hiện các chủ trương, nhiêm vụ trên Kiểm điểm những việc đã làm, chưa hoàn thành Những ưu, khuyết điểm Đánh giá kết quả, rút ra bài học Kết luận Mở đầu Nội dung chính B3: Viết dự thảo báo cáo Viết bằng ngôn ngữ phổ thông Có thể dùng số để minh họa Trình bày theo lối biểu mẫu, sơ đồ, các bản đối chiếu nếu xét thấy thích hợp Các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng Không dùng từ ngữ chủ quan một chiều, khoa trương Có thể dùng phụ lục, bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo Hành văn rõ ràng, mạch lạc, không cầu kỳ Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có XÉT DUYỆT của lãnh đạo trước khi gửi Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo B4: Trình lãnh đạo thông qua B. Nguyên tắc viết báo cáo Ý kiến sẵn có của người đọc? Nội dung văn bản mà bạn muốn chia sẻ với người đọc? Lý do người đọc đọc báo cáo của bạn? Đ ưa ra nhiều cấp độ khác nhau của các chi tiết để người đọc có thể dễ dàng chọn lựa mức độ chi tiế t họ cần và giảm thiểu tối đa khó khăn khi sử dụng NT01: Xem người đọc là khách hàng NT02: Mức độ đa dạng của chi tiết trong báo cáo Trung thực, Chính xác Nội dung cụ thể, có trọng tâm Báo cáo kịp thời BẢN BÁO CÁO HOÀN HẢO C. Những yêu cầu khi soạn thảo một  bản báo cáo: Kết luận : “Khi một người có năng khiếu bẩm sinh về viết, người đó có thể trở thành nhà văn. Nhưng khi viết là một công việc phải làm, thì kỹ năng viết cần phải được trau dồi bằng cách tập viết, viết và viết nhiều. Mọi thứ không đến một cách dễ dàng. Khi viết, cần suy nghĩ kỹ về lý do, nội dung, phương pháp và đối tượng sẽ đọc bài viết của mình. Phải đọc lại bài viết nhiều lần, sửa đổi, hoàn thiện để rồi một ngày nào đó bạn sẽ trở thành một người viết giỏi” We’re The Best ^^  Thank You!