Bài giảng Chức năng kiểm tra

CHỨC NĂNG KIỂM TRA CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ Dẫn đến ĐẠT ĐƯỢC MỤC ĐÍCH ĐỀ RA CỦA TỔ CHỨC Xác lập mục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động Quyết định những gì phải làm, làm như thế nào và ai sẽ làm việc đó Định hướng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết mâu thuẫn, hoàn thành mục tiêu chung Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng được hoàn thành như trong kế hoạch Lập kế hoạch Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra NỘI DUNG TRÌNH BÀY Khái niệm và phân loại. Vai trò của kiểm tra. Sơ đồ quá trình kiểm tra. Hệ thống kiểm tra phản hồi. Các phương pháp kiểm tra 5.1 KHÁI NIỆM • Chức năng kiểm tra được hiểu là quá trình đo lường việc thực hiện các kế hoạch trên thực tế nhằm phát hiện ra các sai lệch và đề ra các biện pháp điều chỉnh để thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đã đề ra. PHÂN LOẠI KIỂM TRA Kiểm tra phòng ngừa: nhằm làm giảm các sai lệch có tác động làm giảm nhu cầu đối với các hoạt động hiệu chỉnh Kiểm tra hiệu chỉnh: nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã đặt ra. Kiểm tra phản hồi: kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra nhằm cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên. CÁC ĐIỂM KIỂM TRA HỆ THỐNG KIỂM TRA ĐẦU VÀO QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI ĐẦU RA Kiểm tra phòng ngừa Kiểm tra hiệu chỉnh Kiểm tra phản hồi 5.2 MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ • Mục đích: • Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời. • Bảo đảm sụ tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức: kiểm tra những người thừa hành và người quản lý. Vai trò của chức năng kiểm tra • Vai trò: • Hoàn thiện các quyết định trong quản lý. • Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao. • Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức. • Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường. • Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TRA Tiến trình đưa ra các quyết định về mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và phân bổ các nguồn lực của tổ chức Đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra. Vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực tế. Vạch ra mục tiêu và mục đích Cung cấp thông tin cần thiết, đúng thời điểm 5.3 SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH KIỂM TRA Xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện Đo lường việc thực hiện Điều chỉnh các sai lệch Hệ thống kiểm tra • Xây dựng tiêu chuẩn: • Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch. Ví dụ: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, các chỉ tiêu tài chính. • Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn. • Yêu cầu: tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý, có khả năng thực hiện trên thực tế. Hệ thống kiểm tra • Đo lường việc thực hiện và so sánh việc thực hiện với các tiêu chuẩn: • Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách hợp lý và có các phương tiện xác định một cách chuẩn xác thì việc đo lường thực hiện thực tế sẽ dễ dàng. • Nếu không xác định được tiêu chuẩn rõ ràng thì sự dụng các tiêu chuẩn mờ như sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng các bạn hàng kinh doanh Hệ thống kiểm tra • Điều chỉnh các sai lệch: • Phân tích nguyên nhân gây sai lệch. • Khắc phục bằng cách điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục tiêu HỆ THỐNG KIỂM TRA PHẢN HỒI KẾT QUẢ THỰC TẾ ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ SO SÁNH THỰC TẾ VỚI TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH CÁC SAI LỆCH KẾT QUẢ MONG MUỐN THỰC HIỆN CÁC ĐIỀU CHỈNH CHƯƠNG TRÌNH ĐiỀU CHỈNH PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN NGUYÊN TẮC KIỂM TRA • Kiểm tra gắn liền với kết quả mong muốn: kiểm tra phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. • Tính khách quan: nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho được những nhận xét và kết quả đúng mức về đối tượng kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch. NGUYÊN TẮC KIỂM TRA (tiếp) • Tính toàn diện: phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý và toàn diện, phải xác định được trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối tượng cần kiểm tra. • Tính thời điểm. • Tính có thể chấp nhận được.