Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án - Đỗ Văn Chính

LOGO QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 Bộ môn quản lý xây dựng  Số tiết: 30 tiết  Nhiệm vụ môn học:  Trang bị các kiến thức về các loại hình công việc khác nhau của một người hoặc một tập thể chịu trách nhiệm tổ chức quản lý và triển khai một dự án;  Giúp phân biệt và vận dụng các mô hình quản lý dự án khác nhau;  Sử dụng thành thạo một số phương pháp quản lý thời gian và tiến độ dự án và các kỹ thuật nhằm phân phối nguồn lực trong quá trình triển khai dự án. NHIỆM VỤ MÔN HỌC 4/22/2020  Đánh giá môn học:  Điểm quá trình: 20% : Kiểm tra 1 tiết + Kiểm tra 15 phút + Bài tập + Thảo luận + Chấm vở + Điểm danh  Thi cuối kỳ:80% - Lý thuyết + Bài tập (Lý thuyết:3đ, Bài tập:7đ )  Thông tin liên hệ:  TS. Đỗ Văn Chính – 0986 782 785 - Bộ môn Quản lý Xây dựng, Khoa KT&QL - 211 Nhà A5 - VP Đoàn TNCS HCM Trường ĐHTL - Phòng 413 A1  Email: chinhdv@wru.vn; chinh46ktl@gmail.com ĐÁNH GIÁ MÔN HỌC 4/22/2020  Tài liệu giảng dạy  Từ Quang Phương, 2014, Giáo trình Quản lý dự án, Nhà xuất đại học kinh tế quốc dân  Tài liệu tham khảo  Vũ Công Tuấn, 1999, Quản lý dự án, NXB TP. Hồ Chí Minh  Bùi Ngọc Toàn, 2008, Các nguyên lý quản lý dự án, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, Hà nội TÀI LIỆU GIẢNG DẠY 4/22/2020 4/22/2020 Dự án treo Dự án chuyển đổi mục đích đầu tư Dự án ma Mua bán dự án đầu tư Chất lượng công trình không đảm bảo Thất bại của dự án (không đạt được mục tiêu) Vấn đề đặt ra làm thế nào để quản lý dự án cho hiệu quả, hạn chế các dự án bị thất bại (không đạt mục tiêu của dự án)? BÀN LUẬN MỘT SỐ DỰ ÁN? Chương 1: Tổng quan về dự án và quản lý dự án Chương 2: Các nội dung cơ bản của quản lý dự án Chương 3: Quản lý thời gian và tiến độ dự án Chương 4: Phân phối nguồn lực dự án và quản lý chi phí NỘI DUNG MÔN HỌC Chương 5: Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN NỘI DUNG: 1.1. KHÁI NIỆM DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.2. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHỦ YẾU THAM GIA DỰ ÁN 1.3. CÁC YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA NGƯỜI QLDA 1.4. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ SẢN XUẤT LIÊN TỤC 4/22/2020 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN • Theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) : “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực”. • Có nhiều cách hiểu khác nhau về dự án, nhưng các dự án có nhiều đặc điểm chung như:  Các dự án đều được thực hiện bởi con người;  Bị ràng buộc bởi các nguồn lực: con người, tài nguyên;  Được hoạch định, được thực hiện và được kiểm soát. 4/22/2020  Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng  Có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn;  Liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp;  Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo (mới)  Bị hạn chế bởi các nguồn lực;  Môi trường hoạt động va chạm;  Luôn có tính bất định và rủi ro;  Tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án; 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định. a. Khái niệm 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 Chu trình quản lý dự án xoay quanh 3 nội dung chủ yếu là (1) lập kế hoạch, (2) Tổ chức phối hợp thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và (3) giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định. LẬP KH GIÁM SÁT ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất theo một trật tự logic 4/22/2020 Là quá trình phân phối nguồn lực gồm (Tiền, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 a2. Điều phối thực hiện dự án: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất các giải pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện  đúc rút kinh nghiệm, kiến nghị các dự án sau 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 a3. Giám sát: 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 Chi phí Thời gian Thành quả Ngân sách cho phép Thời hạn quy định Yêu cầu về thành quả Mục tiêu 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020  Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án;  Tạo điều kiện cho việc liên hệ, gắn bó giữa nhóm QLDA với khách hàng, CĐT và các nhà cung cấp đầu vào;  Tăng cường sự hợp tác và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án;  Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng;  Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn. c. Tác dụng của quản lý dự án 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 Những hạn chế của quản lý theo DA là: Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức; Quyền lực và trách nhiệm của quản lý dự án trong một số trường hợp không được thể hiện đầy đủ; Phải giải quyết vấn đề “hậu dự án” 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 1.1: KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 4/22/2020 1.1.3: PHÂN LOẠI DỰ ÁN STT Tiêu chí phân loại Các loại dự án 1 Theo cấp độ dự án Dự án thông thường; chương trình; hệ thống 2 Theo quy mô dự án Dự án quan trọng Quốc gia, dự án Nhóm A; nhóm B; nhóm C 3 Theo lĩnh vực Xã hội; kinh tế; tổ chức hỗn hợp 4 Theo loại hình Giáo dục đào tạo; nghiên cứu và phát triển; đối mới; đầu tư; tổng hợp 5 Theo thời hạn Ngắn hạn (1-2 năm); trung hạn (3-5 năm); dài hạn trên (5 năm) 6 Theo khu vực Quốc tế; quốc gia; vùng; miền; liên ngành; địa phương 7 Theo chủ đầu tư Nhà nước; doanh nghiệp; cá thể riêng lẻ 8 Theo đối tượng đầu tư Dự án đầu tư tài chính; dự án đầu tư vào đối tượng vật chất cụ thể 9 Theo nguồn vốn Vốn từ ngân sách Nhà nước; vốn ODA; vốn tín dụng; vốn tự huy động của DN Nhà nước; vốn liên doanh với nước ngoài; vốn góp của dân; vốn của các tổ chức ngoài quốc doanh; vốn FDI, 4/22/2020 1.2: CÁC ĐỐI TƯỢNG CHỦ YẾU THAM GIA DỰ ÁN Nhà thầu Khách hàng Tư vấn Nhà cung ứng Nhà nước Tổ chức tài trợ vốn Chủ dự án Đơn vị xây dựng công trình, lắp đặt trang thiết bị Ngân hàng, định chế tài chính, đối tác liên doanh Bộ Kế hoạch và Đầu tư Bộ Xây dựng Bộ Tài chính Ngân hàng Nhà nước Cung ứng nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc Chuyên môn về khảo sát, thiết kế, lập dự toán, giám sát CT, nghiệm thu chất lượng CT Đưa ra các yêu cầu về thời gian, chất lượng, chi phí 4/22/2020 1.3. CÁC YÊU CẦU CỦA NGƯỜI QLDA 1.3.1. Vị trí, vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA a. Vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án: Sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn: Cạnh tranh về nguồn lực, mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án, thay đổi yêu cầu của khách hàng... b. Vai trò của nhà quản lý dự án: Phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, duy trì mối quan hệ các tổ chức của DA, đương đầu với rủi ro, ràng buộc trong quá trình quản lý dự án c. Trách nhiệm của nhà QLDA: giải quyết được mối liên hệ giữa: Chi phí, Thời gian và Chất lượng. 4/22/2020 1.3.2. Các kỹ năng và phẩm chất của PM  Thật thà và chính trực  Khả năng ra quyết định  Hiểu biết các vấn đề về con người  Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài 1.3. CÁC YÊU CẦU CỦA NGƯỜI QLDA 4/22/2020 1.3.3. Chọn lựa PM a. Biết tổng quát > Chuyên sâu b. Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích c. Người làm cho mọi việc dễ dàng 1.3. CÁC YÊU CẦU CỦA NGƯỜI QLDA 4/22/2020 Chức năng hoạch định: Xác định cái cần phải làm gì? 1. Xác định mục tiêu 2. Định phương hướng chiến lược 3. Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động. 1.4. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI LÀM QLDA 4/22/2020 Chức năng tổ chức 1. Quyết định công việc được tiến hành như thế nào? 2. Là cánh thức huy động và xắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch: Làm việc gì? Ai làm? Phối hợp công việc ra sao?Ai báo cáo cho ai ? Chỗ nào cần quyết định ? 4/22/2020 1.4. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI LÀM QLDA Chức năng lãnh đạo: 1. Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên. 2. Chọn một kênh thông tin hiệu quả. 3. Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức. Chức năng kiểm soát: Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu. 4/22/2020 1.4. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI LÀM QLDA 4/22/2020 1.4. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI LÀM QLDA 4/22/2020 1.4. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI LÀM QLDA  Anh chị được phân công phụ trách dự án A, dự tính kéo dài một năm. Cấp trên vừa quyết định lùi thời điểm bắt đầu dự án từ tháng 2 thành tháng 4 vì thiếu tài chính nhưng thời điểm kết thúc dự án lại không thay đổi. Khả năng đánh đổi lớn nhất là tình huống nào dưới đây? Vì sao anh chị lại chọn tình huống đó  A. Tiến độ, thời gian  B. Chi Phí  C. Chất lượng  D. Chỉ có tình huống A và B  E. Cả ba tình huống A,B,C 4/22/2020 1.4. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI LÀM QLDA Giữa quản lý dự án và quản lý hoạt động sản xuất liên tục có nhiều điểm giống nhau vì đều dựa trên những nguyên tắc quan trọng và các phương pháp của khoa học quản lý tuy nhiên giữa chúng cũng có nhiều điểm khác nhau 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 4/22/2020 a. Phương pháp phân tích hệ thống: Phân tích hệ thống là phương pháp trình bày tiến độ hoạt động của toàn bộ dự án thông qua việc sử dụng các sơ đồ mạng ví dụ: Lập kế hoạch dự án b. Quản lý theo mục tiêu: Phương pháp quản lý tiến hành xác định mục tiêu cần đạt và sử dụng các phương pháp để đo lường việc hoàn thiện so với mục tiêu  ứng dụng trong lập kế hoạch và giám sát dự án 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 1. Các phương pháp quản lý ứng dụng trong QLDA 4/22/2020 c. Phương pháp tối thiểu hóa chi phí: Đây là phương pháp được sử dụng để rút ngắn thời gian thực hiện dự án với chi phí tăng thêm tối thiểu d. Phương pháp phân bố đều nguồn lực: Đây là phương pháp điều phối các công việc dự án trên cơ sở đảm bảo nhu cầu nguồn lực tương đối đồng đều trong một thời kỳ sao cho chi phí là tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo đúng thời gian hoàn thành dự án. 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 4/22/2020 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 2. Đặc điểm của quản lý dự án Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời, được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại đó, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập. Sau khi kết thúc dự án cần tiến hành phần công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị. 4/22/2020 Về quan hệ : Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng ban chức năng. Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người liên quan từ các phòng ban chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Tuy nhiên giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về các vấn đề như nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật. 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 4/22/2020 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 3. Một số đặc điểm khác nhau cơ bản giữa QLDA với quản lý quá trình sản xuất liên tục của DN Quản lý rủi ro một cách thường xuyên: Quản lý dự án thường phải đối phó với nhiều rủi ro có độ bất định cao trong công tác lập kế hoạch, dự tính chi phí, dự toán sự thay đổi công nghệ, sự thay đổi cơ cấu tổ chức 4/22/2020 1.4. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 3. Một số đặc điểm khác nhau cơ bản giữa QLDA với quản lý quá trình sản xuất liên tục của DN Quản lý sự thay đổi: Trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh các nhà quản lý thường nhìn vào mục tiêu lâu dài của tổ chức để áp dụng các phương pháp, kỹ năng phù hợp Trong quản lý dự án, vấn đề được quan tâm lại là quản lý thời gian và quản lý sự thay đổi. 4/22/2020 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 3. Một số đặc điểm khác nhau cơ bản giữa QLDA với quản lý quá trình sản xuất liên tục của DN Quản lý về nhân sự: chức năng tổ chức giữ vị trí quan trọng trong quản lý dự án. Lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp sẽ có tác dụng phân rõ trách nhiệm và quyền lực trong quản lỳ dự án 4/22/2020 1.5. PHÂN BIỆT QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT LIÊN TỤC 4/22/2020 Quá trình quản lý sản xuất theo dòng Quản lý dự án  Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục  Nhiệm vụ không có tính lặp lại, liên tục mà có tính mới mẻ  Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp  Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao  Một khối lượng lớn hàng hóa dịch vụ được sản xuất trong 1 thời kỳ  Tập trung vào 1 loại hay một số lượng nhất định hàng hóa dịch vụ  Thời gian tồn tại cty, DN lâu dài  Thời gian tồn tại dự án có giới hạn  Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với việc ra quyết định  Các số liệu thông kê ít có  Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm  Nhân sự mới cho mỗi dự án  Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến  Phân chia trách nhiệm tùy theo tính chất từng dự án  Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh theo thời gian  Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi  Môi trường làm việc ổn định