Tiểu luận Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh - Đề tài: Những vấn đề cần lưu ý trong giao tiếp khi dự tiệc trong kinh doanh - Nguyễn Văn Tùng

Môn học: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Giáo viên bộ môn: Th.s Lê Ngọc Thắng ĐỀ TÀI: NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG GIAO TIẾP KHI DỰ TIỆC TRONG KINH DOANH Thực hiện: Nhóm 4 Nguyễn Văn Tùng   -  Nhóm Trưởng: 01669054408 Nguyễn Thị Thùy Trang Nguyễn Thị Hoa Lê Thị Minh Hồng Nguyễn Thị Thanh Nhã Bùi Thị Ngọc Hải Nguyễn Mai Thành Tấn Khúc Duy Chiến Nguyễn Tuấn Anh Võ Thị Thanh Thúy Đinh Thị Ánh Vi I. LỜI MỞ ĐẦU: Để tồn tại và phát triển mỗi người không thể sống một mình, tách khỏi gia đình, người thân , bạn bè, cộng đồng người mà phải gia nhập vào các mối quan hệ giao tiếp giữa con người với con người. Thông qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin ,về cảm xúc, tri giác lẫn nhau và ảnh hưởng tác động qua lại với nhau. Nhờ giao tiếp, mỗi người gia nhập vào các mối quan hệ xã hội, tổng hoà các quan hệ xã hội tạo thành bản chất con  người, lĩnh hội nền văn hoá xã hội tạo thành tâm lí, ý thức, nhân cách. C.Mác đã khẳng định Bản chất con người không phải là cái gì trừu tượng, tồn tại riêng biệt, trong tính hiện thực của nó, bản chất con người là tổng hoà các mổi quan hệ xã hội. Sự đa dạng phong phú của các mối quan hệ xã hội sẽ làm phong phú đời sống tâm lý con người. Mặt khác, giao tiếp còn tham gia vào mọi hoạt động của con người: hoạt động học tập lao động, vui chơi và hoạt động xã hội . . . Giao tiếp định hướng cho các hoạt động, điều khiển hoạt động, giúp các hoạt động tiến hành đạt hiệu quả. Trong công tác lãnh đạo quản lý, hoạt động giao tiếp thường xuyên diễn ra: giao tiếp giữa nhà lãnh đạo, quản lý và đối tượng lãnh đạo, quản lý; giữa cấp trên và cấp dưới; giữa các nhóm làm việc với nhau; giữa cá nhân với cá  nhân. Để hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu của hoạt động lãnh đạo, quản lý thì chủ thể quản lý và đối tượng quản lý phải có sự phối hợp cùng nhau, thông cảm với nhau, tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Chúng ta có thể đặt ra câu hỏi? Trong bữa tiệc có liên quan đến các mối qua hệ trong kinh doanh có cần những kỹ năng giao tiếp hay không? Những vấn đề dưới đây sẽ giúp chúng ta làm rõ điều đó. Những bữa tiệc quan trong đòi hỏi những phép lịch sự cần thiết, nhất là trong bữa tiệc liên quan tới quan hệ kinh doanh. Nếu không thể hiện được sự tôn trọng và chân thành của mình với đối tác, chúng ta có thể dễ dàng mất đi những bản hợp đồng có giá trị rất lớn. Cho lên chúng ta cần ghi nhớ các cách giao tiếp tối thiểu của người làm kinh tế trong bữa tiệc mang tính kinh doanh. Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên giữa đám đông với một phong cách hòa đồng. Họ thường chủ động bắt chuyện với bất cứ ai. Đó là một kỹ năng rất cần thiết cho người kinh doanh. Chúng ta phải biết nhờ có giao tiếp chúng có thể làm hài lòng của khách hàng, của đối tác. Chính bản thân chúng ta cũng phải tôn trong đối tác của ta, bằng những hành động thật là lịch sự, tế nhị, làm cho đối tác cảm thấy thoải mái, sự tin tưởng vào mình trong cuộc nói chuyện cũng như công việc mang tính chất kinh doanh. Có rất nhiều cách để mà thể hiện được hành động của chúng ta mang tính lịch sự. Ngoài việc chúng ta thể hiện bằng cách xưng hô, lời nói ra thì chúng ta còn có thể thể hiện chúng qua các hành động cử chỉ của chính chúng ta. Cho nên những hành động hay cử chi của chúng ta cũng cần phải đẻ ý đến. Vì đó cũng là những kĩ năng trong giao tiếp mà chúng ta cần phải quan tâm. Ngoài ra còn cả ngoài hình bên ngoài nữa, điều này cũng rất quan trong, phong cách ăn mặc làm sao cho hợp với cuộc hội nghị đầy trang trong nhưng thế này? Là cả một vấn đề khó? Tất cả những điều này rất cần thiết trong hoạt động giao tiếp xã hội, đặc biệt hơn là giao tiếp trong kinh doanh. Chúng ta cần phải biết đến nó để mà ứng xử hàng ngày trong xã hội thời đại như hiện này. II. NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI THAM DỰ MỘT BỮA TIỆC: 1. Về ngoại hình, trang phục. Là một doanh nhân, chắc hẳn phải có ít nhất một lần bạn đến dự một buổi tiệc trong giới kinh doanh, và bạn băn khoăn khi phải lựa chọn cho mình một bộ trang phục phù hợp. Bởi lẽ bữa tiệc kinh doanh đối với một doanh nhân không chỉ đơn thuần là một bữa tiệc mà đó còn là một cơ hội thể hiện với những đối tác làm ăn. Khi đến dự một bữa tiệc trong giới doanh nhân, để lực chọn được một bộ trang phục phù hợp, tiêu chí đầu tiên bạn phải quan tâm đó là tính chất của bữa tiệc và những “chủ thể” góp mặt trong bữa tiệc ấy. Với người phụ nữ, những chiếc váy đầm luôn là lựa chọn hàng đầu cho một buổi tiệc; còn đối với người đàn ông thì dĩ nhiên không gì phù hợp bằng một bộ vest lịch lãm, sang trọng. Bộ trang phục bạn khoác trên người không thể làm cho thân hình bạn trở nên “chuẩn” thì hãy để bộ trang phục ấy giúp bạn tôn lên những đường nét đẹp nhất trên cơ thể bạn và khiến cho bạn thật sự nổi bật. Bạn phải luôn đảm bảo rằng bộ trang phục bạn đang mặc trên người làm cho bạn cảm thấy tự tin nhất, điều đó cũng có nghĩa là bạn đã thực sự tự tin để nắm bắt cơ hội với những đối tác quan trọng. Một bộ trang phục cũng góp phần to lớn trong việc bộc lộ con người của bạn: về tính cách, gu thẩm mỹ... Màu sắc của bộ trang phục cũng là điều rất cần thiết để làm bạn đẹp hơn. (cần đưa vào một số ví dụ cụ thể cho vài trường hợp, có hình ảnh) Trang phục không chỉ là một trong những kĩ năng giao tiếp quan trọng, mà đó còn là một trong những tiêu chí quyết định cách đánh giá của những ngưởi khác đối với bản thân bạn. Trang phục bạn khoác trên người có thể giúp bạn thăng tiến trong công việc nhờ thiện cảm của những xung quanh. Hoặc cũng chính bộ trang phục bạn khoác trên người sẽ làm bạn mất đi những cơ hội làm việc với những đối tác quan trọng. Do đó, lựa chọn trang phục phù hợp cho một bữa tiệc, đặc biệt là đối với một người kinh doanh, là thực sự tối cần thiết. Không chỉ quan tâm đến trang phục mà chúng ta còn phải quan tâm đến việc “make up” trong bữa tiệc. Nó cũng thể hiện được nét đẹp, nét duyên dáng và sự tươi tắn của mỗi con người trong bữa tiệc. Nhưng cách trang điểm của mỗi phái là khác nhau, nhưng phải nói rằng phái Nữ sẽ trang điểm phức tạp, cầu kỳ hơn phái Nam. Điều này rất quan trong đặc biệt ở phái Nữ. Chúng ta có nhiều cách thức để mà trang điểm, những mỗi cách sẽ thể hiện được nét nổi bật trong từng bữa tiệc. Với những bữa tiệc, sự kiện khác nhau vào những khoảng thời gian khác nhau trong ngày hay trong năm mà chúng ta có những cách trang điểm cho phù hợp. Ngoài ra còn có cách bới tóc, đeo phụ trang, bóp đầm nhỏ,.. cho nữ, đến cách mặc áo sơ mi dài tay, caravat hoà hợp với áo, quần, vớ, thậm chí cả nước hoa, chính là những gì làm nên một phần nét văn háo dự tiệc nơi bạn đến. (cần đưa vào một số ví dụ cụ thể cho vài trường hợp, có hình ảnh) 2. Những điều cần lưu ý trước khi đến dự tiệc Khi đến tham dự một bữa tiệc, không phải chúng ta muốn mang gì cũng được. Điều này còn tùy thuộc vào nội dung thư mời viết như thế nào nữa. Còn không chúng ta cũng chỉ lên mang những gì liên quan đến công việc của ta thôi. Tránh gây phiền phức cho mình cũng như cho người khác. Điều này rất quan trọng của phép đối xử trong giao tiếp. Cụ thể ở đây là những đứa trẻ, có lên mang hay không sau khi bạn đọc bức thư mời. Đừng đến dự tiệc với tay không. Hãy mang theo món quà nhỏ - một chai rượu, một bó hoa. Sẽ chẳng có gì là sai nếu bạn chu đáo. Nhưng tránh mang thức ăn bởi chắc chắn đó là những thứ chủ bữa tiệc đã chuẩn bị rồi. Khi giấy mời dự tiệc của công ty không đề cập đến việc bạn có thể “đính kèm” bạn bè hay người thân thì bạn tuyệt đối không nên mang theo.             Một phần là vì nhà hàng và công ty chỉ chuẩn bị đủ phần ăn cho những người được mời, một phần vì người mời chỉ muốn riêng một loại đối tượng nào đó mà họ muốn. Nếu giấy mời đến từ một công ty đối tác và bạn không muốn đi một mình hoặc bạn thấy công ty và người bạn của mình cũng quan tâm đến sự kiện thì bạn cần gọi điện hỏi trước bên chủ của bữa tiệc. 3. Cách giao tiếp trong bữa tiệc. Khi bắt đầu gặp mọi người thì chúng ta cần quan tâm đếm cử chỉ hành động của chúng ta trong giao tiếp. Mọi người có thể bắt tay nhau một cách lịch sự, nở một nụ cười, chào nhau và giới thiệu cho nhau những người mà mình chưa biết đến trong bữa tiệc này. Nhưng khi hỏi hoặc khi nói thì cái vấn đề đó phải liên quan đến chử đề của bữa tiệc hôm đó. Chúng ta hãy cố gắng nhớ những người mà chúng ta đã từng gặp và quen biết, cố gắng tìm hiểu và làm quen những đối tác khác trong giới đầu tư. Cách chào hỏi, giao tiếp tốt sẽ tạo nên cho chúng ta quan hệ rộng, thuận lợi cho công việc sau này. Còn về hình thức của bữa tiệc thì có các hình thức khác nhau,  không chỉ là bữa tiệc ngồi, mà còn có thể có những bữa tiệc buffer trang trọng khác. Mỗi bữa tiệc đều có cách giao tiếp khác nhau, bữa tiệc đứng thì chúng ta cần phải đi nhiều nơi ăn những món ăn khác nhua nhưng quan trọng hơn là chúng ta cần phải tìm cách giao tiếp với mọi người trong bữa tiệc. Chú ý khi ngồi bạn trong bữa tiệc ngồi, Nếu là tròn thì chúng ta có thể ngồi bất cứ chỗ nào cũng được, nhưng khi là bàn vuông thì chúng ta phải quan sát vị trí chỗ ngồi sao cho phù hợp với mình, Chỗ giữa là của sếp, hai bên là của nhân viên chẳng hạn. Điều này rất quan trọng trong giao tiếp, khi chúng ta thể hiện tốt thì cũng như chúng ta đang tôn trọng và thức hiện tốt cái vị trí của mình trong bữa tiệc. Đây là hành động giao tiếp khi bắt đầu nhập một bữa tiệc trang trọng. Còn khi trong bữa ăn, các cử chỉ bữa tiệc cũng rất quan trọng như là những vấn đề nhỏ: cách dùng thìa, muỗng nĩa, cách dùng khăn giấy, cách hút thuốc Ví dụ như: Sử dụng khăn ăn : -  Bạn nên đợi người chủ tiệc mở khăn ăn xong thì bạn hãy mở khăn ăn của mình. -  Bữa ăn sáng hay bữa ăn trưa thì mờ hết khổ rộng của khăn. -  Khăn ăn bữa tối, đại tiệc thì mở ra một nữa và đặt lên đùi. - Không nên giũ khăn quá mạnh, không nhét khăn vào dưới gầm hay áo veston của bạn. -  Không dùng khăn để lau mặt. -  Không nên lau dao nĩa bằng khăn ăn. Sử dụng muỗng nĩa Muỗng nĩa luôn được sắp đặt theo một thứ tự từ ngoài vào trong để lần lượt sẽ phục vụ cho các món ăn sẽ dọn trong bữa ăn. Hãy dùng những dụng cụ ăn từ ngoài vào trong theo thứ tự ( không được gom lại thành một bó hoặc lựa chọn theo ý thích ) * Theo cách ăn của Châu Âu : Nĩa cầm tay trái, mũi nhọn ghim giữ thức ăn, dao cầm tay phải để cắt, rồi dùng nĩa đưa thứcăn lên miệng. Khi ko dùng dao thì gát dao bên tay phải dĩa ăn. Lúc này sẽ cầm nĩa bên tay phải. * Người Mỹ thì ăn theo cách chữ “chi” Nĩa cầm tay trái ghim giữ thức ăn để cắt bằng dao bên tay phải. Cắt xong gát dao xuống bên phải mép dĩa ăn. Chuyển nĩa qua tay phải để đưa thức ăn lên miệng. Ăn xong một miếng thì chuyển nĩa qua tay trái trở lại, cắt thức ăn xong thì chuyển nĩa lại tay phải ..tiếp tục lặp lại quá trình trên. Khi đánh rơi dao, muỗng ,nĩa : Đừng tự  mình cúi xuống nhặt lên. Bạn sẽ yêu cầu phục vu thay dao, muỗng, nĩa mới. * Đang dùng bữa mà bạn muốn nghĩ một lát ? – Bạn đang ăn theo kiểu Mỹ, bạn có thể đặt dao, nĩa song song bên tay phải dĩa ăn, mũi nhọn của nĩa  quay xuống dưới. – Bạn đang ăn theo kiểu Châu Âu, thì bạn có thể để giao nĩa thành một góc nhọn hình chử V ngay giữa dĩa ăn, mũi nhọn của nĩa luôn quay xuống ( nếu đặt sai thì một món ăn giữa chúng sẽ được dọn đi) * Khi ăn xong một món ăn, đặt dao nĩa chung với nhau bên tay phải của dĩa ăn, mũi nhọn của nĩa quay lên trên. * Khi đang chờ để được tiếp thêm cùng món ăn đó đặt dao nĩa bên tay phải, mũi nhọn nĩa quay lên trên và mũi dao gài vào răng nĩa. * Không đặt muỗng trong dĩa ăn canh. Muỗng dùng để ăn tráng miệng phải đặt trên dĩa lót ở phía dưới. Cách dùng thức uống. (lấy hình ảnh ví dụ khác về thức uống) -  Khi thức uống còn nóng không nên khuấy hay thổi cho mau nguội. -  Khi cho đường vào cà phê hay trà đừng khuấy nhiều quá, ko uống cà phê hay trà bằng muỗng cà phê. -  Dùng muỗng khô để lấy đường. Khi uống phải bỏ muỗng ra ngoài tách. Không uống nước khi vẫn còn thức ăn trong miệng. Hút thuốc tại bàn ăn. -  Nên hút thuốc sau khi bữa ăn kết thúc. -  Hút thuốc trong khi dọn đổi món ăn, hoặc khách đang ăn là một cung cách thiếu tế nhị và thô lỗ. 4. Phong cách doanh nhân trên bàn tiệc “Tiệc” là một trong những hình thức gặp gỡ, giao lưu với đối tác, với đồng nghiệp, với những người bạn mới trong kinh doanh. Nhiều khi những mối quan hệ trong công việc, những dự định hợp tác kinh doanh được thiết lập ngay trên bàn tiệc. Tuy nhiên để có được các mối quan hệ đó còn phụ thuộc rất nhiều vào cách mà doanh nhân giao tiếp, ứng xử cũng như cách họ ăn uống. Chính những điều đó thể hiện vị thế của doanh nhân trước đối tác và mọi người xung quanh. Vậy doanh nhân cần phải thể hiện phong cách của mình như thế nào trước đối tác trong các bữa tiệc đó? Một phong cách hòa đồng, thân thiện trong bữa tiệc sẽ giúp doanh nhân tạo dựng được những mối quan hệ tốt với đối tác, với đồng nghiệp và những người khác.     Một lời chào, một nụ cười thân thiện sẽ là cầu nối xóa bỏ khoảng cách giữa bạn với người xung quanh. Không ai nỡ từ chối trước sự khơi mào đầy thân thiện đó cả.    Một lời tự giới thiệu về bản thân và một cái bắt tay làm quen là cách tốt nhất để hòa nhập với những người lạ. Cách làm quen ban đầu luôn là hỏi tên của người bạn mới. Tùy tình hình, có thể khéo léo tìm hiểu mối quan hệ giữa người mới và chủ bữa tiệc để tìm điểm chung, rút dần khoảng cách.    Biết cách khơi gợi câu chuyện trong bữa ăn: có thể là một vấn đề đang được nhiều người quan tâm, một đề tài đang nóng để cùng nhau bàn luận...và khơi gợi, mở rộng câu chuyện sang nhiều lĩnh vực khác: quan niệm sống, giới thiệu về công việc của mình và hỏi thăm công việc của người bên cạnh; tránh sự tranh luận gay gắt.    Lời nói, cử chỉ trong khi nói chuyện: tránh ngắt lời thô lỗ, tư thế ngồi nghiêm chỉnh, không nên quơ dao, dĩa, đũa hay thìa trước mặt, không nói trong khi miệng còn đồ ăn, không nghe điện thoại ngay trong bàn ăn hay nói chuyện quá lâu chỉ với một người mà nên chia đều sự quan tâm...     Không chỉ lịch sự lúc ban đầu mà khi chia tay cũng là một phần của kỹ năng giao tiếp. Nhiều người tìm cách lặng lẽ rút khỏi bữa tiệc và cho rằng không ảnh hưởng tới không khí của người khác. Song đây không phải là cách lịch sự. Trong kinh doanh, cách bạn chia tay sẽ góp phần tăng cường hình ảnh của bạn và có thể mở ra những cơ hội mới với đối tác. Hãy ra về với lời chia tay chân thành đối với những người ngồi bên cạnh, cùng với lời hẹn hy vọng sẽ gặp lại lần sau... 5. Khi chuẩn bị kết thúc bữa ăn. Khi bạn ăn xong, hãy đặt tất cả đồ dùng đê ăn của bạn ở vị trí với nĩa và muỗng được đặt đối mặt lên nhau và đặt con dao với mũi dao hướng vào trong, để cho thấy rằng bạn đã ăn xong. Đừng đặt những đồ dùng đã dùng trên bàn - đồ dùng đã được dùng một lần, không được chạm vào bàn một lần nữa. Ngoại trừ ở khách sạn công cộng, không được yêu cầu mang thức ăn chưa dùng hay thức ăn thừa về nhà, và đừng bao giờ làm vậy thi tham dự một bữa ăn tối trang trọng. Chủ tiệc có thể đề nghị rằng khách mời có thể mang thức ăn dư về, nhưng không nên khăng khăng. Để khăn ăn trên ghế của bạn chỉ khi tạm thời rời khỏi. Khi bạn rời bàn tiệc vào cuối bữa ăn, hãy đặt khăn ăn đã được dùng trên bàn để bên trái đĩa ăn của bạn.     Khi ăn xong bạn cũng nên để dụng cụ song song trong thành đĩa để phục vụ dọn đồ đi. Nếu chẳng may bạn làm rơi vỡ đồ gì đó không nên hoảng hốt hãy ngồi yên sẽ có người đến dọn dẹp. Và dưới đây là thêm một số lưu ý khi đi dự tiệc - Khi có những món ăn bạn không thích hoặc không thể ăn, cũng nên lấy một ít và để lại trên dĩa và từ chối không nhận tiếp thêm. - Không nên tỳ cùi chỏ lên bàn khi đang ăn. - Không nên uống các loại thuốc ngay tại bàn ăn. Đừng cắt vụng thức ăn thành các miếng nhỏ trên dĩa ăn, nên cắt và ăn từng miếng một. - Khi ăn phải chậm rãi, khoan thai từ tốn ( tránh ăn lia lịa, nhai nhóp nhép, húp rồn rột, khi nhai nên ngậm miệng lại). - Khi đang ăn không cười nói ồn ào, không kén chọn xáo trộn khi gắp thức ăn, không cầm cả chén lên húp. - Tránh ợ, sặc, ngáp ở bàn ăn. Khi dùng tăm xỉa răng phải dùng tay che miệng, không ngậm tăm khi nói chuyện. - Cần bình tĩnh khi xảy ra những chuyện bất trắc như đánh rơi dao, muỗng, nĩa, làm đổ thức ăn hoặc làm vỡ dĩa. Khi đó phục vụ bàn sẽ lo và dọn dẹp. - Không nên bẻ vụng bánh mì bỏ vào chén soup. hãy cắn một miếng bành mì và húp một muỗng canh đầy. - Không nên khua muỗng nĩa, hoặc đẩy dĩa ăn ra xa khi vừa ăn xong. III. KẾT LUẬN Các bạn có thể nhận thấy rằng, nhóm chúng tôi chỉ mới giới thiệu sơ lược trên đây vài vấn đề cần lưu ý khi tham dự một bữa tiệc trong kinh doanh song đã có rất nhiều những kiến thức mà trước đây đa số mọi người đều cho rằng nó không thực sự quan trọng như thế. Nhưng không, chính những điều ấy, những điều tưởng chừng như nhỏ nhặt ấy lại đóng vai trò rất lớn trong việc giao tiếp, tạo dựng các mối quan hệ trong kinh doanh. Những kĩ năng trên tưởng chừng như rất nhỏ nhặt nhưng nếu chúng ta không biết đến se gây những phản cảm không tốt, nhưng văn hoá giao tiếp và ứng xử khi đi dự tiệc mới chính là nhân tố quyết định. Giao tiếp và ứng xử là phần quan trọng nhất, bởi vì sẽ ít có ai để ý quá kĩ đến những kĩ năng, nhưng những điều làm cho họ nhớ nhất chính là phong cách của chúng ta . Dự tiệc có thể là một thử thách nhưng là một cơ hội lớn cho chúng ta thể hiện mình là người có văn hoá và mang lại khả năng đạt được những thành công trong tương lai. Hãy là một doanh nhân thông minh và thành đạt là những gì chúng tôi muốn gửi tới các bạn thông qua những điều trên, chúc các bạn thành công.