Bài giảng Giao tiếp kinh doanh và thuyết trình - Bài 4: Kỹ năng thuyết trình (Phần 2)

1BÀI 4 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (PHẦN 2) 2MỤC TIÊU BÀI HỌC • Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình; • Giúp học viên biết cách thuyết trình thành công 1 vấn đề cụ thể; • Giúp học viên tự tin khi nói trước đám đông. 3NỘI DUNG BÀI HỌC Kỹ năng thuyết trình (phần 2) 3. Tiến hành thuyết trình + Trình bày nội dung bài thuyết trình + Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi của khán giả 4. Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình + Kỹ năng nói + Ngôn ngữ cơ thể + Kỹ năng nghe + Kỹ năng thuyết phục 43. TIẾN HÀNH THUYẾT TRÌNH 53.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH • Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình cần gây ấn tượng mạnh mẽ và thuyết phục khán giả - Chào những người tham dự và giới thiệu bản thân - Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình - Thông báo thời gian thuyết trình • Trình bày phần thân bài cần rõ ràng, mạch lạc các ý chính liên kết với nhau, có logic chặt chẽ - Chú ý cách dẫn dắt, chuyển tiếp giữa các vấn đề 6• Trình bày phần kết luận cần phải gây ấn tượng để lưu lại dấu ấn trong lòng khán giả - Nhắc lại các vấn đề chính mà bạn đã đề cập trong bài thuyết trình để khán giả ghi nhớ nội dung bài thuyết trình của bạn - Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề Ælưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo - Một kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng: Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu Nhấn mạnh vào cụm từ trọng tâm Sử dụng điệp âm 73.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ Chuẩn bị phần hỏi đáp - Dự đoán các câu hỏi của khán giả + Nên nghĩ đến những câu hỏi của khán giả có thể hỏi bạn ngay từ khi bạn lập đề cương cho buổi thuyết trình + Trong giai đoạn luyện tập hãy khuyến khích những người trong nhóm đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt 8• Luyện tập cách trả lời câu hỏi ¾ Nhờ bạn bè nghe mình rồi đặt câu hỏi ¾ Ghi âm câu trả lời rùi nghe lại, tự điều chỉnh ¾ Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thuyết trình sẽ giúp bạn tự tin trả lời câu hỏi • Khi nhận được câu hỏi của khán giả ¾ Tiếp nhận câu hỏi với thái độ tích cực ¾ Lắng nghe cẩn thận câu hỏi của khán giả ¾ Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả ¾ Bạn có thể suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi nhưng không nên quá lâu (10 giây) ¾ Cố gắng trả lời thẳng vào vấn đề ¾ Thái độ chân thành va thẳng thắn khi gặp câu hỏi khó trả lời ¾ Cố gắng kiểm soát thời gian 3.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ (tiếp) 94. VẬN DỤNG CÁC KỸ NĂNG TRONG THUYẾT TRÌNH 4.1. Kỹ năng nói 4.2. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể) 4.3. Kỹ năng lắng nghe 4.4. Kỹ năng thuyết phục 10 4.1. KỸ NĂNG NÓI TRONG KHI THUYẾT TRÌNH • Giọng nói/âm lượng - Trong khi thuyết trình bạn cần điều tiết âm lượng, giọng nói sao cho truyền cảm rõ ràng, có điểm nhấn và tạo sự lôi cuốn. - Tránh âm lượng quá to làm cho khán giả mệt mỏi, tránh âm lượng quá nhỏ làm cho khán giả phải căng tai ra khi muốn nghe những gì bạn nói. - Cách phát âm cần rõ ràng mạch lạc, “tròn vành rõ chữ”. • Nhịp điệu/tốc độ nói: Việc thay đổi nhịp điệu, tốc độ nói sẽ nhấn mạnh được ý mà người thuyết trình cần trình bày - Nên căn cứ vào từng đối tượng cụ thể để điều chỉnh tốc độ nói. Nếu khán giả có trình độ cao hoặc đang chăm chú lắng nghe thì có thể nói tốc độ nhanh. Ngược lại khán giả có kiến thức hạn chế thì cần nói chậm - Cần quan sát thái độ của khán giả để nói + Tránh nói nhanh làm khán giả không kịp tiếp nhận + Tránh nói chậm gây buồn ngủ, nhạt nhẽo + Tránh những tiếng đệm: ừ, à, ờ + Tránh lặp lại một từ quá nhiều lần 11 4.2. SỬ DỤNG NGÔN NGỮ CƠ THỂ (BODY LANGUAGE) TRONG THUYẾT TRÌNH • Con người giao tiếp,biểu đạt tình cảm hoặc truyền thông tin cho nhau đa phần là qua những dấu hiệu phi ngôn ngữ. • Giao tiếp phi ngôn ngữ là một công cụ quan trọng để biểu đạt tâm trạng, tình cảm, cảm xúc của con người. • Vận dụng tốt các phương thức giao tiếp phi ngôn ngữ trong thuyết trình sẽ giúp bạn thành công. 12 • Giao tiếp bằng mắt trong khi thuyết trình: Ánh mắt có thể tạo thiện cảm, rút ngắn khoảng cách xa lạ giữa thuyết trình viên và khán giả. Giao tiếp bằng mắt như thế nào để đạt hiệu quả cao? + Bắt đầu bằng việc đưa ánh mắt trìu mến quan sát xung quanh phòng để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. + Đưa ánh mắt chú ý đến một nhóm khán giả khi bạn nói câu nói đầu tiên. + Trong khi nói, hãy di chuyển ánh mắt đến tất cả khán giả đang có mặt trong buổi thuyết trình. 4.2. SỬ DỤNG NGÔN NGỮ CƠ THỂ (BODY LANGUAGE) TRONG THUYẾT TRÌNH (tiếp) 13 • Cử chỉ: Cử chỉ cần tự nhiên, kết hợp với lời diễn đạt. Tránh: + Nhún vai quá nhiều + Lắc lư đầu, vung tay + Trỏ tay, chắp tay sau lưng, khoanh tay + Rụi mắt, mân mê đồ vật • Dáng điệu, tư thế, phong thái: Thuyết trình viên cần thể hiện sự gần gũi, cởi mở, nồng nhiệt và đĩnh đạc. + Đứng thẳng hơi hướng về phía trước để tạo sự gần gũi, cởi mở với khán giả + Thẳng đầu, ánh mắt nhìn về phía khán giả + Lưng, bụng và chân thẳng, tạo sự tự nhiên Tránh: + Đầu lắc lư, trùng chân, dựa vào bàn hoặc điểm tựa nào đó + Đứng che khuất tầm nhìn hoặc quay lưng về phía khán giả 4.2. SỬ DỤNG NGÔN NGỮ CƠ THỂ (BODY LANGUAGE) TRONG THUYẾT TRÌNH (tiếp) 14 • Di chuyển: Người thuyết trình nên chủ động di chuyển trong một không gian nhất định. - Di chuyển nhẹ nhàng, kết hợp hướng ánh mắt về phía khán giả, vào bảng biểu minh họa và thuyết trình liên tục. - Chỉ nên di chuyển đến khoảng cách 1m với khán giả. - Di chuyển đến nhiều vị trí khán giả khác nhau. Tránh: + Di chuyển quá nhanh và liên tục + Di chuyển đến quá gần khán giả + Tránh sự va chạm vào khán giả 15 4.3. KỸ NĂNG LẮNG NGHE • Nghe chủ động: Là tập trung nghe một cách cẩn thận và có cảm nhận về những gì mà bạn có thể nghe thấy. - Trong khi thuyết trình, bạn cần vừa trình bày vừa lắng nghe sự phản hồi của khán giả thông qua các câu hỏi của khán giả đặt ra và các âm thanh phát ra xung quanh khán phòng. - Bạn cần kiên nhẫn nghe người khác chia sẻ kinh nghiệm hoặc đặt câu hỏi cho bạn. 16 • Đối với những câu hỏi lan man, bạn nên chọn ra một ý chính, có thể hỏi lại trực tiếp khán giả để khẳng định ý khán giả muốn hỏi. • Cần thể hiện sự tự tin của bạn bằng cách không bộc lộ cảm xúc sợ hãi, bực bội, khó chịu v.v. Đối với câu hỏi hoặc thái độ phản đối của khán giả. • Lắng nghe có phân tích: Trong khi thuyết trình bạn cần tôn trọng người nghe, tập trung nghe và xử lý các thông tin, phân tích các dữ liệu. • Việc lắng nghe có phân tích không chỉ liên quan đến tai nghe mà còn liên quan đến bộ não và đôi mắt của bạn. Để trả lời chính xác, bạn phải nghe những gì mà khán giả nói, đọc được ngôn ngữ cơ thể của họ và xử lý tốt tình huống xảy ra. 4.3. KỸ NĂNG LẮNG NGHE (tiếp) 17 4.4. KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC • Thuyết phục là một hoạt động tâm lý xảy ra khi có nhiều quan điểm về một vấn đề cùng tồn tại và người này muốn quan điểm của mình có ảnh hưởng đối với người khác. • Để thuyết phục người nghe bạn cần đưa ra những thông tin thực tế có bằng chứng xác đáng. 18 • Cách truyền đạt thông tin rất quan trọng trong vấn đề thuyết phục. Những thông tin đưa ra phải xúc tích, dễ xử lý thì mới có thể tăng tính hiệu quả của sự thuyết phục. • Cần chuẩn bị tâm lý trước một thực tế là, dù bạn có chuẩn bị bài thuyết trình tốt đến đâu thì bạn cũng khó có thể thuyết phục được toàn bộ người nghe. • Sẽ có một số ý kiến đối lập với bạn mà bạn thực sự không thể thay đổi quan điểm của họ cùng một lúc. • Vì vậy hãy chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi thuyết trình để tăng độ tự tin và hướng vào đa số khán giả nghe bạn. 4.4. KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC (tiếp) 19 TÓM LƯỢC NỘI DUNG BÀI HỌC • Khái niệm thuyết trình • Vai trò của hoạt đông thuyết trình • Chuẩn bị thuyết trình • Tiến hành thuyết trình • Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO • Allan & Barbara pease, Cuốn sách hoàn hảo về ngôn ngữ cơ thể , NXB tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, 2008. • Angela Murray, Thuyết trình chuyên nghiệp trong kinh doanh, NXB thanh niên, 2002. • Business Adge, Hội họp và thuyết trình: Làm thế nào để đạt được kết quả mong muốn, NXB trẻ, 2003. • Dương Thị Liễu(chủ biên), Bài giảng kỹ năng thuyết trình, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2008. • Robert Heller, Nghệ thuật thuyết trình, NXB văn hóa thông tin, 2004.